营运资料管理制度(16-42).pdf

营运部资料打点制度营运部资料打点制度目的：目的：为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和打点，全面提高资料打点的工作效率，使营运工作得以更有效开展，拟制定本制度。一、一、需需归档的文件资料：归档的文件资料：1.当局下发的重要文件及相关部分来函；2.公司下发的重要文件；3.商户资料：（1）商户底子信息资料营业执照、卫生许可证等；（2）商户日常往来文件包罗、函件、申请表等；（3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4.部分文件：会议纪要、工作联络单、请示、陈述、函件等；5.内部打点资料各类报表；6.其它重要资料。二、二、文文件的收、发打点件的收、发打点1.部分员工在收到文件后应及时到资料打点员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料打点员打点好交接手续；（1）资料打点员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；（2）部分文件需对外发放时需经部分经理审核签字承认后，方可对外发送；（3）资料打点员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单元或部分并签收；2.需对外发送的文件资料：（1）工作联络单；会议纪要；（2）部分回函。三、三、文文件的传阅、借阅打点件的传阅、借阅打点1.传阅程序、范围和借阅程序、范围：（1）文件需在部分内传阅时，由资料打点员将文件交部分经理阅核，签字承认后发放部分员工进行传阅；（2）部分员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料打点员处进行归档；（3）部分及其它部分员工需借阅本部分的文件资料、专业册本等，需在资料打点员处填写 文件借阅登记表，并由部分经理审批人签字承认，方可借阅；（4）文件、册本偿还时资料打点员应当真进行查抄，如无问题需签字确认；（5）文件、册本等资料借阅后逾期未还者，资料打点员需及时进行催还；（6）部分及其它部分员工借阅档案后应妥善保管，并按时偿还；2.成立文件网上发布制度，按期在公司内网上向部分员工发布部分性文件（1）周一网上发布部分周小结及本周方案、部分周例会纪要等（2）发布人：相关人员（3）发布程序：所有发布文件须经部分经理审核签字前方可进行发布四、四、文文件的保管、保留件的保管、保留1.设立独立资料柜保留本部分重要资料；2.所有资料严格按照类别实行分类打点，统一对文件进行尺度编号，并成立文件目录并进行电子备份，以便日后文件的快速查找；3.商户资料按租户、业态或楼层为单元对资料进行分类归档保管；4.租户撤租后资料打点员对租户资料及时进行为整理、装订、保留；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5.资料保留时间：（1）_资料保留期为年；（2）合同等相关资料保留期为该租户撤租后年；（3）部分内部方案、陈述等各项文件保留期为年；（4）专业册本持久保留；6.保管方式：要求书面文档(原件或复印件)五、文文件的保密件的保密1.机密文件系指：（1）租户与公司的合作条件；（2）涉及具体数据的相关资料；（3）对租户和公司有重要影响的文件等；2.3.4.按照 文件的重要性设置不同的文件保密时效；机密文件的调阅需经部分经理审批同意前方可调阅；资料打点员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；六、文文件的销毁件的销毁1.对于超过保留期限的档案，由资料打点员登记造册，经打点员和部分经理共同签字承认后，方可进行销毁；2.销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处置。附录：附件【1 1】收文登记表附件【2 2】发文登记表附件【1 1】发文登记表发文登记表NO日期编号文件名称份数发至部分签收备注附件附件【2 2】收文登记表收文登记表日期日期编号编号文件名称文件名称份数份数发文部分发文部分签收人发放人签收人发放人发放单元发放单元收文人收文人收文日期收文日期备注文件处置成果备注文件处置成果NONO