ma第九章会展相关活动策划ppt课件.ppt

会展相关活动策划会展相关活动策划671什么是会展相关活动？什么是会展相关活动？n是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在展会期间举办的各种活动。展会期间举办的各种活动。672第第1节节 展会相关活动概述展会相关活动概述n展会相关活动的种类展会相关活动的种类n展会相关活动的作用展会相关活动的作用n展会相关活动的原则展会相关活动的原则6731.1 展会相关活动的种类展会相关活动的种类n会议会议n表演表演n比赛比赛674一、会议一、会议1.会议会议2.大会或年会大会或年会3.专门会议专门会议4.代表会议代表会议5.论坛论坛6.专题性学术会议专题性学术会议7.研讨会研讨会8.讲座讲座9.讨论会讨论会10.静修会静修会11.专题讨论会专题讨论会12.集会集会675n会议（会议（meeting）q各种会议的总称各种会议的总称n大会或年会（大会或年会（convention）q就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域涉及政治、贸易、科学或技术等领域q年会通常包括全体代表大会和附带的小型分组年会通常包括全体代表大会和附带的小型分组会议会议q多是周期性的，最常见的为一年一次多是周期性的，最常见的为一年一次676n专门会议（专门会议（conference）q类似于类似于convention，没有实质区别，没有实质区别n代表会议（代表会议（congress）q被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某一特被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某一特定主题，报告者及讨论者均为其领域内的成员定主题，报告者及讨论者均为其领域内的成员或相关协会组织的成员或相关协会组织的成员677n论坛（论坛（forum）q特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持，有不少听众参与其中，与会者提讲者来主持，有不少听众参与其中，与会者提出各种问题，发表各种不同观点，再进行讨论，出各种问题，发表各种不同观点，再进行讨论，最后由主持人总结。最后由主持人总结。n专题学术讨论会（专题学术讨论会（symposium）q一般是某一领域的专家宣读某一主题的论文，一般是某一领域的专家宣读某一主题的论文，并沟通讨论和做出建议并沟通讨论和做出建议q讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者既为讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者既为听众，又做演讲的聚会或会议听众，又做演讲的聚会或会议678n研讨会（研讨会（seminar）q(大学大学)研究班研究班,研究班讨论会研究班讨论会课程课程;美美专家讨专家讨论会论会q是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的专家是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的专家为达到训练或学习的目的而聚在一起开的会议，为达到训练或学习的目的而聚在一起开的会议，适用于相对小型的团体适用于相对小型的团体n讲座（讲座（lecture）q通常是一位专家单独做讲演或示范，会后有时通常是一位专家单独做讲演或示范，会后有时会安排观众提问会安排观众提问q规模大小不等规模大小不等679n讨论会（讨论会（workshop）q是指几个人聚在一起就某一专门问题或任务进是指几个人聚在一起就某一专门问题或任务进行讨论行讨论q特点是与会者充分参与，互相交流。特点是与会者充分参与，互相交流。n静修会（静修会（retreat）q小型会议，在边远地区召开，其目的是为了增小型会议，在边远地区召开，其目的是为了增进友谊，或是进行策划工作，或是进友谊，或是进行策划工作，或是“躲清净躲清净”6710n专题讨论组（专题讨论组（panel）q就就(大会中的某一问题大会中的某一问题)专门研究小组专门研究小组q由一位组长主持，一小群专家作为座谈小组成由一位组长主持，一小群专家作为座谈小组成员，针对专门课题提出观点再进行讨论员，针对专门课题提出观点再进行讨论n集会（集会（assembly）q是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所召开是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所召开的正式全体会议。的正式全体会议。q参加者一般为其成员，其目的是为了讨论和决参加者一般为其成员，其目的是为了讨论和决定组织政策、组织内部的选举、预算、财务计定组织政策、组织内部的选举、预算、财务计划等等。划等等。6711二、表演二、表演1.文艺性表演文艺性表演目的：为了活跃气氛或者扩大展会影响目的：为了活跃气氛或者扩大展会影响形式：形式：n开幕晚会或晚宴开幕晚会或晚宴n闭幕答谢晚会或晚宴闭幕答谢晚会或晚宴n歌星或影视明星参加的文艺会演等歌星或影视明星参加的文艺会演等6712二、表演二、表演2.营销性表演营销性表演为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的表演为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的表演6713三、比赛三、比赛1.以大众观赏性为主要目的比赛活动以大众观赏性为主要目的比赛活动2.以行业为特征的专业型比赛以行业为特征的专业型比赛6714四、其他相关活动四、其他相关活动n群众性参与活动群众性参与活动n投资项目招商洽谈活动投资项目招商洽谈活动n项目招标活动项目招标活动等等等等67151.2 举办相关活动的作用举办相关活动的作用n强化展会本身的四大功能强化展会本身的四大功能q信息、展示、发布、贸易信息、展示、发布、贸易n吸引更多的潜在参展企业和观众吸引更多的潜在参展企业和观众n提升展会档次提升展会档次n活跃现场气氛活跃现场气氛67161.3 举办展会相关活动的原则举办展会相关活动的原则n活动的主题与形式要符合展会的需要活动的主题与形式要符合展会的需要n能进一步丰富和完善展会的基本功能能进一步丰富和完善展会的基本功能n有助于吸引更多的参展商和观众有助于吸引更多的参展商和观众n有助于活跃气氛但不影响展览本身有助于活跃气氛但不影响展览本身6717第第2节节 行业协会会议行业协会会议n行业协会会议行业协会会议 一般是由行业协会或者政府主管部门组织一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业协会会员或者该行业有关企业参加举办，行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。的会议。67182.1 协会会议市场的主要国际组织协会会议市场的主要国际组织1UIA1国际协会联盟国际协会联盟2 Union of International Associations2ICCA国际会议协会国际会议协会 International Congress&Convention Association 6719国际协会联盟（国际协会联盟（UIA）nUIA是一个非政府，非盈利性组织，成立于是一个非政府，非盈利性组织，成立于1910年，年，总部设在布鲁塞尔，工作语言主要是英语和法语，总部设在布鲁塞尔，工作语言主要是英语和法语，其宗旨是收集、研究、传播国际组织（包括政府和其宗旨是收集、研究、传播国际组织（包括政府和非政府组织）会议信息，并进行国际组织会议发展非政府组织）会议信息，并进行国际组织会议发展趋势的预测。趋势的预测。6720国际会议协会（ICCA）nICCA于于1963年由一群旅行代理商发起成立。年由一群旅行代理商发起成立。最初的目的是为了讨论加入日益发展壮大的国最初的目的是为了讨论加入日益发展壮大的国际会议市场的可行的办法，和交换彼此关于国际会议市场的可行的办法，和交换彼此关于国际会议市场的信息。际会议市场的信息。n随着会展业以前所未有的速度发展壮大。这一随着会展业以前所未有的速度发展壮大。这一动机就显得非常适合时宜，并且全球各地都有动机就显得非常适合时宜，并且全球各地都有成员申请加入成员申请加入ICCA，不仅包括大会的旅行代，不仅包括大会的旅行代理商，同事还有会展业其他部门的成员。理商，同事还有会展业其他部门的成员。6721n如今，如今，ICCA已经成为国际会议市场最重要的已经成为国际会议市场最重要的组织之一。它的会员包括为国际会议提供交通、组织之一。它的会员包括为国际会议提供交通、住宿以及协助处理会务等各个领域的专业人员，住宿以及协助处理会务等各个领域的专业人员，涉及涉及80多个国家的多个国家的600多个组织和公司。多个组织和公司。6722ICCA的会员类型的会员类型67232.2 行业会议的类型行业会议的类型n科技会议科技会议：q以技术推广、科技交流与合作为主要目的以技术推广、科技交流与合作为主要目的n商贸会议商贸会议：q以传播商业和贸易信息、研讨行业贸易问题为目的以传播商业和贸易信息、研讨行业贸易问题为目的n行业协会会员会议行业协会会员会议：q以促进会员了解和合作为目的以促进会员了解和合作为目的67242.3 协会会议选址时的考虑因素协会会议选址时的考虑因素对举办城市的选择对举办城市的选择n交通便捷交通便捷n会议设施与酒店设施会议设施与酒店设施n会议组织者的专业技能会议组织者的专业技能n旅游景点旅游景点n城市形象与国际认可度城市形象与国际认可度n目的地政府或会员的邀请目的地政府或会员的邀请n吸纳新会员的机会吸纳新会员的机会n安全安全6725对举办场所或酒店的选择对举办场所或酒店的选择n适当的会议空间适当的会议空间n客房是否充足客房是否充足n餐饮安排餐饮安排n适当的展示空间适当的展示空间n交通便捷交通便捷n服务服务67262.4 协会会议市场的特点协会会议市场的特点1.周期周期67272.会议举办的场所会议举办的场所酒店酒店会议中心会议中心大学和学院大学和学院轮船轮船疗养地和主题公园疗养地和主题公园公共建筑公共建筑672867293.3.筹备时间筹备时间q一般年会的筹备时间为一般年会的筹备时间为2 25 5年，其他类型会年，其他类型会议筹备期不超过议筹备期不超过1 1年年4.4.协会会议的决策者协会会议的决策者q行业协会的董事会、理事会、协会主席、会行业协会的董事会、理事会、协会主席、会长、秘书长长、秘书长67305.协会会议的期限协会会议的期限673167326.与会人数与会人数19932001年67337.展会题材展会题材67348.时间偏好时间偏好67352.5 行业协会的筹备方案行业协会的筹备方案1.议题：议题：q富有行业特征，不仅仅是学术上的研讨，往往带富有行业特征，不仅仅是学术上的研讨，往往带有政策指导倾向有政策指导倾向2.主讲人和听众主讲人和听众主讲人一般来自行业协会、会员单位、政府主管主讲人一般来自行业协会、会员单位、政府主管部门部门观众一般来自会员单位观众一般来自会员单位67363.会议议程会议议程比一般会议多了领导致辞和发言程序比一般会议多了领导致辞和发言程序有新闻媒体对领导的采访和新闻发布会有新闻媒体对领导的采访和新闻发布会4.召开方式召开方式联谊会、座谈会、茶话会，等联谊会、座谈会、茶话会，等5.会议的资金来源会议的资金来源会员的会费会员的会费协会的基金协会的基金政府拨款政府拨款企业赞助企业赞助6737第第3节节 公司会议市场公司会议市场n公司会议和协会会议有一个较大的区别：q协会会员可以自行决定是否参加会议，协会为了吸引会员参加，就需要寻找一个具有吸引力的举办地；q而公司员工是否参加会议，则由公司管理者决定。67383.1 公司会议选择会址的考虑因素n当地是否有该公司的分支机构当地是否有该公司的分支机构n公司与该地是否有商业联系公司与该地是否有商业联系n公司在当地是否有投资机会公司在当地是否有投资机会n当地的酒店设施和会议设施当地的酒店设施和会议设施n是否有利于树立公司的团队精神是否有利于树立公司的团队精神n其他理由其他理由67393.2 公司会议的种类1.全国性或地区性的销售会议全国性或地区性的销售会议2.新产品发布会新产品发布会3.专业研讨会专业研讨会4.技术交流会技术交流会5.管理会议管理会议6.培训会议培训会议7.股东会议股东会议8.奖励会议奖励会议67403.3 公司会议市场的特点1.周期周期1.没有固定的周期，视需要召开没有固定的周期，视需要召开2.筹备时间筹备时间1.时间较短，一般不超过一年时间较短，一般不超过一年3.员工必须出席员工必须出席67414.公司会议策划者所偏好的举办场所公司会议策划者所偏好的举办场所67425.会议期限会议期限一般较短，一般较短，1天结束；天结束；较少能持续较少能持续35天天6.价格价格公司为展示自身的实力和良好的形象，一般对价公司为展示自身的实力和良好的形象，一般对价格不敏感格不敏感67437.与会人数与会人数远少于协会会议人数，平均在远少于协会会议人数，平均在20100人之间人之间8.公司会议决策者公司会议决策者公司总裁、部门经理、市场营销部门、人力资源公司总裁、部门经理、市场营销部门、人力资源部门部门9.公司会议的参加者公司会议的参加者公司雇员、分销商、零售商、消费者公司雇员、分销商、零售商、消费者67443.4 公司会议业的主要国际组织公司会议业的主要国际组织nMPI（国际会议策划人协会）（国际会议策划人协会）nMeeting Professionals InternationalqMPI成立于1972年，总部设在美国得克萨斯，欧洲办事处在卢森堡。q该协会是引领全球会议业的一个重要组织，主要从事会展业发展趋势的分析和预测。qMPI为会员提供实践和培训机会，为会员提供最新的研究成果。6745第第4节节 专业研讨会和技术交流会专业研讨会和技术交流会n两种会议的异同？两种会议的异同？n办展机构需要做哪些工作？办展机构需要做哪些工作？67464.1 专业研讨会和技术交流会的区别专业研讨会和技术交流会的区别1、主题不同、主题不同n专业研讨会专业研讨会q偏重理论性：如行业发展的特点，行业的发展趋势、偏重理论性：如行业发展的特点，行业的发展趋势、对行业的总结，行业的热点问题对行业的总结，行业的热点问题n技术交流会技术交流会q偏重实际性：如行业新技术的开发与应用、某项使偏重实际性：如行业新技术的开发与应用、某项使用技术的推广等。用技术的推广等。67472、目标不同、目标不同n专业研讨会专业研讨会q开拓思路、启迪思维、开阔视野开拓思路、启迪思维、开阔视野q加深对行业的了解加深对行业的了解n技术交流会技术交流会q促进技术的交流和传播促进技术的交流和传播67483、主讲人不同、主讲人不同n专业研讨会专业研讨会q研究机构、大专院校和专业杂志的专家研究机构、大专院校和专业杂志的专家q企业研发部的研究人员、高层管理人员企业研发部的研究人员、高层管理人员n技术交流会技术交流会q科研机构、大专院校的技术人员科研机构、大专院校的技术人员q企业技术人员企业技术人员67494、听众不同、听众不同n专业研讨会专业研讨会q范围较广范围较广q企业和科研机构的科研人员、技术人员、管理企业和科研机构的科研人员、技术人员、管理人员、专业杂志的有关人员，等等人员、专业杂志的有关人员，等等n技术交流会技术交流会q范围较窄范围较窄q主要是企业的技术人员主要是企业的技术人员67505、复杂程度不同、复杂程度不同n专业研讨会专业研讨会q议题抽象，不需要太多的设备和演示议题抽象，不需要太多的设备和演示n技术交流会技术交流会q议题具体议题具体q需要较多的设备作操作和演示需要较多的设备作操作和演示67514.2 专业研讨会和技术交流会的策划专业研讨会和技术交流会的策划由谁来策划？由谁来策划？策划的主要内容？策划的主要内容？67521.收集市场信息收集市场信息2.确定会议主题确定会议主题前瞻性前瞻性总结性总结性时尚性时尚性3.准备会议方案准备会议方案会议的名称、时间、地点、规模会议的名称、时间、地点、规模会议的主题和议题会议的主题和议题会议的主讲人和观众会议的主讲人和观众6753会议议程会议议程A.宣布会议开始宣布会议开始B.致开幕词致开幕词C.主讲人及嘉宾介绍主讲人及嘉宾介绍D.会议主题会议主题E.闭幕闭幕准备会议资料准备会议资料6754会议的召开方式会议的召开方式A.开放式开放式：B.没有主讲人，只有主持人，观众和与会没有主讲人，只有主持人，观众和与会者自由讨论者自由讨论B.半开放式半开放式：有主讲人，但在主讲人讲完后，观众有时间有主讲人，但在主讲人讲完后，观众有时间和机会可以提问和机会可以提问C.封闭式封闭式：有主讲人，听众在主讲人讲完后，没有机会有主讲人，听众在主讲人讲完后，没有机会提问提问6755会议的接待计划会议的接待计划A.接待程序接待程序B.接待方式接待方式C.接待等级接待等级D.接待人员接待人员67564.会议现场管理会议现场管理设备、照明、温度、通风设备、照明、温度、通风工作人员、技术设备维护人员工作人员、技术设备维护人员茶水服务茶水服务会场纪律会场纪律5.会后总结会后总结评估会议对会展的意义和作用评估会议对会展的意义和作用评估会议主题、议题、主讲人和听众评估会议主题、议题、主讲人和听众评估会议的筹备和实施方案评估会议的筹备和实施方案67576.会议危机管理会议危机管理参见第十一章参见第十一章7.会议财务会议财务费用：费用：场地租金、会场设备及布置费用、主讲人和场地租金、会场设备及布置费用、主讲人和嘉宾演讲及接待费、资料费、翻译费、宣传嘉宾演讲及接待费、资料费、翻译费、宣传推广费推广费收入：收入：门票、赞助费、冠名权费、发言费、广告收门票、赞助费、冠名权费、发言费、广告收入入6758第第5节节 产品发布会和产品推介会产品发布会和产品推介会n产品发布会与推介会的异同产品发布会与推介会的异同n办展机构的作用办展机构的作用n两种会议策划时的侧重点两种会议策划时的侧重点67595.1 产品发布会与推介会的区别产品发布会与推介会的区别1标的不同标的不同1.发布会：新产品或有关新产品的信息（概念）发布会：新产品或有关新产品的信息（概念）2.推介会：成熟的产品推介会：成熟的产品2形式不同形式不同1.发布会：类似于新闻发布会发布会：类似于新闻发布会2.推介会：用户座谈会、经销商会议等推介会：用户座谈会、经销商会议等67603听众不同听众不同1.发布会：新闻记者、产品研发人员、企业管理发布会：新闻记者、产品研发人员、企业管理人员人员2.推介会：经销商或最终用户推介会：经销商或最终用户67615.2 办展机构的作用办展机构的作用n协调：协调：将多个企业的发布会和推介会统一安排将多个企业的发布会和推介会统一安排n提供展示平台提供展示平台n提供现场管理与服务提供现场管理与服务办展机构能提供企业自身所不具备的专业管理和服办展机构能提供企业自身所不具备的专业管理和服务。务。67625.3 两种会议策划时的侧重点两种会议策划时的侧重点n内容不同：内容不同：q发布会：强调产品的发布会：强调产品的“创新点创新点”、设计、款式、设计、款式q推介会：介绍产品用途、性能推介会：介绍产品用途、性能n展示平台的要求不同：展示平台的要求不同：q发布会：对环境布置的档次要求较高发布会：对环境布置的档次要求较高q推介会：稍低、但能满足产品的演示功能推介会：稍低、但能满足产品的演示功能6763n对服务内容的要求不同：对服务内容的要求不同：q发布会：发布会：产品实物重在形象，不要求演示，所以对会议现场产品实物重在形象，不要求演示，所以对会议现场服务要求较低。服务要求较低。q推介会：推介会：实物展示、演示和示范，要求办展机构提供较多的实物展示、演示和示范，要求办展机构提供较多的现场协助。现场协助。6764第第6节节 表演、比赛及其他相关活动表演、比赛及其他相关活动n6.1 表演表演一、组织者一、组织者1.办展机构办展机构2.其他机构（如参展商）其他机构（如参展商）二、类型二、类型1.与展览题材无关的表演与展览题材无关的表演2.与展览题材有关的表演与展览题材有关的表演6765三、办展机构的作用三、办展机构的作用1.提供展示平台提供展示平台2.提供支持与管理提供支持与管理四、注意点四、注意点1.对展会本身的影响对展会本身的影响2.安全防范措施安全防范措施67666.2 比赛一、类型一、类型1.展品的评比展品的评比2.展出内容展出内容3.展位设计、展台布置展位设计、展台布置二、评审团和评审标准二、评审团和评审标准三、获奖者三、获奖者四、评奖揭晓、颁奖仪式四、评奖揭晓、颁奖仪式6767