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EXCEL教程课件 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第一章EXCEL基础知识一一.新建和打开工作簿在安装了Office之后,单击Windows桌面左下角的“开始”命令,在弹出的菜单中单击“新建Office文档”项,打开下图所示对话框:我们可以新建任何一个Office组件的文档，还可以使用模板来建立一个新的工作薄.选中“空工作簿”项，单击“确定”按钮，就启动了Excel并建立了一个新的工作簿。使用“开始”菜单中的“打开Office文档”项也一样简单:单击“打开Office文档”命令,弹出“打开Office文档”对话框如下图：2 2 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS从这里我们也可以打开多种类型的Office文档，文件列表区域列出了各种类型的文件。要打开Excel工作簿，可以单击窗口下面的“文件类型”下拉列表框如图示：从列表中选择“工作簿（*.xl*）”项，在中间的文件列表区域中显示出来的就只有Excel工作簿了，从中选择要打开的工作簿，单击“打开”按钮就可以到Excel环境中进行编辑了。二二.Excel界面的介绍 启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。3 3 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。4 4 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.保存工作薄 单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作.在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了.打开“文件”菜单,单击“另存为”命令,弹出“另存为”对话框如图所示：这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框,从中选择相应目录，进入对应的文件夹,在“文件名”中键入文件名,单击“保存”按钮,这个文件就保存到指定的文件夹中了。四四.多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表如左图所示：菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单,选择原来的工作薄名称,又切换回来了。5 5 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第二章建立工作表一一.在单元格中输入数据首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。二二.简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，现在我们来看一个表格,把每人每次的购买总额计算出来.选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输了一个公式。输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮.现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。8 8 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.相对引用和绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。9 9 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。四四.名称的使用 命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。1010 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS五五.调整行、列宽度调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。1111 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第三章编辑工作表一.选定操作区域 如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。二二.复制、移动和删除 复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮 ，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮 就可以了。现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮 ，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。1212 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.撤消和恢复 如果对操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮 ，把操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮 。不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。四四.插入和删除 对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。1313 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS五五.查找和替换有这样一个表,要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”,这时就用得到查找和替换功能了.打开“编辑”菜单,单击“替换”命令,打开“替换”对话框,在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”,在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”,然后单击“查找下一个”按钮,Excel就会自动找到第一个,如果需要替换,就单击“替换”按钮.如果直接单击“全部替换”按钮,就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了.查找打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。1414 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS六六.对工作表的操作我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们添加两张表格我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标签上单击右键,在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图）,出现“移动和复制工作表”对话框（右图）,将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名字和部门等信息，这个表格就可以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个表就添加完了。双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了，我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也改动过来,这样就直观多了。如果不勾选该对话框,仅代表将工作表移到指定的位置,不具有复制的功能1515 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第四章设置工作表的格式一.单元格的格式设置在“单元格格式”对话框中可以设置单元格所有格式。打开对话框还可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令，也可以使用右键菜单中的“设置单元格格式”命令。在“对齐”选项卡里可以将多个单元格合并,并可设置合并的单元格中文字的对齐方式.也可以取消合并.但如果合并前的单元格中输入的有内容,则将只显示第一个单元格的内容(在合并的时候,会有对话框提示).即使是取消合并,也只能保留第一个单元格中的内容.我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”,从右边的“类型”列表中选择“0.00”,单击“确定”按钮,数字的样式就设置好了.我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮,在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。1616 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS二二.数据表的美化我们如果不给工作表设置边框,打印出来的表是没有边框的,这里先来把边框设置好:选中要设置的单元格,单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头,从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击(图1)，边框就设置好了。接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色:选中第一行的单元格,单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”（图2）,将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”(图3)，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。图图1图图2图图3还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。取消背景的操作：打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。1717 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.样式的使用和设置我们可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令,打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式就应用了过来。样式建立以后是可以修改的：打开“样式”对话框，选择要修改样式,单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”对话框,在这里对样式中的格式进行设置就可以了。四四.格式的复制和删除选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮,然后在要复制到的单元格上单击,鼠标变成时,就可以把格式复制过来了。选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项,选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。1818 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS五五.隐藏行和列有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。六六.拼音的设置选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。取消拼音的设置打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。1919 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第五章公式与函数的应用一一.创建公式我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除,括号的作用和平时是相同的。二二.编辑公式公式和一般的数据一样可以进行编辑,编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。在同一个EXCEL档中的不同工作表中,也可以实现数据的引用.当鼠标在此变成黑色的小“十”字型时,按住鼠标左键,往下拉动.直到最后一行松开.(填充的方式)详情请参见相对引用和绝对引用的部分内容.2020 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.函数的使用我们来看一个表格,现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下,看看到底有多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格,然后单击工具栏上的“自动求和”按钮,在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。如图1.这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致；但是象下面这个表(图2),要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时自动求和功能就没有办法了。这时我们就要用到Excel提供的函数功能来实现了：单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的“输入公式”按钮，现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选择“SUM”项.如图3.图图3图图2图图12121 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就可以了。2222 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第六章图表的使用一一.建立图表我们来做一个表示第三季度的几种商品所占比例的饼图，打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮.如图1.出现步骤2的对话框，这个对话框中要为饼图选择一个数据区域：单击“数据区域”输入框中的拾取按钮,对话框缩成了一个横条，选中“三季度”下面的这些数值，然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮，回到原来的“图表向导”对话框，从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了，单击“下一步”按钮.如图2.图图1图图22323 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS现在要设置图表的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它的标题，设置它的标题为“三季度”，单击“下一步”按钮。如图1.这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；饼图就完成了。如图2.这样一张图表就做好了。如图3图图1图图2图图3选中图表,单击右键选择“图表选项”可以对图表进行设置.2424 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS二二.自定义图表类型如果总是设置同样一种类型的图表的话，完全可以自定义一个图表类型，到时候直接套用就行了：在这个图表的空白区域单击右键，从菜单中选择“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，单击“自定义类型”选项卡，在“选自”栏中选择“自定义”项，单击“添加”按钮，打开“添加自定义类型”对话框，在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“季度饼图”，单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框，这样我们就建立了一个自定义的图表类型。单击“取消”按钮，回到编辑状态；我们再来插入一个图表：打开“插入”菜单，单击“图表”命令，在“图表类型”对话框中，选择类型为我们刚才定义的“季度饼图”，直接单击“完成”按钮,我们就可以插入一个和上面一模一样的饼图了.2525 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.图表的修改我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图,这种图的做法是：单击这个圆饼,在饼的周围出现了一些句柄,再单击其中的某一色块,句柄到了该色块的周围,这时向外拖动此色块,就可以把这个色块拖动出来了；同样的方法可以把其他各个部分分离出来。把它们合起来的方法是：先单击图表的空白区域，取消对圆饼的选取，再单击任意一个圆饼的色块，选中整个圆饼，按下左键向里拖动鼠标，就可以把这个圆饼合并到一起了。有一种三维的饼图也经常会用到，我们还是用这个图来改变一下：打开它的“图表类型”对话框，在“子图表类型”列表中选择“三维饼图”，单击“确定”按钮就行了。如果觉得生成的图表不好看，可以适当修改：打开“图表”菜单，单击“设置三维视图格式”命令，打开“设置三维视图格式”对话框。在这里，可以修改三维图形的仰角，旋转角度以及高度，直到你满意。2626 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS四四.柱形图的生成我们还用上一节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，现在选取数据区，这里Excel所默认选择的数据区是正确的；从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比,而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比，于是我们将序列产生在选择为“行”；单击“下一步”按钮；输入图表的标题为“各产品在不同季度所占份额统计”，分类X轴为“季度”，分类Y轴为“比率”，单击“下一步”按钮，这次我们选择“作为新工作表插入”项，后面的输入框中的内容改为“柱形图对比”,单击“完成”按钮，在工作簿中就多出了一个“柱形图对比”工作表，在这个工作表中保存着我们刚才生成的图表。这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴,分别是X轴和Y轴；我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记，这里我们也可以设置：双击Y轴,打开“坐标轴格式”对话框,单击“刻度”选项卡，去掉“次要刻度单位”前面的复选框，在后面的输入框中输入0.005，把次要刻度的间距设置为0.005；然后单击“图案”选项卡,在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”,单击“确定”按钮。2727 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS五五.趋势线的使用趋势线可以简单地理解成一个品牌在几个季度中市场占有率的变化曲线，使用它我们可以很直观地看出一个牌子的产品的市场占有率的变化，还可以通过这个趋势线来预测下一步的市场变化情况：打开“图表”菜单，单击“添加趋势线”命令，打开“添加趋势线”对话框，从现在的类型选项卡中选择类型为二项式，现在下面的这个选择数据系列列表框中选择的是M1，我们不去改变它，单击确定按钮。还可以用这个趋势线预测下一步的市场走势:双击这个趋势线,打开“趋势线格式”对话框,单击“选项”选项卡,在“趋势预测”一栏中将“前推”输入框中的数字改为“1”,单击“确定”按钮。如下图.现在，就看到了下一个季度的趋势变化了。2828 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS六六.调整图表文字现在我们再来把这个X轴和Y轴的说明文字移动一下位置，在这个Y轴的说明文字上按下鼠标左键，在它的周围出现了一些句柄，表示我们现在选中了它，然后拖动鼠标，把它放到Y轴的上面，同样把X轴的说明文字放到右边，接着我们来把Y轴上的说明文字的方向改为水平的：在标题说明文字上单击右键，在弹出的菜单中选择“坐标轴标题格式”命令，打开“坐标轴标题格式”对话框,单击“对齐”选项卡,将文字的对齐方式选择为“水平”,单击“确定”按钮；再把Y轴的说明文字改成“所占比例”：把鼠标放在Y轴的标题文字上面，鼠标变成一个“I”字形，单击，在这里就出现了光标，现在就可以输入文字了，把这里的文字改成“所占比例”，然后用鼠标单击视图中的任意位置，标题文字的设置就完成了。七七.柱形图表的格式设置现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：在中间的方形区域中单击右键,单击“图形区格式”项,打开“图形区格式”对话框，选择颜色为“绿色”，单击“确定”按钮。在图形区的外面单击右键，单击弹出菜单中的“图表区格式”命令，单击“填充效果”按钮，选择“单色”，将下面的滑块向右滑动到大约三分之二处，单击“颜色”下拉列表框，从中选择“浅黄”，单击“确定”按钮，选中“阴影”前的复选框，单击“确定”按钮，图表的底纹就设置好了；同样把图例的底纹像前面一样设置好，这样，这个图表就漂亮多了。我们还可以把这里的坐标线换个颜色，选中Y轴，打开它的“坐标轴格式”对话框，单击“图案”选项卡，在“坐标轴”一栏中选择“自定义”，选择颜色为“桔红”，选择一种较粗的线，并把主要刻度线类型设置为“交叉”，然后单击“确定”按钮，现在这条线就设置成了这个样子；同样可以把网格线也设置好，方法是：选中网格线，打开格式菜单，单击网格线格式命令打开对话框，依次进行设置就可以了。2929 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS八八.添加系列如果我们得到了第四季度的统计数据，需要把它加入到这个表中，我们希望在加入到表格中后在图表中也看到第四季度的数据。方法如下：首先把数据添加进去，然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。打开“图表”菜单，单击“数据源”命令，打开“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，把“系列产生在”选择为“列”，然后再单击“系列”选项卡，单击“系列”列表框下面的“添加”按钮，添加一个系列，现在“系列”列表中选中的就是新添加的系列,单击“名称”输入框中的拾取按钮,对话框变成了一个长方形的条，单击标签栏中的“产品信息”标签,从这个工作表中选择“四季度”这个单元格,单击“源数据-名称”对话框中的返回按钮,回到“源数据”对话框，单击“值”输入框中的拾取按钮，选择“产品信息”工作表中的“四季度”单元格下面的数据单元格，返回“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡,再把“系列产生在”选择为“行”，从预览框中可以看到这正是我们想要的结果，单击“确定”按钮就可以完成这个序列的加入了。3030 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS九九.几种常见的图表如果要体现的是一个整体中每一部分所占的比例时，我们通常使用“饼图”，如我们做的各种饮料市场份额的饼图。此外比较常用的就是折线图和散点图了，折线图通常也是用来表示一段时间内某种数值的变化，常见的如股票的价格的折线图等。散点图主要用在科学计算中。例如：我们有正弦和余弦曲线的数据，我们可以使用这些数据来绘制出正弦和余弦曲线：打开“图表向导”对话框，在“类型”列表框中选择“XY散点图”，子图表类型选择“无数据点平滑线散点图”，然后单击“下一步”按钮，同样选择数据系列和数据，我们看这里的选择还是正确的，单击“下一步”按钮；现在填入合适的文字,单击“完成”按钮,就生成了一个函数曲线图；改变一下它的背景和颜色,一个漂亮的正余弦函数曲线就出现了。3131 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS第七章工作表的管理一一.视图的切换我们经常会遇到这种情况：工作表的内容在视图中看起来不是很完整,这时我们可以试一下全屏显示：打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，界面变成了这个样子，中间的数据显示区域比原来大了许多。可是有时这里还是不能全部显示出表格，还可以这样：单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中，单击工具栏上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头,选择75%，把视图中的表变小,如果还是不全,我们可以直接在输入框中输入“50”,然后回车,就可以了.在编辑的时候,如果想知道这个表有几页,可以打开“视图”菜单,单击“分页预览”命令，会出现一个对话框，告诉我们现在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置，单击“确定”按钮。在Excel中分页符的概念比较奇特,现在视图中这些蓝色的虚线就是分页符,把鼠标放到上面,鼠标就变成了这样的移动标记“”;可以发现整个表格被蓝色的线条分成了两个部分,这就表示现在的表打印出来的话会有两页,单击“打印预览”按钮,从状态栏上可以看出现在的表共有两页;现在我们把中间的这条竖线向右拖动,与边框蓝线重合,现在看上去表只有一部分了,单击“打印预览”按钮,可以看到现在的表就只有一页了.分页符3232 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS二二.拆分窗口打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据；单击左边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据，这样我们就可以通过这四个窗口分别观看不同位置的数据了。我们还可以用鼠标拖动这些分隔线：把鼠标放到这里的这些分隔线上，可以看到鼠标变成了这样的形状，按下左键，拖动鼠标，就可以改变分隔线的位置了。取消这些分隔线时，只要打开“窗口”菜单，原来的“拆分”命令变成了“撤消窗口拆分”命令，单击它，就可以撤消窗口的拆分了。3333 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS三三.新建和重排窗口上一节讲到的是一个表格时的情况，有时我们需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，这时拆分就帮不上忙了，不过我们可以使用这样的方法：打开“窗口”菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口，注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一个“:2”，表示现在是打开的一个工作簿的第二个窗口。打开“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框,选择一个窗口排列的方式,这里我们选择“垂直并排”,选中“当前活动工作簿的窗口”前的复选框，单击“确定”按钮。我们给这个工作簿建立的两个窗口就在这里并排显示了，在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。同样，如果是两个不同的工作簿中的内容进行比较，也可以使用这个重排窗口命令，只是在打开的“重排窗口”对话框中不要选中“当前活动工作簿的窗口”命令就可以了。3434 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS四四.冻结窗口在查看表格时还会经常遇到这种情况：在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题,给我们的查阅带来很大的不便；现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题：单击选中这个表的D7单元格，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，把窗口拆分开，现在右下角这个区域就只是数据了，我们通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的数据来看这一部分的内容了。不过这样还是有缺点，当我们把滚动条拖到边的时候会出现表头，看起来感觉不是很好，因此我们打开窗口菜单，单击冻结窗格项,现在窗口中的拆分线就消失了，取而代之的是两条较粗的黑线，滚动条也恢复了一个的状态，现在单击这个垂直滚动条改变的只是下面的部分，改变水平滚动条的位置，可以看到改变的只是右边的部分，就和拆分后的效果一样，不同的只是不会出现左边和上面的内容了。我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就可以这样来做：单击这个行标，选中标题下面的一行，然后打开窗口菜单，单击“冻结窗格”项，现在改变滚动条的位置,这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分.就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。打开窗口菜单，单击“撤消窗口冻结”项，就可以把这个窗口的冻结撤消了。3535 P PH HO OT TO OS SH HO OP P使使用用技技巧巧.3L ELECTRONIC CORP.MIS五五.数据的排序在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅度来排列：单击“涨跌%”单元格,单击工具栏中的“降序”按钮,表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了,这样我们找起股票名称来就方便多了.如果是想从小到大排列，单击“升序”按钮,现在排在前面的就成了跌幅大的股票了。如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列,打开“数据”菜单,单击“排序”命令,打开“排序”对话框；可以看到Excel自动选定了一个排序区域，我们看它的选取还是正确的;在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条件，我们这里只要用两个就可以了，现在工作表排序的主要关键字是“涨跌%”，按递增排列，将其改为“递减”，设置一下次要关键字：单击“次要关键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“成交量”，后面也选择为递减；注意下面的标题行的设置，这里选择的是“有标题行”，对于不想对标题行也一起排