公务文书的写作格式课件.ppt

应应 用用 文文公公务务文文书书私私人人文文书书通用文书通用文书专用文书专用文书行政公文行政公文事务文书事务文书科技文书科技文书经济文书经济文书法律文书法律文书涉外文书涉外文书记录性文书（日记、自传记录性文书（日记、自传）交流性文书（慰问信、表扬信交流性文书（慰问信、表扬信）1第一章第一章 常用行政公文的写作常用行政公文的写作第一节、公文概述 一、公文的概念一、公文的概念 它是有关机关、部门、单位在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2 二、公文的种类二、公文的种类根据国务院办公厅2000年8月24日颁布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法，公文种类分为十三种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要。3 党的公文党的公文决定、决议、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。4 标准分类按行文方向分上行文 下行文 平行文按公文来源分收进公文 外发公文 内部公文按作者性质分党 政 军按发文性质分问文 复文按内容处理要求分参阅件 承办件按办理时间要求分特急件 急件 平件按机密程度分绝密件 机密件 秘密件 普通件按特点和作用分指挥性 报请性 知照性 记录性5三、公文的格式三、公文的格式公务文书的格式，指的是公务文书外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置，也包括公务文书的用纸、留下空等。(一)什么是公文格式?6(二二)公文写作对格式的要求公文写作对格式的要求1、准确规范2、完整美观3、合理适用7(三三)格式的组成格式的组成1、眉首部分2、主体部分3、版记部分800001天开20053号关于加强文书档案工作的通知关于加强文书档案工作的通知各分公司，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（瓯府20052号）的精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、瓯江市人民政府意见 2、瓯江市档案馆的通知二五年一月二日主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：市档案局，市经贸委。天开电化有限公司办公室2005年1月印发眉眉首首主主体体版版记记机机 密密一年一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表明文书的生效时间和法律凭据；、表明文书的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围。、表明行文关系和主送范围。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文书的法定权威和信息源；、表明文书的法定权威和信息源；2、确定文书的处理缓急和安全要求；、确定文书的处理缓急和安全要求；3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。9天开20053号平行文、平行文、下行文，下行文，至版心上至版心上边缘边缘25mm机密机密特急特急眉眉首首宋体，宋体，高度小于高度小于2cm10机密机密特急特急天开电化有限公司文件天开电化有限公司文件 签发人：张国庆张国庆 天开2005 1号 李国强李国强上报的公文需标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm三号楷体三号楷体1100001天开20043号眉眉首首机机 密密一年一年特特 急急目的是为了便于统计、登目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办组成。联合发文时只标注主办机关发文字号机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急报分特提、特急、加急、平急,同同时在信封上标明。时在信封上标明。发文机关全称或规范化简发文机关全称或规范化简称加称加“文件文件”，红色标识，红色标识，居中，庄严显示文书的法居中，庄严显示文书的法定性和权威性定性和权威性文书内容涉及国家秘密的，文书内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三相近机关混淆。通常采用三种方法：种方法：1、机关代字；、机关代字；2、机关代字加文种代字；机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。机关代字加承办部门代字。年份用全称，用年份用全称，用六角括号六角括号不加不加“第第”不编虚号不编虚号12第二节眉首部分第二节眉首部分眉首部分的组成：发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、文件份数、顺序号。13一、发文机关标识一、发文机关标识1 1、构成形式、构成形式发文机关全称或简称+文件发文机关全称或简称发文机关全称或简称+（文种）142 2、文件名称要求：用醒目、整、文件名称要求：用醒目、整齐、庄重的字体套红印刷。齐、庄重的字体套红印刷。15（1 1）党的机关公文）党的机关公文中 共 中 央 文 件 中发2002号 中共中央关于的通知3 3、具体形式、具体形式16（2 2）行政机关公文）行政机关公文国务院办公厅文件国办发2002号国务院办公厅关于的通知17（3 3）联合行文）联合行文 中共中央 文件 国 务 院 中发2002号中共中央 国务院关于的通知注意：主办单位放在前面注意：主办单位放在前面18二、发文字号二、发文字号机关代字+年份+序号（1 1）流水号的使用）流水号的使用命令、令（以任期排列）公告、公报（以年排列）19（2 2）、期号、刊号的使用）、期号、刊号的使用多见于政务信息类文体，如简报、简讯、内部参考、参考消息等。排列次序一是按出版次序依次排列 二是按年度顺序依次排列205 5、发文字号的位置、发文字号的位置（1）下行文、平行文发文字号的位置如：江苏省人民政府文件苏政发2006号21（2）、上行文发文字号的位置如：中国农业银行江苏省分行文件苏农银发2006号 签发人：226 6、发文字号的编发要求、发文字号的编发要求（1）不能缺项、不能多项（2）顺序不能错（3）选准“机关代字”23选择“机关代字”必须做到：一是二个至四个字为宜。二是“机关代字”的指代要明确。三是不同机关之间，特别是名称相近的部门或单位的“机关代字”不能雷同。四是要尽量注意“机关代字”的稳定性。24（4 4）其他需要注意的问题）其他需要注意的问题一是“字”、“发”不能乱用。二是在“顺序号”前不加“第”。不加“0”。三是几个单位联合行文，只标明主办机关发文字号。25三、秘密等级和保密期限三、秘密等级和保密期限1 1、秘密等级、秘密等级绝密机密秘密262 2、标注位置、标注位置（1）党的文书：眉首的左上角，文件份数号下。（2）行政公文眉首右上角，第1行。273 3、保密期限、保密期限绝密三十年机密二十年秘密十年284 4、标注形式、标注形式如如 绝密五十 200年1月8日8时前5 5、标注要求、标注要求：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数度序号。29四、紧急程度四、紧急程度1 1、分类、分类公文电报特急急件特提特急加急平急302、常见样式：标题中加“紧急”3、特别说明：加“紧急程度”要适中。31五、签五、签 发发 人人1、什么公文需要签发人？上行文应当注明签发人。2、联合行文时只需主办单位标注签发人32六、份号、隔离线六、份号、隔离线1、“绝密”、“机密”加份号2、标注形式“份号”或“No”后加文件顺序号33、隔离线常见形式、隔离线常见形式（）政府令（）党政文件（）会议纪要（）简报34天开公司关于加强文书档案工作的通知天开公司关于加强文书档案工作的通知各分瓮，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（沪府20052号）文书精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二四年一月二日（此件须在中层干部会议传达）是附属或说明正文的文书材料，是文书的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主主体体文书生效标识有加盖印章和签署两种形式。数字、年份不能回行应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。不同文书成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。35第三节第三节 主体部分主体部分一、标题一、标题（一）、标题三要素发文机关事由文种36（二）、标题形式（二）、标题形式、完整式：南京审计学院关于乱收费事件的通报、省略式、省略式江苏省国家税务局通告会计人员职权条例37、文种式：通知4、转文式、转文式批转式转发式38（三）、撰写标题的要求（三）、撰写标题的要求一是准确二是简明三是醒目四是得体391 1、标题达到准确必须注意：、标题达到准确必须注意：（1）事由要确实概括公文的核心内容，题文相符，一目了然。（2）必须能向受文者准确传达行文意图，见题而知公文的主旨和内容。（3）要注意标题中标点符号使用的准确，除法规性文件加书名号外，其它一律不加标点。402 2、达到简明要做到：、达到简明要做到：（1）不要把要说的话都放在标题中。（2）事由的语意不能重复。（3）事由中不能讲空话。413、醒目即作者在标题中要明确表示要说什么，赞成什么，反对什么等。424、公文标题得体要求：关键是看标题中动词的使用。43公文标题不得体主要表现：（1）动词与其他词组搭配不准确。（2）动词语意重复，造成事由啰嗦。（3）动词使用指代不明。（4）不用动词。445 5、批转、转发类公文标题要求：、批转、转发类公文标题要求：（1）省略中间环节（2）省略介词“关于”和文种45二、主送机关二、主送机关（一）、什么是主送机关 即公文的主要受理机关，也就是发文机关要求周知、贯彻执行或研究、答复等负有办文责任的单位名称。46（二）主送机关确立原则：一是文件的内容和工作的需要；二是隶属关系和职权范围。47（三）主送机关设置的基本形式：一是用全称或者规范简称。二是用同类型机关的统称。48（四）确定主送机关时常见的错误：1、党政不分2、多头请示3、超级主送4、主送个人49（五）确定主送机关必须注意的事项：一是要确实能解决问题、做好工作。二是上行文只有一个主送机关 党政不交叉向上行文，遇事党政可联合向上行文。50三是联合行文主送机关排序与发文机关排序一致。四是普发公文按党、政、军、群、企事业单位排序或 按机关级别、企事业单位地位、领导人职级排序五普发公文可用统称51三、正三、正 文文（一）正文的逻辑结构 缘起、展开、收束。52缘起缘起目的：以介词“为”、“为了”领起原因现有政策或上级精神生活实际情况53缘起要求：一是开门见山，开宗明义。二是与正文有直接的关系。54展开部分不同的文体表达的内容不同，写法也不同。55结尾提出解决问题的方法表明自己的愿望指出事情的实质以习惯语收束56正文写作要求：一是符合党和国家的法律法规，符合党和政府的方针政策，配合中心工作；二是要有针对性，有的放矢；三是措施和意见要具体、可行，逻辑严密、层次清楚、轻重分明；四是语言简洁规范而准确。57四、公文附件说明四、公文附件说明附件即附属于公文正文的文件材料。1 1、什么是附件、什么是附件58一般是随文颁发的规章制度，或随文报送的报表、资料等。2 2、附件的种类、附件的种类593 3、公文附件说明的位置、公文附件说明的位置正文之末空一行、成文日期之上的左边，前空两格标注附件说明。604 4、附件与批准、发布、印发、附件与批准、发布、印发、转发、批转的文件的不同转发、批转的文件的不同 一些批准、发布、印发、转发、批转的文件后面所附公务文书，不应视为公务文书的附件。61五、印五、印 章章1 1、印章的作用、印章的作用印章是公文生效的标志，是公务文书的法律依据，是公务文书行文过程中的重要环节。622 2、加盖印章的方法加盖印章的方法（1）会议纪要、电报形式的公文可不加盖印章印章（2）联合上报的公文，由主办机关加盖印章印章（3）联合下发的公文，发文机关都应加盖印章印章633 3、印章使用特殊情况、印章使用特殊情况以机关领导人名义发文的，必须由签发文件的领导人亲笔在落款处签字或加盖签名章。签名前必须有其职务功单位和职务。644 4、用印的基本原则、用印的基本原则 骑年压月，上大下小。655 5、注、注 意意联合行文，主办机关印章在前；若两个单位联合行文，两个印章均压成文时间。三个或三个以上单位联合行文，每排最多排3个印章，多出的均居中排列。印章不得落白，需先标注发文机关代全称，然后用印。66六、成文日期六、成文日期1 1、成文日期的位置、成文日期的位置成文日期一般位于正文末尾右下方。有部分公务文书的成文时间还可以放在公务文书标题的下方或发文字号同行右首。672 2、成文日期确定的标准、成文日期确定的标准(1)一般以机关单位负责人签署的日期为准；(2)凡属会议通过的文件，以会议通过的日期为准；(3)凡属一般例行的公文，如请示、批复、函等，可以以实际发出的日期为准；68(4)联合行文，以最后一个机关领导人签署的日期为准；(5)电报，以实际发出的日期为准；(6)重要的法规性文件，除标明会议通过的时间外，还应注明文件生效的时间。693、成文日期的撰写方法成文日期的撰写方法成文日期必须用汉字书写。成文日期应当写明年、月、日，且必须写全。70七、附 注1 1、什么是附注、什么是附注公文的附注是指公文需要说明的其他事项，包括阅读范围、印发传达范围，可否登报、刊等内容。712 2、附注的位置、附注的位置附注一般置于“落款”下方的左边，主题词之上。3、注意：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。72第四节文尾部分第四节文尾部分一、主题词一、主题词1 1主题词的性质主题词的性质主题词是用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语。732 2、主题词表的构成、主题词表的构成现行公文主题词表共分三层，第一层是对主题词区域的分类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类。第三层是类属词，即类别词下所属的各个词汇。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标注。743 3、主题词的标引方法及注意事项、主题词的标引方法及注意事项(1)主题词的标引数量最多不超过5个。(2)主题词的标引顺序是：类别词+类属词。(3)若文件的内容涉及到两个类别，则应先集中对一主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引，可标为“类词1十类属词1十类别词2+类属词2”。75(4)在标引主题词时，先标反映文件内容的主题词，再标反文件形式的主题词。(5)根据需要，可将同一区域或不同区域中不同类别的主词进行组配标引。(6)当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属时，可只标类别词；如果在整个主题词表中都找不到能准确反映件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词标注“*”符号，但是上行文不得使用自定词目。764 4、主题词的标注形式、主题词的标注形式“主题词”三个字，后点冒号(：)，然后由左向右排列主题词，词与词之间空一格，不用标点符号。77二、抄送机关二、抄送机关 1 1、抄送机关的性质、抄送机关的性质抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。782 2、抄送机关顺序、抄送机关顺序 如果抄送的机关、领导人较多，可按党政机关的级别、领导人的职级排列，其他情况下一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门、群众团体、企业的顺序排列，用规范化简称。79三、印发机关及印发日期栏三、印发机关及印发日期栏印发机关一般是制发公文的机关里的秘书机构，标出这项内容以示对印制公文负责。印发时间是指印发该份公务文书的时间，可以是成文时间，也可以与成文时间不一致，稍晚些。80（二）信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从版头文件格式要素说明。81（三）会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置：上边缘至版心上边缘为25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从版头文件有关规定。82四、公文写作要求（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。83（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。（五）必须使用国家法定的计量单位。84（六）用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。85