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办公自动化讲座之二办公自动化讲座之二wordword长文档编排技巧长文档编排技巧狄长艳狄长艳2009-12单面打印的简单报告单面打印的简单报告设置置纸张和和文档网格文档网格 设置置样式式 查看和修改文章的看和修改文章的层次次结构构对文章的不同部分文章的不同部分分分节为不同的不同的节添加不同的添加不同的页眉、眉、页脚脚在指定的位置添加在指定的位置添加页码插入插入目目录3制作长文档前，先要设置纸张和网格 设置纸张和文档网格设置纸张和文档网格 纸张设置置:文件文件页面面设置置页面面边距距页面网格：行网格和字符网格面网格：行网格和字符网格要求：必须要求：必须A4纸单面打印；上、下边距一律为纸单面打印；上、下边距一律为2.54；左、右边距一律为；左、右边距一律为2.50。4设置样式设置样式 样式是格式的集合式是格式的集合应用用样式快速修改式快速修改长文档：一改全改；文档：一改全改；如何修改如何修改样式、式、设置置样式：式：对于文章中的每一部分或章于文章中的每一部分或章节的大的大标题，采用，采用“标题1”样式，章式，章节中的小中的小标题，按，按层次分次分别采用采用“标题2”“标题4”样式。式。文章中的文章中的说明文字，采用明文字，采用“正文首行正文首行缩进2”样式。式。大标题（论文题目），宋体小三号加粗；一级标题，宋体四号加粗；二级标题，宋体小四号加粗；三级标题，宋体小四号；正文及参考文献，宋体小四号；注释内容，宋体五号。5技巧技巧1：快速更改相同格式的文字格式。：快速更改相同格式的文字格式。选中鼠标右键格式相似文本更改；技巧技巧2：使用：使用样式式实现一改全改一改全改自动更新；更新以匹配选择技巧技巧3：清除格式：清除格式6查看和修改文章的层次结构查看和修改文章的层次结构 使用使用样式可以方面得到文章的式可以方面得到文章的层次次结构构图【视图】|【文档【文档结构构图】通通过大大纲视图，快速移，快速移动大段文字大段文字【视图】|【大【大纲】7对文章的不同部分分节对文章的不同部分分节分分节与分与分页的区的区别；使用分使用分节方便方便对一篇文章的不同一篇文章的不同节设置不置不同的格式；同的格式；删除分除分节符的方法符的方法 对于长文档的封面和目录，尽量用分节符 设置不同的节。8技巧技巧4：快速改：快速改变文本字号文本字号 Ctrl+Ctrl+技巧技巧5：插入分：插入分节符，方便符，方便对不同不同节进行格行格式式设置；置；技巧技巧6：分隔符的撤：分隔符的撤销普通视图；工具栏“显示/隐藏编辑标记”按钮 9为不同的节添加不同的页眉为不同的节添加不同的页眉 设置置简单的的页眉眉页脚脚使用工具使用工具栏；清除封面和目清除封面和目录页眉中的下划眉中的下划线插入插入页码10技巧技巧7：使用：使用页眉眉页脚工具脚工具栏快速定位到下一项；链接到前一节；切换到页脚11在指定的位置添加页码在指定的位置添加页码添加添加简单的的页码在指定位置添加在指定位置添加页码12插入目录插入目录插入插入级别目目录【插入】【插入】|【引用】【引用】|【索引和目【索引和目录】替替换目目录13小结小结设置置纸张和文档网格和文档网格 设置置样式式 查看和修改文章的看和修改文章的层次次结构构对文章的不同部分分文章的不同部分分节为不同的不同的节添加不同的添加不同的页眉眉在指定的位置添加在指定的位置添加页码插入目插入目录J 制作长文档前要规划好各种设置，尤其是样式设置；J 不同篇章部分一定要分节，而不是分页。14其他常用技巧其他常用技巧快速定位到上次快速定位到上次编辑位置位置 Shift+F5 快速插入当前日期或快速插入当前日期或时间 Alt+Shift+D Alt+Shift+T 快速多次使用格式刷：双快速多次使用格式刷：双击格式刷格式刷快速打印多快速打印多页表格表格标题“表格表格”“标题行重复行重复”快速将文本提升快速将文本提升为标题 Alt+Shift+Alt+Shift+15Word使用技巧使用技巧快速改快速改变文本字号文本字号 Ctrl+Ctrl+快速快速设置上下置上下标注注Ctrl+Shift+=Ctrl+=快速取消自快速取消自动编号号 Ctrl+Z “工具工具”“自自动更正更正选项”通通栏线输入方法入方法“”，“=”，“-”，“#”关关闭语法法错误标记 16