《办公技能提升》PPT课件.ppt

成 都 鼎 安 华 物 联 网 工 程 应 用 有 限 公 司 值守中心办公技能提升培训1请将手机调为震动或静音，不得随意接打电话请将手机调为震动或静音，不得随意接打电话请保持课堂安静，切勿喧哗睡觉请保持课堂安静，切勿喧哗睡觉如有疑问，请举手发言如有疑问，请举手发言提高办公技能，提升工作效率！提高办公技能，提升工作效率！1Office共性操作2Excel3PPT目录快速访问工具栏标题栏窗口控制按钮栏选项卡垂直标尺状态栏水平滚动条水平标尺文档编辑区视图栏视图显示栏比滑块垂直滚动条功能区Office 操作界面认识Office中 word、excel、PPT 在使用过程中存在很多共同操作点，为了不在重复讲解，我们以word 界面为例进行分析讲解。快速访问工具栏设置1、快速访问工具栏自行添加个人最常用的操作按钮，以便快速实现相应操作；2、启用快速访问工具栏步骤：文件选项常规用户界面选项勾选启用快速访问工具栏。快速预览功能设置快速预览：当我们对多个Word、excel、PPT进行内容查询时，可根据右图预览显示进行查看，不必逐一打开查询，节约大量时间。1、选择已有的一个文件夹2、选择右图红色方框按钮设置快速预览3、选择想要查看的文件，右侧会出现内容7格式刷和F4格式刷1、格式刷按钮可以方便地将现有字符或段落的格式复制到别的字符或段落。2、方法：刷一次：选定包含需复制格式的字符或段落选择格式刷按钮使鼠标指针变为刷状拖动鼠标选中需复制格式的字符或段落。刷多次：选定包含需复制格式的字符或段落连续两次双击格式刷按钮使鼠标指针变成刷状拖动鼠标选中需复制格式的字符或段落F4：重复上一步操作 上一步在某个单元格中设置了底纹，下一个单元格还需相同设置，可在选中需设置的同样底纹的单元格按F4键即可；用F4键复制行高列宽，如设置一个需要的行高30，选择其他行，点击F4，其他行也为30。1Office共性操作2Excel3PPT目录1、在日常办公中，灵活的使用数据查询、数据分析及数据统计等极大的提高我们的工作效率；2、工作中我们的数据一部分来源于系统导出，需要对数据提取分析等来形成图表、文字来直观的查阅；减少信息接收者耗费大量的时间。Excel学习目的最常见的使用操作快捷键保存不想辛辛苦苦做完的资料，在一次电脑死机之后化为乌有，那就常用她。撤销后悔了，试试CTRL+Z（没保存之前）强制换行在Excel单元格中输入大段文字，使用她可以在任意位置换行。输入当前日期CTRL+；输入当前时间CTRL+：最常见的使用操作快捷键B为加粗，I为倾斜，U为下划线，对应的取消/增加都是CTRL+对应的字母插入超链接：CTRL+K当你想快速插入一列时，键入CRTL+SHIFT+“=”，就能在你所选中那列的左边插入一列，重复上一步操作请按”F4“；而CRTL+“-”就能删除你所选中的一列。自动求和的快捷键是：alt+”=”最常见的使用操作冻结窗格：冻结窗格用于实现锁定表格的行和列的功能，当数据向左右/上下滚动屏时，固定首行/列和标题行不跟着滚动。1、“冻结首行/列”：打开需要的表格，点击“视图”-冻结窗格，点击“冻结窗格”，选择“冻结首行/列”；2、冻结拆分窗体：基于当前选择冻结，如想冻结前5行和前5列的内容，则先选中第五行与第五列的交叉右下角的单元格第六行与第六列的交叉。行列数据隐藏：在工作表中太多数据行列，重量但不是每次都使用，所以我们为方便数据查询，可将暂不使用数据进行隐藏。操作：选中需隐藏行列数据，鼠标右键隐藏（取消隐藏）。工作表隐藏：一个excel工作簿中工作表太多，可将暂不使用的表进行隐藏，方便查询。操作：选中表鼠标右键隐藏（取消隐藏）。自动筛选：筛选文本、颜色等。冻结、隐藏、自动筛选最常见的使用操作高级筛选 高级筛选弥补了很多自动筛选达不到的效果（如高级筛选可以再不同行列之间做选择，可以用公式做条件等等）；要先将条件写在单元格中，以便后面选取。高级选项的主要功能：1、支持通配符；2、支持与/或条件；3、去重复。注：先写条件列表区域条件区域复制到这个区域注：“？”代表某个字符、“*”代表任意多个字符，其中的“?”“*”称为通配符最常见的使用操作 在日常工作中，我们常对考试分数、各企业预警、离线、故障数量进行统计汇总。最常用求和函数计算，现在一键搞定。一键汇总数据1、选中需要汇总的数据和汇总数据需要放置的单元格，如截图：2、同时按住”Alt”和“+=”键（“+=”键为Backspace前一个组合键）最常见的使用操作一键删除重复项 在数据统计中，经常会有相同的数据出现，但只需保留一个删除多余的，也会常用一键删除重复项。步骤：选中需要删除的数据源点击“数据”选项删除重复项，弹出以下对话框，设置你要删除的条件，点击确定。最常见的使用操作合并计算 将数据源中相同的数据进行合并计算，步骤：点击“数据”选项合并计算，弹出合并计算对话框，设置函数计算方式（求和、计数）选则引用的数据位置 勾选标签位置的选项确定。分列后最常见的使用操作分列 在工作中，有时我们只需要一个单元格中同一个类型的字符，或是几个固定字符，可以使用分列快速提取我们所需字符。分列有2种操作：u固定宽度分列前 选择你要分列的数据后，点击菜单栏数据分列，选择“固定宽度”，点击下一步。将箭头移动到需要的位置，点击下一步。默认常规，点击完成最常见的使用操作分列u分隔符号分列前 选择你要分列的数据后，点击菜单栏数据分列，选择“分隔符号”，点击下一步；选择“其他”，空白处填上符号，点击下一步；默认常规，点击完成分列后最常见的使用操作常规：列数据排序，以便从大到小或从小到大进行查验。1、升序：数据从小到大 2、降序：数据从大到小 注：选择需排序数据，直接点击升序或降序排列3、自定义排序：A、通过对主要关键字、排序依据、次序进行设置，同样可以达到数据排序的效果。B、行排序步骤：排序选项行排序选择关键字、排序依据、次序设置注：点击自动义排序后弹出排序对话框如截图，按需求进行设置。排序最常见的使用操作序列序列可用于工作中信息收集时统一规范填写内容，以免收集的信息含无效数据。步骤：数据数据工具数据有效性，弹出数据有效性对话框1、此处选择序列，下拉框可选择日期、时间等（根据实际情况）1、输入男和女，中间用英文状态下的逗号隔开数据透视和图表数据透视表 Excel中，可对源数据进行图表、数据透视图的操作，两者具有相投的图表八要素、图表类型及图表的操作技巧。对于我们每日登记的企业预警、离线、故障量，日数据、月度数据的输出，10秒就可以搞定！1、数据透视表对合并单元格不能识别，所以需要把合并的单元格删除才能透视，一些无关的信息单元格也要删除掉；若不想破坏原表格，可以把表格复制在新的插页内进行数据透视。2、把数据复制到新表格后，点击左上角的三角形全选数据。数据透视和图表3、点击插入，选择数据投诉表，出现下图：4、单元格区域一般都是全选数据5、数据透视表的位置可以是新表，也可以是现在数据的表内，一般选择新表，也就是一个新的插页。数据透视表数据透视和图表数据透视表6、左为表格位置，右上为字段列表，右下为透视规则（主要是行、列规则）7、下面只需要我们把需要透视的字段列表拖入右下的区域内就可以了。数据透视和图表8、演示：我们在“行区域”拖入“单位名称”，在“数据区域”也拖入“单位名称；可以透视得到“成都巴德士涂料有限公司”一共在这个数据表内出现了24次。数据透视表9、演示”我们在“行区域”再拖入“行政区域”，并调整位置靠前，可以查看到区内企业出现的次数及汇总。试一试：把”报警状态“拖入”列区域“，会有什么样的结果呢？数据透视和图表图表图表八要素：图表区绘图区标题数据系列坐标轴图例数据表三维背景数据透视和图表图表图表使用技巧调整图表大小方法一：手动调整图表大小（shift+图表，等比例调整）方法二：选中图表-图表工具格式上下文选项卡大小选项中设置宽高度添加图表标题图表工具设计图标标题图表上方输入标题调整图表坐标轴设计添加坐标轴纵/横坐标轴显示*坐标轴快速应用图表样式设计图表样式查看应用样式效果图表中应用艺术字选择文字选择艺术字样式查看艺术字样式效果让图表形成三维效果打开“设置绘图区格式”任务窗格点击“设置绘图区填充效果设置三维格式设置三维旋转效果查看效果调整数据标签的显示效果选中需调整的数据标签点击右键选择“设置数据标签格式”任务框勾选“系列名称”设置填充效果设置边框效果查看数据标签效果隐藏图表中的部分数据选中需要隐藏的数据开始单元格格式下三角按钮隐藏和取消隐藏隐藏行/列给图表添加趋线图选中需更改的图表布局趋线图选则趋线图查看效果更改垂直（值）轴的显示单位选中数据击鼠标右键点击设置坐标轴格式坐标轴选项显示单位下三角按钮选中单位查看效果设置水平轴标签的文字方向选中水平轴标签击鼠标右键点击设置坐标轴格式坐标轴选项对齐方式文字方向竖排数据透视和图表双图表下面企业的6、7月预警和环比数据如何制作双图表？环比有负值，图内显示不突出。调整“环比”的图表类型选中数据，点击右键更改系列图表类型更改为折线图数据透视和图表双图表改后仍不明显，我们需要增加次坐标。选中数据，点击右键设置数据系列格式环比数据在右侧展示对表格进行调整数据透视和图表Excel2010 增加迷你图功能，可以通过迷你图显示标记、高点、低点等数据标记，从而方便查看数据变化趋势。迷你图操作要点：1、插入迷你图折线图2、选择数据所需范围、迷你图放置位置确定勾选所需样式勾选显示“标记”迷你图颜色，勾选颜色迷你图颜色，设置线条粗细标记颜色，设置标记颜色转至开始，点击字体下三角按钮设置填充颜色，完成。函数TRIM、CLEAN函数a.工作中难免从网页或者其他文本格式中向Excel中粘贴数据，但从其他地方粘贴的数据，往往含有不确定的空格以及换行，在进行公式计算、数据查找、引用时就会出错。Trim函数可以轻松把单元格内容里单词之间空格之外的空格去掉。b.有时表格中的数据不仅有空格，还有换行，甚至还有一些莫名其妙的乱码和字符，Clean函数可以用来删除文本中中的换行，使你的数据就立马变得干净整齐。函数VLOOKUP查找函数 大量数据需要匹配其他数据项时，可通过Vlookup函数进行查找匹配。函数解释：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。表述就是VLOOKUP【查找值（本表中的企业名称），查找范围（透视出的7月各企业预警次数），查找列数（数值在查找范围的第几列），精确匹配或者近似匹配（精确匹配0、近似匹配为1）】注：在日常工作中均用精确匹配，近似匹配数据不准确HLOOKUP查找函数：vlookup函数，它是查找引用列，而hlookup函数则是查找引用行hlookup(lookup_value,table_array,row_index_number,range_lookup)lookup_value表示要查找引用的数据；table_array表示查找引用的区域；row_index_number表示上面区域中的行号；range_lookup表示查找引用的类型，可以是0表示精确匹配，1表示近似匹配。函数RANK函数注：$代表是单元格的绝对引用，就单个单元格的公式来说，有没有这个$结果都是一样的，但是如果我们要把公式下拉复制到其他单元格，如果不加这个$，单元格就会随着公式单元格的变化而变化，而公式中加了$的单元格就不会有任何变化。rank函数是排名函数。rank函数最常用的是求某一个数值在某一区域内的排名。rank(number,ref,order)；number 为需要求排名的那个数值或者单元格名称（单元格内必须为数字），ref 为排名的参照数值区域，order的为0和1，默认不用输入，得到的就是从大到小的排名，若是想求倒数第几，order的值请使用1。函数IF函数函数解释：指根据指定的条件来判断其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根据逻辑计算的真假值，从而返回相应的内容。可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。注：1、箭头可以换成其他的符号；2、箭头的颜色变换使用：开始条件格式进行设置。函数Countif函数函数函数解释：Countif函数是Microsoft Excel中对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数，在WPS，Excel2003和Excel2007等版本中均可使用。countif（range，criteria），range 要计算其中非空单元格数目的区域，criteria 以数字、表达式或文本形式定义的条件。函数 2010版Excel对函数进行了分类，自动求和、财务函数、逻辑函数、文本、日期与时间、查找引用等，在工作中不同的岗位常使用不同的函数，为便于学习，我们可以通过查询Office 帮助查找各种函数的使用方式。举例：需要查询逻辑函数IF的使用方法函数搜索在此输入搜索 内容点击知识点查询注：同样可用于office其他疑问搜索1Office共性操作3Excel4PPT目录PPT的重要性和制作原则1、用做排版，常见的操作有活动报道，节假日明信片；2、通过突出重点,简化内容制作形成工作汇报材料、培训课件；3、着重图片和美工的搭配，用于公司形象展示、企业宣传；PPT的形式比较生动，可以将演讲的形式丰富起来，可以将听觉、视觉同时发挥作用，有助于听者更加快速的领会报告的思想内容。总结：需熟能生巧掌握字体、段落、绘图、插图、文本、动画、形状样式、排列等的运用，以便快速美观的制作PPT。工作中多用PPT进行工作汇报、报告编写，故针对报告总结的制作原则为：1、数：呈现数据2、相：揭示现象3、理：分析原因4、议：改善思路及建议注：1、字不在多，精炼就好；2、图片、图表不能太鲜艳，颜色建议不超过3色；3、尽量选择深色背景浅色字体或浅色背景深色字体，避免背景字体相近看不清楚。4、公司所有对外展示的PPT需统一使用一个模板。PPT母版运用运用内置主题(母版）：新建PPT文档，点击设计主题选择内置主题。个性化设计母版：新建PPT文档，点击视图幻灯片母版设置字体格式，插入背景图片、添加公司logo和其他信息，返回，即完成个性设置。若为WPS：点击设计编辑母版设置字体格式，插入背景图片、添加公司logo和其他信息，点击关闭，即完成个性设置。从已有的PPT中提取母版：1、打开已有的PPT文档；2、点击视图母版视图幻灯片母版；3、点击文档另存为在“保存类型”中选择“power point模板”，记住保存模板路径；4、点击设计主题浏览主题查询保存模板路径位置确定应用 WPS为导入模板。内容整齐显示为使幻灯片内容整齐显示，可一个或多个组合运用下列操作。1、PPT对齐、对称排版要求，可通过设置统一的上下左右边距、中心位置等让幻灯片中的图片、文字依距对齐。点击视图显示勾选标尺、网格线、参考线。2、调整图片、文本框大小 选择需调整的图片、文本框出现八个白色控制点，4个角的圆点保持等比列缩放；4个边框中间的控制点改变长宽比例；按住Ctrl键调整图片大小，保持图片中心位置不变。3、裁剪图片 部分图片需进行裁剪以调整大小，保持美观，选择需裁剪图片点击格式“大小”裁剪，对多余部分进行裁剪。WPS选中图片会自动出现图片工具，在此项内进行所需要的编辑4、格式排列对齐设置插入文件和动作设置在我们制作PPT的过程中，经常会插入excel文档、word 文档或另一个PPT文档在幻灯片放映的时候可以点击鼠标或鼠标移动可打开插入对象。选中已插入的对象，点击插入链接动作进入动作设置对话框，可选择“单击鼠标”、鼠标移过进行对象设置，选择打开、编辑。PPT中插入的只有对象，而WPS提供了插入对象和附件（附件是一个图标，对象是直接显示文件内容）。对象可以转变为附件。学习建议如想学习更多更全关于Word、Excel、PPT的使用方法，建议大家到“我要自学网”学习视频值守人员作业：1、一人选择一个区（非当月月报完成区）对数据进行分析后完成不同于以前格式的月报。要求：突出重点即可2、制作一个PPT母版，并把月报的数据内容用PPT进行展现，PPT的内容在2-3张即可。EndThank You