外贸函电1.ppt

外贸英语函电外贸英语函电English for International Business Communication主讲：覃娜(Qin Na)By Sophia PREFACE(序言)lWhat are Business Letters?(什么是函电？)函：函：信函，letters,correspondence,writing,communications,etc.电：电：电报或电传，cables,telegrams or telexes 在国际贸易中使用或交流的函电即被称为国际商务函电，或外贸英文函电/书信。lThe Characteristics:(国际商务函电的特点)1.它是一种应用文应用文(practical writing)，有固定的格式格式(certain layout)。2.因为在当今世界的国际贸易中，英语是通用语言，所以外贸函电或国际商务函电通常使用英文英文书写。3.外国人把能写好函电称为“拥有宝贵的财产”，充分说明了函电在对外交流中的有用性和重要性。lThe Function:(国际商务函电的功能)国际贸易离不开函电。在国际贸易中，建立业务关系、价格磋商、合同签订、合同执行等交易磋商和履行的所有环节都离不开国际商务函电，都需要借助“函电”这个媒介(medium)。在外贸中，有些函电是有法律效力有法律效力的文件，e.g.firm offer,sales contract,etc.所以，无论是在形式上，还是在内容上都必须十分注意。lThe requirement for writing:(写作函电的要求)英文函电是外贸从业人员必须掌握的工具，写好函电是外贸从业人员的基本功之一。一封好的英文函电通常要求起草人具备以下条件：1.精通英语(Good Command of English)2.通晓外贸理论实务(Knowledge of Business Theory&Practice)3.通晓术语(Knowledge of Technical Terms)4.通晓人的心理(Knowledge of Psychology)5.熟悉推销艺术(Skill in Salesmanship)PREFACE LAYOUT OF A BUSINESS LETTERlThrough the study of the preface we will learn:1.The structural parts of a business letter.2.Two main styles of layout in writing.3.The guidelines of business letters wring.4“Cs”:1.Correctness（正确）;2.Clearness（清楚）;3.Conciseness（简洁）;4.Courtesy（礼貌）.The Structural Parts(组成部分)1.Seven Principal Parts Letterhead or Heading;Date;Inside name and address;Salutation;Body of the Letter;Complimentary Close;Signature.Letterhead:(Letter-head,Heading)信头 含义：是写信人写信人的名称和地址，以及电话、传真号码、电子邮箱、网址及经营业务等。位置：一般商号都有已经印制好的信头；若没有，应将其打印在信笺的正上方或右上方正上方或右上方。要求：先写公司名称，再写公司地址先写公司名称，再写公司地址，地址应按从从小到大的顺序小到大的顺序写(P6)。e.g.Senda Shoes Company 82 Jian Guo Street Beijing 100006,China Other examples see P3-5.Date:(Dateline)日期含义：是写信的时间写信的时间，包括年、月、日。位置：日期通常位于“letterhead”下下，缩右平左缩右平左P3-4要求：书写日期应注意：a.年份必须全部写出，不可用06代替2006；b.月份要用英文写全，也可采用普遍公认的简写，如Jan.(January)；c.日期可用序数词(1st,2nd,3rd)，也可用基数词；d.日期切忌全部用数字来写，e.g.05/09/2006()；e.年份前须加逗号，日期和月份间空格年份前须加逗号，日期和月份间空格。e.g.5th September,2006(British English)September 5,2006 (American English)12个月份的英文写法一月：January 二月：February 三月：March 四月：April 五月：May 六月：June 七月：July 八月：August 九月：September 十月：October 十一月：November 十二月：DecemberInside Name and Address:封内名址 含义：是收信人收信人名称和地址，应与信封上收信人的名称和地址一致，目的是为了便于归档处理。位置：一般在“date”下下，缩平皆左缩平皆左P3-4 要求：先写公司名称，再写公司地址，地址按从小到大的顺序写，开放式标点符号开放式标点符号P3-5e.g.Mr.F.Lawrence,President Wholesale Supplies Co.,Ltd.481 University Ave.Toronto 2,CanadaSalutation:称呼 含义：是发信人(Addressor)对收信人(Addressee)的一种称呼，应该与“inside name&address”及“attention line”相符相符。位置：位于“inside name&address”下，缩平皆缩平皆左左 要求：Dear Sirs,(British English)Gentlemen:(American English)Dear Madam,(To a lady)Note:sirs,gentlemen 都是复数形式，首字母要用大写，标点符号要对应，不要用Dear GentlemenBody of the Letter:信的正文 含义：是信的主体，是最重要的部分。位置：在“salutation”下下；缩头式每段起首向后缩缩头式每段起首向后缩进进4-6个字符，平头式每段起首无缩进个字符，平头式每段起首无缩进。要求：信的正文最好划分为2-3个自然段，每段仅围绕一个话题展开。一般可以这样安排：Paragraph1:Take“you”into the letter.以抓住读者注意的信息开头，或提及读者的需求或兴趣，或提出上一封信函开头，以“you”来陈述信文内容。Paragraph2:Take“you”and“we”into the letter.谈及我们的疑问以及我们能够提供的信息和服务。Paragraph3:Express your hope.在信的末尾谈及我们希望收信人采取的行动或考虑的事情，或我们想要的结果。Complimentary Close:结尾敬语 含义：用来礼貌地结束书信的一种表达方式，可理 解为“谨上”、“敬启”。位置：打印在“body”后后，缩右平左缩右平左P3-4 要求：通常和和“salutation”相呼应相呼应 Dear Sirs,Yours faithfully,/Faithfully yours,Gentlemen:Yours truly,/Truly yours,Note:只有第一个单词的第一个首字母需要大写。Signature:签名 含义：发信人发信人的签名。位置：在“complimentary close”下，平左混右平左混右P3-4 要求：由发信人公司名称、负责人手写签名、负责人打印签名、发信人职位构成。e.g.GENERAL TRADING CO.,LTD.A.A.White A.A.White Sales ManagerNote:7个主要部分之间最好空出1-2行。LetterheadDateInside Name&Address SalutationBody(段首无无缩进)Complimentary Closesignature Letterhead DateInside Name&Address SalutationBody(段首有有缩进)Complimentary Close signature2.Seven Optional Parts not necessary in every business letter,according to the need.Reference Number;Attention Line;Subject Heading;Reference Notation;Enclosure;Carbon Copy Notation;Postscript.Reference Number:存档编号，参考号码 含义:存档编号有助于写信人存档，也便于写信人或收信人将该信与以往的信件联系起来。写法:e.g.Your Reference No.:ICBCSH06001 Our Reference No.:CMBWH06003 位置:在“letterhead”和“date”之间，缩右平左缩右平左P3-4与日期有关，在日期之上Attention Line:(particular address)致收信人 含义:表示写信人希望信件到达公司时能够被直接交给某个人或者部门处理。写法:P3-5,11 e.g.Attention:Import Dept.For the Attention of the Sales Manager (Note:“Attention”can be short for“Atten.”)位置:在“inside name&address”和“salutation”之间，缩中平左缩中平左，实际上，它是封内名址的一部分。与封内名址有关，在其之下Subject Heading:(subject line,caption)事由 含义:是对信文内容的简要的提示性说明。可以被看成是信的正文的一部分。目的是使读者对信的基本内容一目了然。写法:e.g.Re:Your Order No.123 位置:在“salutation”和“body”之间，缩中平缩中平左左P3-4 Note:One letter one subject.与信文有关，在信文之上Reference Notation:经办人代号 含义:由书信口述人口述人，和秘书或打字员秘书或打字员姓名的首字母组成。写法:e.g.the indicator:Bai Yun the typist:Hei Tu 4种写法:BY:HT,BY/HT(全用大写)BY:ht,BY/ht(一大一小)Other examples see P8,12.位置:在“signature”与“enclosure”之间，靠左靠左与签名有关，在签名之下Enclosure:附件 含义:信封里除信函本身外还有的东西。写法:e.g.Enclosure:Proforma Invoice Encl.:As stated 附件如文 Enc.:2 1 Pricelist 1 Catalogue Other examples see P8,13.位置:在“reference notation”与“carbon copy”之间，平缩皆左平缩皆左Carbon Copy Notation:抄送 含义:告知对方信文抄送给的第三者。写法:cc(or CC):the Bank of China Xerox(影印件):ABC Trading Corporation Other examples see P6.位置:在“enclosure”与“postscript”之间，靠靠左左P10,13Postscript:附言 含义:对信文追加的简短信息。写法:P.S.The catalogue will be sent to you tomorrow.Other examples see P8,14.位置:信的最末信的最末，靠左靠左P10Beijing Overseas Trading Corporation125 Jianshe Street,Beijing 100710,Beijing,ChinaTelephone:0086-10-66778899 Fax:0086-10-66778800Our Ref.No.06090501Your Ref.No.September 5th,2006Messrs Smith&Co.153 Third AvenueNew York NY10017,U.S.A.Attention:Import DepartmentGentlemen:Re:Your Enquiry of Sep.3rdThe body of the letterYours truly,Beijing Overseas Trading CorporationWang JieSales Manager WJ/ly Encl.As statedCC:ABC Trading CompanyP.S.Beijing Overseas Trading Corporation125 Jianshe Street,Beijing 100710,Beijing,ChinaTelephone:0086-10-66778899 Fax:0086-10-66778800 Our Ref.No.06090501 Your Ref.No.September 5th,2006Messrs Smith&Co.153 Third AvenueNew York NY10017,U.S.A.Attention:Import DepartmentGentlemen:Re:Your Enquiry of Sep.3rd The body of the letter Yours truly,Beijing Overseas Trading Corporation Wang Jie Sales Manager WJ/ly Encl.As statedCC:ABC Trading CompanyP.S.Two Styles of Layout (版面编排)1.Blocked Style:平头式 See examples at P4 It is an American style,which is easy to type.2.Indented Style:缩进式 See examples at P3.Pay attention to its Ref.No.,Date,Atten,Re:,Close,Sig.每段起首都有缩进。It is most widely used in the international trade.3.Modified Blocked Style:修正式，改良式 The Envelope 信封的写法应注意：1.发信人发信人(addresser)的名称地址一般是在左上角左上角打好的；收信人收信人(addressee)的名称和地址一般放在信封中间偏右中间偏右的位置；右上贴邮票右上贴邮票(stamp)。2.先写公司名称，再写公司地址先写公司名称，再写公司地址；地址按从小到大从小到大的顺序写，门牌号与街道名同一行，换行打上城市、州、省名及邮编(post code,zip code)，再换行写国家名。3.名称地址采用平头式，开放式标点平头式，开放式标点。4.“航邮(via airmail)”或其他付费邮寄方式在信封左下角左下角注明注明。Senders name and addressReceivers name and addressExercise:Please address an envelope according tothe following information:Senders name:Overseas Trading CorporationSenders address:中国北京市建国路125号(100710)Receivers name:Messrs Smith&Co.Receivers address:153 Third Ave.,New York NY 10017,U.S.A.Overseas Trading Corp.125 Jianguo St.stampBeijing 100710China Messrs Smith&Co.153 Third Ave.New York NY 10017 U.S.A.PREFACE LAYOUT OF A BUSINESS LETTERlThrough the study of the preface we have learned:1.The structural parts of a business letter.2.Two main styles of layout in writing.3.The guidelines of business letters wring.4.Envelope Addressing Exercise:lP16-17,Exercise1 2 3lRequirement:For singular register students number,blocked style should be used;for dual,Indented style should be used.