完善基础台账与记录,提升标准化管理水平1.pdf
完善基础台账与记录，提升标准化管理水平石门农电公司壶瓶山服务部覃道周、易长龙供电所的基础资料与台帐是形成于供电所安全生产、经营活动的第一手材料，它来源于生产经营,又反过来指导着经营生产工作的开展。抓好基础台账、各种记录的规范化具有十分重要的现实意义。从 2010 年起,壶瓶山服务部对各类台账、记录进行了统一的疏理。经过二年的实践证明，搞好基础资料管理给我们各项工作的开展带来了积极的变化。现在我结合我们的实际谈下台帐管理、记录规范化，与各位共同探讨。一、要清楚认识到完善各类台账、记录的作用台帐资料是规范管理上档次,提高管理水平的需要。同时，各种记录也是人员履职记录，是明晰各方面责任的需要。2007年元月,刚接管壶瓶山辖区时，连基础的 10KV 线路杆塔台账、用户明细、线路走向图都都没有,新进的员工找不到台区、找不到用户，出了故障抢修人员找不到设备位置,给工作带来了很大的麻烦,严重影响了工作效率。因此建立完善的设备台账就成了当务之急。我所随之开展了线路设备资料清查，员工一基一基杆塔、一台一台变压器的清理，逐项登记,还自购电子测距仪对线路进行了丈量，最终形成了完善的线路设备台账资料。2011 年又完成了低压线路图纸的绘制工作。形成了完备的台账之后，我部定期开展线路巡视，设备检测,形成了详实的检测、巡视、缺陷处理记录。通过对台账、记录记载的系列资料数据分析,不仅可以了解当前的管理状况，而且还可以找到工作的薄弱环节,从而明确工作方向.二、如何建立规范的管理台帐、记录资料(1)(1)首先要明确相关人员责任。首先要明确相关人员责任。强化责任是搞好基础档案、资料管理工作的保障.壶瓶山供电所形成了内务资料三级管理机制，供电所管理人员负责对各种台账、资料的采集、完善作指导、监督、考核，资料专责负责向各班组收集资料，并进行汇总统计、整理、装订归档,各班组则负责保证按时清理、上报各类数据、资料，为协助班组搞好台账、记录收集，每个班都配备了一名掌握电脑操作的员工协助班组长开展工作。定期组织员工开展岗位培训，使员工明确设置基础资料的目的和意义，对各种台帐、记录的填写熟练掌握，使其不仅要知其然,而且要知其所以然.通过明确各自职责,形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条，员工良好的“执行力”确保做到资料“收齐无漏及时归档.(2(2）制订统一台账及记录格式。）制订统一台账及记录格式。2010 年我所按照标准化建设要求，根据岗位将各类台账、记录划分为综合管理、安全生产、营销管理、优质服务、客户档案五大类，共计 68 小项。并逐步按照标准化管理要求进行了格式统一。所有台账、记录均在专门的资料管理主机上建立了电子档，并建立了查阅索引.2011 年元月，我们将班组上报的报表格式也进行了统一,大大方便了基础数据的统计与归档。（3)3)形成良好的形成良好的“痕迹管理“痕迹管理 习惯。习惯。我所大力推行痕迹管理，要求所做的工作有资料可查，有记录可查,甚至于有照片可查.班组必须按时上交各种报表。资料上报分定期上报和临时上报两类,定期上报的资料包括班组每月必须开展的工作资料,如月工作总结、计划，临时用电检查记录、配变设备检查记录等，每个月20 号上交。其他临时上报的则根据工作需要协调上报。三、做好台账与记录的基本要求与原则（1 1）要求）要求。首先需要投入一定的人力和物力。建立台账看上去很简单，真正想做好也很不容易.其次，负责台账的工作人员要有恒心和毅力，坚持注重点滴积累，积少成多，保证台账内容的充实。档案管理人员要具有一定的敏感性,要能随时掌握当前工作重点，具有一定工作主动性。（2 2）原则。）原则。首先是真实，对台账中收集的信息、数据必须是真实的，如果做假，那么就失去了建立台账的意义了。其次是及时,坚持按时记录相关的数据、措施，时间要准确.再次是规范，台账资料的记载要规范和分类，该记载什么内容的就记载什么内容，而不能乱记，否则既不便于查找，也不利于归纳。四、当前台账管理与各类记录存在的问题及建议规范化的台账与记录确实、提升了供电所管理水平，保证各项工作流程正确有效执行，减少了扯皮推诿现象。定期的资料报送，也使供电所更容易掌握各班组工作动向，特别是通过班组对比排名，各班组更重视基础资料的完善，促使各班组提高了工作质量。但通过实践也发现了一些存在的问题。1 1、记录种类多而繁杂。、记录种类多而繁杂。如安全活动记录、培训记录、营销反违章记录、会议记录等等，因为很多活动是同时开展的，最好能设计一个通用的记录本，能一次性完成这些记录。另外现在也存在记录本有县局和农电部两个版本的现象，最好能够统一。2 2、资料规范存在各自为政的现象，、资料规范存在各自为政的现象，建议结合标准化创建工作,出台全市统一的台账格式，并编写填写指导书,指导班组将台账进一步规范化.3 3、熟练掌握档案管理的人不多。、熟练掌握档案管理的人不多。基层班组资料管理人员需进一步加强培训，以提升基层资料管理人员的能力素质.4 4、费用紧张费用紧张.标准化创建工作的推进，使得供电所定额经费使用趋于紧张，纸、打印耗材费用不小。建议适当解决相关费用。
