第1讲 办公自动化概述1.ppt

计算机高级办公自动化第第1讲讲 办公自动化概述办公自动化概述1.办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成2.现代办公自动化系统现代办公自动化系统3.办公自动化通用软件办公自动化通用软件4.Office 2003的组成的组成5.文件的新建和打开文件的新建和打开6.文件管理文件管理7.多窗口显示文件，窗口的排列多窗口显示文件，窗口的排列8.Office共享，发布网页共享，发布网页上机实验上机实验1/28/20231大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化1.办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成(1)办公自动化定义办公自动化定义l美国麻省理工学院季思曼教授的定义：美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。些业务上的一项综合技术。l1985年，年，我国的专家学者我国的专家学者在全国第一次办公自动化规在全国第一次办公自动化规划会议上，划会议上，将办公自动化定义为：将办公自动化定义为：利用先进的科学技利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。机信息处理系统。1/28/20232大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化1.办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成(2)办公自动化系统组成办公自动化系统组成l硬件：硬件：微机、打印机、复印机、扫描仪、传微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、真机、投影仪、UPS等。等。l软件：软件：操作系统、各种语言处理程序、应用操作系统、各种语言处理程序、应用软件。软件。1/28/20233大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 微机微机1/28/20234大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 打印机打印机喷墨打印机喷墨打印机针式打印机针式打印机激光打印机激光打印机一体机一体机(扫描、复印、传真、打印扫描、复印、传真、打印)1/28/20235大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 复印机复印机l按技术分类按技术分类u模拟复印机模拟复印机u数码复印机数码复印机l按应用范围分类按应用范围分类u办公型复印机办公型复印机u工程图纸复印机工程图纸复印机u便携式复印机便携式复印机便携式复印机便携式复印机工程图纸工程图纸复印机复印机1/28/20236大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 扫描仪扫描仪l类型：类型：手持式、滚筒手持式、滚筒式和平板式三种。式和平板式三种。l分辨率分辨率DPI：每一英每一英寸长度的点数。寸长度的点数。l色彩位数：色彩位数：共可表示共可表示颜色数目。颜色数目。l感光元件：感光元件：使用使用CCD能达到较高分辨率。能达到较高分辨率。l接口：接口：SCSI、EPP和和USB。手持式扫描仪手持式扫描仪平板式扫描仪平板式扫描仪1/28/20237大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 传真机传真机l类型类型u热敏纸传真机热敏纸传真机 (也称为卷筒纸传真机也称为卷筒纸传真机)u热转印式普通纸传真机热转印式普通纸传真机u激光式普通纸传真机激光式普通纸传真机 (也称为激光一体机也称为激光一体机)u喷墨式普通纸传真机喷墨式普通纸传真机 (也称为喷墨一体机也称为喷墨一体机)1/28/20238大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化OA硬件硬件 投影仪投影仪l类型类型u家用视频型：家用视频型：亮度在亮度在1000流明左右，对比度流明左右，对比度较高，投影的画面宽高较高，投影的画面宽高比多为比多为16:9，各种视频，各种视频端口齐全，适合播放电端口齐全，适合播放电影和高清晰电视影和高清晰电视u商用数据型：商用数据型：主要显主要显示微机输出的信号，用示微机输出的信号，用来商务演示办公和日常来商务演示办公和日常教学，功能全面，对于教学，功能全面，对于图像和文本以及视频都图像和文本以及视频都可以演示可以演示1/28/20239大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化2.现代办公自动化系统现代办公自动化系统(1)办公自动化所需技术办公自动化所需技术l网络技术：网络技术：主要采用主要采用Intranet，设置防火墙，设置防火墙，先从单位内部的局域网开始，然后向本系统先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。或本行业延伸，最终形成广域网。lWeb技术：技术：Web技术的核心是超文本标识语技术的核心是超文本标识语言言(HTML)和超文本传输协议和超文本传输协议(HTTP)，并向动，并向动态态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。等技术发展。1/28/202310大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化(1)办公自动化所需技术办公自动化所需技术l数据仓库技术：数据仓库技术：集成各种数据库并转换成面集成各种数据库并转换成面向科目的格式，便于用户访问、分析，最后向科目的格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。作出战略决策。l多媒体技术：多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹档案库中照片、领导批示字迹保存、发声电子词典、视频会议等。保存、发声电子词典、视频会议等。l电子邮件技术：电子邮件技术：除了简单的电子邮件发送功除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。在线讨论。1/28/202311大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化2.现代办公自动化系统现代办公自动化系统(2)新型办公室新型办公室l网络化办公室：网络化办公室：将各种办公设备连成局域网，将各种办公设备连成局域网，进而通过公用网或专用网联成广域网。进而通过公用网或专用网联成广域网。l无纸化办公室：无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算机、在无纸办公环境下，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。应用软件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要标志。标志。1/28/202312大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化(2)新型办公室新型办公室l虚拟办公室：虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天把传统办公室变成时间上全天候，空间上是办公人员所能达到的一切场所候，空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种各样的信息网络。各样的信息网络。u无人办公。无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等u移动办公。移动办公。人们可使用便携办公设备，通过网人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。1/28/202313大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化3.办公自动化通用软件办公自动化通用软件lOffice：Microsoft公司，主要有公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。等。lWPS：金山公司，包括金山公司，包括WPS文字、文字、WPS表格、表格、WPS演示。演示。l永中永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电无锡永中公司，集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，可以在子表格和简报制作三大应用，可以在Windows、Linux和和Mac OS下运行。下运行。lOpen Office：Sun公司，主要有文书、简报、表公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公式和数据库管理。格、绘图、公式和数据库管理。1/28/202314大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化4.Office 2003组成组成lWord：文字处理文字处理lExcel：电子表格电子表格lPowerPoint：演示文稿演示文稿lAccess：数据库管理数据库管理lFrontPage：网页制作网页制作lOutlook：个人信息管理器和通信程序。如个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、日历、联系人和任务等。管理电子邮件、日历、联系人和任务等。1/28/202315大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化4.Office 2003组成组成lPublisher：创建和设计出版物软件，比创建和设计出版物软件，比Word更强调设计。可添加文本、图形、表格、更强调设计。可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生艺术字等，并可产生PDF格式。格式。lInfoPath：信息收集管理程序，用于创建表信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据库、查表、保险单等，并可连接到数据库、Web服务等。服务等。1/28/202316大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化4.Office 2003组成组成lOneNote：信息管理工具。综合电子笔记本信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视频等信息。频等信息。lVisio：绘图软件。功能十分专业，适合不同绘图软件。功能十分专业，适合不同领域、不同行业用户使用。领域、不同行业用户使用。1/28/202317大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化5.文件的文件的新建新建与打开与打开l单击单击“常用工具栏常用工具栏”的的“新建新建”按钮：按钮：直接新建一个空白的文档窗口直接新建一个空白的文档窗口l选择选择“文件文件”/“新建新建”命令：命令：显示显示“新新建文档建文档”任务窗格任务窗格1/28/202318大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化5.文件的新建与文件的新建与打开打开1.“我的电脑我的电脑”窗口中双击窗口中双击Word文档文件文档文件2.“文件文件”/“打开打开”命令命令3.单击单击“常用工具栏常用工具栏”的的“打开打开”按钮按钮 4.“文件文件”菜单底部选择最近曾打开过的文档菜单底部选择最近曾打开过的文档名名 5.“开始工作开始工作”任务窗格的任务窗格的“打开打开”区域选择区域选择最近曾打开过的文档名最近曾打开过的文档名 1/28/202319大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化5.文件的新建与文件的新建与打开打开“文件文件”菜单菜单“窗口窗口”菜单菜单曾经曾经“打开打开”过的文件过的文件已已“打开打开”的文件的文件1/28/202320大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化6.文件管理文件管理l文件查找：文件查找：在在“打开打开”对话框中选择对话框中选择“工具工具”/“查找查找”命令命令 文本文本内容内容已找到已找到文件文件1/28/202321大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化6.文件管理文件管理l文件属性：文件属性：选择选择“文件文件”/“属性属性”命令命令 1/28/202322大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化6.文件管理文件管理l文件加密：文件加密：在在“另存为另存为”对话框中单击对话框中单击“工工具具”按钮，并选择按钮，并选择“安全措施选项安全措施选项”命令命令 1/28/202323大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化7.多窗口显示文件多窗口显示文件窗口的排列窗口的排列往下往下拖动拖动l多窗口显示文件：多窗口显示文件：选择选择“窗口窗口”/“拆分拆分”命令命令 1/28/202324大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化7.多窗口显示文件多窗口显示文件窗口的排列窗口的排列l窗口的排列：窗口的排列：选择选择“窗口窗口”/“全部重排全部重排”命令命令 1/28/202325大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化8.Office共享共享发布网页发布网页lOffice共享：共享：选择选择“插入插入”/“对象对象”命令命令 在在WordWord文文档中插入档中插入ExcelExcel表表1/28/202326大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化8.Office共享共享发布网页发布网页l发布网页：发布网页：选择选择“文件文件”/“另存为网页另存为网页”命命令令 1/28/202327大学计算机信息科技教程(第二版)计算机高级办公自动化上机实验上机实验l申请电子书包申请电子书包u进入进入“现代教育技术中心现代教育技术中心”主页主页u单击单击“电子书包电子书包”l查找文件查找文件u在在“Word原始数据原始数据”文件夹中查找含有文件夹中查找含有“文字处理文字处理”内容的文件内容的文件lOffice共享共享u在在Word文档中插入一个文档中插入一个Excel工作表和一工作表和一张张PowerPoint幻灯片幻灯片(内容自定内容自定)1/28/202328大学计算机信息科技教程(第二版)