公文管理制度.pdf

公文管理制度公文管理制度一、收文1、公司外来文件全部统一交由行政人事处文秘登记，并加附*公司外来文件处理单（见附表 6），填写相关内容。2、行政人事处文秘按行政人事处负责人拟办意见，送各对口部门负责人及对口部门分管领导“阅示”会签并提出办理意见。3、报公司总经理批示。4、行政人事处文秘将公司总经理批示后的*公司外来文件处理单及文件转交相关部门办理，并做好后期的督办工作。相关部门负责人阅办后，须在“文件处理单”上签名，行政人事处文秘记录处理结果，分类编号存档。二、发文1、凡以公司名义对外行文和发文的归口管理部门为行政人事处。2、发文范围：规章制度、通知、请示、报告、批复、函（复函）和决定等以公司名义对内对外的发文和函件。3、凡以公司名义下发的文件，各相关部门按照统一格式起草好文件后，附上*公司文件签发单（见附表 7），履行公司文件会签审批程序。（1）文件的会签对象为：起草文件的部门负责人、行政人事处、起草文件部门的分管副总经理、总经理。（2）为提高办事效率，缩短文件审批周期，要求在公司人员的文件会签时间控制在 3 小时以内，在外出差人员的文件会签时间控制在 48 小时以内，由主办单位通知会签人，可发电子邮件。会签人员必须在规定时间内书面或邮件回复意见。未如期反馈会签意见的，将视为同意文件内容，认可为会签通过。4、文件草案按会签程序获公司总经理最后签发后，行政人事处文秘负责将文件编好文号、按规定格式打印、制作，并发放到各相关单位及人员。文件发放过程中，需做好*公司文件发放记录表（见附表 8），并由相关收文人员签收（不能书面签收的，须电话确认是否收到）。5、公司行政人事处根据相关文件发放范围负责将文件发至相关处室及人员，并打印*公司文件发放记录表 用于收文人员签收。6、各子公司内部发文参照本部发文程序执行，由各子公司总经理负责签发。各子公司的文件不得与本部对应相关文件内容产生冲突，否则为无效文件。三、内部文件的传阅1、文件下发后，各相关处室及人员要及时学习文件精神，熟悉文件内涵，同时严格执行文件各项要求和规定。2、所有文件发至各部门负责人后，由各部门负责人负责本部门相关人员的传阅学习。四、外来文件的传阅1、所有外来文件加附*公司外来文件处理单，经公司总经理批示后，统一由行政人事处文秘按总经理批示意见负责传阅，按顺序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕须将文件退还行政人事处文秘；文件传阅人必须注明岗位专业意见，不能只写“同意”二字。2、不得随意抽取“文件传阅夹”内的文件，以免文秘失去对文件的控制，造成文件的积压或下落不明，禁止未经行政人事处文秘横传文件，以免造成责任不清、传递混乱、遗失文件。3、文件传阅的时间要求（1）普通文件每人不超过一天；（2）急件（绝密级、机密级、秘密级、普通级）每人不超过 3小时；（3）特急文件（绝密级、机密级、秘密级、普通级）每人不超过1小时；（4）文件以电子邮件方式传阅时，按照以上要求办理；五、文件学习文件发下后，各相关部门及人员要及时学习文件精神，熟悉文件内涵，同时严格执行文件各项要求和规定。同时，在每月月底，公司组织安排相关人员集中学习。六、文件执行1、各相关部门及人员在收到文件后，要从文件规定的生效日期起，开始不折不扣、严格执行文件中的各项要求和规定，不得拖延。2、公司总经理及班子成员要经常性指导、检查、监督文件的执行情况，确保文件有效执行。3、如各单位在文件执行过程中，认为内容有需要完善或改进的，可及时向负责文件制定的相关部门提出完善建议，由相关部门整理大家建议后，考虑文件的进一步完善、修订，报公司总经理批准后生效执行。七、文件存档1、各部门、人员对收到的文件要编好顺序，妥善保存，以备查询。行政人事处在档案室还要建立专门文件档案，按时间顺序分月存档，将每份文件一份及其*公司文件发放记录表装订一起(如属子公司内部起草文件,*公司文件签发单也一并装订存档)，永久性保存。2、文件管理人员每月要对存档的文件进行一次细致的清查、核对，如有缺漏，及时补充，同时打印*公司每月文件存档明细表（见附表 9），一并存入档案室。八、本制度自 2021 年 xx 月 xx 日起施行。