基于知识管理的人力资源管理信息系统分析和模型设计.pdf

基于知识管理的人力资源 人才信息化 管理信息系统分析和模型设计 马正友 内容提 要：本文 以人 力资源管理 的实际 要 求出发，结合 目前人力资源管理信息系统的 应用现状，从知识管理的角度对人力资源管理 信 息系统的构建进行 了深入的分析与研 究，在 知识管理的大环境下，构建了一套基于知识管 理的人力资源管理信息 系统，利用信息技术在 人力资源管理信息 系统 中实现知识管理。人力资源管理信息系统是在企业人力资源管理理 论基础上发展起来的信息处理工具，它能够获取、存 储、分析、提取以及发布与企业有关信息的系统。基于 知识管理的人力资源管理信息系统是在传统的人力资 源管理信息系统基础上整合进知识管理功能的新的人 力资源管理信息系统模式，它通过分布式的知识信息 库、自动处理信息、员工自助服务、报表功能、数据分 析功能、决策支持功能、外协以及知识服务共享，不仅 能够完成传统信息系统的事务处理功能，更为重要的 是利用数据仓库、群件技术等先进的信息技术，将知 识管理、决策支持功能有效的整合到了系统当中，达 到降低成本、提高效率、共享知识、辅助决策。一、基于知识管理的人力资源管理信 息系统构建原则 知识环境下的人力资源管理信息系统本身就是一 个比较复杂的系统。要将知识管理集成于人力资源管 理信息系统中，或者说在企业人力资源工作中实现知 识管理，不是能一触而就的事情，应将其视作一项具 有长远规划的建设工程，遵循统一规划、分步实施、先 易后难、实效发展的原则来实施。1)统一规划的原则 现阶段人力资源管理信息系统的实施涉及面广而 杂，一个完整的人力资源系统应该具有若干个子系统 构成，而且往往要与企业E R P 中其它业务系统相关联，并从各业务系统中提取相关的信息，可以说系统是建 立在各种业务子系统基础之上的，因此，建立人力资 源管理信息系统应该从企业的整体和全局出发，根据 企业的实际情况进行统一规划，制定出系统的整体 目 标，在设计、实施过程中都要为这一目标服务。2)分步实施，先易后难的原则 不同的企业或机构，其组织性质、规模、结构、运 作方式、管理环境及经营方式等各有不同，实施的信 息化程度不 同，对于大型企业，其规模庞大，机构众 多，运作方式复杂，要实施知识管理为核心的人力资 源管理信息系统，不可能一步到位，应在统一规划的 基础上，区分主次，分步实施。本着从基础系统人手(如档案管理系统、考勤管理系统等)，由点及面，再 向广度和深度扩展(如绩效考核、培训发展、专家系统 等)，然后逐步深入，扩大实施范围。通过员工自助系 统让员工在使用过程中体会到利用人力资源管理信息 系统进行知识管理的优势，这样有利于整体系统的下 一步实施与进行。从实现技术的角度来看，最关键的是要把握住以 下四个方面：(1)首先要构建起合适的企业内部I n t r a n e t 网络系 统。(2)确定系统的体系结构。这是选定应用平台及 开发工具的前提，是纯 B S 结构，还是采用 C S和B S 相结合的体系结构，这要由企业的需求而定。(3)选择合适的人力资源应用平台。根据系统的 体系结构，选择最能适合企业具体应用的人力资源管 一1 3 人才信息化 理实现平台，可以采用群件平台或者B S 加关系数据 库方式。(4)选定或开发适合自身情况的应用系统。基于知识管理的人力资源管理信息系统的体系结 构既要符合知识经济环境下企业的生产经营的管理体 制，又要符合计算机软件本身的特点。因此以下几个 方面要进行综合考虑：1)综合考虑企业现行管理制度下各职能部门的要 求，把关系紧密 数据采集、交换、加工分析路径最短，业务相对独立的一些职能划归为一个子系统。2)充分考虑企业管理部门的业务分工，尽可能地 今后各子系统的管理和维护。3)有利于子系统的开发、设计和维护，各子系统 之间应相对地独立和相对稳定。二、基于知识管理的人力资源管理信 息系统模型设计 基于知识管理的人力资源管理信息系统，不仅要 改变系统自身的设计理念、技术参数，还要尽可能多的 与企业外部环境、内部系统进行整合，这样才能更理想 的获得有价值的知识、信息。基于知识管理的人力资源 使一个功能子系统属于一个职能的管辖范围，以便于 管理信息系统的总体模型可以按图 1 所示来建立。外部网站F=外 部 用 户 企 业 内 部 网 ：i 内 部 用 户 1 招 融 普 硼 I 自 助 管 理 H ，l 净 陶 i I i 谢 辩 潍 接 藤 酱 慊 辩 书 鞫 游 壁 糖 0 苷-口 喀 啐 礴 蹿 喀 藩 嗣 荨 糟 舞 啕 崩 啕 淄 I I l l|U 辩 嵩 H 盎 滩 姗 齐 H H 嚣 薯 抽 妇 琳 星 i i U l 方 法 库 模 型 库 l 子 功 能 数 据 集 l 文 档 库 l 蔫 L一 一 J L J J 酱 箔 碲 盛 j 蓟。：匿 。薄 图 1 基于知识管理的人力资源管理信息系统的总体模型 该人力资源系统整体构架共分为四层，首先底层 是企业的基本信息支撑环境，它包括企业 E R P、O A系 统等内部管理的信息化支撑，以及通过I n t e me t 对企业 外部的信息获取。将人力资源管理信息系统模块连接 着生产管理模块、质量管理模块、财务管理模块、计-1 4-划管理模块与销售管理模块等各大模块，才能全方位 地进行人力资源管理绩效评估，同时为产品的成本提 供人工费用(员工的报酬)。企业通过人力资源管理模 块的实施可以提高人力资源管理的信息共享程度，对 高层领导来说，入力资源信息的提取与统计将更方便、快捷，同时人力资源管理信息系统还可以为决策支持 系统(D D S)提供输入。另一方面，在实施过程中通过 对实施顾问、咨询专家的咨询可以在一定程度上提高 企业人力资源管理水平。一般说来人力资源管理受企 业文化、市场环境影响很大，各企业对人力资源管理 信息系统的要求各不相同。这些系统的互相作用构建 了企业 I n t r a n e t 的思想，通过 I n t e me t 可以有效地利用 外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮 助企业更好的把握来 自外部环境的机遇与挑战。第二层应该是企业的多维知识库，存在于底层信 息支撑环境中的企业信息资源是繁杂和海量的，需要 在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价 值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持基 于知识管理的人力资源管理信息系统实现的有力依据。第三层是提供各种0 L A P 服务的工具，比如商务智 能系统、HR专家系统、HR决策支持系统、甚至报表系 统等。这些系统位于企业知识库系统之上，为组织战略 目标的实现，提供必要的人员供需预测和人员储备支 持是战略性人力资源管理的重点，因此它的立足点是 一个相对较长的时间，而且是对基础事务处理级信息 系统和战术性信息系统的综合与提升，但它的众多分 析与结论都是建立在前期的战术实施与评估基础上的。最上面的一层就是用户经常使用的业务处理层 了，包括了众多的业务层面，完成了全部的O L T P功能。根据上面的整体构架图，整个信息系统，从功能 上划分为四个层面：(一)核心功能 1)人事管理包括人员管理和员工信息管理的所 有基本处理。2)组织结构管理一对组织结构及政策信息进行管 理 交流。3)时间管理一简化有效的时间管理策略，提供方 便的跟踪、记录和评估。4)记录工作时间。5)工资核算一对工资核算的全过程进行 自动化、流水型的处理。6)薪资计算的流程管理。7)差旅管理。(二)战略功能 当企业由于业务的发展，需要调整组织结构时，通过组织管理系统，可以制订多种版本的企业组织计 划。并针对每一计划中的版本，进行专业分析(如人事 人才信息化 成本分析、资历和技能分析、人员编制分析等)，从而 为企业人力资源政策提供决策支持。1)招聘一管理招聘合适人选的工作流程；协调设 计部门问候选者的分配选择工作。2)薪资福利管理一运用企业内外部数据，对薪资 结构进行对 比分析。3)员工 自助一员工 自助服务组件的集成应用使员 工可以及时访问个人数据，并在人力资源方面拥有更 多的 自主权，科技把决策权和员工个人信息(静态信 息、动态信息)、相关知识档案传送到知识库。4)人事成本分析计划一该组件功能强大，提供了 支持人事决策的各种信息。5)培训和发展模块一维护员工的个人技能描述；培训登记管理，确定职业发展目标并即兴发展跟踪。6)职业规划及接替计划一该模块是一个制订计划 的工具。7)个人发展计划一人力资源管理信息系统还需要 提供员工个人发展模块，用来创立并管理员工个人发 展计划。可以为员工设计适合其个人要求的详细长、短期发展计划。8)绩效管理一基于知识管理的人力资源管理信息 系统中的绩效管理模块不仅能够为企业建立一个开放 式的绩效体系，同时还应该在系统内部提供多种方式 考核员工的方法、案例是绩效考核更加理性，同时还 能为企业员工培训、薪资的发放甚至企业人力资源规 划提供请有力的数据支持。9)通过互联网提供查询信息和登记一网络功能为 员工在公司甚至全球范围内制订活动 目录提供了崭新 的渠道。(三)分析功能 为了方便高层的决策，方便数据的输出，系统设 计了多种灵活的报表功能，提高了可视性和操作过程 的透明度。综合报表功能可以使高层更容易访问更大 范围的信息库，以借此通晓全局，制定战略决策。强大 而灵活的工具允许用户定义特定小组的报告，尤其是 满足特定需求的报告，或采用不同格式和图形方式的 跨应用程序的报告。该组件提供实现定义好的需求报 告案例，用来评估和分析人力资源数据。在特定菜单 中进入后，系统就会显示直观且容易使用的报告。系 统有多个候选选项供根据自己的需求修改报告(比如 限制数据显示)。可以确定存储那些重复使用的报告。另外，还可以将报告转换成 H T ML格式，以方便 网络 一l 5 一 人才信息化 贺邮件的访问。(四)知识协同功能 1)人力资源专业人士自助门户一通过该模块可以 快速得到人力资源专业信息和相应服务，以作出与工 作相关的决定；广泛使用的人力资源场景，比如联合 薪金调查和统一的行业规范等。2)经理自助一管理者桌面，部门主管可以查看并 更新其下属员工信息。3)员工自助服务一该组件可以让员工有更多的学 习机会，并自主管理其个人的工作与生活。4)知识管理支撑和工具系统：这个系统提供数据 传送的手段，提供信息、知识查询和知识发现的工具。主要采用组件的方式融人系统，嵌入到具体的应用系 统中去，随时准备为应用系统提供知识传递、知识发 现的服务。知识管理支撑和工具系统主要包含L D A P 目录服务、知识发现子系统、电子邮件系统、电子社区 系统(B B S)及时消息传递系统及网络会议系统等。5)数据库和规则库管理等系统一这一系统提供应 用系统、知识管理支撑和工具系统与各种数据存储之 间的通信(数据存、取控制、问题求解机制等)和协调(数据格式转换等)功能，又负责文本库、关系数据库、对象数据库、规则库的数据、规则的数据备份、数据规 则库的维护等日常管理工作。6)安全解决方案一安全是电子政务必须着重建设 的内容，系统提供从硬件到应用软件的各级层的安全 解决方案。其中结合用户管理的L D A P目录服务时安 全解决方案的重要一项技术。7)决策支持系统一利用数据流程和数据之间的关 系和规则，组织就可以将 产生的大量人力资源信息进 行分类、统计和分析，作出简洁明了的人力资源管理 报告。这不仅可以提高人力资源的管理效率，而且便 于高层从总体把握人力资源的管理状况，从而作出正 确的决策。三、基于知识管理的人力资源管理信 息系统的先进性 基于知识管理的人力资源管理信息系统可以给企 业的人力资源管理带来几个方面的转变：1)知识分享：通过提供多样的知识管理信息体系 及电子刊物、虚拟社区等系统的来满足员工多元化的 需求，包括企业内部信息、知识、经验的积累。一l 6 2)人力资本增值：通过系统达到知识管理的目的，并通过培训发展模块、E L e a r n i n g 系统，提供可持续的 人力资源开发、培训，提升员工的人力资本价值。3)授权赋能：通过工作流技术与员工自助功能让 员工参与管理，授权员工 自主服务和工作，并承担更 多的责任。4)效能提升：采用本系统，借助先进的流程管理 设计和数据库技术，强大灵活的综合报表分析，事半 功倍，提高工作效率。5)职能转变：赋予员工自助服务功能，及相应的 直线经理管理在人力资源方面的管理职责，人力资源 部从繁杂的 日常性工作中解放出来，着重人力资源战 略性工作。使得人力资源在组织中的战略地位上升，管理责任下移。6)决策支持功能：通过集成商业智能系统及数据 仓库技术，可以方便的进行数据挖掘，为企业决策提 供强有力的数据支持。本文提出一个从管理和知识转化的角度去分析和 实践人力资源管理信息系统的新思路，当标准化的人 力资源管理信息系统业务流程在一个公司实施时，公 司应该基于信息技术和流程管理，引入知识管理理念，以“促进知识分享和创新，加快知识转化”为原则，进 行系统实施和应用过程中相关知识的管理，进而有效 支持人力资源管理信息系统系统实施和应用。在 目前 较为成型的人力资源管理系统中整合进知识管理的思 想和方法，使得现有的人力资源管理系统效率得以提 升，建立的基于知识管理的人力资源管理信息系统模 型能够帮助企业更好的进行人力资源管理，最大限度 地发挥企业员工的主观能动性。参考文献：1 李清黎、徐慧娟 人力资源管理系统的现状及不 足 当代经济，2 0 0 9 2 温平川、肖 来运 基于精益思想的企业人力资源管 理研究 公共行政与人力资源，2 0 0 9 3 刘武、朱明富 构建知识管理系统的探讨 计算机 应用研究，2 0 0 2 4 李华伟等 知识管理的理论与实践 M 华艺出版 社，2 0 0 2 5 王虎、李晶晶 分布式人力资源管理系统的实现 武 汉理工大学学报 信息与管理工程版，2 0 0 3 (作者单位：四川建筑职业技术学院教务处)