纳税人普通发票管理系统(V10)操作手册.doc

纳税人普通发票管理系统使用说明- 1 -一、系统介绍- 1 -二、程序的安装- 1 -三、开始使用发票管理程序- 1 -1、程序的启动- 1 -2、第一次登陆系统- 1 -3、操作员设置（操作员即用户）- 1 -4、纳税人资料设置- 3 -5、用户密码修改（当前使用者密码的修改）- 4 -6、 票种设置- 5 -7、 票种设置修改- 5 -8、 小提示- 6 -四、购进发票录入- 6 -1、 操作说明- 6 -2、小提示- 8 -五、发票数据录入- 8 -1、一次录入- 9 -2、 二次录入- 10 -3、两次录入对碰- 10 -4、 小提示- 11 -六、发票录入数据的导出- 12 -1、 发票数据导出模块各按钮功能说明- 12 -2、 小提示- 14 -七、查询统计模块。- 14 -1、查询。- 14 -2、统计- 16 -八、数据库管理- 16 -1、初始化数据- 16 -2、数据库备份。- 17 -3、数据库还原。- 17 -九、版本信息查看- 18 -附录一：问题解答- 18 -附录二：本系统的一般使用流程- 21 -纳税人普通发票管理系统使用说明一、系统介绍本普通发票管理系统为供纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，提供了普通发票数据录入和导出，普通发票数据查询统计等功能。系统运行环境：windows98或以上、Office Excel。二、程序的安装双击“纳税人普通发票管理系统(V1.0)安装程序.exe”进入安装界面, 一直点击下一步，直至完成安装。三、开始使用发票管理程序1、 程序的启动双击桌面的“普通发票管理系统”图标。2、 第一次登陆系统使用用户名sa，密码123456登陆。3、 操作员设置（操作员即用户）1） 进入系统后，选择菜单“系统设置”-“操作员设置”进入操作员管理界面，如图1所示。（图1）2） 操作员管理界面如图2所示：（图2）3） 修改用户信息：用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员设置界面（如图3所示）。在此界面可修改用户的姓名和权限。权限的设置只需在需要拥有的权限前打勾即可。修改好后按“保存”按钮进行保存。保存成功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。（图3）4） 新增用户：在操作员管理界面（图2）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面（图4），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。按“返回”按钮返回操作员管理界面。（图4）5） 删除用户：在操作员管理界面（图2），选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。6） 退出操作员管理界面：在操作员管理界面（图2）点击“退出”按钮4、 纳税人资料设置1） 进入系统后，选择菜单“系统设置”-“纳税人资料设置”进入纳税人信息修改界面，如图5所示。纳税人信息修改界面如图6所示。（图5）(图6)2） 如需使用普通发票电脑版开票功能，需从税务机关获得纳税人ID文件，获得ID文件后，在纳税人信息修改界面（图6）点击“导入(ID)”按钮，在弹出来的文件选择对话框（图7）选择你的ID文件后按“打开”，系统会自动将纳税人的信息填入纳税人信息修改界面（图6），导入成功后，按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面（图7）3） 如不需使用普通发票电脑版开票功能，直接在图六的界面输入纳税人的各项信息后按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面。注意，一定要确认输入如的信息正确无误。纳税人编码指12位码，如010400123456。4） 注意如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能再修改”的提示(但可以重新导入ID文件)，此时如要修改纳税人信息，则必须先进入“系统设置-数据库管理-初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。详见“初始化数据”模块的说明。5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改）进入系统后，选择菜单“系统设置”-“修改密码”进入修改密码界面（图8）。输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。（图8）6、 票种设置进入系统后，选择菜单“系统设置”-“票种设置”（图9），进入票种设置界面（图10）。输入发票代码、发票套数、发票名称后按“存盘”按钮进行存盘。初始数据库中设置了一些常用的发票代码，如果录入的是这些常用代码，则系统会自动带出其发票套数和发票名称。（图9）（图10）7、 票种设置修改进入系统后，选择菜单“系统设置”-“票种设置修改”（图11），进入票种设置修改界面（图12）。输入发票代码，按“查询”按钮进行查询，在窗口中会显示出需要修改的票种的资料，在需要修改的地方进行修改，然后按“修改”按钮进行存盘。（图11）（图12）8、 小提示l 通常使用Tab键或Enter键可以移动光标l 由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改密码l 纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。四、购进发票录入当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。1、 操作说明1） 点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。界面如图13所示：（图13）2） 点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。购买日期默认为数据录入的当天，可修改。发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。3） 如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。点击“查找”按钮，弹出的窗口入图13-a所示：（图13-a） 如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查找，请在“发票代码”前面的框上打勾。（可两者都选）输入查找条件后，点击“检索”按钮。系统将会检索出符合条件的购买发票数据。在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。（如果不按“保存”按钮，数据将没有真正被删除）。注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图13-b所示：（图13-b） 直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。注意，如果要修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能修改）。2、 小提示l 新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。l 不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。五、发票数据录入发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图14所示：（图14）1、 一次录入一次录入的界面如图15所示（图15）一次录入操作步骤1） 从下拉列表中选择发票代码或者手工录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图16）。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。（图16）2） “发票号码起”的下拉列表中会自动带出最近两次录入的购进发票记录，从列表中选择或者手工录入发票号码起；“发票号码止”操作同“发票号码起”，录入后按旁边的“确定”按钮。如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票。3） 按顺序录入每张发票的金额和日期。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。4） 输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。5） 录入之后，按“清空”按钮将清空录入列表中的数据。小提示l 作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。l 在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。2、 二次录入二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。3、 两次录入对碰两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错数的情况。两次录入对碰模块的界面如图17所示。(图17)对碰操作步骤b、 点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录c、 如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。在左边列表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录如图18所示。（图18）d、 检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。修改后按“保存”按钮（不一定修改一条保存一次）。e、 如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录入模块录入正确的数据。f、 修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。4、 小提示l 发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能修改的l 如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如图19类似的情形。（图19） 碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。六、发票录入数据的导出发票录入数据导出功能主要是导出发票数据送税务机关查验，并提供查询统计打印等功能，方便管理发票数据。进入系统后，选择菜单“查询统计和数据导出”-“发票数据导出”进入修改发票录入数据导出界面（图20）。(图20)发票数据导出模块界面如图21所示：（图21）1、 发票数据导出模块各按钮功能说明1） “查询已导出清单”：查询已经做过导出操作的发票数据清单2） “查询未导出清单”：查询尚未导出的发票数据清单3） “作废导出”：在查询出已导出清单后，选中将要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出4） “导出”：在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮将选中的记录导出。按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框（图22）。选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。导出的默认目录（图22）是“A:”，导出的时候会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“dc”开头，导出的日期为结尾的文件夹（例如：dc2004-01-01）。导出的文件存放于该文件夹中，共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别为：纳税人编码后六位+mx.txt和纳税人编码后六位码+zb.txt，请不要改变文件的名字。将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。保存成功后会有保存成功的提示。5） “打印列表”：在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印列表”按钮，将打印出选中记录的列表，如图23所示。该打印使用A4横向打印。：（图23）6） “打印发票详细清单”：在查询出已导出清单或未导出清单后，选中需要打印的记录，单击“打印发票详细清单”，将打印选中记录的发票详细清单，如图24。该打印使用A4纵向打印（图24）2、 小提示l 可以在“全部选中”前打勾，将选中（打勾）或取消（不打勾）上面列表中的全部记录l 记录是按本列出的l 如果数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，在点击“查询未导出清单”按钮时，将会提示存在未经对碰或对碰不正常的记录的提示，且未对碰或对碰不正常的数据不会在这个模块的列表中显示出来，所以未经对碰或对碰不正常的数据是不能导出的。请进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错误的数据。七、查询统计模块。查询统计模块包括查询和统计两个部分。另在发票数据导出模块亦有查询统功能，详细请参见“发票数据导出”的说明。1、 查询。查询模块的界面如图25-1所示。（图25-1） 发票概要标签页列出发票的概要信息（发票包括通过发票录入模块录入的数据和通过电脑票开票模块录入的电脑普通发票，绿色表示作废票，红色表示红字票，其他颜色的表示正常票）。可点击“查找”按钮查找发票。可通过日期范围、发票代码、发票号码范围来查找（图25-2）。（图25-2） 在需要选择的查找方式前打勾即可（可多选），设定好查找条件后，按“确定”按钮返回图29的界面，并在概要列表中显示查找出来的结果。 在发票查询界面，点击“全部”按钮将查询所有的发票信息 在发票查询界面，选中一条记录后点击“删除”所选中的发票记录。 在概要法票列表中选择一条发票记录后，点击发票明细标签页，如果为开票模块所开的电脑票，将显示该发票的详细信息（如图25-3）。可通过详细信息标签页内的“电脑版普通发票补打印”按钮补打印电脑版普通发票。如果发现打印的格式位置不对，请通过“打印格式调整”模块进行打印格式的调整。（详见“打印格式调整”说明）。（图25-3）2、 统计统计的操作界面如图25-4所示。（图25-4） 在输入开票时间范围后，按统计按钮即可统计该段时间内的发票统计数据。 如需按本统计发票，可使用发票数据导出模块。详细请参见“发票数据导出”的说明。八、数据库管理数据库管理包括数据库的备份，数据库的恢复，初始化数据三个功能。数据库管理的菜单如图26-1所示（图26-1）1、 初始化数据初始化数据的界面如图26-2所示：（图26-2） 初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用户进行初始化（只保留sa用户，密码123456）。所以在初始化数据时，为防止和降低由于误操作而删除了所有数据，在初始化数据界面中，必须在框内先输入“12345678901234567890”然后再点击确定按钮，在确定要初始化数据后，系统才会做初始化数据。初始化成功后，会有初始化成功的提示。2、 数据库备份。界面如图26-3所示(图26-3) 点击按钮，选择备份路径（系统或默认使用回上次备份用的路径），然后点击“确定”按钮，备份成功后，会有备份成功的提示。（备份时，系统会在你选择的备份路径下新建一用当天日期命名的文件夹，在该用日期命名的文件夹内存有备份文件）3、 数据库还原。点击菜单“系统设置数据库管理数据库还原”，将会提示选择备份文件，选择备份文件后（nsrptfp.db）文件后，按确定，系统将开始系统地还原，完成后会有“操作完成的提示”。如果备份时出错（假如提示dll错误等，也可自己手动进行还原的方法如下：关闭此系统，复制备份文件（nsrptfp.db），将其拷贝粘贴到系统的安装目录默认为：C:Program Files普通发票管理系统下）九、版本信息查看在菜单中选择“关于”将显示版本信息（图27）(图27)附录一：问题解答（一） 系统设置一、 纳税人资料设置l 问：导入ID时，提示“导入失败，请检查后重新导入! ”是什么原因？答：请检查选择文件时是否选择了正确的ID 文件。l 问：导入ID时，提示“校验不正确，导入失败，请检查后重新导入！”是什么原因？答：ID文件里的内容是不能修改的，如果修改，导入时就不能通过校验。如果出现此提示，请检查是否修改过此文件，如确定选择了正确的ID文件且没有修改过ID文件仍然不能成功导入文件，请与税务机关联系重新获取ID文件。l 问：进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能再存盘”的提示，是什么原因？答：系统设置如果已经录入有发票信息，则不能再进行纳税人资料信息的修改和文件的导入。所以，在使用这个系统开出电脑票或录入发票信息前，必须先导入文件或录入纳税人资料信息。l 问：是否使用此系统的都必须从税务机关获取ID文件？答：如果不需要使用此系统开出电脑票，则无需导入文件。但也必须在纳税人资料设置中手工收入纳税人的各项资料信息，输入时请仔细检查输入信息是否正确，否则以后导出发票数据文件时，将不能通过校验。l 纳税人编码是指哪一个编码？答：纳税人编码指12位码，如010400123456。二、 操作员设置l 问：编辑操作员时，不能修改该操作员的用户名和密码，如何才能修改该操作员的用户名和密码？答：因为用户名是用来登陆系统和唯一标识操作员的，所以系统设置了不能对操作员的用户名和密码进行修改。如要修改，可以采用先删除原先的，再增加的方法。l 问：sa用户是否不能删除？答：不一定。但需要保留一个有“操作员设置”权限的用户，否则以后将不能添加删除操作员和修改操作员的权限。三、 修改密码四、 数据库管理、 数据库备份l 问：数据库备份文件存放在哪里？答：备份时，在选择的备份路径下，会新建一个以当天日期为名的文件夹，数据库备份文件就存放在该文件夹里l 问：是否需要每日备份？答：系统的备份采用的是完整备份，可以根据需要进行备份，并不一定每天要备份。如果系统使用正常，可以将较久前的备份文件删除。、 数据库恢复、 初始化数据l 问：初始化数据做些什么数据的初始化？答：初始化数据将清空数据库里的除了发票种类数据之外的所有数据，并对用户进行初始化（只保留sa用户，密码123456）。（二） 购进发票录入l 问：如何删除或修改购买发票记录？答：进入购进发票录入模块后，点击“查找”按钮，输入后检索条件后，按“检索”按钮，然后在列表中选中要删除或修改的记录，点击下面的“删除”或“修改”按钮进行删除和修改。如果要删除、修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除、修改（会有提示告诉不能删除、修改）l 问：查找记录时，为什么输入检索条件后，按“检索”按钮检索不到记录？答：首先确认有没有在“日期范围”或“发票代码”的框中打勾，如果确认有打勾，则是在你输入的检索范围内每找到有记录。l 问：为什么我已经录入发票购买记录，但在进行开票或发票数据录入时，仍提示没有该发票的购买记录？答：首先请确认输入的发票购买记录数据是否正确。点击“查找”按钮，查看发票购买记录是否已真正保存，如果查找不到，请重新录入发票购买记录。在录入时，按“增加”按钮新增一条记录，输入相应信息后，应按“保存”按钮，数据才能真正保存。仅按“新增”不按“保存”按钮，数据是没有真正保存的。（三） 发票数据录入一、 一次录入、二次录入l 问：作废票应如何录入？答：作废票的金额请输入，如果票面上有日期，则日期输入为票面上的日期，如果票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。二、 二次录入对碰l 问：如何修改对碰不符的错误数据？答：可以在二次录入对碰界面直接修改后保存。如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如下图的情形。碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。（四） 查询统计和数据导出一、 查询二、 统计l 问：统计功能有哪些？答：在此模块中，统计是按日期范围进行统计的，另外在发票数据导出模块亦有统计查询功能，在发票数据导出模块功能的统计是按是否已经导出和按本统计的，同时在发票数据导出模块中可以打印出每一本发票的详细信息和导出与未导出发票的统计清单列表。三、 发票数据导l 问：在点击“查询未导出清单”按钮时，提示“存在未经对碰或对碰不正常的记录”的提示应如何处理？答：如果有这个提示，表明数据库中存在未经对碰或对碰不正常的发票数据，这些发票数据在“查询未导出清单”时是不会显示出来的，也就不能作导出。此时，应该进入“发票数据录入->两次录入对碰”模块进行对碰和修改录入错误的数据。l 问：导出的文件有哪些？答：导出的文件共有两个，一个是明细文件，一个是主表文件，命名规则分别为：纳税人编码后六位+mx.txt和纳税人编码后六位码+zb.txt，请不要改变文件的名字。将导出数据交税务机关查验时，请将这两个文件都带上。附录二：本系统的一般使用流程、 设置操作员和权限、 输入纳税人基本资料（如果需使用电脑版普通发票开票，需导入税务机关提供的ID文件）、 从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录、 如果是非电脑票，进入发票数据的一次录入和二次录入。录入后进行对碰，修改不符的录入错误的数据。、 进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。、 在需要的情况下做发票数据的备份和恢复。- 21 -