Excel使用技巧大全.pdf

ExcelExcel 使用技巧大全使用技巧大全1、快速选中全部工作表操作技巧：右键选择工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令就可以了。2、快速删除选定区域数据操作技巧： 如果用鼠标左键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时， 没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标左键后其内容将被删除。3、选中选择整个单元格范围操作技巧：在 Excel 中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。4、复制单元格操作技巧：先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键就可以了移动。如果要复制单元格，则在释放鼠标之前按下 Ctrl 就可以了。5、快速修改单元格式次序操作技巧：在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。6、一次性打开多个工作簿操作技巧：打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住 Shift 键或 Ctrl 键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿， 将它们全部选中， 然后按右键选择，选择“打开”命令，系统则启动 Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。7、快速切换工作簿第 1 页 共 7 页操作技巧：对于少量的工作簿切换，选择工作簿所在窗口就可以了。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。 “窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9 个工作簿，如果多于9 个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需选择其中需要的名字就可以了。8、选定超级链接文本操作技巧： 如果需要在 Excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，选择并按住可选定单元格。9、快速查找操作技巧：在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表 （可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。10、修改默认文件保存路径操作技巧：启动 Excel 2002，选择“工具选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel 工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。11、工作簿间快速切换操作技巧：按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。12、快速获取帮助操作技巧：对于工具栏或屏幕区，按组合键“ShiftF1”，鼠标变成带问号的箭头， 用鼠标选择工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。13、快速选定不连续单元格操作技巧：按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿第 2 页 共 7 页下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别选择不连续的单元格或单元格区域就可以了选定，而不必按住 Ctrl 键不放。14、根据条件选择单元格操作技巧：选择“编辑定位”命令，在打开的“定位”对话框中选择“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型，例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，选择“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。15、复制或移动单元格操作技巧：把单元格从一个位置复制或移到另一个位置，其方法为:选择源单元格，选择“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令，则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。16、中的单元格操作技巧：想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl+ -（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。17、快速删除空行操作技巧：在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，选择“数据筛选自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。18、快速关闭多个文件操作技巧：按住 Shift 键，打开“文件”菜单，选择“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。19、选定多个工作表操作技巧：如果选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住 Shift 键，再选择最后一个表的标签；如果选不相邻的工作表，要按住 Ctrl 键，依次选择要选择的每个表的标签；如果要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜第 3 页 共 7 页单中选择“选定全部工作表”命令。20、对多个工作表快速编辑操作技巧：按住 Shift 键或 Ctrl 键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签， 就可以实行多方面的批量处理。 一般情况下，进行的操作主要有如下几种 : 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据， 可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。21、移动和复制工作表操作技巧：用鼠标选择要移动的表的标签，拖到新的位置就可以了。如果要复制工作表，只需选定工作表，按下 Ctrl 键，然后拖动表到新位置即可。用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。22、工作表的删除操作技巧：选择“编辑删除工作表”命令，然后选择“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。 注意:“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。23、快速选择单元格操作技巧：在选择单元格(行，列)时，同时按住 Shift 键可以选中连续的单元格(行、列)。 在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl 键可以选中不连续的单元格(行、列。24、备份工件簿操作技巧：选择“文件保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选择“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项，选择“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。25、自动打开工作簿操作技巧：我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:Prograrn FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel 都会自动打开相应工作簿。第 4 页 共 7 页26、快速浏览长工作簿操作技巧：当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即 A1 单元格)，按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl+.（句号）”在所选内容的 4 个角单元格上按顺时针方向移动。27、快速删除工作表中的空行操作技巧：打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中选择“插入列”命令，从而插入一新的列 X，在X 列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中 X 列的数据，以X 列重新排序，然后删去 X 列。28、绘制斜线单元格操作技巧：打开Excel 的“绘图”工具，选择“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，就可以了画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。 至于斜线单元格的其他表格线， 仍然按上面介绍的方法添加。当然， 斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格就可以了将数据放到合适位置。29、每次选定同一单元格操作技巧：“Ctrl+Enter。30、快速查找工作簿操作技巧：选择工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替，在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，选择“开始查找”就可以了。31、禁止复制隐藏行或列中的数据操作技巧： 如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域， 然后把它粘贴到一个新的工作表，那么 Excel 把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑定位”命令，选择“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。32、F4 键第 5 页 共 7 页操作技巧：F4 键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。33、快速换行操作技巧：在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。34、变文本为数字操作技巧：在空白的单元格中填人数字 1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。35、数值操作技巧：选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击， 在弹出的快捷菜单中单击 “设置单元格格式” ， 在接着出现的界面中选 “数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。36、将数字设为文本格式操作技巧：Excel 会将数字保存为数字数据。如果要使Excel 将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格； 2.单击“格式单元格”命令，然后单击“数字”选项卡； 3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”； 4.单击每个单元格，按 F2 键，然后再按 Enter 键重新输入数据。37、快速进行单元格之间的切换操作技巧：用鼠标圈定一定区域后，按 Tab 键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab” 可向前移。 这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按 Tab 则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用 Enter可以按列输入数据。第 6 页 共 7 页38、日期或时间操作技巧： 单击需要输入数据的单元格， 键入数据并按 Enter 或 Tab 键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96或 Jun-96。如果按 12 小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel 将按AM(上午)处理。39、将单元格区域从公式转换成数值操作技巧： 选取包含公式的单元格区域， 按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值。40、快速输入特殊符号操作技巧：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如 X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“ X”，在“替换为”下面的方框中输入“”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换” 按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。41、快速输入拼音操作技巧：选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式拼音信息显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式拼音信息编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式拼音信息设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。42、插入“”操作技巧： 首先选择要插入 “” 的单元格， 在字体下拉列表中选择 “Marlett”字体，输入 a 或 b，即在单元格中插入了“”。第 7 页 共 7 页