QCP文件控制程序.doc

中普电源有限公司文件控制程序文件编号：ZP-QC-P-001版号：1制定部门：品质部页码：制定 年 月 日修改 年 月 日批准 年 月 日制 定审核批准1. 目的 保证质量体系正确、适用、并达到有效控制。2. 适用范围 本程序适用于公司内制定的所有质量管理体系文件，包括质量/环境手册、程序、作业指导书、工艺文件、中普标准、外来文件等。3. 职责 3.1文件制定、修订及废止。 由原制定部门负责。技术类文件由技术部负责制定、修订；检验标准由品质部门负责制定、修订；外来文件由技术和品质共同负责制定、修订转化为公司的文件。 3.2文件的审查 由所有与文件相关的责任部门进行审查，制定部门核准。 内容文件类别审核批准质量手册品质经理总经理程序文件部门经理总经理标准类文件品质经理总工工艺技术类文件技术经理总工规定类文件部门主管部门经理记录文件部门经理总经理其它文件或外来文件视情况而定 3.3文件分发、回收、销毁及管制。 由品质部门文件控制中心负责。4. 文件命名 4.1文件分类 本公司管制类文件不论由何部门制定，共分为下列六种：（1） 系统文件：质量手册（2） 程序说明某项作业流程或处理步骤。如合同评审程序人力资源管理程序等。（3） 标准各类检验标准、规格、图纸、样本等 （4）工艺类文件 技术部制定的各种工艺文件和技术文件等。 （5）规定针对公司内各项管理要求所作的约定及公司的组织架构和职责。包括总则、规定、职责、守则等。如安全管理规定、财务管理守则等。（6） 外来文件 客户的图纸、资料、文件等。（7） 记录文件用于某项作业数据的记录。如“PP设定记录表”、“工程管理记录表”等。 a).表格 各种记录表格、管理评审记录、合同评审记录等b).其它凡前五项皆不适用的说明事项，以文字说明其用途。如“材料试验计划”。 4.2为求统一，本公司管制类文件命名时，注意尽量使用4.1中所叙述之五种形式。5. 文件编号方法 文件类别公司缩写部门类别流水号ZP- - 5.1部门名称代号QC-品管部 PD-生产部 AC-财务部 EG-工程部 PMC-生产及物料运筹部 AD-行政部 TR-技术部 SA-销售部5.2 文件类别代号M-质量手册 P-程序文件 S-标准类文件 T-工艺类文件O-规定类文件 E-外来文件 R-记录类文件 5.3 流水号由文控中心用阿拉伯数字进行编号:000-999 5.4 版本号(1) 因组织架构发生变动，使某些文件的制定部门更改时，其文件的编号按新组织架构重新编号发行，版号回到1版。即按新文件形式重新发行。(2) 质量体系文件与环境体系文件整合后，其文件的编号按有关规定重新编号发行，版号回到1版。即按新文件形式重新发行。(3) 版号的管理规定 第一次制定的原文为第一版，整版文件修订时版号递增，修订到第十版后， 版号重新回到1，按此方式循环使用。 a)版号表示方法 版号：× （用阿拉伯数字表示）。 b)单页修订的页码，在原版号后加修改码A、B、C表示其现行版号及修改的 次数。 例：3A 表示此页第三版时经过第一次单页修订。6. 编号及版号管制 各类文件的制定、修订均需由品质部文件控制中心根据文件控制程序章节5 进行编号管理，并用“管制文件汇总表”对文件编号列表管制，且保证文件编号不得有重复现象发生。7. 文件制定、修订及废止 7.1文件的制定 由各权责部部门经理指定专人起草，经本部门审核后，交相关部门会签，必要时候开会讨论，然后经审核和批准后，原稿交品质部存档等记（见管制文件汇总表，附件3），然后盖定稿后则填妥“文件制定、修订、废止申请单” （见附表一：各类文件签署人一览表，附件1），正式发行。 7.2文件的修订 (1)整版修订当文件需修改、增订时，由品管部专人填写“文件制定、修订、废止申请单”提出修改申请，经部门经理审查同意后方可修改，修改完成后的文件审查、核准等程序内容同7.1。修改内容除在“文件制定、修订、废止申请单”上作适当说明外，在重要修改处还必须加上“”予以标记。 (2)单页修订 仅用于标准类文件。 当文件中修改的内容较少，且修改的内容无须与其他部门人员讨论时，可采用单页修订。单页修订时，文件起草人将须修改的页码修改后，交部门主任级以上人员确认，并在修改页上加盖“修订”章，记录修改的内容及修改日期，单页修改的页码在原版号后加修改码A、B、C表示现行版号及修改的次数。每份文件采用单页修改的页码最多不超过3页，同页修改的次数不超过3次。 注：单页修改的页码分发记录及其它管理方法与整版修订的文件一样。 7.3文件的废止 不适用文件或旧版本文件，由制定部门填写“文件制定、修订、废止申请单”简述作废原因给相关部门人员（包括执委会）签认后交文件控制中心，文控中心在“文件废止一览表”（附件2）上登记后按本文件处理。 7.4文件的实施 本公司文件的发行日期即为实施日期（特别注明实施日期的除外）。8. 文件的分发、回收 8.1经审批确认的管制性文件，由文件制定部门将文件正本送交文件控制中心，文件控制中心使用“管制文件汇总表”（附件3）实行列账管理，并根据制定部门所定的分发部门及数量影印后发行，收文部门在“文件分发、回收、销毁记录表”（附件4）上签收。文件分发时需加盖红色“文件发行”章,以防失控。 8.2修订文件分发时，应由文件控制中心根据分发记录，收回相应的旧版文件并销毁。回收旧版文件时，应注意文件份数及页数的完整，并记录在“文件资料分发、回收、销毁记录表”上。 8.3文件对外分发时，应加盖红色“对外发行”章，并由本公司相关的部门代签收，失效的外部文件不再回收。外发的文件，经手部门应建立一览表记录文件的名称、编号、版号、发出日期及收付的单位等内容。 5.4旧版失效的文件及废止的文件应及时回收处理。9文件的保存、销毁 91文件的保存 (1) 已颁布发行的质量/环境手册、程序、标准、规定等文件正本，均由文件控制中心负责进行管理。(2) 属保密性质的文件或部门内使用的文件，由制定部门妥善保存，文件控制中心仅建立文件一览表进行管理。(3) 作废文件正本上应盖上“作废文件”章，其保存期限，如无特殊规定，一般为5年。 9.2文件的销毁(1) 回收的旧版文件，由文件控制中心销毁（文件控制中心需保留文件正本），并在“文件资料分发、回收、销毁记录表”上记录。(2) 超过保存期限的文件，由保管部门填写“文件资料销毁申请单”（附件5），交文件控制中心，文件控制中心在“管制文件汇总表”上备案后，返回保管部门，保管部门方可销毁。10. 文件管制 10.1本公司的文件分为一般性文件及管制类文件。 10.2质量/环境手册、程序、标准及有关规定等属管制类文件，其它文件为 一般性文件。 10.3管制类文件不得私自影印，一般性文件不受此限制。 10.4管制类文件的管制(1) 对管制类文件，各收受部门应建立相应的目录，注明文件名称、编号、版号等内容。(2) 管制文件正本上需盖上红色“管制文件”章。(3) 仅作参考用的管制类文件的非受控副本上须盖上“非受控副本”印章，失效的非受控副本不再回收。(4) 对管制类文件，文控中心须在“管制文件汇总表”上标识文件的状态。11. 文件的档案管理 11.1现场使用的文件需放置于适当的作业场所。 11.2非现场使用的文件由各使用部门指派专人负责集中归档管理。 11.3为妥善保存文件并避免文件资料外流，文件于首次发行后，除非提出申请，否则不再发行，但各部门主管或其指定人员可随时到文件控制中心登记后查阅。如确需某文件时，可到文件控制中心填写“文件资料补发申请单”（附件6）说明原因，经部门经理以上人员批准后，由文件控制中心发出，文件控制中心同时做相应的记录。 11.4文件使用过程中，如出现破损、缺页、字迹模糊等现象，应填写“文件资料补发申请单”说明原因，交部门经理以上人员批准后向文件控制中心申请补发，但不得以影印方式自行处理。文件控制中心在补发的同时回收上述现象的文件，并按本文件相关程序处理。 11.5一年未修改的非标准（检验规格及技术类）类文件，由文控中心定期以书面形式与文件制定部门联络（每年的上半年及下半年各整理一次），确认是否有效，无效或待修改的文件按相应程序处理。 11.6任何人不得随意在管制文件上加以标记或书写任何文字、符号。 11.7文件的借阅规定 借阅者应先填写“文件（样本）借出申请单”，呈部门主管核准，经文件控制中心主管同意后，方可借阅，借阅期限为一周。 11.8文件的查阅规定 查阅者须先填写“查阅申请单”，呈部门主管批准后方可查阅。12. 暂行文件的发行及控制 12.1发行的条件(1) 因急需而暂时变动标准。(2) 临时执行的有关规定、指示。(3) 试运行的文件。 12.2暂行文件的控制(1) 暂行文件由制定部门制定并交交经理级以上人员签认后交文控中心盖上“暂行文件”章及“文件发行”章，并按制定部门指定的分发范围分发。(2) “暂行文件”中涉及变更现行“管制文件”中有关内容时，在“暂行文件”中将涉及的“管制文件”名称及编号列出，便于执行部门了解。(3) “暂行文件”的发行签收记录在原件上。(4) “暂行文件”的原件保存按同类“管制文件”的保存方法保存在相应的 部门，文控中心用“暂行文件一览表”记录文件的名称、编号，发行的 时间、有效期限等内容。(5) 逾期的“暂行文件”自动失效而不予回收，文控中心定期（一般一个月一次）将失效的文件编号列出通知相关部门清出销毁但未到有效期而不再执行的“暂行文件”由制定部门通知文控中心回收销毁。(6) 逾期的“暂行文件”须继续执行时，由制定部门在原件上更改“有效期”并签认后再发行,文控中心同时回收以前分发的已逾期的文件。(7) “暂行文件”执行中如须修改，由制定部门修改后重新编号发行，文 控中心同时回收修改前的文件。(8) “暂行文件”的有效期一般不应超过3个月。13.外来文件管理13.1客户提供的合约订单由客服部管理。 13.2客户提供的产品承认书、图片、技术资料等由文控中心管理。 13.3供应商提供的材质证明文件由品质部IQC管理。 13.4本公司所用的法令、法规、标准类文件资料由文控中心管理。 13.5公司生产设备的说明技术资料由文控中心管理。 13.6检验、测试所用量器的说明技术资料由文控中心管理。 14. 相关文件质量手册15. 附表 15.1各类文件签署人一览表15.2文件制定、修订、废止申请单15.3文件废止一览表15.4管制文件汇总表15.5文件资料分发、回收、销毁记录表 15.6文件资料销毁申请单15.7文件资料补发申请单15.8文件（样本）借出申请单15.9暂行文件一览表15.10查阅申请单15.11“文件发行”章15.12“对外发行”章15.13“作废文件”章15.14“管制文件”章15.15“非受控副本”章15.16“暂行文件”章附：文件管制总览表文件管制总览表文件名称分发部门总经理管理者代表文控中心客服部PMC制造部工程部行政部采购部技术部品质部质量手册程序文件产品规格书生产计划工序作业指导书设备操作规程检测标标准书BOM清单(包装)电池生产物料清单电池生产工艺参数QC工程图