如何绘制流程图.ppt

流程图流程图业务流程的概念业务流程的概念业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反应经营情况什么是流程图什么是流程图是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定改善机会是显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列步骤首先要准确地描述出实际的组织业务流程1.根据部门的业务职能业务职能来识别流程2.根据岗位说明书岗位说明书来识别流程3.根据管理标准、规章制度管理标准、规章制度识别流程4.归纳日常工作日常工作来识别流程5.通过驱动时间来识别流程6.从业务时间线来识别流程7.按里程碑方式划分流程识别流程的途径（识别流程的途径（1/21/2）识别流程的途径（识别流程的途径（2/22/2）1.有明确定义的开始和结束有明确定义的开始和结束2.有输入必有输出3.在整个企业组织中流动4.不局限于单一的功能和部门不局限于单一的功能和部门5.不要受组织结构设置的影响，要不要受组织结构设置的影响，要做到眼中只有业务做到眼中只有业务6.要遵循由外到内（先部门外，后部门内）、由上到下（先上层流程，后下层流程）的法则流程绘制应注意的要点流程绘制应注意的要点需要：需要：1.按照实际情况绘制流程2.在整个组织内思考流程3.与流程牵涉的人员交流4.在开始前确认流程的起点和结束5.高层次的流程图6.提问不要：不要：1.按照自己的想当然绘制流程2.把流程图局限在自己的部门3.在真空中工作4.在确认起点和结束前试图绘制流程5.陷入太多的细节6.单独努力流程图绘制技巧流程图绘制技巧1.从一个高层次的流程开始，如有必从一个高层次的流程开始，如有必要，到下一层次的流程（如子系统）要，到下一层次的流程（如子系统）2.确定每个子系统的开始和结束（保确定每个子系统的开始和结束（保持重点）持重点）3.确定关键输入和输出4.按步骤进行每个关键业务流程按步骤进行每个关键业务流程5.采用标准的流程图符号采用标准的流程图符号6.在过程中或在每一子流程结束确认流程和技术改进机会7.认定流程的准确性所有流程图的绘制，必须使用统一的模板和模具所有流程图的绘制，必须使用统一的模板和模具流程开始于牵头部门，终止于牵头部门流程流向原则上遵循上进下出，左右反馈流程流向原则上遵循上进下出，左右反馈流程中的各种图形必须在职能带的中心线上对齐排列过程描述的序列应与页内的流程框图序列保持一致活动框内的文字描述尽量简练，以不超过八个字为宜活动框内的文字描述尽量简练，以不超过八个字为宜引入的外部流程活动不得进入流程流向连接线须使用动态连接线连接线须使用动态连接线不得出现流程断点业务流程绘制要求业务流程绘制要求流程图的组成：流程图标题流程图标题涉及部门部门分隔线标识符标识符连线连线框内的字：宋体12号字普通不加粗中间对齐连线尽量避免交叉，有时可以适当合并以求简单明了连线采用单向实心箭头在连线上表明的不同选项，与框内的字体要求相同标题的字：宋体20号加粗中间对齐我们绘制流程图的要求我们绘制流程图的要求改善方向使用爆炸图标注常用业务流程图标识（常用业务流程图标识（1/21/2）指示一项需要处理的活动标识一个决定或批复（需要作出决定或批复），一般右方连接“否”的情况，下方连接“是”的情况标识一个流程的结束标识一个流程的开始标识任务执行时的次序，引导着流程进行，从上到下代表任务被完成，从左到右代表任务被接受并被处理标识一个文档在此处被存档标识文件，包括表格和报告，代表特定的文件标识信息流入或流出系统标识输入流程的数据和信息标识从一个流程转入下一个流程常用业务流程图标识（常用业务流程图标识（2/22/2）标识流程图中页合页的连续或者从一个决定框转到另一页或一个流程流程交付要求（流程交付要求（1/31/3）流程边界划分是否合理流程的牵头（归口）部门、相关部门、单位是否正确流程的各项活动的逻辑关系是否正确流程的各项活动的逻辑关系是否正确流程中各部室职责是否正确流程和相关流程的接口关系是否正确实际流程和流程描述是否一致实际流程和流程描述是否一致起始点、终止点和对象必须清晰起始点、终止点和对象必须清晰输入和输出应当正确应当在合适的地方标出估计时间（流程时间）为每一个人任务框标明人员的职务/负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动详细程度应达到足以识别无效率的活动目前的关键绩效考评应被量化流程交付要求（流程交付要求（2/3)2/3)采用标准的流程符号，调整符号的大小确保符号内的文采用标准的流程符号，调整符号的大小确保符号内的文字显示完整字显示完整同一个流程图中，相同的符号大小必须保持一致同一个流程图中，相同的符号大小必须保持一致连接符采用实心箭头符号，避免交叉连接符采用实心箭头符号，避免交叉每一个节点要准确的放置在其对应的岗位或角色下每个节点都要有编号，并有相应的备注对发生该事件的部门、过程进行阐述说明，确保看流程的人清晰、明了的看懂流程判断节点一定要列明可能的几种结果流程中涉及到的表单要标明其包含几联，以及每一联都将由什么部门保管等信息流程中涉及的单据等文档要设计出具体的样式表当一页容纳不下整个流程图时，用连接符号将流程连接下一页中流程交付要求流程交付要求(3/3(3/3）流程图需反应的信息流程图需反应的信息1.行为：在流程中的关键行为2.责任：流程中的关键责任3.输入：每一行为的主要输入来源4.输出：每一行为的关键交付成果5.参与者：每一行为输出的接受者6.时间和成本：与每一行为相关的努力/时间/成本在流程绘制过程中，我们不仅要理解现有的流程，而且更在流程绘制过程中，我们不仅要理解现有的流程，而且更要确认改进的方面要确认改进的方面流程问题现有系统的局限性或限制技术和信息系统问题短期可以解决的问题或当务之急发现通过技术和信息系统使流程更有效的方法绘制完流程图，我们能够开始分析流程改进的机会，改进绘制完流程图，我们能够开始分析流程改进的机会，改进工作流程工作流程关键步骤缺少重复劳动（一个流程内或是跨部门）不必要的文书工作不完全或冗余审查过程不必要的延误劳动密集型行为/任务需要立即处理的问题低投入但见效快的问题提升企业管理水平的当务之急增加盈利能力、降低成本或风险防范的方法逻辑树工具固化工具固化 逻辑树逻辑树/问题树问题树1 相互独立，完全穷尽将问题分解为若干个组成部分：1.将工作划分为可控部分；2.从部分着手解决整个问题；3.确定优先事项；4.分配个人职责；5.确保这些部分相互独立，完全穷尽（即无重叠，无遗漏）在团队内就问题解决的框架建立共识将精力集中于正确的领域目的目的使用方法使用方法清楚地定义问题将问题进行分解，形成议题对个议题进行分解，直至获得事实或分析支持实用举例实用举例电耗问题树注意事项注意事项MECE1原则相关性和一致性SMART原则问题或者观点原因或行为事实/分析事实/分析什么？什么？为什么？为什么？怎么样？怎么样？如何得到这个如何得到这个结论？你是如结论？你是如何分析的？何分析的？原因或行为事实/分析事实/分析原因或行为事实/分析事实/分析问题树的结构源自金字塔原理问题树的结构源自金字塔原理要表达的观点或者分析的问题问题的分解或各种可能原因支持的论据，事实或者分析使用逻辑树解决和分析问题需要遵循若干原则使用逻辑树解决和分析问题需要遵循若干原则议题1议题2第一支持线第二支持线待解决的基本问题陈述一致问题的定义遵循SMART原则MECEMECE（相（相互独立，完互独立，完全穷尽）全穷尽）议题1议题2一致在定义问题和分解问题时需要分别遵循在定义问题和分解问题时需要分别遵循SMARTSMART原则和原则和MECEMECE原则原则ExclusiveMutuallyCollectivelyExhaustive在将一个总体创意分解为组成部分时，单个部分之间必须相互独立（无重叠），完全穷尽（无遗漏），即结合起来就构成整体相互独立无重叠部分完全穷尽所有部分结合起来构成整个问题定义问题需要遵循定义问题需要遵循SMARTSMART的原则的原则分解问题需要遵循分解问题需要遵循MECEMECE的原则的原则良好的问题界定的特点(SMART原则)Specific：具体而不空泛Measurable：成功标准是可衡量的Actionable：以行动为导向的Relevant：相关的Timely：有时限性的对要解决的问题的明确定义电解四厂运营体系提高产出提升质量降低成本（见后图）增加收入强化电流提高电流效率增加槽昼夜操作质量原铝质量铝锭质量维修质量增加高附加值产品产量低品质原辅材料的选择使用增加其他收入规范技术条件提高操作质量消除工区差异性改善原辅材料质量合理电解槽结构化学成分外观质量天车故障率槽维修其他维修增加铸造合金产品产量阳极可用块的使用氧化铝板结料的使用换极出铝整形效应捞炭渣抬母线氟化铝氧化铝阳极延长槽寿命缩短停槽时间槽龄槽型加强正常期管理加强后期管理焙烧启动质量筑炉质量提高材料质量电解质水平槽温分子比电压氧化铝浓度过热度冷却吊槽清刨槽筑炉验收装炉焙烧启动现场使用质量内在质量在产铝量逻辑树逻辑树/问题树实用举例问题树实用举例注意事项注意事项MECE原则每层问题的总和务求穷尽同一个分支的问题之间相互独立，没有交集SMART原则对问题和观点的陈述清楚明确相关性&一致性相关性：每一层的根部和其相应的分支之间具有直接的关联一致性：每一层分解的内容属于同一级别的事物