报销管理制度.pdf

报销管理制度一、目的：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。二、适用范围：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为交通费、差旅费、招待费等。本制度适用公司各部门。三、内容及流程（一）、原始凭证的有效性1、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。2、发票上必须填写购货方纳税人识别号，否则发票无效。3、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；4、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（二）、对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；（三）、费用报销单填写及票据粘贴要求1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，不予报销。（四）、报销流程经办人填经办人填总经理总经理审审批批出纳审核出纳审核并付款并付款经办人经办人签字领款签字领款写报销单写报销单（五）、报销时间为了提高工作效率，各部门应该每月 4 日前将报销单提交给总经理，每月 5 日完成审核并付款，逾期将延下个月再处理。如遇周末将提前至上一个工作日。（六）、差旅费报销公司业务人员因公外出所发生的交通费、住宿费、招待费等按规定实行实报实销。（七）、办公费用管理1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。2、办公用品采购和印刷各种帐表等统一由行政负责采购、印刷。（八）、业务招待费管理1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠品等。2、各部门因公招待必须事前申请总经理批准，申请时必须告知时间、地点、对方人员等信息。3、其它非公招待客人一律个人承担。（九）、交通费管理1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第 1 页2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部分自行承担；（十）、培训费1.培训费用由行政统一进行预算、统一管理、统一安排。2.费用发生前使用部门应向行政申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经行政审核总经理审批。3.培训结束后 5 日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“培训通知”。（十一）、会议费1.各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时办理报销手续。2.参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费；3.会议结束后 5 日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“会议邀请函”。（十二）、仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经营管理部上报总经理酌情处理。四、借款标准及流程（一）、借款标准1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其 1 个月工资总额；2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由公司其他人员担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，担保人应负连带责任。3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。5、单笔借支或报销金额超过 3000 元，需要提前一天通知出纳备款。（二）、借款流程借借款款人人填填写写部部 门门 负负 责责人审批人审批出纳审核付出纳审核付总经理审批总经理审批款款借款单借款单五、费用审批管理借款人借款人1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。领款签字领款签字2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。3、货币资金支付的批准方式为书面形式。4、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。5、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。第 2 页6、出纳收到报销单后应检查签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第 3 页