OFFICE常用技巧.pps

OFFICE常用技巧常用技巧赵金玉OFFICE的常用快捷键快捷键功能快捷键功能Ctrl+Z撤销Ctrl+W退出Ctrl+A全选Ctrl+P打印Ctrl+X剪切Ctrl+U下划线Ctrl+C复制Ctrl+O打开Ctrl+V粘贴Ctrl+F查找Ctrl+S保存Ctrl+H替换Ctrl+B字体加粗Ctrl+G定位Ctrl+Q左对齐Ctrl+K插入超级连接Ctrl+E居中Ctrl+Alt+L带括号的编号Ctrl+R右对齐Ctrl+Alt+.省略号Ctrl+放大Ctrl+Alt+D分数Ctrl+缩小Ctrl+Alt+=上标Ctrl+N新建文档Ctrl+=下标Ctrl+I字体倾斜Ctrl+Alt+M插入批注1.在不同的单元格输入相同的数据例：我们制作1个矩阵图时填写其中的符号时总是1个1个的填写，或者复制粘贴，每天写1个都需要粘贴1次。其实可以很简单的一样的数据可以一起填写。方法：按住Ctrl键选择不同的单元格，在最后的单元格内输入数据，再按Ctrl+回车即可。1.按住Ctrl键选择不同的单元格，在最后的单元格内输入数据2.再按Ctrl+回车即可。2.快速输入当前日期及时间1.快速输入当前日期：Ctrl+;（分号）2.快速输入当前时间：Ctrl+Shift+;（分号）3.同一单元格中输入日期和时间：Ctrl+;（分号）+空格+Ctrl+Shift+;（分号）正确输入分数：在输入分数时我们每次输入时都会出现日期。我们如何对策呢？方法1：将格式设置为分数；方法2：在输入分数前输入“0”然后按“空格”最后输入分数。3.在已有的单元格中批量加入固定字符例：假如要在1列数据前加上“M#”（我们输入设备号时经常用到）用以下公式：在B1单元格写入：=“M#”&A1后回车。（任何数据均可）注意引号必须是英文输入法时的引号。公式输入的数据得出的数据输入的数据如果要在1列数据后面加数据就用以下公式：=A1&“数据”也就是将公式反过来。公式中的A1是引用的表格位置。数据：可以是任意数据均可以。4.同表格新建窗口和重排窗口用途：如果我们的表格非常大屏幕显示不全，需要做数据调整时就可以用到新建窗口和重排窗口。通过新建窗口和重排窗口就可以出现2个同样的窗口。这样调整数据时就很简单了。流程：先新建窗口然后重排窗口就可以了。5.不同表格新建窗口和重排窗口用途：如果我们需要2个表格中的数据相互调整，我们制作表格时需要参照另外的表格等，也可以用到新建窗口和重排窗口。例：在制作导电鞋检查表时，需要人员名单。就要将2个表都打开，选中其中1个选则重排窗口即可。6.活用图示（适用OFFICE)7.在同一单元格中分行填写也就是如何中EXCEL中的单元格中如何回车。按住ALT再按回车就可以了。8.如何在EXCEL表格中制作下拉菜单我们在输入电子维修依赖时需要输入故障部位、设备型号、故障类型等数据，这些数据重复性较高。例如：故障类型这一列多次输入“设备”。要是从下拉菜单中选择数据就很方便了，而且还不容易出错。方法：从“数据”菜单选择“有效性”（图1）。在按照（图2）所示设置。即可出现（图3）的下拉菜单效果。（图1）（图2）（图3）9.将EXCEL表格中的数据进行行列互换在我们制作表格时，当表格已经制作完了或者已经制作了一半时，出于种种考虑需要将电子表格中的行和列进行互换。这是只需要复制需要互换的区域。在重新选择区域的单元格上进行“选择性粘贴”。选择性粘贴的设置按照（图1）设置。（图1）转置前转置后10.条件格式 选择要进行格式设置的列，然后选择“格式”中的“条件格式”按钮。出现对话框，按照自己所需进行设置即可。11.分类汇总在分类汇总前必须要将数据进行排序。通过分类汇总：可以计算相关数据。按照你的设置可自动计算：求和、平均值、最大值、最小值、计数等相关数据。12.数据透视表与分类汇总的效果差不多。只是比其功能更多。1.点击数据透视表按钮出现对话框2.选择需要进行透视的区域3.选择在新工作表上还是现有工作表上显示透视数据4.点击布局按钮出现此对话框5.将所需数据拖入布局中6.列中的数据需要进行什么运算（求和、平均数等）的选择7.确定后出现对话框8.完成后的效果13.把数据彻底隐藏起来1.选择需要隐藏的区域2.格式单元格3.选择“数字”分类“的“自定义”，在“类型”中输入“;”（输入时的输入法应为英文状态下）4.选择“保护”在“隐藏”处点击“”5.数据隐藏了恢复方法：恢复方法：1.将将“保护保护”中的中的“隐藏隐藏”取消。取消。2.将将“数字数字”的的“分类分类”改改回就可以了。回就可以了。14.保护工作表1.保护整个工作表工具保护保护工作表（弹出对话框后录入密码即可）弹出此对话框后录入密码点击确定后弹出对话框再次确认密码即可。设定保护后没有密码进行操作就不可以咯！2.保护工作表中的部分区域 工具保护允许用户编辑区域（弹出对话框 图2）点击“图2”中的“新建”按钮弹出“图3”在“图3”中进行相关设定就可以了。可以新建多个条件来控制哦！图2图1图315.活用“自动更正”1.选择“工具”自动更正选项”2.在“替换”内输入我们录入的信息，在“替换为”内录入需要显示的信息。3.设置完了后在我们录入设置完了后在我们录入”ZJY”时会自动显示时会自动显示“赵金玉赵金玉”4.可以添加多个哦！可以添加多个哦！5.例如我们在表格中已经输入了多个错误词组，可以直接替换咯，而且也会防例如我们在表格中已经输入了多个错误词组，可以直接替换咯，而且也会防止以后用错。止以后用错。16.巧妙输入位数较多的数字如果在Excel中输入位数比较多的数值（如员工编号、身份证号码等），系统会将其转化为科学技术的格式，与我们的输入愿意不相符（如图1）。解决的方法就是将该单元格中的数值设置成“文本格式：1.用命令的方法直接去设置，也可以实现，但是操作很慢。2.在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个”“（英文输入法状态下输入）就可以了。图1图217.F2的妙用如果你希望能使用键盘左每一件事，在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你会发现自己对单元格左改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以用一个快捷键F2，这样你的手就不用离开键盘了。试一下吧：在Excel已经输入数据的表格中再添加数据时候很有用哦！18.在单元格中输入“0”值一般情况下，在Excel表格中输入“05”、“4.00”之类的数字后，只要光标一移出该单元格，格内数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：1.选择要输入“0”值的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式（见图1）2.在接着出现的界面中选”数字“标签页，在列表框中选择”文本“，单击”确定“（见图2）。这样，在这些表格中，我们就可以输入”0“值了。图1图219.奇特的F4键Excel中有一个快捷键的作用及其突出，那就是F4键。作为”重复“键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另行，根本不需要使用菜单。20.快速查找在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在 某个单元格式区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿的多个工作范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号（）就可以了。21.快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时，按下”Ctri+Home“键可以回到当前工作表的左上角（即A1单元格）按下”Ctri+End“键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按”Ctri+.（句号）“在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。22.快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位（如”元“、”日元“、”个“等）少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实践单位的自动输入：1.先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值）。2.然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击”格式单元格”命令，打开“单元格格式对话框（），在”数字“标签中，选中”分类“下面的”自定义“选项，再在”类型“下面的方框中输入”#“”日日“”元元“，按下确定键后，单位（日元）即一次性加到相应数值的后面23.在Excel中快速计算一个人的年龄Excel中的DATEDIF()函数可以计算两单元格之间的年、月、或者日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。在一个恐怖工作表中的A1单元格输入生日，用斜线分隔 年/月/日，在A2单元格中输入type=DATEDIF（A1，TODAY(),”y”）然后按回车，这个人的年龄（以年表示）将被显示在A2单元中。24.用连接符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列，不需要利用函数，一个小小的连接字符“&”就能将它搞定。（此处假定将B、C、D列合并到一列中 图1）在D列后面插入空列（E列 图2）然后将E2单元格输入公式=B2&C2&D2 图3。注意：合并完了之后，不要直接将B、C、D列直接删除，必须要先将E列复制然后选择性粘贴（数值）之后才可以将B、C、D列删除图1图2图3效果图效果图24.改变字体的大小写在Excel中，提供了三种有关文本大小写转换的函数：他们分别是：“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换为小写；“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写。例如：我们在表格中A1输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在单元格A3中输入“mr.weiwei”然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果将是“Mr.Weiwei”了。25.提取字符串中的特定字符在Excel中，提供了三种有关提取字符的函数：他们分别是：“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函数，他表示“从某个单元格最右侧的字符开始提取几个字符”输入到此位置；“LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数，他表示“从某个单元格最左侧的字符开始提取几个字符”输入到此位置；“=MID（源数据格，第几个字符，提取的字符数）函数”，例如：“=MID（A5,4,2)意思是在A5单元格中提取第4个字符后面的2个字符。26.用特殊符号补齐位数和财务打交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗称的”安全填写法“，那就是将金额的空位补齐，或者在款项数据的前面加上”s“之类的符号。其实，在EXCEL中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。他的基本格式时“=REPT(“特殊符号”，填充位数）”。比如,我们要将A2单元格的数字从结尾用“#”填充至16位，公式为“=(A2&REPT(“#”,16-LEN(A2)”如果,我们要将A2单元格的数字从左侧用“#”填充至16位，公式为“=（REPT(“#”,16-LEN(A2)”另外,我们如果想用“#”将A2中的数值从两侧填充至16为，公式为“=REPT(“#”,8-LEN(A2)/2&A4&PEPT(“#”)8-LEN(A2/2)”27.计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题我们可以用如下的表达式来帮忙：“IF(LEN(A1)=0,0，LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),”,”,”)+1)”该表达式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算得出单元格中字符的数量了。28.VLOOK UP函数非常常用的一个函数（用于2个格中内容是否一样的对比）实例说明=VLOOKUP(A:A,Sheet3!A:B,2,FALSE)29.图标的做成及美化柱形图、饼图、排列图、折线图、双轴图等等实际操作谢谢！谢谢！