办公自动化系统管理制度.doc

办公自动化系统管理制度1 总则1.1为提高公司办公效率，加快信息传递，降低沟通成本，保证工作的正常开展，特制定本文件。1.2本制度适用于公司各办公场所办公自动化系统(以下简称“OA系统”)的管理。2 职责122.1 综合部负责组织公司办公自动化系统的建设。2.2 OA项目组负责公司OA办公系统的建立、管理和维护，确保运行效率和安全。2.3 公司其它部门应按照本文件的相关规定正确使用OA办公系统。2.4 公司员工有权利对办公自动化系统提出意见或建议。3 术语OA系统OFFICE AUTOMATION的简称。主要采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。4 OA系统的基本管理4.1 除不可抗力原因外，应保证公司OA系统24小时开通和运行。4.2 为实现真正意义上的移动办公，公司OA系统也可通过Internet进行访问，访问地址为：4.3 公司新进员工办理完毕入职手续后，由综合部人事主管分配OA系统帐号和初始密码，并根据其职务及岗位确定OA系统的相关权限。4.4 综合部人事主管必须组织新进员工进行OA系统的操作培训。4.5 网络管理员应树立主动服务的意识，对各部门在OA系统使用过程中遇到的问题，必须在第一时间予以解决。4.6 综合部注意收集各部门对OA系统的意见或建议，不断优化系统。4.7 为保证OA系统数据安全，公司网络管理员必须：4.8.1 每天对数据库用户数据进行备份，保证OA系统数据不会丢失。4.8.2按OA系统信息资料库目录树及权责解释的规定，向各员工赋予相应的权限。4.8 员工离职后，综合部人事主管应立即关闭其个人帐户及相关权限。5 OA系统使用要求5.1 员工应对分配给自己的原始密码修改为自己适用的相对复杂的密码。5.2 员工应做好OA系统相关信息的保密工作，不得将地址、帐号、密码、操作系统及版本等随意告知他人。5.3 公司所有配置了工作电脑的员工均应在上班第一时间打开OA系统，及时浏览公司有关管理信息，了解公司动态。5.4 公司OA系统是公司办公专用工具，员工不得利用该系统做与工作无关之用途。5.5 为保证公司经营管理资料的安全性，员工在离开岗位或下班时均应关闭OA系统，防止公司资料和信息的泄密。5.6 公司员工不得利用工作之便下载、外传公司OA系统内的资料和信息，违者将按规定严肃处理。5.7 未经“请示”流程审批，任何人不得指挥或直接在OA系统内安装任何软件。5.8 员工不得利用各种网络设备或软件技术从事用户帐户及口令的侦听、盗用、破解、非法登陆等活动，以及其它破坏公司OA系统和系统设备的攻击行为。否则，将按规定严肃处理，直至追究其法律责任。5.9 禁止故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序，违者将按严重违规处理。5.10 未经“请示”流程批准，禁止对OA系统功能、权限设置、审批流程及已签发的信息资料进行修改和删除。5.11 OA系统安全在公司内部是一条整体防线，所有员工均应负起安全责任。若出现安全事故，应保持现场情况并及时通知综合部处理。6 OA系统文件处理6.1 对OA系统上各类需要回复及审批的文件及信息，相关责任人应及时反应。原则上简单的或单项事宜应在24小时内做出反馈；对较复杂的方案、制度或计划的审批，最迟不得超过72小时进行回复。6.2 文件的完成标志为该文件审批通过。对上级领导退回的文件，必须根据领导签批的意见进行修改或重新拟稿后再报批，直至审批通过为止。6.3 文件处理过程中因操作失误造成的流程处理错误，应以审签人签批的意见为准执行。6.4 对于正常发起并通过审批的文件，最终由机要秘书或专职档案管理员根据文件的分类，按公司档案管理制度的规定录入信息资料库或公司档案库。6.5 正常发起但是没有通过最终审批的流程或其它原因不再需要的流程，发起人可填制OA系统流程整合登记表，由网络管理员统一进行技术处理。6.6 流程运行处理后，不再显示在发起人的待办事务中。如发起人需要重新启动流程，可通知网络管理员做激活处理。7 OA系统信息资料库管理7.1 公司在OA系统中建立信息资料库，以实现信息的共享，员工根据职位及岗位拥有相应的查阅权限。7.2 员工因为工作原因，需增加信息资料库的查阅权限，可通过OA系统“请示”流程，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，由网络管员设置。7.3 综合部应定期对信息资料库的查看权限进行清理，确保公司资料的安全。8 OA系统信息的发布与删除8.1 OA系统发布相关信息需要通过流程报批，审批通过后由该流程的发起人通过“信息上网”的方式，将内容发布到OA系统相关栏目。8.2 信息的删除。由于人为原因或内容更新的需要对OA系统相关栏目的内容进行删除，必须由该信息的发起人通过“请示”流程，说明原因，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，通知网络管理员实施删除。8.3 网络管理员应建立作废留用文件夹，暂时保存各种删除的信息，并将相关情况记录在OA系统信息整合登记表中。9 OA系统流程修改及二次开发9.1 公司组织机构或者管理流程调整，都可能需要对OA系统相关流程进行修改。9.2 OA流程的修改可由与该流程相关的人员或网络管理员提出、综合部组织评审并通过后，由网络管理员具体进行调整。9.3 各部门应根据自身工作实际情况，积极提出开发新流程的建议。9.4 流程的开发由新增流程的部门提出申请，也可由综合部代为提出。9.5 综合部应积极配合，明确开发需求、流程框架、流程图、使用者等信息，报公司领导批准后进入开发阶段。流程开发以自行开发为主，软件公司开发为辅。9.6 流程开发完成后，综合部应进行测试，验收通过后方可投入使用。10 其他10.1本制度由综合部负责编制、修订、解释。10.2本制度从 起正式执行。