OFFICE使用技巧.ppt

1、WORD中巧用不间断空格中巧用不间断空格我们在用WORD输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字里，这样很容易让人看不明白。其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替普通空格使该组保持在同一行文字里。WORD2003中用“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。2、一次保存全部、一次保存全部WORD文档文档如果要打开多个Word文档，修改完之后，需要对每个文档逐一进行保存。其实在Word中提供了全部保存的功能，能够一次保存全部Word文档。按住Shift键，然后点击Word菜单中的“文件”，会在弹出的菜单中多出“全部保存”和“全部关闭”两个选项，点击“全部保存”按钮即可。3、巧治、巧治Excel中不对齐的括号中不对齐的括号在Excel中使用对齐命令可以使表格的外观更加整洁，有条理，但有时一些特定的元素比如数据旁边的括号等在进行左或右对齐总是不能对齐，其实碰到这样的情况解决方法也很简单，只要将括号以全角方式重新打入，就可以很顺利地完成对齐了。4、在、在Excel表格中保持重要的表格中保持重要的0在Excel表格中我们有时会需要在表格中输入一些以0打头的数字型数据，不过因为Excel本身的数字输入限制。对0开头的整数类数字数据都会自动抹去开头的0，其实只要将当前单元格的格式更改为文本或是邮编格式即可方便地输入这类以0打头的数字数据。5、如何让文档中的每个章节拥有各、如何让文档中的每个章节拥有各自的页眉页脚自的页眉页脚、将光标置于使用不同页眉页脚的章节之间。、单击“插入”菜单中的“分隔符”命令。此时Word将弹出“分隔符”对话框。、在“分节符”选项组中选择自己需要的分节符类型。、重复步骤13，使各个不同的章节之间都有分节符。、插好分节符后，就可以为不同的章节指定不同的页眉页脚了。6、隐藏、隐藏Office剪切板剪切板在Word中，按下CTRL+C组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，有时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示OFFICE剪切板”。每当我们在WORD中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想让它出现，可以点击“选项”按钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”。7、在、在WORD中隐藏文字中隐藏文字有时候我们不希望别人看到自己在WORD上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中要隐藏的文字，然后点击主菜单栏中的“格式”-“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。8、更改、更改“自动恢复自动恢复”文件的位文件的位置置Word有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道吗？点击主菜单中的“工具”-“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，可以看到，“自动恢复”文件右侧便是它所在的文件夹了；如果想更改所在文件夹的位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它的路径进行更改。9、用密码保护好你的文档、用密码保护好你的文档点击主菜单中的“工具”-“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否则文档无法打开。10、鼠标滚轮的特殊应用、鼠标滚轮的特殊应用如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来上下翻动页面；而在按住“Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮，你会看到什么呢？Word会放大和缩小页面显示比例。11、隐藏最近使用过的文件列表、隐藏最近使用过的文件列表在Word的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击主菜单中的“工具”-“选项”，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出最近所用文件”复选框。12、更改下拉列表的大小、更改下拉列表的大小在Word中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。点击主菜单中的“工具”-“自定义”，然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边缘处，然后用鼠标来调整它们的大小即可。13、Word中精确调整首行缩进中精确调整首行缩进大家都知道利用水平标尺中的缩进按钮可以对段落进行各种缩进操作，但不少情况下很难精确地调整到想要的效果，如果在拖动这些按钮时按住键盘上的Alt键不放，就可以精确地调整各种缩进的数值了。14、Word中精确移动图形中精确移动图形按住Ctrl键和光标键或按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使选中的图形对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。15、找回文档中的图片、找回文档中的图片很多朋友喜欢将网页复制到Word中保存，但文档再次打开时，文档中的图片却不能立即显示出来。其实只要按住Ctrl键不放再双击文档中的图片位置，图片就会立即显示出来了。16、精确旋转图形对象、精确旋转图形对象Word中选中要旋转的对象，用环型箭头指针套住图片上方可旋转的绿色控点，牵引对象绕其重心旋转。而按下Shift键不松开，则会以15度为单位来旋转对象。右击要旋转的对象，打开“设置对象格式”对话框，在“大小”标签可直接输入需要旋转的角度。17、Excel单元格数据斜向排单元格数据斜向排在用EXCEL进行数据表处理时，有些时候需要对单元格中的数据进行斜向排放，比如在一些斜向表头中经常需要那么做。那怎么来实现单元格中的数据斜向排列呢？选择菜单“工具”-“自定义”打开自定义对话框，切换到“命令”选项卡，在左边的“类别”中单击“格式”，在右边的“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排”，将其拖放到工具栏合适位置。以后选中需要数据斜向排列的单元格，单击工具栏上的“顺时针斜排”或“逆时针斜排”按钮就达到目的了。18、PPT图表动画展示图表动画展示PowerPoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来呢？其实只需右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。19、PPT中视图巧切换中视图巧切换当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮(不按Shift键)则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。20、去掉、去掉Word页眉下面的横线页眉下面的横线在Word中，我们插入页眉页脚时，页眉总会有很烦人的横线，如何去掉这根横线呢,总结了四种方法。方法一：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”-“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“无”并应用于段落。方法二：打开视图-任务窗格，选择样式和格式，双击文档中的页眉部分，在任务窗格中点页眉旁边的下拉三角，选择修改。选择格式-边框，选择无可以去掉所有的边框线。方法三：打开视图-“任务窗格”，选择“样式和格式”，双击文档中的页眉部分，将“样式”图表栏里面的“页眉”换成“正文”。方法四：双击页眉,打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式”-“边框和底纹”，选择“边框”选项卡中的“方框”，颜色选“白色”并应用于“段落”。21、没有打印机一样可以打印预览、没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实只要单击“开始”-“设置”-“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序，重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。22、不让微软输入法随、不让微软输入法随Word启动启动每次打开Word2003时，系统中的输入法状态都会自动切换为微软拼音输入法，可平常并不习惯使用该输入法，怎么才能让它往后不再随Word2003自动开启呢？操作步骤如下：首先打开Word2003主界面，然后在菜单中依次选择“工具”-“选项”命令，在弹出的选项对话框中，单击“编辑”选项卡，将其中“输入法选项”栏下的“输入法控制处于活动状态”一项复选框取消，最后点击“确定”退出即可。23、Excel中快速转换日期格式中快速转换日期格式在Excel中，有的人在输入日期的时候都习惯输入成“05.2.1”这样的格式，这样的格式在Excel中被认为是“常规”单元格格式，即不包含任何特定的数字格式。要利用这样的格式进行数据分析显然是不太方便的。要想在Excel中直接把这些数据设定成日期格式是不行的。但是可以巧妙地利用“替换”的功能来完成。先选中要转换的数据区域，然后选择菜单里的“编辑”-“替换”，在“查找内容”框里填入“.”，在“替换值”框里填入“-”，然后点全部替换，类似“05.2.1”这样的数据就都自动地转换成了“05-2-1”的日期型数据了。注意替换之前一定要先选择需要转换的数据区域，以免Excel把所有“.”都转换成“-”。24、清除数据时跳过隐藏的单元格、清除数据时跳过隐藏的单元格在清除数据时大家会发现如果选区中包含了隐藏的行和列，这部分隐藏的行和列中的数据也会同时被清除，如果不想清除隐藏区域中的数据该如何操作呢？选中要清除的数据区域，按F5键，单击“定位条件”按钮,选择“可见单元格”，按Delete键清除，显示隐藏的行和列，怎么样？数据一个没少吧。25、在单元格中要打钩怎么办、在单元格中要打钩怎么办很多朋友在Excel中输入打“”号都是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：按住Alt键不放再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键就可以了。26、编辑单元格时迅速移动光标、编辑单元格时迅速移动光标当我们要重新编辑Excel单元格时一般是选中单元格后按F2键进入编辑状况，然后按光标键向左移动光标。在文字较多时若想把光标移动到所有文字的最前面肯定会有些不便，按住向上的光标键试试，插入点是不是一下子就跳到单元格的最前面了？