OA办公系统实施细则.pdf

集团集团 OAOA 办公系统实施细则办公系统实施细则 OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。然而很多企事业单位的 OA 系统开发建设完成后，没有有效的措施保障系统的推行，引发使用者的抵触，或者只重视系统软硬件建设，忽视信息化本身对于信息数据的需求，忽视了信息的收集、整理与利用，对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视，使 OA 系统成为空壳，无法顺利应用实施。针对以上种种问题，信息中心从制度、数据、人员等方面对集团 OA系统的实施提出一些建议。1、建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合 OA 系统往往涉及集团公司各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将 OA 系统的实施制度化，制定 OA 系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，集团高层及各部门负责人要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用 OA 的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA 平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。2、重视数据迁移与数据共享 信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的 OA 系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个 OA 系统共享的中心数据库。在 OA 实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的 OA 系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对集团存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA 系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。3、充分运用人性化的设计与管理 OA 系统本身设计上要增加一些人性化的东西，比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度，在审批的界面可以设定一些常用的审批语言，以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程；比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板；在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性的群发。而随着 3G 移动网络的部署，移动 OA 系统可将原有 OA 系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利，从而更乐于接受系统。可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户，弱化用户对新系统的抵触情绪，以确保实施和推广的效率。4、要进行全面的用户培训 网络化的 OA 系统使得几乎人人都可能成为 OA 系统的用户，对用户的培训决定了 OA 软件的使用程度，用户培训是成功实施 OA 系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户），不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA 理论、OA 软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使用户明确 OA 原理、相关管理理论和具体的 OA 实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是，要通过培训提高全员对实施 OA 项目根本意义的认识，提高积极性和主动参与意识，提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。OA 系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训，让 OA 系统能真正融入集团日常工作中，达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。OAOA 办公办公系统系统能能给给集团集团带来的价值带来的价值 1.1.提高办公效率提高办公效率 典型收益典型收益 潜在收益业务领域潜在收益业务领域 协同办公系统应对措施和功能协同办公系统应对措施和功能 提高审批速度 审批 变手工审批为电子审批 变串签流程为会签流程 简化人工操作，提高操作效率 手工的文件发送 信息的查询和检索 变手工手段为电子手段（如人工送达为电子发送）采用办公自动流转功能 利用电子信息搜索手段 日程事件管理 信息共享管理 电子协作管理 方便信息沟通，提高沟通效率 在线即时通讯沟通 2.2.降低行政成本降低行政成本 典型收益典型收益 潜在收益业务领域潜在收益业务领域 采用的措施采用的措施 节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄的费用 工作汇报 公文审批 公文传阅 公文发布 规章制度查阅 电子审批 网上公文流转 网上公文管理 电子公告、电子杂志 规章制度电子版本上传和共享 集团会议 工作调查 分单位工作汇报 费用审批 1、移动办公 2、网络会议 3、电子汇报 4、网上审批 节约用车成本 车辆管理和调度 通过部门运营 降低办公设备成本 办公设备计划、使用、维护 办公设备管理 节约文档管理费用 文本纸张如：文化手册、制度汇编、月刊、公文、刊物等 采用知识库管理和共享文档、采用电子发布 提高信息的获取速度 业务信息的获取 办公信息的获取 网络资源链接和查询 和业务系统的集成 办公信息的综合查询 知识库的利用 3.3.提升管理执行力提升管理执行力 典型收益典型收益 潜在收益业务领域潜在收益业务领域 采用的措施采用的措施 规 范 办 公流程，实现标准化管理 1、计划审批、费用审批 2、公文流转 3、工作汇报 1、办公流程分析优化,，建立各类办公流程模型 2、建立操作规范、信息流程约束 3、建立电子模版下发 信息标准化 组织应用集成将以最小的代价获得最大的效益 有效的信息协同，信息交互的一致性 制定信息标准格式、标准交互方式 提 高 管 理透明度 规范化管理 执行的追溯 执行的跟踪 所有数据均记录在系统中，保留各种操作痕迹 采用监控工具查询执行状态 对业务数据的透明访问 提 高 审 批速度 审批 手工审批为电子审批 串行审批流程为并行审批流程 提 高 决 策能力 计划审批 费用审批 制度的出台 和统计系统以及其它业务系统的集成，直接从业务系统中提取有用的信息 从知识库查询有用信息 提 高 反 应速度 各种异常情况的处理 对各种意见和汇报的快速处理 对各种申请或公文的快速审批 改变手工管理，采取电子手段：如移动办公、EMAIL 从业务到协同办公的集成 通过代办工作直接找到需要处理的事宜 4.4.满足满足集团集团各个层次应用需求各个层次应用需求 决策层：决策层：集团集团总部总部高层高层和职能部门可以通过和职能部门可以通过 OA 办公办公做到：做到：1、发布当天的各类指令信息给各级人员 2、批阅申请、计划、方案等事务、事件（包括借款、采购、报销等）3、及时跟踪重要事件的执行情况 4、督查关联项目、关联人员的信息和状态 5、离开办公室时可移动办公，随时处理各类信息 6、与部门负责人实时进行网上沟通 7、安排组织会议，随时查看会议纪要 8、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库 9、实时查询组织中的主要业务、财务报表信息 分支机构分支机构层：各层：各分公司分公司领导领导可以通过可以通过 OA 办公办公做做到到：1、分解、协调上级发来的各类指令 2、根据指令制定相关计划 3、发布当天的业务、事务诉求 4、处理、汇总组织内外的各类申请、计划、事件并上报上级主管 5、督查关联项目 6、和总部进行视频会议（VOIP 等）、对项目进展（项目管理模块）、内部管理（关联人员模块）进行汇报沟通 执行层：执行层：集团集团各级部门领导各级部门领导可以通过可以通过 OA 办公办公做到做到：1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果 2、按业务流程规则完成本岗位工作 3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库 4、实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调 5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录 6、填写工作中相关数据报表，上报审批 员工员工层：各部门普通员工可以通过层：各部门普通员工可以通过 OA 办公办公做到做到：我每天一开电脑，总要做的几件事是：1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果 2、按业务流程规则完成本岗位工作 3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库 4、实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调 5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录 6、填写工作中相关数据报表，上报审批 外联层：如各级代理商、客户、合作伙伴等可以通过外联层：如各级代理商、客户、合作伙伴等可以通过 OA 办公办公做到做到：1、查询他们组织对外发布的产品、市场信息 2、及时反馈产品、市场、客户的需求信息 3、填写订货单、售后服务卡和维护单，传给他们组织 4、享受组织提供的网络服务 5、直接与组织的关联人员进行在线沟通与咨询 5.5.OAOA 对应的解决之道：对应的解决之道：1、知识共享，提升学习能力 各个部门设立文档夹，存放部门文档；知识、经验、过程信息集中存储、共享、统一管理；分类、控制信息，根据内容授权学习，方便、灵活。2、过程控制，规范管理 制度流程驱动、表单展现，提高管理能见度；随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性；组织级体系化管理手段实施平台。3、敏捷组织，快速响应 OA 与邮件打通等手段，把外部信息的响应转化为内部 OA，减少信息衰减；由下而上的信息呈报，缩短信息对称时间、过程；随需应变组建“跨部门”的动态项目团队；内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应；移动 OA，实时审批、处理。4、改善沟通，促进文化建设 以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台；增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设。5、整合 IT 系统信息资源 集中式存储各系统管理；无需记忆密码，单点登录关联其他应用；与 ERP 等系统数据耦合。6、有效减少运营成本 实现无纸化办公，节约会议成本；大大降低通讯费用；提升单兵效率，有效抑制人力数量增长。6.6.对对集团集团的价值贡献：的价值贡献：OA 既是个人在集团中的门户和工具，又是集团中各角色共享的协同工作平台，它的价值可从定性和定量两个方面来体现：个人的门户和工具个人的门户和工具：有效管理您的事件、业务、时间、计划、日程及所属资源等，并高度关联各要素。团队团队 OA 工作平台工作平台：1、提供组织级流程和规则，规范行为管理模式，提高组织复制力；2、实现跨越组织、跨地域的管理，降低营运成本，提高组织敏捷性；3、有效改善组织内外沟通，改善工作氛围，提高企业文化建设力；4、提高组织的学习能力，共享知识资源，降低人力资源成本；5、全程记录监控事务处理的流程、状态、结果，提高团队执行力；6、整合信息孤岛，融合业务系统 7 7、Office AnywhereOffice Anywhere 给给集团集团带来巨大效益：带来巨大效益：1.人均事务处理效率提高 15%2.团队组织沟通效率提高 30%3.组织学习能力提高 20%4.减少人力资源扩张 8%5.团队计划控制能力提高 20%6.办公及通讯、差旅费节约 15%