提高工作效率的100个建议.pdf
提高工作效率提高工作效率1.随身携带一本小册子,每想到要做的事都马上写下,无需写得详细,能唤起自己记忆便可.2.每天下班前,把所有明天需做的事依缓急程度排列写下,并且定下每项之预算时间需要,作为明天的工作计划.3.每周的最后一天,检查一下下周需做的事.4.旅行或度假的十天前,把要准备的事写出一份清单,逐件处理.5.督促自己跟从每天的工作计划做事,尽量不要脱离计划.6.不要随便接受一个不可能的限期.7.在每一批要做的事里,仍应有先后次序之分,按重要和紧迫程度定下次序,逐一完成.8.找出第一步往往是解决的开始.9.每隔两周,检讨一次哪些进度太缓慢,甚至停顿下来的事.10.对所做的事都预先定下完成时限.11.一件事到了预定时限仍未完成,检讨一下是否曾有未能预知情况出现,或者是否自己刚才放缓了思考,又或者是因为做法错了.12.与人见面或者开会,先表明大家对时限的看法才开始,如此,过程的节奏会更紧密.13.避免做出”多少时间都可以”之类的大方表现.14.一些琐事,不应用太多时间作出决定,可以先定下可容许时间(利用一分钟做讨论),若到了时间还未有结果,可以跟随他人意见或者接受第一个出现的合理选择.15.按已决定的时限完成事情能培养出凡事能预知何时完成的能力.如此,别人对你会有很大的西,乐意与你交往.16.预先控制每事所花的时间,便能在一段时间内完成比别人多.17.如果所容许的时间不够完成一件事,思考一下其中最重要的部分是什么,先处理那个部分如此,事情的结果能保存最大的价值.18.凡事只做一次,尤其是收到的文件书信及资料,训练自己只一遍.19.凡是在要与不要之间的东西,都是可以不要的.20.培养”凡事只做一次”的决心.这能逼使自己做事的时候更用心,更周全,因为知道只有一次机会,如此便锻炼出高效率的处事能力.21.很多事并不是一次做得不好,多做几次便会带来好的效果.就象做好了而要改的衣服,只会越改越差.22.养成凡事只做一次的声誉,与你交手的人会更认真,更尊敬你,亦会因为知道拖延时间无用,而更早与你达成最好的协议.23.时间是无从补充的资源,故此,用在每一件事的时间都应视为一种投资,因而应该要求有合理的回报率.比较两件事之间的取舍,亦可凭此决定.24.有了凡事只做一次的习惯,会大大减少积存待办的事或文件,使到自己的自信和能力更强.25.同一时间只做一件事,在做的时候把整个人的精神能力意念全部放在一件事上.26.利用科技去节省时间,提高效率.27.可以用电邮短讯,不要用电话;可以用电话的,不要见面.28.若用手做比计算机更快,用吧!29.把命运放在自己的手里,不要让别人支配你的时间而觉得无可奈何.30.浪费二十分钟比浪费二百分钟好,处于对自己对别人都没有贡献的场合中,想方法早点告退.31.不想在可以没有自己的会议中浪费时间,可以叫你的秘书五分钟后打电话找你,说有急事要你速回.32.把校友会或朋友的频密次数减半.33.把没有收获又没有急需联络的人,可以用明信片维持,言减意深.34.多年关系但又没有贡献的吃喝聚会取消或者减至每月一次.35.积存文件书信记录杂志甚至杂物,只会引起收拾整理寻找堆叠的工作,虚耗时间,问题的起因是购买或存起时没有好好地想清楚是否需要.36.最重要的文件存放在保险箱,次重要的东西都应有他们特定的柜和箱,以便需要时容易找寻.37.不要回避必来的工作,主动去找寻它面对它,是最省力的方法.38.常常问自己:”这是否此刻我可以做的最重要的事?”39.拖延会产生压力和焦虑,不要等”最恰当的一刻”去做某件事.40.每天预留 1-2 小时空白时间去处理突然出现的事情.若无突然出现的事情,把预留时间用在学习或者进修上.41.分析每天花多少时间问答电话和阅读!前者是否太多?后者是否太少?42.学会对不够重要的事和人说:”不”保存自己运用时间的主动力.43.多委派工作给手下.44.每一件东西都应该有安放的地方,自己的空间(例如柜面)是使用它们的空间而不是安置它们得空间.45.每一件巨大的事分割为几件小事.小事较易控制和完成,因而整件事也会更快完成.46.做一个有 44 格的储文件袋,其中 31 格代表未来一个月的每一天,12 格代表未来 12 个月和1 格代表明年.所有需要在将来处理的事,都可以用纸写下来,存放在这个储文件袋里.47.不要只用一个方式去做阅读工作,应该至少有速读细读精读和欣赏四种.48.用快速扫描的阅读方式先去了解文件文章的性质,再决定应否详细阅读.49.新闻无需花太多时间去知道或吸收,因为数小时后它便不新了.50.长篇的文章,需太多时间才能看完.应先看看是否明白它的立场,若是同意而你又已经清楚的,无需去看;若不同意,看看文章提出的第一个论证,若你觉得合理或者有新颖的看法的,才应该看下去.51.找出自己吸收文章内容最快的方式.有些人需要宁静的环境,有些人需要音乐,更有些人需要读出声.52.每天最少 20 分钟运动,保持身体健康,头脑清醒敏捷.53.找出自己的生理韵律,什么时候最适宜思考做决定.把重要的工作安排在那段时候.54.当体力精神或情绪不好时不要做重要的思考和决定.把决定的时间推去明天早上,给自己多一点时间去推敲思量.55.每天都给自己最少半小时做自我思考工作:整理净化自己的思想,检讨对人对事的看法;处理杂乱的,不应该有的意念.56.凡是”等待”的时间都可以利用,例如等待事物,等待乘车等待别人等.一般人每天可以有2-3 小时之多的”等待时间”.57.在车船看书会晕的朋友,可利用耳听录音的学习方式学习.58.很多不用细读的文件邮件及文章都可以随身携带,利用”等待时间”去做速读.59.利用午饭或者喝咖啡的时间去促进人际关系或者进行轻松讨论.60.把一些需要考虑或者策划的事写在一张纸上,在”等待时间”里抽出一个题目思考.(例如等车乘车)61.在电话旁放一些你想牢记的字句,每当拨或谈电话等待对方时看看.62.随身携带着一部你要看的书或文章.63.看电视时,身边放一些适合速读的文件和文章,每当广告出现时便阅读.64.生活里有很多紧迫而不重要的事,这些事使我们失去控制局势的能力,往往只是为别人而不是为自己而做,尽量避免他们.65.检讨一下每天里我们做了多少不重要又不紧迫的事.66.尽量做重要而不紧迫的事,例如学习策划工作促进健康等.它们才是使我们成功的事.67.所有需要一段时间完成的事,都先定下目标,而且在过程中不断检讨是否越来越接近目标.68.提醒自己是否让”IN-BOX”支配自己的工作生活,即是凭到来的事的压力大而细的行动,这种生活很辛苦,去找出突破的方法吧!69.每天问自己一次:”今天里我忙碌的事情中,有多少是对这份工作的目标有真正而直接的贡献?”70.分析自己的强项和弱点:如何再提高强项的发挥?怎样消除弱点给自己的障碍.71.明白每人每天都有同样的 24 小时,你不可能有”没有时间”或者”不够时间”的问题,你只有如何运用时间的问题.72.”太忙”只不过是不做某件事的借口,那只是把时间用在你认为更重要的事而已,想想到底什么才是真正重要的.73.问问自己有没有做一些事,使到每天忙的结果,只不过是明天做同样事或更忙的原因.74.学习高速地做得更多不会使你成功和快乐,令你完善地做好应该做的事才会.75.错误的感觉和看法,能使我们不断地做没有效果的事,直到累死为止,我们有犯这个错误吗?76.做了而没有效果,应先停下来和别人商量一下才继续下去.77.看不清楚一件事应否,先问问自己:”不做会有什么效果?”78.可以用笔记下来的,不要用脑去记.79.遇上有些偶然发生而又难以取舍的事,问问自己:”假如自己没有经过或遇上,会怎样?80.明白自己对凡是都有三个以上的选择.81.添置个人便携电脑,这是最快最容易去增加自己脑袋能力和节省时间的方法.82.每次说话前,先想一想,如何只用两句话说出你的意思.练习一段时间,你会发觉自己说话的能力大大进步,不会冗长而意思松散.83.说话时先说出你的结论,若大家同意,便可继续下去.若有人不明白或者不同意,你才有需要做出解释或说明.84.对不懂的事说”我不懂”;对不明白的事说”我不明白”,并且请求解释.85.永远不要还未清楚了解任务便接受或离开.86.在讨论时,从对方的观点建筑一条思路去和自己的看法连接是最快达到协议的方法.一般人往往只从自己的看法向方筑路,结果浪费大量的时间和精力.87.在争论时,从双方一致看法的地方延伸去未达一致的地方,会更快达到效果.88.说”我不明白,但我在乎你的看法,请帮助我去了解你的意思”89.所有与人交手的情况里,先明白对方的需要和限制.90.与人交手时,找出”三赢”的方法会是最快的解决方法.91.把公司的电话全部装置自动切断系统,凡说话超过五分钟,电话便会自动切断.92.开会时第一个到会的人负责挂一个纸袋和一块板在门口,上面写着迟到者每分钟扣十元,由他负责维持这个制度知道全体到齐为止.93.凡是有会议,必须先订明时限及其中议程及每一部分的预定时间,会议超出时限十分钟以外者,每名参加者罚每分钟十元,所得款捐员工福利基金.94.把自己所有的证件号码等资料记录在一张纸上,连同影印副本,放在一个信封里存好备用.95.晚上睡眠前的一个小时不想做与工作有关的事,能使睡眠的质量更好.96.每三个月做一次整个工作情况的检讨,找出改善的地方.97.学习自我催眠,瑜珈或静坐,这能帮助一个人保持更平静的心境,更清醒的头脑.98.从不在情绪控制自己的时候说话或做决定.99.有情绪时喝水及做运动,例如:走路或散步,平静时才回来.100.相信总有更好的办法.
