高等学校学院办公室工作及考核评价体系研究.docx

高等学校学院办公室工作及考核评价体系研究摘 要：高等学校学院办公室是高校中沟通上下、联络左右、连接内外的枢纽机构，其工作成效直接关系学院乃至整个学校工作能否顺畅有序地运行。因而，建立完善高校学院办公室工作的考核评价体系，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康发展，具有特别主要的意义。本文在分析建立高等学校学院办公室考核评价体系基本原则的基础上，阐述了当下通过绩效考评体系应解决的重要问题，提出了办公室人员通过考评体系应提升素质的重点方位，最后给出了搭建高等学校学院办公室考评体系的基本框架。 本文关键词语：高等学校；学院办公室；考核评价体系 在新形势下，高校建设快速发展，管理制度改革不断加强，十分是学院制建设工作的启动使高校管理重心下移，下属的二级学院办公室管理任务加重，院办公室本能机能的多面性加强，学校教学、科研、行政等方面的组织、管理和施行，都要在学院的管理工作中得以落实，其工作成效直接关系学院乃至整个学校工作能否顺畅有序地运行。但长期以来，高校中这样一群至关主要的工作机构，其年度或阶段性工作的成败得失，往往仅凭办公室自己的一纸工作总结就了事，以致于学院办公室工作怎样发展和提升几乎无人问津。因而，建立完善高校学院办公室工作的考核评价体系，以此引导学院办公室健全工作机制，提升人员素质，改良效劳管理，履行其新形势下与日俱增的本能机能要求，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康发展，具有特别主要的意义。 一、建立考核评价体系的基本原则 建立高校学院办公室绩效考评体系，既是突陈旧的管理形式，加强学院本身竞争力的需要，也是提升整个学校行政管理水平的主要途径，它能够而且应当促使和引导学校与教人员工陈旧立新、扬长避短，逐步到达双赢的状况，提升学校的整体竞争实力。因而，建立绩效考评体系必需遵守几个基本原则：一是开放式原则。学院办公室效劳与管理的对象是师生员工，分布分散而需求各异，管理者和被管理者之间需要互动，进行经常性的绩效沟通，能力精确地评价管理，表达诉求，推进管理。这样，为了提升管理绩效，有需要建立一个开放式的、全通道式的绩效沟通网络，使学院办公室管理效劳对象、被考核人员、制订战略的高层者、人力资源管理部门、直线行政部门、其它的行政部门之间实现全方位沟通。二是动态绩效原则。管理工作自己是一个动态经过，动态管理是一种基于辩证思维的管理观和方法论，最能发掘组织潜力和应对外界挑战。首先，由于高校必定也会遭到社会各种因素的影响，这就对学院办公室工作目的的制订与达成和各种管理工作都产生动态影响，所以学院办公室工作的绩效管理必需遵守动态管理原则。其次，高校行政管理中当前存在的各种问题也只要在动态管理的框架内能力得到妥善解决。对学院办公室工作的绩效评价不仅要重视过去所获得的成就，更要重视对现在状况和将来能力发挥态势的考察和分析，这样能力把绩效考评变成发展进步的动力。三是绩效问责原则。即以绩效为核心，对学院办公室履职进行监督以及对过失行为进行责任追查。绩效问责不仅仅是高校稳定与发展的一项制度保障，也是提升高等教育质量、实现高校公共效劳以及加强高校回应外界能力的主要途径。四是连续改良原则。由于当下绩效管理在我们国家高校行政管理应用中存在一些问题与偏差，十分是绩效管理的非连续性问题多有发生，改善这一问题的详细办法就是改变原有的工作思路，用连续改良的原则来施行绩效管理。将绩效管理设计成一个动态的开放式的工作环，这样能力使学院办公室管理水平不断地提升，而不是阶段性提升。 二、当下通过绩效考评应解决的重要问题 学院办公室的本能机能设置和工作特点，决定其在学校教学科研活动中必需发挥承上启下的关键性作用。但从全国各地情况看，当前学院办公室工作却存在很多新老问题，影响其本能机能作用的发挥，亟待通过建立完善绩效考评体系促进其解决。 1、本能机能定位和工作目的不明确。由于近十多年来我们国家大学发展进入高峰期，院系调整、机构变动频繁，使过去的规章制度亟待修改，调整之后学院办公室本能机能也有不少变化，这就需要有相应的规章制度来制约和管理。当前学院办公室还缺乏一套精确描绘叙述其本能机能定位以及切实可行的履职规范，使学院办公室的本能机能与目的相脱节。一些不断涌现的新业务,看似与办公室管理无关,实则是办公室业务的扩展;而一些看似办公室本能机能的工作,又不属其管辖范围,办公室人员极易越俎代庖。这些都说明学院办公室有需要通过建立完善绩效考评体系，进一步厘清本能机能和工作目的，促进办公室工作有章可循，稳步发展。 2、队伍建设亟待加强。学院办公室处于学校行政管理第一线，应建设一支德才兼备的工作队伍。但当前在队伍建设方面存在众多问题：一是构造不合理，包含职称构造、年龄构造、性别构造、学历构造。不少高校学院办公室工作人员多为本校毕业留校的学生,有些是为照料本校特殊人员而布置的家属,这些人当中不乏“半路落发,且学历、经历各不一样,水平参差不齐,难以适应一支德才兼备的干伍对人才各方面构造的要求。二是素质不适应。人才构造不合理，必定存在一些人员政治、业务素养相对较低、文化基础知识和现代化办公设备操作技能跟不上,影响其正常履行职责。三是队伍不稳定。学院办公室人员工资待遇多数根据人员职级晋升，与学校专业技术岗位比较，其晋升空间特别有限，而且一样档次职级其待遇也相对低。若没有配套施行相应的鼓励机制，难免会挫伤院系管理岗位人员的积极性，人们总想离开学院办公室而转到学校的本能机能部门工作，造成队伍不稳定。 3、大部分院系办公设备相对落后。随着的飞速发展,计算机和相关技术广泛应用于高校管理的方方面面。但大部分高校院系现代化办公设备投入不够,硬件软件都不齐全,院系办公手段难以适应自动化、信息化、网络化的要求。同时办公设备的使用与维护技术性很强,知识更新周期又越来越短，学院办公室人员的技能培训和继续教育亟待加强。 三、考评体系需要引导办公室人员提升素质的重点方位 绩效评价条目和内容的设定，应当与时俱进，符合时代的要求和院系的特点，引导被考评者适时调整状况，自发学习，提升知识技能，适应办公室工作综合性、履行性、协调性、效劳性、时效性的特点。 综合性。由于高教事业的不断发展，学院办公室的工作也由过去简单的公文处理和来人接待,逐步扩展为包括行政、教学、科研、务、人事、及教职工福利等多个领域，工作范围广、事情杂、眉目多。履行性。学院办公室属于管理层, 而不属于领导层。这一属性要求其必需把贯彻履行和国家的方针政策，落实院系的各项布置和领导指导放在履行本能机能的首位，并在履行中抓好监督检查、信息反应和上下沟通工作。协调性。在统筹落实教学、科研、行政工作中,需要与上至校级本能机能部门、院系领导，下至老师学生沟通信息、协调关系，打成一片；需要有效整合力量，推动工作落实。其协调作用是多条理、全方位、综合性的。效劳性。一要为师生效劳,急教学科研工作之所急，解师生员工之所难，做到耐心、细致、热情、周密，在琐碎、平凡的工作中创造良好的教书育人环境；二要为领导决策效劳，围绕院系重点工作调查研究、采集反应信息，当好参谋助手。时效性。学校的教学科研是一项系统工程，各个环节环环相扣，要求学院办公室落实每一项工作要及时周密，能上午办的事不拖到下午，能今天完成的事项不搁到明天。尤其不可超出上级约定的时限才落实任务。 由于学院办公室工作具有这些特点，这就对办公室人员提升素质、找准站位、适应工作提出了特殊要求。 首先要引导管理者提升素质。高校是人才和知识密集的地方，要求办公室工作人员不仅要有丰富的社会科学知识，还要把握一定的天然科学知识，以及经济、法律、外语、计算机、社交礼仪、游览文化等多方面的知识和技能，把握现代管理科学知识，具备使用现代办公设备的能力，力争成为博学多识的“通才和“杂家。不仅要向书本学，还要向理论学，向四周的同志学，擅长调查研究，不断更新知识，提升工作能力。工作生活中严于律己，率先垂范，“不以善小而不为，“不以恶小而为之，养成习惯。坚持“己所不欲勿施于人，凡要求别人做到的事情自己首先做到。 其次要引导管理者提升工作责任感、紧迫感。要淡化权利情结，强化效劳意识。对领导部署的任务,要迅速行动, 跟踪反应, 件件有落实、事事有回音。工作既要雷厉流行，又要一丝不苟。办公室工作，大量的都是周而复始、琐碎冗杂的反复性劳动,要把每一件单调的、平淡的, 看似鸡毛蒜皮的“ 小事,作为“精品来完成，具体表现出出经办者的最好水品，折射出所在院系及其领导者的能力水准。 第三要引导管理者讲究工作方法。学院办公室的工作对象是人，做的是解人难、暖人心、调动人的积极性的工作，因而，要把对效劳对象的人文关心放在首位，做到对上级、尊长真诚实在、尊敬、不卑不亢，对师生员工谦虚、礼貌、平等待人；同事之间大事讲原则，小事讲风格，擅长换位考虑，多做团结 “补台工作，构建融洽的工作环境。 要能通过建立完善考评体系，引导、鼓励人们自我完善，不断进步，就要设置一系列有针对性、可操作性强的责任目的、岗位要求。不少方面的工作质量要求是难以用量化的指标去评估的，一般只能通过定性的方法来表述。进行行政管理目的的评估，应采用定性与定量相结合的形式。能够量化的应当量化；对那些无法量化的指标，可采取比较详细的、可操作的定性表述，尽量做到规范、科学、切合实际，这样能力有效地发挥目的管理的导向作用和鼓励作用。 四、考评体系的基本框架 基于对考评目的、方式和重点等方面的上述考虑，考评工作的基本框架设想如下： 1、考评对象。学院办公室及其下属机构和所有工作人员，即机构和人员两个部分。 2、考评根据。对机构而言，重要根据其阶段性发展计划、专项计划和年度工作任务，考评其完成情况；对个人而言，要在对其岗位性质、工作环境、资格能力、责任权限、工作标准进行综合分析的基础上，构成职务说明书，作为考评其德、能、勤、绩表现的重要根据。 3、考核关系。直接上级对直接下级进行考核，间接上级负责审核，人力资源部门汇总考核分数，直接上级和人力资源部门负责考评结果的运用。 4、考评目的的设置与确定。对机构而言，考评目的分业务目的和内部管理目的两部分，各占一定的绩效权重。业务目的重要是指学院系下达办公室年度要完成的重点工作目的及根据学院系年度工作重点确定的目的任务。内部管理目的重要指办公室、科室人员教育培训、素质能力提升情况和效劳对象的对效劳质量、效劳水平的满意水平。 对于工作人员，考核目的除惯例的德、能、勤、绩目的外，重点应考察其知识技能进步情况，十分是效劳对象和上级领导要求其整改事项的落实情况。 5、考评方式。平常采集效劳对象及校内外反应与年终考评相结合，包含利用网络技术等手段征询意见；个人自评或者述职与组织考评相结合。 6、考评结果的运用。 一要及时反应考评结果。绩效考评自己并不一定能提升管理绩效，还应该根据考评所提供的线索，分析诊断存在问题的原因。通过绩效诊断，假如发现是绩效管理制度出现了问题，阻碍了管理绩效的进一步提升，就应该及时对考评制度进行反思和调整；假如是办公室人员个人的原因，也应该及时沟通。考评结果的反应应该是双向的、互动的，领导与被考评者之间要有一个反应沟通经过。反应沟通的内容应该包含完成情况能否到达了预期的目的要求；下一步怎样改良和如何提升业绩；个人能力能否还有提升的空间，应在哪方面加强等等。通过这种连续的反应沟通经过，促进被考评人员积极参与，上下达成共鸣，充足发挥考评的作用。 二要建立鼓励机制。应直接将考评结果运用到培训、晋升、任用和赏罚等方面。通过有效的鼓励手段，调动办公室人员的积极性，维持工作热情。三要建立行政人员档案。把对办公室人员进行考评的结果作为历史记录保存起来，把它与个人在学校的职业发展生涯和报酬分配联络起来，培养办公室人员珍爱荣誉、看重考评结果、寻求本身职业发展的浩然正气。对办公室人员的绩效考评应该和整个部门的绩效考评互相联络，互相影响，这样能力充足具体表现出考评的客观性。 结束语 总之，在高校的下属学院要做到一个优秀的办公室管理人员是不易的，它与单纯的机关或其他事业单位做管理工作有一定的区别，工作环境及工作对象不同。只要认识到现代化的高校对办公室人员的所具备的条件的要求，能力更好地审核自我，通过不断的学习使本身素质提升 只要对自己的管理角色有真正的认识，能力在这个 平凡的岗位上演绎出精彩的作为。以下为参考文献：1谢文涛. 高校二级学院办公室管理面临的问题及其对策研究. 西北成人教育学报. 2011.04: 35-36.2丁妍. 浅谈现代高校办公室管理工作. 全国商情(理论研究). 2011.10: 104-105.3杨微微. 高等院校二级学院办公室管理工作研究. 科技创新导报. 2010.08: 182-184.4马健萍,蔡隽. 高校教学学院办公室工作本能机能的考虑. 南昌工程学院学报. 2009.10: 23-26.5张文元. 高校二级学院办公室人本管理问题探析. 赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版). 2010.07: 82-84.6王秀繁. 高校系(部)办公室工作存在的问题及对策. 沈阳工程学院学报(社会科学版) 2008.07: 363-366.