第八章商业信函.ppt

第八章第八章 商业信函商业信函文种阐述 商业信函是指在经济业务活动中经常使用的各类专业书信。它或是沟通商品信息，或是对商品交易的某些事项进行磋商，以达到经济业务活动顺利开展的目的。二、商函 商函是企业用于联系业务和商洽交易事项的信函。（一）特点与种类1、商函的特点（1）商函的内容单一。（2）商函的结构简单。（3）商函语言简练。2、商函的种类（1）交易磋商是交易双方就买卖某种商品以及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协调，协商一致达成协议的过程。（2）在履行合同的过程中，争议发生过程中或者争议发生后索赔理赔过程中使用的函就是争议索赔函。争议索赔函的大致内容有：交涉货品质量、要求支付货款、拒付货款、要求赔偿、拒绝赔偿、理赔。（二）内容结构一般包括信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标识等几个部分。1、信头信头一般包括本企业的名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号等。2、标题标题应准确简要地包括商函的主要内容，并且标明文种名称，以使对方迅速了解商函的主旨，如“关于调整天象牌菜刀价格的函”；也可以使用能够表达主旨的词语或者短语点明事由，如“事由：建立贸易关系”。3、行文对象行文对象是指商函的收受者。4、正文（1）发函的缘由。初次给对方去函，可以先做自我介绍；有长期合作关系的，可以简述合作情况；双方频繁来往的,可以直截了当说明发函的目的；答复对方来函的，应该先说明来文日期和来文事由。（2）发函的事项。表达时根据不同的发函目的，或者介绍具体情况，或者告知有关事项，或者说明具体意见，或者提出解决问题的办法，或者针对来函做出答复。（3）对收文者的希望或要求。表达时一般语气要恳切，争议索赔时语气要严正。用习惯用语结束全文，如：“特此函商,务希见复”、“特此函达”等。5、附件附件指正文所附材料。商函附件一般是商品目录、价格表、订货单、发货单等。6、生效标识包括发文单位印章签署以及发文日期。【例文】关于玉石小动物、钻石及宝石串珠寄样报关于玉石小动物、钻石及宝石串珠寄样报价的函价的函上海蓝宝石饰品商厦：贵商厦5月10日询玉石小动物钻石及宝石串珠价及要求寄样的函已收悉，现答复如下：一、石小动物因用材、样式、规格不同，品种繁多，价格自20元至400元不等。此类商品逐件报价有困难，贵商厦如有意订购，请告之具体品种或用材、样式、规格范围，我公司另有函报价。二、贵商厦求寄钻石样品问题，在目前供货数量有限的情况下，我们对客户订货均采取看样成交方式，恕难按贵方要求寄出实样。我公司竭诚欢迎贵商厦来人看样订货。三、随函附寄宝石串珠样照两张，报价单一份，供贵商厦选购。专此函达，候复。附件：1、宝石串珠样照。2、宝石串珠报价单。杭州泰丰贸易公司 一九九年五月十五日