《费用报销培训》PPT课件.ppt

南京索酷信息科技股份有限公司南京索酷信息科技股份有限公司费用报销流程与注意事项费用报销流程与注意事项一、增值税发票介绍及分类二、费用报销注意事项二、费用报销注意事项三、专项支出管理规定三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定四、工资结算管理规定1，增值税发票分为增值税专用发票和增值税普通发票。，增值税发票分为增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票有两联，分别是发票联和抵扣联，必须增值税专用发票有两联，分别是发票联和抵扣联，必须同时取得同时取得（抵扣联上注明的税额就是可以抵扣的进项税（抵扣联上注明的税额就是可以抵扣的进项税）增值税普通发票只有一联：发票联。增值税普通发票只有一联：发票联。增值税普通发票是不可以抵扣进项税的。增值税普通发票是不可以抵扣进项税的。2，开具增值税发票的材料，开具增值税发票的材料2.1增值税专票：增值税专票：开具增值税专用发票，需要提供公司名称、税号、账号、地开具增值税专用发票，需要提供公司名称、税号、账号、地址、开户银行。址、开户银行。2.2增值税普票：增值税普票：开具增值税普通发票，只需提供公司名称即可（公司名开具增值税普通发票，只需提供公司名称即可（公司名称一定要全称，不能简写）称一定要全称，不能简写）一、增值税发票简介及开票要求一、增值税发票简介及开票要求二、增值税发票种类二、增值税发票种类 1，增值税专用发票，增值税专用发票2，增值税普通发票，增值税普通发票3，增值税电子普通发票，增值税电子普通发票增值税普通发票细分种类增值税普通发票细分种类1，通用机打卷式发票：，通用机打卷式发票：2，通用机打发票：，通用机打发票：3，通用定额发票：，通用定额发票：4，门票，门票：三、纳税人、增值税发票及进项税抵扣的关系图三、纳税人、增值税发票及进项税抵扣的关系图四、营改增后其他规定四、营改增后其他规定 1、小规模纳税人正常可以开增值税普通发票，但可以到国税、小规模纳税人正常可以开增值税普通发票，但可以到国税局申请局申请代开代开增值税专用发票（免税项目除外）。增值税专用发票（免税项目除外）。2、原有地税的票据使用过渡期到、原有地税的票据使用过渡期到2016年年6月月30日，从日，从2016年年7月月1日起，原先盖有地税局印章的票据不再有效，盖有日起，原先盖有地税局印章的票据不再有效，盖有国税局国税局印章印章的发票才有效。的发票才有效。五，营改增后公司报销要求指南五，营改增后公司报销要求指南5.1应取得增值税专用发票的项目应取得增值税专用发票的项目业务类业务类行政类：行政类：5.2无需取得增值税专用发票的项目无需取得增值税专用发票的项目六、几种常见性费用报销要求六、几种常见性费用报销要求6.1会议费报销要求会议费报销要求购买会议用品、会场租金、会务服务费可以抵扣进项税，此类购买会议用品、会场租金、会务服务费可以抵扣进项税，此类项目须取得增值税专用发票。项目须取得增值税专用发票。参会人员餐费不可以抵扣进项税，无需取得增值税专用发票。参会人员餐费不可以抵扣进项税，无需取得增值税专用发票。因此，会议费应分别列明各项目费用金额，尤其单独列明餐费因此，会议费应分别列明各项目费用金额，尤其单独列明餐费金额。金额。6.2差旅费报销要求差旅费报销要求酒店住宿费可以抵扣进项税酒店住宿费可以抵扣进项税，此类项目须取得增值税专用发票。，此类项目须取得增值税专用发票。除以上费用外，其他差旅费包括车船票、飞机票、市内交通费除以上费用外，其他差旅费包括车船票、飞机票、市内交通费（出租车、地铁、公交（出租车、地铁、公交车等）、交通补贴、餐补等不可以抵扣进项税，无需取得增值车等）、交通补贴、餐补等不可以抵扣进项税，无需取得增值税专用发票。税专用发票。特别提醒：住宿费一定要开具增值税专用发票哦！特别提醒：住宿费一定要开具增值税专用发票哦！七，营改增对业务的影响七，营改增对业务的影响7.1签合同签合同合同一定要明确约定以下各项：合同一定要明确约定以下各项：1.是含税价格还是不含价格？是含税价格还是不含价格？2.税率是多少？税率是多少？3.提供增值税专用发票还是增值税普通发票？提供增值税专用发票还是增值税普通发票？费用报销注意事项 在日常工作中，部分员工对公司财务报销流程及在日常工作中，部分员工对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰。来不必要困扰。n n1.1.1.1.发票必须增值税发票。（详见增值税发票介绍）发票必须增值税发票。（详见增值税发票介绍）发票必须增值税发票。（详见增值税发票介绍）发票必须增值税发票。（详见增值税发票介绍）n n2.2.2.2.内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。禁涂改。禁涂改。禁涂改。n n3.3.3.3.印章要齐全，发票必须盖有收款单位发票专用章和税务机关印章要齐全，发票必须盖有收款单位发票专用章和税务机关印章要齐全，发票必须盖有收款单位发票专用章和税务机关印章要齐全，发票必须盖有收款单位发票专用章和税务机关印章；事业单位的收据，要有财务专用章；印章；事业单位的收据，要有财务专用章；印章；事业单位的收据，要有财务专用章；印章；事业单位的收据，要有财务专用章；n n4.4.4.4.取得的原始单据取得的原始单据取得的原始单据取得的原始单据(车、船、飞机票等车、船、飞机票等车、船、飞机票等车、船、飞机票等)，因保管不善丢失的，因保管不善丢失的，因保管不善丢失的，因保管不善丢失的，不予报销。特殊情况需说明原因，由总经理和财务总签字后拿不予报销。特殊情况需说明原因，由总经理和财务总签字后拿不予报销。特殊情况需说明原因，由总经理和财务总签字后拿不予报销。特殊情况需说明原因，由总经理和财务总签字后拿票冲抵。票冲抵。票冲抵。票冲抵。n n5 5 5 5、填写费用报销单时，每个项目费用要分开填写，项目名称、填写费用报销单时，每个项目费用要分开填写，项目名称、填写费用报销单时，每个项目费用要分开填写，项目名称、填写费用报销单时，每个项目费用要分开填写，项目名称要写具体。要写具体。要写具体。要写具体。（一）（一）对原始单据的要求对原始单据的要求（一）对原始单据的要求2无财务专用章的白条票据无财务专用章的白条票据无财务专用章的白条票据无财务专用章的白条票据;4收据、虚假发票等票据不予报销收据、虚假发票等票据不予报销收据、虚假发票等票据不予报销收据、虚假发票等票据不予报销;3数量、单价、金额不明确的票据；数量、单价、金额不明确的票据；数量、单价、金额不明确的票据；数量、单价、金额不明确的票据；1内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销伪造的票据一律不予报销伪造的票据一律不予报销伪造的票据一律不予报销;5名称必须写全称，否则不予报销名称必须写全称，否则不予报销名称必须写全称，否则不予报销名称必须写全称，否则不予报销.（二）、不予报销的单据反面例子：报销项目与发票内容不一致。反面例子：报销项目与发票内容不一致。左图发票为订票发票，左图发票为订票发票，不能用于报销市内交通费不能用于报销市内交通费左图发票上的发票章为某饭店，左图发票上的发票章为某饭店，不能用于报销市内交通费。不能用于报销市内交通费。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴于带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家做上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规范简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规范操作。操作。（三）、（三）、原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范票据整理粘贴要求票据整理粘贴要求1 1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。类别分别粘贴。2 2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间或两边，以免粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间或两边，以免造成中间厚，四周薄或者两边厚中间薄造成中间厚，四周薄或者两边厚中间薄。票据整理粘贴要求票据整理粘贴要求3 3、如果票据大小不一样、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴票据比较多时可使用多张粘贴单单 4 4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。内。5 5、固定资产的发票要单独粘贴，一张发票对应一张粘、固定资产的发票要单独粘贴，一张发票对应一张粘贴单和报销单。贴单和报销单。6 6、取得增值税专用发票的，发票联和抵扣联不需要粘、取得增值税专用发票的，发票联和抵扣联不需要粘贴，用回形针固定即可。贴，用回形针固定即可。1 1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销。和填写不规范的发票，不予报销。2 2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报销人、单据张数等信息应如实完整填写；报销人、单据张数等信息应如实完整填写；3 3、不要将票据倒置粘贴；、不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；不要用订书机订票据；4 4、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用办公用品一批品一批XXXXXX元元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。填写规范及注意事项填写规范及注意事项原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范5 5、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：1)1)阿拉伯数字要加上人民币符号阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报销金额为，如：报销金额为1234512345元，元，则在阿拉伯数字填写栏内填写则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.0012345.00元，空白部分划掉。元，空白部分划掉。2)2)大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画并在大写汉字前的每一空位上画“X X”，在数字是，在数字是0 0的位的位置填写汉字置填写汉字“零零”。例如，报销金额为￥。例如，报销金额为￥2034.502034.50元，则大写数字元，则大写数字栏内填写：栏内填写：X X 拾拾 X X 万万 贰贰 仟仟 零零 佰叁佰叁 拾拾 肆肆 元元 伍伍 角零角零 分分 3)3)汉字的数字大写标准写法为：汉字的数字大写标准写法为：壹壹 贰贰 叁叁 肆肆 伍伍 陆陆 柒柒 捌捌 玖玖 拾拾 佰佰 仟仟 万万 元元 角角 分分原始单据粘贴规范原始单据粘贴规范填写规范及注意事项填写规范及注意事项报销票据粘贴基本要求：基本要求：紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴相邻票据间须留出间隔距离相邻票据间须留出间隔距离票据较多时，可分行粘贴票据较多时，可分行粘贴不得竖向粘贴，粘贴票据不得超出粘贴单不得竖向粘贴，粘贴票据不得超出粘贴单.报销人须在票据背面用铅笔在空白处注明开支的用途报销人须在票据背面用铅笔在空白处注明开支的用途不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。人重新整理。票据粘贴紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴粘贴方向粘贴方向票据粘贴范围票据粘贴范围图图1火车票的粘贴火车票的粘贴图图2出租车票的粘贴出租车票的粘贴 图图3汽车车票的粘贴汽车车票的粘贴1234报销人必须取得相报销人必须取得相报销人必须取得相报销人必须取得相应的合法票据（相应的合法票据（相应的合法票据（相应的合法票据（相关规定见原始单据关规定见原始单据关规定见原始单据关规定见原始单据的一般要求）。的一般要求）。的一般要求）。的一般要求）。填写报销单应注意：根填写报销单应注意：根填写报销单应注意：根填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据费用性质填写对应单据费用性质填写对应单据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项据；严格按单据要求项据；严格按单据要求项据；严格按单据要求项目填写，注明附件张数；目填写，注明附件张数；目填写，注明附件张数；目填写，注明附件张数；金额大小写必须完全一金额大小写必须完全一金额大小写必须完全一金额大小写必须完全一致；简述费用内容。致；简述费用内容。致；简述费用内容。致；简述费用内容。按规定的审批程序按规定的审批程序按规定的审批程序按规定的审批程序报批。报批。报批。报批。报销需要支付现金报销需要支付现金报销需要支付现金报销需要支付现金的需提前一天通知的需提前一天通知的需提前一天通知的需提前一天通知财务部以便备款。财务部以便备款。财务部以便备款。财务部以便备款。（四）、费用报销一般规定员工员工发生费用发生费用填制费用报填制费用报销单或差旅销单或差旅费报销单费报销单部门主管审部门主管审核签字核签字财务审核票财务审核票据是否有误据是否有误财务总审核财务总审核签字签字总经理审核总经理审核123454审审核核无无误误审核未通过返回报销人审核未通过返回报销人（五）、费用审批签字流程每月每月2525日发日发放报销放报销为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：报销时间：每月报销时间：每月2020日前将报销单提交财务审核日前将报销单提交财务审核 ，2525日发放报销日发放报销 发放报销方式：网银转账，实际发放的金额是扣除借款后的金额发放报销方式：网银转账，实际发放的金额是扣除借款后的金额借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销（六）、报销时间的安排1、出差借款出差借款出差人员需要借支差旅费的，填写借款单，并写明借出差人员需要借支差旅费的，填写借款单，并写明借款原因，由财务总及总经理签字后办理借款，出差返款原因，由财务总及总经理签字后办理借款，出差返回并在当月办理报销还款手续回并在当月办理报销还款手续。2、其他借款其他借款 如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，原则如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，原则上不允许跨月借支。上不允许跨月借支。温馨提示：各项借各项借款需要现款需要现金的，应金的，应提前一天提前一天通知财务通知财务部备款部备款 2、借款销账规定借款销账规定（1）借款报账时以借款申请单上的借款金额为依据，据实报销，借款报账时以借款申请单上的借款金额为依据，据实报销，多退少补。多退少补。（2）借领支票者原则上应在）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。个工作日内办理销帐手续。（3）借款时，本着）借款时，本着“前账不清，后账不借前账不清，后账不借”的原则，特殊情况由的原则，特殊情况由总经理批准后方可办理借款手续。总经理批准后方可办理借款手续。3、借款流程借款流程 财务付款借款人按规定填写借款人按规定填写借款单借款单，注明借，注明借款事由、借款金额款事由、借款金额（大小写须完全一致，（大小写须完全一致，不得涂改）、注明不得涂改）、注明借款形式，正常是借款形式，正常是网银转账（支票或网银转账（支票或现金）现金）审批流程借款人借款审批流程：审批流程：财务总签字财务总签字总经总经理审批理审批 财务付款：借款人财务付款：借款人凭审批后的借款单凭审批后的借款单到财务部办理借款到财务部办理借款手续。手续。案例案例1.2016年8月5日，李四预借差旅费3000元。2.2016年8月10日，李四出差回来报销差旅费2500元，余款500元退回财务，财务开取收据作为还款的依据，财务和当事人各执一份。专项支出管理规定专项支出管理规定专项支出定义专项支出定义u专项支出（付款）主专项支出（付款）主要包括软、硬件及固定要包括软、硬件及固定资产购置、资产购置、咨询咨询顾问费、顾问费、广告宣传费、货款、装广告宣传费、货款、装修款以及其他专项费用修款以及其他专项费用等。等。专项支出费用标准专项支出费用标准u此类费用一般金额此类费用一般金额较大，由部门主管根较大，由部门主管根据实际需要向财务总据实际需要向财务总和董事长请示后，经和董事长请示后，经财务总和董事长签署财务总和董事长签署审核意见或审批后履审核意见或审批后履行相关手续。行相关手续。1 1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2 2、签订合同：直接负责部门与合作方签订正式合作合同后，原件提交人事部门保管，、签订合同：直接负责部门与合作方签订正式合作合同后，原件提交人事部门保管，提交复印件到财务备案。提交复印件到财务备案。3 3、付款流程：、付款流程：（1 1）有预付款的，填写付款申请单，附带对方开具的发票（正常情况下，财务是见票）有预付款的，填写付款申请单，附带对方开具的发票（正常情况下，财务是见票付款，特殊情况下，在付款时没有索取发票的，经办人要及时跟踪，收到票据后及时送付款，特殊情况下，在付款时没有索取发票的，经办人要及时跟踪，收到票据后及时送交财务）。财务总及总经理申批后到财务部办理付款手续。交财务）。财务总及总经理申批后到财务部办理付款手续。（2 2）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员填写付）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员填写付款申请单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办人和证明人款申请单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办人和证明人的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）；的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）；（3 3）付款方式）付款方式:一般不用现金现款，通常采取转账支票或网银付款的方式。一般不用现金现款，通常采取转账支票或网银付款的方式。（4 4）付款抬头：合同单位和付款申请单的收款单位必须一致，否则不予付款；转账支付款抬头：合同单位和付款申请单的收款单位必须一致，否则不予付款；转账支票付款的，抬头及金额必须和付款申请单一致，否则不予付款。票付款的，抬头及金额必须和付款申请单一致，否则不予付款。财务付款流程l公司财务部每月公司财务部每月1515日日结算上月员工工资，绩结算上月员工工资，绩效奖在工资中核算，节效奖在工资中核算，节假日顺延。假日顺延。l董事长特批、员工合董事长特批、员工合同期满等特殊情况除外同期满等特殊情况除外l但员工必须凭人事部但员工必须凭人事部经理、董理长签字批准经理、董理长签字批准的离职手续到财务部办的离职手续到财务部办理工资结算手续。理工资结算手续。结算日期结算日期工资结算管理规定l每月工资结算前，人每月工资结算前，人事部必须在当月事部必须在当月5日前日前将上月的工资表提交到将上月的工资表提交到财务部。财务部。l以便财务部及时准确以便财务部及时准确核算公司各项目的成本，核算公司各项目的成本，个人所得税部分和社保、个人所得税部分和社保、公积金、对人事部提交公积金、对人事部提交的工资表进行审核。的工资表进行审核。l人事部对提交资料的人事部对提交资料的真实性负责。真实性负责。人事工资变动情况人事工资变动情况l工资发放以银行转账方式工资发放以银行转账方式发放，一旦确定，不再变发放，一旦确定，不再变更。更。l对工资有疑问的，可以咨对工资有疑问的，可以咨询人事部。询人事部。发放方式发放方式THANKS财务部财务部财务部财务部