WPS.Office 办公应用软件使用介绍.ppt

WPS.Office 2007办公应用软件使用介绍科技信息组历代产品历代产品 WPS（word processing system）是金山的第一个产品，也是求伯君和金山的成名作。从1988年到1989年，求伯君花了14个月的时间，单枪匹马开发出了DOS时代WPS。独创了“模拟显示”功能，即后来称为“所见，即所得”的概念，实现了使用者可在打印之前看到和调整打印效果，基本上满足了日常办公需求版式的编辑、排版和打印需求，极大地提高了办公效率。1995年-1996年开发盘古组件，集成电子表格、文字处理、英文翻译等多项功能。遭受极大的失败。历代产品历代产品 1997年-1998年基于Windows平台的WPS 97推出，昔日的DOS版WPS市场风光不在，公司发展到面临破产的边缘；1998年8月联想注资金山，1999年-2000年发布WPS 2000，这时WPS已经处于字处理软件市场的边缘化，主要占有使用繁体字地区的市场。2001年-2003年 经过多年摸索，2001年5月，WPS正式采取国际办公软件通用定名方式，更名为WPS Office。在产品功能上，WPS Office从单纯的文字处理软件升级为以文字处理、电子表格、演示制作、电子邮件和网页制作等一系列产品为核心的多模块组件式产品。历代产品历代产品 2000年12月28日，加入WTO之后，中国政府首次进行大规模正版软件采购。WPS Office 凭借“中国特色”得到了政府采购：北京市政府采购WPS Office 11143套。从此，WPS Office成为上至国务院57部委、下至全国31个省市机关的标准办公平台。2005年，为了尊重用户对MS Office 的使用习惯，金山发誓要收复失地。耗资3500万、历时3年、重写了500万行代码这就是WPS Office 2005。“不仅使用习惯和微软相似，而且实现了和微软产品的双向兼容。历代产品历代产品 目前，金山已发展到WPS Office 2009。我们现在使用的是WPS OFFICE 2007。WPS OFFICE 2007产品结构产品结构WPS OFFICE 2007 VS MS OFFICE 2003WPS WPS 文字软件使用文字软件使用 让我们先来看看WPS 文字 2007 的界面。在外观上与微软公司的Office Word非常相似。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文件操文件操作作1.新建文件新建文件2.创建一篇空白文档或按默认模板新建文档，包括三种不同的方式。从从“工具栏工具栏”或或“文档标签栏文档标签栏”中创建中创建 在“常用”工具栏上，单击“新建空白文档”；从下拉菜单中选择“新建空白文档”或“从默认模板新建”，如图；直接在“文档标签栏”上的空白位置，双击新建。根据模板创建根据模板创建 在“文件”菜单上，单击“本机上的模板”；或在“新建文档”任务窗格中，在“新建”下，单击“本机上的模板.”。根据要创建的文档的类型，在“模板”对话框中选择模板的类别。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文件操文件操作作从从“任务窗格任务窗格”中创建中创建 “任务窗格”，默认在页面右首边显示。在“新建文档”任务窗格中，在“新建”组中,单击“新建空白文档”或“按默认模板新建.”，同样可以实现创建一个新文档。2.打开文件打开文件 打开在本地已存盘的文件，可通过下列三种方式：从从“工具栏工具栏”中直接打开中直接打开 在“常用”工具栏上，单击“打开”；弹出“打开”对话框，在“查找范围”列表中，单击本地驱动器。在文件夹列表中，找到所需要的文件。选中文件，单击“打开”。从从“菜单菜单”中直接打开中直接打开 在“文件”菜单上，单击“打开”。弹出“打开”对话框，在“查找范围”列表中，单击本地驱动器。在文件夹列表中，找到所需要的文件。选中文件，单击“打开”。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文件操文件操作作从从“任务窗格任务窗格”中打开中打开 “任务窗格”，默认在页面右首边显示。在“最近文档”任务窗格中，选择“打开”，从列表中选择需要打开的文件或单击“打开”获取需要打开的文件。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文件操文件操作作3.保存文件保存文件 若要快速保存文档，请单击“常用”工具栏上，单击“保存”按钮。或在“文件”菜单上，单击“保存”选项。若要在不同位置或以不同格式保存文档，在“文件”菜单上，单击“另存为”；弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中，输入文件的新名称，若要在其他文件夹中保存文件的副本，请在“保存位置”下拉列表中选择其它保存位置；另外，单击“保存类型”列表，可以选择保存文件的格式；单击“保存”。提示：WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文件操文件操作作4.文件切换文件切换 在可编辑区的上方，将出现标签栏。单击标签选择、双击标签关闭、双击空白处新建文档。5.输出输出PDF文件文件 单击“文件”菜单中的“输出为PDF格式”命令；单击“浏览”按钮，选择文件保存位置；输入文件名，并单击“保存”按钮；单击“确定”。另外，单击“高级”按钮，可以进行更多详细的输入选项设置，如输出范围、输出选项、权限设置等。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍页面设置操作页面设置操作 在编辑一篇文档之前，首先有必要了解一下文档页面的总体布局。一般情况下，文档页面包括以下几个主要区域：左/右页边距区域、上/下页边距区域、装订线边距区域、正文编辑区域。如下图所示：其中，页边距简单理解是页面四周的空白区域。通常可以将某些项目放置在页边距区域中：如页眉页眉、页脚页脚和页页码码等。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍页面设置操作页面设置操作 在开始一篇文档编辑之前，您可以根据具体需要，在“页面设置”对话框中事先为文档设置合适的页方向，调整页面边距等，以保持文档整体风格的一致。“页面设置”对话框如图所示：它包含4个选项卡，囊括对页面各个具体的设置，对文档版式规范和风格完美，起着重要的作用。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍页面设置操作页面设置操作1.页面方向2.根据文档的实际内容和排版要求，若需要改变页面方向，请选择以下操作之一：为文档设置统一的页面方向 选择“文件”菜单，选择“页面设置”，进入“页面设置”对话框的“页边距”选项卡；单击“方向”下的“纵向”或者“横向”按钮；选择“应用于”框中的“整篇文档”（此项为默认选项）。在同一篇文档中为不同的内容设置不同的页面方向 选择需要更改页面方向的页的内容；选择“文件”菜单，选择“页面设置”，进入“页面设置”对话框的“页边距”选项卡；单击“方向”下的“纵向”或者“横向”按钮；选择“应用于”框中的“所选文字”。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍页面设置操作页面设置操作 选择“文件”菜单，选择“页面设置”，进入“页面设置”对话框。页边距、页面方向 根据文档的实际内容和排版要求，若需要改变页边距，或页面方向，请选择“页面设置”对话框操作：WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍页面设置操作页面设置操作 选择“文件”菜单，选择“页面设置”，进入“页面设置”对话框。页边距、页面方向 系统默认提供了常用纸型；如果已安装打印机或网络打印机，自动将打印机支持的纸型导入列表中，以供用户选择；同时用户也可以自定义纸张大小，控制纸张的高度和宽度。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文档操作文档操作1.插入与改写 插入与改写是文本输入时的两种模式。在插入模式下，将在插入点后插入新的内容。在改写模式下，输入的内容将替换插入点后的内容。在编辑状态下，可以切换这两种模式。请选择以下操作：在插入模式下，按“Insert”键即切换为改写模式，此时光标的位置将由在字符前变为覆盖在该字符上。在改写模式下，按“Insert”键即切换为插入模式，此时光标的位置将由覆盖在字符上变为显示在该字符前。2.即点即输1.“即点即输”指在页面上任意空白处双击鼠标左键，即可输入文本，或在当前插入点进行插入图形、表格、图像等操作。默认状态下，WPS 文字的即点即输功能是打开的。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍文档操作文档操作3.格式刷 格式刷是用于复制格式的一种常用工具，它可以将选定对象或文本格式的格式复制，并将其应用到您单击的对象或文本中。如果需要连续使用格式刷，可以在“常用”工具栏上双击“格式刷”按钮。4.选择性粘贴 从其他类型文档中选择复制内容并进行复制。打开WPS 文字，在文档中，执行“编辑选择性粘贴”命令。在“选择性粘贴”对话框中可以对粘贴内容的格式进行选择。如选择“无格式文本”粘贴，则粘贴内容将与上下文格式保持完全一致。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍表格操作表格操作 表格由一行或多行单元格组成，用于显示数字、文本和图片等等其他项，以便快速引用和分析。表格中的项被组织为行和列。表格移动控点 表格缩放控点 1.创建表格 创建表格的方式有两种：u在“常用”工具栏上，单击“插入表格”，拖动鼠标，选定所需的行、列数。在方格上按下鼠标再拖动，可以创建具有更多的行、列数的表格。u在“表格和边框”工具栏上单击“绘制表格”，可以绘制复杂表格。另外表格的线型、边框、底纹、颜色等等都可从这个工具栏中作调整。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍表格操作表格操作2.合并单元格 合并表格的单元格方式有两种：方式之一：u选中需要合并的单元格。u在“表格和边框”工具栏上，单击“合并单元格”图标。方式之二：u在“表格和边框”工具栏上单击“擦除”图标。u在需要合并的单元格内边框线上单击擦除指针，若要擦除多条边框线可按住鼠标左键并拖动。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍表格操作表格操作3.拆分单元格 拆分表格的单元格方式有两种：方式之一：u选中需要拆分的单元格。u在“表格和边框”工具栏上，单击“拆分单元格”图标。u在“拆分单元格”对话框中键入拆分的行列数，如下图所示方式之二：u在“表格和边框”工具栏上单击“绘制表格”图标，并使指针变为笔形。u将笔形指针置于需要拆分的单元格边框上,然后在单元格内绘制行或列框线。u绘制完一条或多条边框线，完成拆分。注意：拆分单元格后，原单元格内容将转移到拆分出的左上角的单元格内。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍表格操作表格操作4.设置标题行 习惯上，表格的第一行填写各列的标题，称作标题行。当表格跨页时，如果需要在每一页首行显示标题行，通过选择“表格”菜单，然后选择“标题行重复”命令。5.绘制斜线表头1.制表时左上角的单元格通常被斜线分隔，并要标明表格中各区域的名称。这个单元格被称为“表头”。2.绘制斜线表头的方法是：3.将光标置于需要设置为表头的单元格，或选中部分单元格；在“表格”主菜单上，选择“绘制斜线表头”项；然后，在对话框中选择合适的斜线类型；按“确定”按钮后，单元格内斜线已按要求绘制；最后，将光标置于被分隔的区域，输入内容。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作 为了增强文档的表达力，WPS文字 提供了多种图形、图片、图表，多媒体等对象类型以供使用。1.对象组合 若文档中包含多个对象，可以将两个或多个对象组合在一起，以便像使用一个对象那样方便地使用它们。对于这种组合对象，既可以将组合中的所有对象作为一个整体进行属性设置、大小变化、翻转等操作，也可以选择其中某一个或几个对象进行属性设置而无需取消组合。设置组合对象 首先，选取两个或者多个需要组合的对象；然后单击鼠标右键，在右键菜单命令“组合”的下级弹出菜单中选择“组合”；或者在“绘图”工具栏上单击“绘图”，再单击“组合”。设置取消组合对象的步骤设置取消组合对象的步骤 首先，选择需要取消组合的组合对象；然后，在右键菜单命令“组合”的下级弹出菜单中选择“取消组合”；或者在“绘图”工具栏上单击“绘图”，再单击“取消组合”。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作2.对象的对齐和分布 如果需要快速排列文档中的多个对象，可以采用以下操作之一。根据对象的相对位置排列对齐对象根据对象的相对位置排列对齐对象 选择需要进行对齐排列的对象，至少两个以上；单击“绘图”工具栏，指向“对齐或分布”，根据需要选择对应的对齐方式。等距离排列图形对象等距离排列图形对象 首先，选择需要排列分布的对象。必须选择三个或三个以上对象才可进行等距离排列操作；在“绘图”工具栏上，单击“绘图”；在弹出菜单中，将鼠标指向“对齐或分布”；最后，根据需要，选择“横向分布”或者“纵向分布”。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作3.对象叠放次序 当有两个及以上对象时，就会产生对象之间的重叠次序，用户可以选择对象的同时，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的“叠放次序”菜单项。1.置于顶层/底层：选中一个或多个对象置于其它所有对象的顶层或底层。2.上移/下移一层：选中一个或多个对象上移或下移一层。3.浮于文字上方/衬于文字下方：选择一个或多个对象（如果是图片对象在“对象格式”窗口“版式”选项卡中选择“环绕方式”）是浮于文字上方或是衬于文字下方。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作4.关于自选图形 1.WPS Office 提供以下几种类别的图形：线条、连接符、基本形状、箭头汇总、流程图符号、星与旗帜、标注、动作按钮。5.艺术字 通过使用“绘图”工具栏上的“插入艺术字”，可以插入装饰文字。可以创建带阴影的、扭曲的、旋转的和拉伸的文字，也可以按预定义的形状创建文字。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作6.文本框1.文本框是一种可移动、可调整大小的文字或图形的容器。文本框包括：横排文本框；竖排文本框。l插入文本框：在“绘图”工具栏 上，单击“文本框”；在文档中需要插入文本框的位置单击或拖动；拖动文本框的“调整控点”至合适大小。l文本框属性文本对齐方式：通常有“左对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”、“两端对齐”五种。根据需要选择“工具栏”上文本的对齐方式，如下图。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍对象操作对象操作文本内部边距：文本离文本框上、下、左、右的间距。选中文本框，再单击右键，在弹出菜单中选择“设置对象格式”菜单项，打开“设置对象格式”对话框；然后，选择“文本框”选项卡进行调整，如下图。文字在自选图形中换行：“文本框”选项卡里面，勾选上“文字在自选图形中换行”复选框，文字将会自动根据文本框的宽度换行。调整自选图形以适应文本：“文本框”选项卡里面，勾选上“重新调整自选图形以适应文本”复选选项框，文本框将根据内部边距的数值重新调整文本框的大小。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍插入操作插入操作 在WPS文字菜单工具栏上的“插入”选项中，包含了对文档的以下操作：分隔符，页码，域，图片，超链接等等。1.插入目录 目录是文档中标题的列表。可以通过目录来浏览文档中的所有主题。可使用标题样式来创建目录。在指定了目录中要包含的标题之后，可以选择一种设计好的目录格式并生成最终的目录。生成目录时，会搜索指定标题，按标题级别对它们进行排序，并将目录显示在文档中。生成目录：u设置好需要提取到目录中的标题样式。u单击要插入目录的位置。u在“插入”菜单上，单击“引用”，选择“目录.”。u在样式名右边的“目录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别。u单击“确定”。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍插入操作插入操作2.插入符号 可以使用“符号”对话框输入键盘上不存在的符号或Unicode 字符。插入符号操作：u将插入点放在要插入符号的位置。u在“插入”菜单中，单击“符号”,然后选择“符号”选项卡。u在“字体”框中单击所需的字体。u单击要插入的符号。3.插入公式插入公式操作：u将光标放置在需要插入公式的地方；u在工具栏“插入”选项卡中选择命令“公式编辑器”；u可以在弹出的公式编辑器程序中创建编辑所需要的公式；u编辑完公式后，关闭公式编辑器程序窗口，即可完成公式更新操作。WPS WPS 文字软件功能介绍文字软件功能介绍打印操作打印操作WPS文字在打印方面，提供了以下支持：打印预览：可以在屏幕上显示打印的效果，并对不合适的地方进行调整。进行副本打印：可以根据需要设置打印副本的份数。进行缩放打印：可以根据需要将内容缩小或放大打印，甚至自动将内容缩放至指定的页数内打印。进行并打：可以根据需要指定在同一纸张上打印出多页内容（此时将根据纸张大小自动进行缩放）。手动双面打印：可以将奇偶页分别打印到纸张的正反面，节约打印用纸。进行反片输出：可以方便的将内容打印到蜡纸、胶片上。