蓝凌公司旭阳协同办公系统项目技术建议书V10.doc

协同办公系统技术建议书旭阳科技集团有限公司深圳市蓝凌软件股份有限公司二零壹零年三月版权声明：©Copyright, All Rights Reserved. 2008, by Landray, 2023年1月17日此文稿中含有专有信息，任何个人或是组织在未得到书面授权前不得对此方案书中之信息进行复制及电子化的任何形式转播。LANDRAY 是蓝凌科技的注册商标。目 录第一章项目综述51.1项目背景51.2项目建设目标和主要业务需求51.3蓝凌对项目需求的理解51.4蓝凌对项目建设的总体建议71.5蓝凌解决方案特点8第二章企业协同办公系统总体设计102.1企业协同办公系统设计理念102.2企业办公门户整体架构设计12第三章企业协同办公系统的应用功能设计133.1首页管理143.1.1首页设计方案143.1.2门户配置管理153.1.3信息发布子系统183.2个人事务管理193.2.1待办事宜193.2.2个人日程193.2.3员工通讯录203.2.4其它功能203.3基本办公管理203.3.1公文管理213.3.2办公用品管理223.4业务协作流程管理233.4.1电子流程核心应用243.4.2流程定义工具253.4.3流程表单工具283.4.4流程执行与监控293.5知识管理303.5.1知识分类管理313.5.2知识文档生命周期管理323.5.3知识统计分析343.6组织架构与用户管理343.6.1用户管理343.6.2用户组织机构管理353.7单一登陆363.8系统配置管理393.8.1模块权限管理393.8.2系统管理日志393.8.3系统应用日志管理403.8.4短信与移动办公40第四章项目实施方案414.1项目管理方法论414.2项目推进基本过程434.3项目组织结构444.3.1项目领导小组454.3.2项目经理454.3.3业务小组454.3.4软件研发小组454.3.5满意推进小组454.3.6咨询顾问小组454.3.7技术支持小组464.3.8质量保证小组464.3.9美工设计小组464.3.10实施推进小组474.3.11蓝凌方主要项目成员组成474.3.12客户方项目人员要求474.4项目实施计划与分工474.4.1项目准备和启动484.4.2办公门户规划与设计494.4.3系统调研与需求分析504.4.4系统平台部署514.4.5门户系统设计524.4.6门户系统开发534.4.7系统培训与实施支持534.4.8系统验收544.4.9试运行554.5系统测试与验收564.6项目移交与知识传递564.7质量保证措施574.7.1进度控制574.7.2质量管理584.8项目风险管理584.8.1项目风险管理概念584.8.2项目风险分类594.8.3信息系统项目的常见风险60第1章 项目综述1.1 项目背景旭阳科技集团目前主要应用的IT系统有：1. Exchange 2007邮件系统1.2 项目建设目标和主要业务需求Ø 建立员工个人办公环境。Ø 通过建立统一的知识管理平台，使得企业各种业务资料得以积累和保存。Ø 通过集中的信息发布平台使得信息发布和传递更具有透明度和可靠性。Ø 通过用户的权限管理提高系统安全性，防止企业有价值信息的泄漏。Ø 通过工作流管理实现电子化办公，提高企业工作敁率。Ø 通过整合已有的系统到统一的平台，简化办公的流程。Ø 提供业务数据统计功能为公司高层提供业务分析和决策的依据。1.3 蓝凌对项目需求的理解随着企业应用需求的不断增加、信息技术的快速发展，企业办公系统（OA）的内涵与外延也经历了很大的变化，OA不仅实现基本的办公自动化，而且已成为员工统一的工作平台，成为员工访问企业各应用系统的统一入口。因此OA建设内容也由单纯的办公自动化发展为由包含众多应用的综合应用平台，具体包括：ü 行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。ü 协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。ü 项目协作平台：通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。ü 知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效； ü 统一通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。ü 信息门户平台：为员工提供集成的、个性化的应用系统访问入口，为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。ü 应用整合平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。ü 激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。根据我们对企业信息化的理解及项目实施经验，针对本次项目提出的部分业务需求给出以下实施建议：ü 固定资产管理功能建议由财务系统实现，OA系统可做借用等审批考核评估流程功能建议由HR系统实现，OA系统可通过集成展现结果。1.4 蓝凌对项目建设的总体建议基于对本项目背景、建设目标和业务需求的理解，结合蓝凌多年来项目实施的经验，提出项目建设建议方案，即“蓝凌EKP产品+Windows Workflow Foundation+客户化定制开发”的整体解决方案。解决方案简述说明技术架构.net Framework 3.5保证方案的先进性门户应用基于微软MOSS2007保证方案的成熟性数据库SQL Server 2005保证方案的成熟性OA基本功能蓝凌EKP产品+定制开发保证易用性、实用性组织架构管理微软AD+蓝凌管理工具实现管理统一和易维护流程管理WindowsWorkflowFoundation +定制开发知识管理应用蓝凌EKP产品+定制开发提升OA应用价值业务系统整合通过SSO、界面集成、数据集成和流程集成实现与主要业务系统集成通过资源整合，保护企业IT投资好的解决方案还需要有效实施，蓝凌在长期的项目实施过程上沉淀了科学、快速的项目实施方法，不仅能够帮助企业快速上线应用，同时还帮助企业进行内容建设、推广应用。考虑本次项目的特点及尽可能规避项目实施风险，建议项目实施分为二期进行：ü 项目一期主要构建门户应用框架，实现个人事务管理、基本OA应用及部分业务流程管理，满足员工办公和企业日常管理的基本需求，让员工能够认可并适应新的办公模式；ü 在项目一期成功实施之后，进行项目二期实施，重点提升OA系统的应用价值，通过实施知识管理、更多业务流程管理和应用整合，全面提高企业IT应用水平和能力，更好地发挥信息资源的作用，从而不断提升企业核心竞争力。1.5 蓝凌解决方案特点n 创新的管理理念蓝凌解决方案不仅帮助企业实现日常的办公自动化，提升工作效率，更重要的是为企业提供基于知识管理为核心的员工工作平台，并提供全面的知识生命周期管理方法与手段，帮助组织提升知识资源的价值，以企业最关心的企业核心利润源（产能管理（知识激情）为切入点，帮助员工做“对”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，从而提升企业整体竞争力，提高企业创造价值和利润。n 先进与成熟相结合的技术架构采用B/A/S三层应用模式，基于微软最新的.net Framework 3.x技术架构，并采用微软MOSS2007门户产品及业界成熟的工作流平台，保证了项目的技术先进性、成熟性和开放性等，同时利用SQL Server 2005及MOSS2007的技术特性，有效地解决了企业结构化业务数据和非结构化文档数据的统一管理，并满足企业对信息安全管理与控制要求。n 灵活的平台部署，支持复杂集团企业应用平台既支持全集中部署模式，也支持分布式部署模式。方案可根据企业业务发展的需求进行灵活的扩展，以满足不断增长的业务需要。既支持项目建设初期用户数少、数据量小的情况，采用一套系统满足需要，又支持当用户数增加、数据量不断扩大时，通过增加服务器、负载均衡、应用分布等技术来满足。方案既考虑到企业目前的现状，又能充分企业未来可能的发展，具体良好的扩展性，并有效保证IT投资。n 实时协作，支持移动办公解决方案可以选择待办通知、邮件和短信提醒等多种方式，并结合即时通信工具实现员工的实时协作、在线感知，支持手机、PDA及其它智能终端的应用访问，满足移动办公的需要。同时系统还可以通过短信服务平台（网关）实现短信审批等功能，低成本、实时地实现移动应用。n 完善的安全控制机制通过底层系统平台和应用层的各种权限要机制，提供了完善的安全授权、行为轨迹机制，针对数据层可实现对每个文档、报表、KPI指标值进行授权，对操作层实现功能的授权，并通过日志功能记录关键操作行为，便于进行系统审计。基于角色的安全管理策略，能够与主流的各种LDAP目录服务器集成，如微软的AD，实现多套系统单次登录。n 快捷的个性化门户设置友好的界面和易操作性，是产品应用的一个重要特性，在分析了各类组织、各层次人员的基础上，EKP系统提供多种方式来满足客户的使用习惯：对于一般系统使用者，提供了个人性门户，灵活的操作界面、功能布局等，满足个性化需求。n 完善的本地化服务，全面保障项目成功公司总部、产品研发、工程实施及服务体系都在深圳本地，可以为客户提供及时、全面地的服务，包括功能开发、系统调试、推广应用、系统升级等，在快速响应客户需求的同时，大大降低客户服务所需的成本。第2章 企业协同办公系统总体设计2.1 企业协同办公系统设计理念企业协同办公系统是员工日常工作的IT应用支撑平台，员工可以通过平台可以方便地了解今天的最新消息、今天的工作内容、完成这些工作所需的知识等。通过平台员工可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到其它相关的应用。企业协同办公系统的使用对象主要是企业员工，它的建立和使用可以大大提高企业范围内的知识共享，并由此提高企业员工的工作效率。 企业协同办公系统由企业门户统一展现、协同办公等应用构成，企业门户实现信息集成、知识分类、个性化展示和系统资源管理的集成，实现纵向的企业内部的协同应用和横向的企业间协同应用。通过企业办公门户将实现四统一（角色、场景、功能、知识），即： n 角色（Who）：包括企业内部各个层面的人员如领导、中层、员工，以及外部人员包括客户、伙伴、外部专家等；n 场景（Where）：按照不通角色的需求，实现可定制的个性化门户，并实现单点登录方式；n 功能（How）：调用来自不同系统中的功能，如知识管理、协同工作、信息发布与订阅、知识社区、流程/应用系统集成、信息集成与商业智能等，实现丰富的门户应用；n 数据/信息/知识（What）：获取、挖掘和利用所需的三类主要信息和知识，即业务应用系统如ERP里的结构化数据、文档类的非结构化显性知识和经验类的非结构化隐性知识。在企业办公门户的具体展现方式上，则从过去IT应用系统的“以业务功能为主”的模式转变为“以人为本”的应用模式，在应用时不再是“人找事”而是“事找人”，通过一个整合的、个性化的场景界面，企业中不同人员可以方便地处理他的任务、访问相关的信息和知识。2.2 企业办公门户整体架构设计企业办公门户采用多层架构设计原则，平台整体架构分为系统支持层、应用支撑层、应用逻辑层、平台展现层，并通过系统安全与运行保障体系保证整个平台安全可靠持续的运行。具体架构示意如下：其中，n 系统支持层，通过微软成熟产品和技术构建企业办公门户的底层支持，包括网络基础架构、操作系统支持、结构化、非结构化数据的存储、基础应用中间件支持等，保证有一个稳定、可靠的支持平台；n 应用开发平台，在业界通常的应用组件/构件思想的基础上结合应用特点进行进一步封装，面向应用开发提供一系列更易于使用的应用公共服务，包括流程服务、搜索服务、消息服务、知识管理服务、即时通讯服务、系统配置、门户配置、用户管理等服务，通过应用开发平台可帮助开发人员、系统维护人员快速实现和修改业务功能，满足不断变化的业务需求；n 应用功能层，根据企业业务需求，基础应用开发平台实现相关的业务功能，包括门户应用、协同办公管理、知识管理、业务协作流程管理、应用整合等，以满足企业日常办公管理、信息发布、业务协作的需要；n 展现层，通过企业门户，实现应用功能、业务数据的个性化展现，满足不同部门、不同员工对企业办公门户的不同要求，使企业办公门户真正成为员工的工作支撑平台；n 平台安全与运行保障体系贯穿整个平台架构，从多层面保证系统安全、稳定、可靠的运行，包括统一的用户身份认证和权限管理、平台运行管理制度等。第3章 企业协同办公系统的应用功能设计根据对项目需求的理解，结合我们多年来在企业门户、协同办公等方面的长期实践，提出企业办公门户的应用功能设计，作为双方合作和探讨的基础。以下的功能描述部分是具体需求调研前的概要描述，在具体项目实施过程中会根据调研结果和需求分析的情况进行调整，最终以双方共同确认的需求文档为准。以下是主要业务功能的设计和描述，在具体项目实施过程中将会与各业务部门进行详细沟通，确定最终功能需求。3.1 首页管理3.1.1 首页设计方案而微软MOSS 2007产品提供了门户、内容管理、流程管理、搜索等应用功能，既适合实现企业统一门户，又适合做企业应用的支撑平台，因此本次项目建议：采用微软MOSS2007替换现有的门户应用，同时将其做为底层应用开发平台，满足目前OA应用的需求、应用整合和未来应用的发展。3.1.2 门户配置管理企业门户（Enterprise Portal，简称EP）就是通过一个唯一入口，为企业员工、客户、代理商、供应商、合作伙伴等同一价值链上的相关人员，提供的基于不同角色和权限的、个性化的信息、知识、服务与应用。它是一种基于WEB的，将不同应用、业务过程、后端系统、服务和信息、知识等内容集成到一个个性化窗口中的功能强大的工具箱或系统平台。不仅集成企业的信息资源，同时也集成企业的各种应用系统，企业的内、外部用户只需要通过浏览器就可以管理、组织、查询、个性化定制相关信息与服务，同时还提供数据报表分析、业务决策支持等。企业门户按照应用领域，可以划分为信息门户、应用门户、知识门户。1.企业信息门户(EIP, Enterprise Information Portal)，是为同一价值链上的相关人员提供公开信息的浏览、以及个性化地内部信息的访问。信息门户既是一个展示企业形象的窗口，又是企业获取外部访问者信息的接口，既能够动态地发布存储在企业内部和外部的各种信息，又能够支持网上的简单商务应用，以及社区，访问者可以相互讨论和交换信息，对企业内分布存储的各种格式、各种来源的内容（文档、数据）进行统一检索、分类浏览，并根据权限进行访问控制。2.企业应用门户(EAP，Enterprise Application Portal)，是对企业业务流程的集成。它以业务流程和企业应用为核心，把业务流程中功能不同的应用模块、应用系统集成在一起，如办公系统、业务系统、客服系统、CRM系统等，这种集成不是一般意义上的界面集成，而是要实现权限的集中分配管理和应用/过程/数据的集成、协作支持、网上交易，从而建立起统一的协同工作平台，提供基于WEB的工作场所。3.企业知识门户(EKP，Enterprise Knowledge Portal)，是同一价值链上的相关人员主要是企业员工日常工作的“知识库”。员工通过它获取最新的信息与知识、技术规范、标准、工作手册、合同范本等。知识门户不仅仅是静态的页面，重要的是在相关人员之间建立了动态的关联，成员之间通过权限分配可以实时取得联系，寻找到能够提供帮助的专家、团队或者资源，企业知识门户还具有信息搜集、整理、提炼、内容聚合、目录服务的功能，可以对已有的知识进行分类，建立子知识库（并随时更新内容。它的建立和使用可以大大提高企业范围内的知识共享，并由此提高企业员工的工作效率。企业办公门户可根据使用对象的不同，分为领导门户、部门门户及个人门户等，以满足不同层次、不同员工应用的需要。3.1.2.1 门户配置管理良好的操作界面和个性化应用风格是企业门户的基本要求，不同的使用人员应有不同的应用界面，可定义个性化内容页面风格、样式、内容及使用方式，而且还可以定义自己的风格模板；基于工作的个性化，不同人员有不同的工作任务、工作资源、工作流程；基于规则的个性化，系统能够动态地制定角色权限和业务规则，以实现界面、内容、业务流程的个性化。企业门户基于以“员工”为中心的设计思想，关注如何为员工提供简单、快捷、美观的使用界面，可以让管理员、甚至每名使用人员都可以根据需要灵活地通过拖拉操作即可设置主页版面、风格，配置各种功能组合（支持本系统的功能及外部其它系统功能链接等）、并可设置快捷操作方式。门户管理的功能分为页面元素管理、门户管理两个部分。页面元素的管理：主要是为了方便门户的快速配置，和对页面元素资源的管理。包含主题风格管理、快捷方式管理、浮动图片管理、导航树管理、常用资料管理、窗口列表管理。n 主题风格管理：可以管理系统主题风格及所对应的资源目录信息；n 浮动图片管理：可以设置主页浮动图片和对应的链接地址；n 导航树管理：可以支持所见即所得的方式进行导航树的配置，配置内容可以输入URL地址等；n 快捷方式管理：可以管理系统主页快捷方式键及其对应的系统链接信息；n 常用资料管理：根据门户应用的需要可以将系统内容作为门户中常用的链接，方便门户配置时调用；n 窗口列表管理：主要维护系统内数据和外部页面的管理，为页面内容配置提供元素。门户管理：包含门户基本管理、导航树设置、页面内容设置，支持将已经配好的门户设置为模板后，套用到当前门户中然后在其基础上修改。3.1.2.2 门户内容配置系统通过灵活的、个性化门户配置就可以建立满足不同用户需要的门户，包括企业门户、部门/专业门户、个人门户等。企业门户主要服务于全体员工的共同需求，实现知识的统一访问，主要内容包括：n 栏目链接：系统在首页显示门户系统的各项功能栏目的链接。n 系统公告：系统在首页显示系统的公告链接，用户点击某条公告后可以查看公告详情。如新闻、通知等n 待办邮件：动态显示员工收到的邮件、需要处理的待办事宜等。n 个人日历：显示个人的日程安排等n 常用链接：系统显示常用的地址链接。n 常用资料：系统显示通信录、航班酒店信息等各种常用资料。n 门户检索：访问者可以检索门户网页资讯，也可以对文档资源进行全文检索。n 竞争情报信息展现：通过信息分类展现不同的情报信息。n 关键业务报表与指标展现：通过报表或仪表板等方式展现关键业务数据。n 各级部门门户主要服务于各部门员工的共同需求，用于集中显示部门有关的信息资源，通过部门门户，领导和员工可以全面、系统地了解部门整体情况，获取、共享、交流部门的知识资源。部门门户应具备以下功能：n 部门管理员可以维护自己部门的门户。n 通过部门门户，集中展示本部门工作人员贡献的知识资源、文章。方便领导和员工的查询利用。n 集中回复、显示其他人向本部门提出问题。n 发布本部门业务的办事指南。工作通知、联系方式。n 链接本部门有关的专家、关联的知识条目。n 公司内部各级领导、工作人员可以访问部门门户进行知识获取、交流活动。例如向部门的专家提问，发布部门文章，为部门建议留言等。3.1.3 信息发布子系统文档信息发布子系统是一个Intranet Web的界面，可以起到企业信息门户的作用。它在用户面前呈现的一个通道，提供单一登陆、单一界面和相同的风格访问企业的内容资源。这使得用户得到Intranet Web 门户的所有便利，而不必掌握复杂的查询与报表系统以访问数据库或得到报告，这些工作的复杂性将由门户提供的各种工具所屏蔽。信息发布子系统主要包括：最新要闻、行政通告、常用资料、企业论坛最新话题等内容的管理与发布。面对一般用户的功能有：焦点新闻、一般新闻等。相关用户可以创建待发布信息，创建后可根据业务管理需要进入待审批状态，由企业的内容主管审批，审批通过后自动发布到一般新闻区域。员工可以进行评论等操作。3.2 个人事务管理个人事务管理主要用来协助个人的日常办公，包括待办处理、设置快捷操作、个人日程管理、通讯录、收藏夹等，并根据需要提供相应的事务提醒功能，并将各种功能统一展现在门户应用中。3.2.1 待办事宜待办事宜系统为每个用户查看各自的待办事宜提供了一个界面，该界面可显示在企业门户首页上。每个人只能查看自己的待办事宜。待办事宜包括三种类型：通知类、审批类、催办类。信息来源于其他应用模块。对于通知类事宜，阅读过自动消失；对于审批类，审批完成后方消失；对于催办类，完成催办的任务后方消失。用户可手动删除自己的待办提醒文档，但对于审批类和催办类待办事宜，除非任务完成，否则系统每天均会自动产生提醒文档。3.2.2 个人日程整合微软Outlook强大的应用功能来实现，既能满足具体功能需求，又让用户容易学习、使用。n 记录个人日程安排，提示备忘等功能，便于用户对日常工作计划进行安排，管理。文档分类显示，已完成，未完成，过期等； n 具有日程提醒、查询等功能。用户可以设定是否需要提醒，提醒时间，是一次性提醒还是每日提醒，还可以选择提醒的方式（邮件、短信），提醒间隔时间的次数，设定后用户还可以随时更改或取消提醒； n 日程安排具有短信定时提醒功能。可以按照日、周、月查询日程安排情况，有权限的人可以对他人的日程进行汇总； n 个人可以很方便的添加日程，也可以授权他人阅读处理自己的日程； n 如果日程有冲突，系统给予提示； 3.2.3 员工通讯录整合微软Outlook强大的应用功能来实现，既能满足具体功能需求，又让用户容易学习、使用。同时实现与AD的同步。n 全局通信录n 提供全局通信录从AD同步的功能； n 支持对通信录查询进行分类的权限控制； n 个人通信录： n 用户可以录入、维护、查询个人通信录； n 支持个人通信录导出； n 个人电话本只对本人开放，其所有人无权查询修改； n 支持与EXCHANGE OUTLOOK集成。 n 可以直接在通信录上面快捷的发送邮件或短信；3.2.4 其它功能n 收藏夹用户可以将自己关注的一些网站或本企业应用的链接添加到个人收藏夹，通过收藏夹方便地访问这些信息。n 我的邮箱方便员工查看自己的邮件。3.3 基本办公管理3.3.1 公文管理“公文管理”是大中型企业日常办公的重要业务。在传统的手工作业的公文流转中，存在着低效率、少监督、欠管理的弊病，因此，建立一个好的办文系统是确保企业行政管理高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益的基础。“公文管理”按来文源不同可分为：外来收文和内部发文，其中，以内部发文为主；按办理方式不同可分为：批件和阅件。“公文”本身是一种不规范的文档型数据，处理方式也是随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求，因此，“公文管理”模块的设计必须充分体现灵活性和易操作性之间的平衡，同时，必须提供严密的安全机制和完善的催、督办功能，以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象，另外，还必须提供流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务质量。EKP系统充分贯彻灵活性和可操作性互相平衡的设计思想，在办文流程上采用业务公文流程的预定义和在拟办环节实际定义相结合的方式；在安全性方面，采用定义到流程环节的权限用户组和密级相结合的机制；在办文管理方面，提供自动和手工方式结合的催、督办功能以及延期、挂起等附属申请和办文统计、全文查询等辅助工具，使整个系统体现了既严密又灵活、既复杂又易操作的特点。通过内部网实现公文流转工作，由系统自动完成流转过程中的超期提示、催办、通知，以加快办理过程。通过系统减轻工作人员的负担，减少企业通过传统方式进行公文收发的费用，并真实记载公文办理的轨迹，提高了工作效率。同时，利用数据库自动保存整个处理流程，并提供方便的全文检索功能，既保证所有数据都记录在案，又解决了历史文档难以追朔的难题。主要功能：n 公文类型和模板自定义：可自定义公文类型，如集团来文、政府来文、通知、规章制度等，每种类型公文的格式可已自定义模板，文号根据不同类别自动生成，自动调出相关人员信息。n 公文正文模板支持红头文件设定：可自定义公文正文模板，编辑发文红头文件格式、样式、字体、颜色，公文正文支持插入书签功能。支持对红头文件的页眉页脚管理、书签管理、书签说明等功能。n 公文流转自定义流程：公文流转流程可自定义，流程可以是串行顺序流转、并行流转（接收或审批人可以同时进行）和会签流转（并行流转，全部通过才转到下一活动），流转的次数和层次无限制。n 处理者委托：支持两种委托类别，事先委托（对出差、请假等不能履行职责时可事先指定事务处理人员）和事中委托（责任处理人或其上级可以中途将处理者转向指定的人）。当流程流入委托人处理环节时，同时邮件（或待办）通知原处理人。n 按权限方便查询、打印和借阅：存档后的文档可设置权限控制浏览对象。可以按部门和人员来设置权限，可按文号、标题或正文关键字多重组合查询，支持全文检索，全文检索的结果是根据权限筛选的。n 电子归档：支持电子归档，同时提供了档案借阅手段，并通过全文索引，提供对档案的强大的检索功能，并可以对档案的借阅进行查询。n 提醒、通知及催办：审批流转到达前，提醒功能（可以短信息、邮件、待办事宜提醒），可定义审批后短信息、邮件、待办事宜通知功能，未按时办理，系统自动催办（可以短信息、邮件、待办事宜催办）。3.3.2 办公用品管理实现办公用品的采购，领用以及领用记录查询和统计等一系列操作，避免因管理程序繁多从而导致数据失真。同时，检查低质易耗品是否合理发放也变得很方便，从而真正做到了低质易耗品数字化管理。可实现公司办公物品的申请、审批、统计记录的服务功能。主要功能：n 分类设置：实现办公用品的分类设置，可设置类别名称、子分类、默认审批流程、领用确认人、是否对该类别的用品进行库存统计。n 办公用品领用审批设置：可对每类办公用品领用预置审批流程，用户领用时按预置流程进行流转。n 用品清单管理：登记办公用品信息，包括：用品类别、所属分类、用品名称、品牌、单位、用品规格、用品型号、单价等信息。n 用品入库登记：对每个办公用品可以进行增加库存的登记，每次增加库存会形成入库记录用于查看和统计。n 领用申请：用户可根据需要申请领用办公用品，填写用途和数量后提交审批。当领用数量大于库存量时系统自动给予提醒。n 领用统计：系统可生成按部门或个人等条件生成统计表。并可根据旭阳科技集团需求的进行定制开发，包括支持新、老员工不同的管理方式等。3.4 业务协作流程管理在市场激烈的竞争下，随需应变是企业必不可少的素质。在企业信息化建设过程中，包括了大量的管理流程和业务流程；同时由于企业的发展和市场的激烈竞争，变化不可避免，由此导致业务流程会越来越多，并愈加复杂和难于控制。众多研究总结出：“当我们评价一个企业是否成功时，需要从它的业务效率、管理透明度、创新能力等方面进行考察，最终会发现流程管理的质量才是问题的源头。企业只有不断维持、优化自身的业务流程，或者能够比竞争对手更快地响应客户的需求，才能更加灵活地随市场条件的变化而改变”。传统的管理模式注重的是组织结构和管理的角色，“流程”本身被大大忽视主要表现为以职能为中心的组织形式，即：对业务更是多以岗位的“责任”和“关系”来体现。通过业务流程管理的实施，使得管理把重点投向了对流程的支持和持续改进，使得企业流程的随需应变和持续改进变为可能。业务流程管理（电子流程）的意义和作用方式表现于：l 业务流程的自动化、高效和简单化：自动化带来了流程处理效率的提升；并对业务参与人的要求简单化，无需了解更多的业务。l 高效的团队合作：在以职能方式为主的管理模式下，频繁的交流、合作才能保证过程的完成，尤其在涉及到跨部门和企业时会更加复杂，很容易造成责任人、部门之间权责不清的局面。只有借助于业务流程管理系统，才能自动地串连起各种资源、人力。l 业务的持续改进：在流程流转过程中，通过业务流程管理系统所提供的监控、分析、调整等方法，可以为决策者提供科学合理的决策依据（而不是单靠经验）从而达到不断优化、改进的目的。l 随需应变的市场要求：在迅速发展、变化的市场背景下，以客户为中心、个性化、快速响应等是生存的必要条件，而业务流程管理的“灵活性”和“易维护性”等特征决定了在满足客户方面的卓越能力。l 知识资产化：在企业的知识资产中，人是企业的重要部分，但其重要性也带来了高风险，除了人，企业的知识还有什么？在这个问题上，业务流程管理的优势再次体现！通过固化流程，让那些与流程相关的业务知识固化在流程里、数据里，并且可以随着流程的不断积累和改进，形成企业自己的管理方法、过程方法知识库。此时，一个新人，将更加容易融入流程中，因为复杂的业务知识已经被固化在业务流程的定义信息当中。3.4.1 电子流程核心应用电子流程核心应用是系统运行阶段的保障，包括流程引擎、自动应用程序管理器、定时服务、日志服务等。n 流程引擎：工作流引擎是为流程运转提供支持的模块，是整个电子流程系统在运行阶段的核心部分。工作流引擎接受来自客户端的命令，解释“流程模板”，管理各实例对象（指流程实例、任务等）的生命周期。用户通过调用工作流接口与工作流引擎进行交互。n 自动应用程序管理器：自动应用管理器根据自动节点中的应用程序信息，完成对“自动应用程序”的调用，并负责应用程序参数的传递。所支持的程序类型可以由用户扩展，并且自动应用程序由系统自动调用完成执行，无效用户干预，管理员可以通过Web管理客户端查看执行情况或历史记录n 日志服务：系统对各个服务所产生的日志信息进行统一管理。对于工作流引擎、超时处理服务、自动应用程序等将分布记录内容，记录的详细程度、文件等，用户可以按需设置。同时，管理员可以从Web管理客户端查看日志信息n 定时服务：包括超时检测、归档服务、新任务通知服务ü 超时检测服务：工作流管理系统允许对流程和流程的节点设置处理的时间限制生存期。当流程或任务创建后，如果没有在规定的时间内完成时，就进入超时状态。该服务的检查规则如下：ü 归档服务：归档服务是把流转完成的流程进行归档备份的过程。由于系统的运行，数据量要不断增长，为避免系统效率的降低，归档服务负责周期性将完成态（包括终止态）的流程及其下属对象从当前库导出到备份库中。ü 新任务通知服务：新任务通知是指在流程流转过程中，当有新“任务”创建时，通知其办理人的过程。用户可以“订阅”，以决定是否接受通知。通知的内容由用户按需定制。通知的内容和通知的方式（如待办信息、手机短信、E-Mail等），可以由用户定制。3.4.2 流程定义工具流程定义工具是电子流程系统中“构建阶段”的主要组成部分，通过图形化方式，可使得用户通过拖拽控件的方式就可以完成业务流程的简单定义；通过所提供的智能布局，创建向导、合法性检查等功能，可以大大降低流程设计的难度。流程定义工具支持各种复杂流程结构的定义，如串行、并行、会签、条件选择等等。功能上，支持多样的节点类型、办理时间限制、权限定义、多人办理、流程版本控制、扩展属性等等。n 系统支持的流程流转方式审批人A上一节点提交（待批）审批人C审批人B下一节点提交（待批）提交（待批）提交（通过）否决ü 串行审批模式特点：只有上一节点通过时下一节点才能进行审批。ü 并行审批（单人通过模式）特点：所有审批人员都可以进行审批，但只要有一人通过和一人否决时流程自动中止。 审批人A上一节点审批人C审批人B下一节点提交（待批）提交（通过）否决（重改、废弃）ü 会签审批（所有人通过模式） 审批人A上一节点审批人C审批人B下一节点提交（待批）汇总（自动/人工）否决（重改、废弃）判断是否通过提交（通过）特点：所有审批人必须全部同意时才能进入下一节点，只要有一人否决时流程中止并返回起草人。对审批意见的汇总可通过系统自动判断或人工进行判断。否决后重新填写流程的处理：a.只要求否决的人员进行再次审批；b.要求所有审批人进行会签。ü 混合审批以上审批方式的任意组合。流程定义的相关操作界面：3.4.3 流程表单工具在业务流程流转过程中，通常需要处理业务信息，这些信息通常以表单为载体，而表单往往牵扯到了大量的业务数据，因此表单工具必须能够方便和业务数据源关联，以使表单数据处理自动