时间管理学员版4.ppt

要事第一的效能管理签名3请思考：效率越高就越好吗？目 录一一二二三三认识时间与时间管理时间管理的核心原则时间管理模型与步骤案例研讨：小李的烦恼！n小李的烦恼是什么？n小李在时间管理方面的问题是什么？7自测：我的时间管理怎么样？n n 要求要求请在时间管理测试问卷中依靠直觉做出选择 时间：1分钟n计分 A-0分B-1分C-2分D-3分1 1、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此2 2、凡是可让别人去做的工作我都委托出去。、凡是可让别人去做的工作我都委托出去。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此3 3、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此4 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。、我尽量一次性处理完毕每份文件。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此5 5、我每天列出一个待办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。、我每天列出一个待办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此说明说明:下列下列1010题中只需尽快凭直觉来回答和选择，题中只需尽快凭直觉来回答和选择，3 3分钟分钟6 6、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会议。、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会议。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此7 7、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此8 8、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此9 9、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此1010、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说我会说“不不”。AA很少如此很少如此B B有时如此有时如此C C经常如此经常如此DD总是如此总是如此说明说明:下列下列1010题中只需尽快凭直觉来回答和选择，题中只需尽快凭直觉来回答和选择，全球调查结果：时间管理无效的原因 11时间管理是什么？不是指以时间为对象而进行的管理,而是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活方式等认识时间管理n时间管理是一系列的选择n时间管理中最根本的要素n-n时间管理的实质是什么?n-目 录一一二二三三认识时间与时间管理时间管理的核心原则时间管理步骤与方法二、时间管理的核心原则n原则一：要事第一原则-时间管理四象限n原则二：帕累托原则-80%20%15录像：生命中的大、小石头请观看录像，体会什么是生命中的要事？原则原则1 1：要事第一：要事第一你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。时间管理四象限 重重要要 不不重重要要 紧急紧急不紧急不紧急象限象限象限象限象限象限象限象限18小组研讨：我的时间管理策略要求：1.请选择一个具体的岗位，如：项目支持、工程师等。2.分象限3.请写出相关象限中的3件工作任务和生活中的3件事4、研讨各象限时间管理策略，并派代表分享时间：10分钟原则原则2 2：帕累托原则：帕累托原则集中精力在能获得最大回集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上在对成功无益的事情上案例研讨：他是怎么成功的？n他的经验是什么？时间管理矩阵的启示时间管理矩阵的启示效能的人在第一象限中只会有少量非常重效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出与产能的平衡。与产能的平衡。”-史蒂芬史蒂芬 柯维柯维目 录一一二二三三认识时间与时间管理时间管理的核心原则时间管理步骤与方法时间管理的核心步骤任务清单检查提高组织实现确定优先规划时间设定目标步骤一：目标设定-角色、职责、价值观n目标设定九宫图25制定个人计划健康目标：家庭目标：人际目标：事业目标：2011年个人目标学习成长目标：财务目标：休闲目标：爱好目标：如何进行目标分解n年度规划目标分解n月度目标及计划n周目标计划n日工作计划步骤二：列出任务清单n工具：事情待办清单n实例：张梅的一天任务清单重要性紧迫性排序练习：张梅的一天任务清单重要性紧迫性排序步骤三：确定优先顺序-原则1：要事第一-工具：时间管理四象限31练习：练习：练习：练习：为小张安排为小张安排为小张安排为小张安排一天的一天的一天的一天的任务任务任务任务任务清单重要性紧迫性排序举行部门例会制定今天时间计划接待一个老同学向总经理汇报季度工作给外地大客户打电话辅导下属市场主管工作与同事聊一部电影应邀参加销售部门周例会到门诊部看重感冒配合财务部门审核市场费用 要求：要求：1.按重要性及紧急性排序研讨，参考评分标准2.分享您的理由32练习：为张经理安排一天的任务练习：为张经理安排一天的任务任务重要性评分:非常重要重要不很重要可有可无4分3分2分1分任务紧迫性评分:非常紧迫紧迫不很紧迫可以推迟4分3分2分1分任务评分标准步骤四：规划时间制定你的时间计划表制定你的时间计划表1)1)计算事件时间长度计算事件时间长度2)2)保证为重要工作预留整块时间保证为重要工作预留整块时间3)3)适当预留弹性适当预留弹性4)4)原则：帕累托原则原则：帕累托原则时间规划原则时间规划原则n日常行动只规划80%n突发事件20%35练习：制定练习：制定张梅当天张梅当天的计划表的计划表步骤五：组织实现组织实现组织实现1)1)执行你的计划执行你的计划2)2)排除干扰排除干扰3)3)拒绝拖延拒绝拖延4)4)有效授权有效授权人生效率曲线每天时段8：008：597：007：599：009：5910：0010：5923：0023：59效果很差稍差普通佳极佳时间干扰曲线干干扰扰频频率率每日时间每日时间资料来源：德国洛塔尔资料来源：德国洛塔尔.丁丁.赛伟特博士赛伟特博士学会拒绝n不要让猴子爬到您的背上来！步骤六：调整与改善调整和持续改善调整和持续改善 1)1)每日调整与应变每日调整与应变2)2)阶段自我评估与改善阶段自我评估与改善41推荐两个好用的时间管理工具推荐两个好用的时间管理工具v 周工作计划表周工作计划表/小结表小结表v效率记事本效率记事本/日事件安排表日事件安排表42周工作计划表周工作计划表排序时间投入百分比工作任务/项目计划完成情况/标准实际完成情况未完成原因43周工作计划表（示例）周工作计划表（示例）排序时间投入百分比(%)工作任务/项目计划完成情况/标准实际完成情况未完成原因A+40各事业部人才梯队建设v回收与审核确认第一期参训后备总经理名单;v撰写考核方案草案并与领导沟通A25内部兼职讲师培养认证项目v召开筹建小组第一次会议;v培养方案及管理办法初稿讨论B15招聘培训主管v第二轮招聘面试3人;v确定最终人选B10培训与辅导员工v高级培训技巧训后内容分享；v检查小严培训人才八步法的学习效果C10其他培训项目管理vMIT项目各部门计划公布;v新员工培训安排(黑吉/中南区/北方区/总部);44日工作计划表（效率记事本）日工作计划表（效率记事本）A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:0015:3010:0016:0010:3016:3011:0017:0011:3017:3012:0018:0012:3018:3013:0019:00工作要事工作要事生活要事生活要事19:30Av健康健康:20:00Bv人际人际:20:30Cv学习学习:21:00v心灵心灵:21:30v家庭家庭22:0022:3023:00 OUTLOOK任务管理周、月计划随身记录本手机提醒办公软件提醒工作日志待办单 时间管理专门软件时间管理百宝箱：部门时间管理看板团队工作计划共享 台历群发短信集中处理应对性事务百度常用的工具1.写周报:明确下周一周的重要任务2.记事本:在前一天记录第二天的事项，想到什么写什么，然后第二天到来时按照优先顺序去完成，完成之后打钩，在空下来时，会查看还有哪些事情没有完成。3.台历:桌上放两本日历，一本放一周需要重点完成的任务，并分配到具体日期；另外一本记录事件名称，大致会知道一个工作量4.手机日历：设置提醒，主要是跟生活相关的，比如接孩子，比如从家里带相关的资料什么的5.outlook日历：主要负责一些例行的，常规的工作6.甘特图：在做具体计划时会用，以便把控项目的进度行动计划建议n每周日晚制定周行事计划表n使用周工作计划/完成表n购买并使用效率记事本n记录三周的时间使用情况n读高效能人士的七个习惯时间管理百宝箱目标与计划n一定要有目标n优先级排序，从重要的工作开始分解n为计划留出专门安静的时间拒绝拖延n从小到大，分解目标n避免追求完美n设定最后期限n专注、再专注，专注于开始一项任务比完成他们更重要。n及时报账减少干扰n尽量在办公室外接待及交谈打扰你的人n站起来！n发出时间到了的信号，如起身等n撤掉办公室里多余的椅子n限定谈话时间n与你老板讨论如何能提升你的效率条理性n扔掉你没用的东西，特别是过期的文件（包括电子文件）n离开办公桌前：清洁你的桌面、计划你明天的活动和任务代办清单。n固定地方放固定的东西n固定的时间查邮件及写邮件n不要把名片扔到抽屉里学会拒绝n“是”和“不”。有勇气说“不”实际上是你最有效的时间管理工具n不要让猴子爬到背上来处理电话n打电话时站着 快5-20%n“在我们结束前，我想说的最后一点是.”时间管理百宝箱让自己更有效率 在在开始行动前，确认你的确是听清楚了 给自己一个放松的时间-20vs 60 创建一个电子邮件列表（常联系的人）与125，000次 生理曲线与环境曲线 关掉电视 好好休息在路上 上下班途中 固定机票供应商 签约酒店 成为贵宾时间管理百宝箱行动带来快乐!你要求，你得到；你寻找，你发现；你敲门，门为你开。马太福音七章七节