word实战技巧-版式设计.pptx

Word实战技巧实战技巧页面版式设计 文档编辑好后需要打印出来使用或者以电子文档或电子书的形式给其他人阅读，就需要展现出文档美观、正规、专业的页面信息。因此，我们在制作文档之前或者之后要进行版式设置，利用版式，可以将文档编排成书本、杂志等，版式设计包括页边距、纸张设置、页眉和页分栏等内容。页边距设置（1）简单地说，页边距是页面四周的空白区域，准确地说，页边距是文档正文与纸张边缘的距离。通常可以在页边距的可打印区域中插入文字和图形，也可以将某些项放在页边距中，如页眉、页脚和页脚。Word为我们提供了一些页边距设置选项，我们可以使用预定义设置的页边距，也可以自己指定页边距，以满足不同的文档版面要求。操作方法：【页面布局】选项卡【页面设置】组【页边距】按钮【自定义边距】选项页边距设置（2）页边距设置（3）1、添加装订边距、添加装订边距 使用装订线边距在要装订的文档两侧或顶部添加额外的边距空间。装订线边距可以避免因装订而遮住文字。操作方法：步骤一：步骤一：【页面布局】选项卡【页面设置】对话框【页边距】标签【多页】下拉列表选择“普通”。步骤二步骤二：在“装订线”框中，输入装订线边距的宽度。步骤三：步骤三：在“装订线位置”下拉列表框中，选择“左”或“上”【确定】按钮。注意：当使用“对称页边距”、“拼页”、或“书籍折页”时，“装订线位置”框不可用。对于这些选项，装订线位置是自动的。2 1上上上上下下下下（1 1）“上上”的距离是指的距离是指【页边距页边距】栏的栏的“上上”中设置的距离值；中设置的距离值；（2 2）“下下”的距离是指的距离是指【页边距页边距】栏的栏的“下下”中设置的距离中设置的距离值；值；（3 3）“1 1”的距离值是指的距离值是指【页边距页边距】栏栏的的【装订线装订线】中设置的距离值；中设置的距离值；（4 4）靠页面中央处的）靠页面中央处的“2 2”的距离是指的距离是指【页边距页边距】栏的栏的【内侧内侧】中设置的距离中设置的距离值；值；（5 5）靠两边处的）靠两边处的“2 2”的距离是指的距离是指【页页边距边距】栏的外侧中设置的距离值。栏的外侧中设置的距离值。页边距设置（4）2、设置对开页的页边距、设置对开页的页边距 使用对称页边距设置双面文档（如书籍或杂志）的对开页。在这种情况下，左侧页的页边距是右侧的页边距的镜像（即内侧页边距等宽，外侧页边距等宽）。如果具有对称页边距的文档需要额外的空间进行装订，则可以为文档设置装订线边距。打开【页面设置】对话框，在【页面范围】设置：“对称页边距”页边距设置（5）3、添加书籍折页、添加书籍折页 使用【页面设置】对话框中的【书籍折页】选项，可以创建小册子，也可以创建菜单、请柬、活动计划或任何其他类型的使用单独居中折页的文档。将文档设置为小册子之后，可以像处理任何文档那样来处理这个小册子，可以插入文字、图形和其他可视元素。打开【页面设置】对话框，在【页面范围】设置：“书籍折页”页边距设置（6）4、用虚线显示页边距、用虚线显示页边距 单击【文件】选项卡【选项】对话框左侧选择“高级”项在右侧的“显示文档内容”栏中勾选“显示正文边框”复选框【确定】按钮 注意：由于大多数打印机无法打印到纸张边缘，因此需要设置最小页边距宽度。最小页边距设置取决于用户的打印机、打印机驱动程序和页面的大小。书籍式对称页边距的应用（1）书籍页面的排版特点是在页面的外侧留有空白，并在正文与留白的交界处添加分割线。我们常常需要将文档设置为书籍式的对称页面边距，操作如下：1、设置对称页边距的应用、设置对称页边距的应用 首先来设置在页面中外侧空白的位置。步骤一：步骤一：【页面布局】选项卡【页面设置】对话框【页边距】标签【页面范围】栏的“多页”下拉列表“对称页边距”项，以使奇数页留白在右侧，偶数页留白在左侧。（【页面布局】【页边距】【镜像】命令，也可以实现对称页边距的效果。）步骤二：步骤二：【页边距】标签的“内侧”和“外侧”框中分别制定相应的值，可以将“外侧”的值设置的大一些，以产生留白效果，在预览区中可以看到设置后的效果。（设置内侧页边距时需要考虑装订线的位置，以免影响装订效果。）书籍式对称页边距的应用（2）书籍式对称页边距的应用（3）2、设置分隔线、设置分隔线 分别为奇数页和偶数页添加横向和纵向分隔线，操作如下：步骤一：步骤一：【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页眉】下拉列表【编辑页眉】命令 步骤二：步骤二：【页眉和页脚工具】选项【选项】组勾选【奇偶页不同】复选框，以便为奇数页和偶数页分别设置不同的分隔线。步骤步骤三：三：此时可输入奇数页页眉文字，把鼠标移动到位于水平标尺右侧下端的“右缩进”按钮处，按住鼠标左键向右侧拖动，以使页眉横线得到延伸。延伸的横线延伸的横线右缩进右缩进书籍式对称页边距的应用（4）步骤四：步骤四：接着要添加一条纵向直线来形成纵向分隔线的效果，设置直线为红色的虚线。这样，奇数页的横向和纵向分隔线就设置好了。步骤五：步骤五：【页眉和页脚工具设计】选项卡【导航】组【上一节】按钮，快速切换到偶数页页眉处。步骤六：步骤六：输入页眉文字后，鼠标指向上方水平标尺处的“悬挂缩进”按钮，按住鼠标向左拖动，将横线延伸至页面的左侧。步骤七：步骤七：同样的，绘制一条纵向分隔线。步骤八：步骤八：在页面正文区域双击鼠标左键，结束页眉的编辑。纵向分隔线纵向分隔线页眉和页脚 页眉是什么？页脚又是什么？每页顶上的那部分空白就是页眉？每页底下的那部分空白就是页脚？这样的说法不准确，应该说整个页面都可以作为页眉和页脚，只不过在通常情况下，我们习惯只利用顶部和底下的那部分控件作为页眉和页脚。页眉通常显示公司名称、文档标题，页脚通常显示文档的页码、文件名或作者姓名等。1、进入页眉或页脚的编辑：用鼠标双击页眉或页脚处，此时功能区会自动转换到【页眉和页脚工具设计】选项卡状态，在其中可以对页眉和页脚的内容进行设置。2、退出页眉和页脚的编辑：用鼠标双击正文区域，此时退出页眉和页脚的编辑，进入文档正文编辑状态。页眉和页脚预定义页眉和页脚 步骤一：步骤一：【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页眉】按钮，在弹出的列表中可以选择一种预定义的页眉样式。不要小看这些预定义设置，在工作中常常会用到它们，在此基础上进行适当地修改，便可达到美观、独特的信息展示需求。选择一个预定义页眉后进入到页眉的编辑状态，直接输入页眉文字，并进行适当的设置。步骤二：步骤二：同样的，在【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页脚】按钮，在弹出的下拉列表中选择一种预定义页脚格式，在“页脚”编辑区设置内容。页眉和页脚自定义页眉和页脚 自由设置页眉和页脚格式，操作方法：步骤一：步骤一：在文档页面的页眉区域中双击鼠标左键，进入页眉编辑状态，在页眉中输入文字。步骤二：步骤二：用鼠标双击页脚处，可以设置页脚内容。提示：提示：（1）切换到【页眉和页脚工具设计】选项卡【导航】组【转至页脚】按钮，也可以从页眉编辑区转换到页脚编辑区。（2）在页眉和页脚中可以插入当前时间的信息的方法：在【页眉和页脚工具设计】选项卡【插入】组【日期和时间】按钮在【日期和时间】对话框中可以选择一种日期格式【确定】按钮，可以在页脚区域添加日期。页眉和页脚 创建首页的页眉和页脚 一般情况下，我们添加的页眉和页脚都会显示在所有的页面中，但在实际工作中，往往会有首页不需要页眉和页脚的情况，或者需要修改为与其他页不同的页眉和页脚效果。例如，文档的第1页为封面页，一般是不需要显示页眉和页脚的。这个时候我们需要设置首页页眉和页脚不同，操作方法：【页面布局】选项卡【页面设置】对话框【版式】标签“页眉和页脚”栏勾选“首页不同”复选框 或者进入页眉编辑状态，在【页眉和页脚工具设计】选项卡【选项】组勾选“首页不同”页眉和页脚创建不同的奇偶页页眉和页脚 奇数页和偶数页上常常需要使用不同的页眉和页脚，例如，用户可能选择在奇数页上使用文档标题，而在偶数页上使用章节标题。设置方法：设置方法：进入页眉和页脚编辑状态，在【页眉和页脚工具设计】选项卡【选项】组勾选“奇偶页不同”复选框，可以在【页面设置】对话框中进行。在查看和编辑奇数页和偶数页页眉或页脚时，可以单击“上一节”和“下一节”按钮，方便切换。页眉和页脚删除页眉或页脚 单击文档中的任何位置，在【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页眉】或【页脚】按钮“删除页眉”或“删除页脚”页眉和页脚借页眉线做文头横线 公文页面下面往往有一条横线，可以接页眉和页脚实现这个功能，操作方法;步骤一：步骤一：在文档中，用鼠标双击页眉区域，进入页眉和页脚编辑状态。步骤二：步骤二：用鼠标选择页眉区域中唯一的段落标记，选择【页面布局】选项卡【页面背景】组【页面边框】按钮弹出【边框和底纹】对话框。步骤三：步骤三：设置边框样式用鼠标左键单击“预览”栏中的“下横线”位置页眉和页脚自定义页码格式 当内置的页码格式无法满足我们的需求时，可以选择对添加的页码设置格式、起始页码等，操作方法：步骤一步骤一：【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页码】命令。步骤二：步骤二：在文档中，双击页面底端的页脚区，进入页脚编辑状态。步骤三：步骤三：【页眉和页脚工具设计】选项卡【页眉和页脚】组【页码】按钮【设置页码格式】命令弹出【页码格式】对话框。步骤四：步骤四：“编号格式”框中选择一种页脚编码格式；在“页码编号”栏中选中“起始页码”单选项，输入一个所需的起始页码【确定】按钮。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（1）通常对文档设置页码时都是从第1页开始设置，但有时，我们需要从第2页或是其他一个页开始编排页码，例如，一个文档，第1页为封面，不显示页码，第2页至第4页为目录，页码格式为、，第5页开始为正文，页码格式为1、2、3，要求正文中每章都重新开始新页显示，但各章的页码编号为续排。下面为具体解决方法。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（2）1、用分隔符将文档进行分节、用分隔符将文档进行分节 按照上面的要求，首先需要使用分隔符将文档划分为几节，这里将封面页划分为一节，目录页划分为一节，正文中按章节分，每章独立成节。操作方法：操作方法：步骤一：步骤一：将光标定位在文档首页的最后一行，执行【页面布局】【页面设置】【分隔符】【下一页】命令。如果添加了分节符后没有显示 ，可以选择【开始】选项卡【段落】栏【显示/隐藏编辑标记】按钮。步骤二：步骤二：光标定位在目录最后一行，添加一个“下一页”分节符。步骤三：步骤三：在每一章结束的位置添加“下一页”分节符，可以使每一章都显示在一个新页中。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（3）2、让页码独立编排、让页码独立编排 添加了分节符后，就可以按照要求对每节的页码进行添加和编辑了。操作方法：操作方法：步骤一：步骤一：在首页中，用鼠标双击也叫区域，进入页眉页脚编辑状态。首页为封面页，不需要显示页码，故直接在【页眉和页脚工具设计】选项卡【导航】组单击【下一节】按钮，将光标移到第2节的页脚处。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（4）步骤二：步骤二：在第2节的页脚处，显示了“与上一节相同”的标记，表示设置的页脚会影响上一节的页脚，为了取消与前一节的链接关系，我们在【页眉和页脚设计】选项卡【导航】组单击【连接到前一条页眉】按钮，取消按钮的被按下状态。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（5）步骤三：步骤三：【插入】选项卡【页眉和页脚】组【页码】按钮页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（6）步骤四步骤四：现在页码显示的格式不对，而且显示的是第2页，由于首页没有页码，我们应该从第1页开始标注，因此需要来修改一下页码格式。执行【页眉和页脚工具设计】选项卡【页眉和页脚】组【页码】按钮【页码设置格式】命令弹出【页码格式】对话框选择一种编号格式“起始页码”值设置为“”，即从第“”页开始标注【确定】按钮，页码格式即变为制定的编号格式了。页眉和页脚同一文档中使用不同格式的页码（7）步骤五：步骤五：将光标定位在第1章首页的页脚处，此时的页码不是1，而实际我们需要从第1页开始，因此与上面的操作方法一样，单击【链接到前一条页眉】按钮，取消与上一节的链接关系。步骤六：步骤六：打开【页码格式】对话框选择一种编号格式选中“起始页码”单选项设置值为“1”，即从第1页开始标注【确定】按钮，页面格式变为制定的编号格式。页眉和页脚去除页眉文字下方的横线 每次在页面中设置了页眉之后，总会自动添加一条横线，我们常常不需要这条横线，通过设置段落的边框可以快速清除页眉横线。操作方法：操作方法：步骤一：步骤一：在文档中用鼠标双击页眉区域，进入页眉编辑模式，拖动鼠标选中也页眉文字，选择【页眉布局】选项卡【页面背景】组单击【页面边框】按钮。步骤二：步骤二：弹出【边框与底纹】对话框【边框】标签左侧设置区域中选择“无”项右侧“预览区域中可以看到下画线已经消失。页眉和页脚设置页眉中的下画线 在页眉文字下方的横线是为段落添加的一条下边框线，如果有需要，还可以在页眉文字下方添加其他颜色和类型的线条格式。操作方法：操作方法：步骤一步骤一：进入页眉页脚编辑状态光标定位页眉【页面布局】选项卡【页面背景】组【页面边框】按钮弹出【边框和底纹】对话框。步骤二步骤二：【边框】标签选择左侧的“自定义”项“样式”列表中选择一种线条的类型“颜色”框中选择一种需要的颜色设置“宽度”步骤三步骤三：确认“应用于”列表框中设置为“段落”后，在“预览”区中通过单击，在指定位置添加线型 步骤四：步骤四：单击【确定】按钮后，页眉文字添加上了指定的下边框线。页眉和页脚在页眉中显示章标题（1）无论是在办公领域中的员工手册、产品说明书，还是编排的书籍和论文，常常需要在页眉中添加章标题。一般情况下，我们会利用分节符先按章将文档分成若干部分，然后再分别设置每节的页眉，这确实是一种方法，但对于长文档，这样的设置显然非常费时费力，并且容易出现错误。“StyleRef”域可以返回指定样式对应的文本，在页眉中添加该域可以在页眉中返回章标题文字。这样，无论章标题的页眉如何变化，页眉处都始终会显示对应的章标题。页眉和页脚在页眉中显示章标题（2）操作方法操作方法：步骤一步骤一：将鼠标移到页面顶端的页眉位置处，双击鼠标左键，进入页面编辑状态。步骤二：步骤二：在【页眉和页脚工具设计】选项卡勾选【奇偶页不同】复选框，表示可以分别为奇数页和偶数页设置不同的页眉。步骤三步骤三：光标定位在奇数页页眉，选择【插入】选项卡【文本】组单击【文档部件】按钮下拉列表中选择【域】命令弹出【域】对话框。步骤四步骤四：在左侧的“域名”列表中选择“StyleRef”域，在右侧选择章标题所应用的样式名称这里为“标题1”（可选择其他样式）。步骤五：步骤五：【确定】按钮，在页眉中显示了当前页面中“标题1”所对应的文本。此时如果对章标题进行修改，可以发现页眉中的文字会同步发生改变，这样就不必担心页眉文字与正文不一致了。脚注与尾注简介 在一些书籍中，我们常常可以看到一些注解，如在语文课本中，常常会在页尾注释某首古诗的历史背景或作者的概况，在一些著作中会注释一些地名、历史人物、文献出处等。这些注解叫脚注和尾注，它们属于文档的一部分，用于补充说明文档中的某些内容，可以帮助阅读者理解文章的内容。脚注和尾注两者虽然同样起到注解作用，但也有所区别，脚注用来解释本页中的内容，常常用于对文档中较难理解的内容进行说明；尾注是在一篇文档的最后所加的注释，常常用于说明所应用的文献来源。不论是脚注还是尾注，都由两部分组成，一部分是注释引用标记，另一部分是注释文本。对于引用标记，可以自动进行编号或者创建自定义的标记。当启动了引用标记自动编号功能后，在插入、删除和移动脚注或尾注时，将自动对注释引用标记进行重新编号。脚注与尾注添加脚注（1）步骤一：将光标定位到需要插入脚注的位置。步骤二：选择【引用】选项卡，在【脚注】组中单击【插入脚注】按钮。定位插入的光标脚注与尾注添加脚注（2）步骤三：步骤三：Word会自动在页面下方添加脚注区，脚注区与正文区以短横线隔开，在脚注区插入引用标记，并自动把光标定位到脚注区，我们在这里即可输入脚注。注意：注意：在光标插入点的位置多出了一个“1”字，同时，在教主的开始处也出现了“1”字，这是引用标记，正文中标记与脚注处的标记一一对应。第一个脚注用1标记，第二个脚注用2标记，以此类推。输入的脚注文字引用标记脚注与尾注添加尾注 添加尾注的方法与添加脚注类似，只是在添加尾注的时候，需要单击【引用】选项卡中的【插入尾注】按钮。输入的尾注文字输入的尾注文字尾尾注注的的标标记记脚注与尾注编辑 1、移动脚注和尾注、移动脚注和尾注：在文档中选中要操作的引用标记，要移动它，与操作普通文本一样，只需要将其拖至新位置即可。2、复制脚注和尾注：、复制脚注和尾注：可以按下【Ctrl】键，然后再将该标记拖至新位置，也可以使用“复制”和“粘贴”的方法。3、删除脚注和尾注、删除脚注和尾注：只需要删除引用标记，注释文本会同时被删除。脚注和尾注格式设置 脚注和尾注的注释文本与其他正文中的普通文本一样，可以改变其属性，如字体、字号等。操作方法：只需要在脚注区中选择注释文本，然后像普通段落文字一样修改其格式。引用标记的修改方法;【引用】选项卡【脚注】组右下角【脚注和尾注】按钮，打开【脚注和尾注】对话框，即可修改标记格式，脚注和尾注的位置，以及脚注和尾注互换。