《文秘与写作》PPT课件.ppt

Network Optimization Expert Team文秘与写作林羽 助理研究员Tel:39356190Network Optimization Expert Team第三章 行政公文的行文规则 国家机关行政公文处理办法第四章用11条的篇幅对行文规则作了明确规定，我们把这些规则归纳6个方面并说明如下。一、行文规则Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则（一）明确行文的基本原则 1.确有必要 2.注重效用Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则 （二）明确行文关系的确定根据 根据隶属关系和职权范围确定。隶属关系是确定行文关系的前提，决定了行文的方向；职权范围是确定行文关系的基础。两者都是确定行文关系的根据。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则 （三）明确行文的具体规定 1.政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。2.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则 （三）明确行文的具体规定 3.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4.除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，政府各部门一般不得向下一级政府正式行文。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则 （三）明确行文的具体规定 5.部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。6.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则 （四）明确联合行文的原则 以两个或者两个以上的机关名义共同行文，就是联合行文。联合行文必须遵循两条原则：同级的原则和主办的原则。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则（五）明确公文抄送的原则 1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3.“请示”不得抄送下级机关。Network Optimization Expert Team行政公文的行文规则一、行文规则（六）明确上行文报送的特别规定 1.“请示”和“报告”一般不得越级报送。2.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。3.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。4.“报告”不得夹带请示事项。Network Optimization Expert Team 行政公文的处理 公文写作（或者称为撰制）只是公文处理工作中的一个环节，更准确地说它只是公文制发过程的一个环节；而且如果没有其他环节，公文写作这个环节也便失去意义。所以，有必要独立成章地来讲行政公文的处理。Network Optimization Expert Team第一节 行政公文处理 的基本内容和原则与要求一、行政公文处理的基本内容 包括两大部分，一是行政公文的办理，二是行政公文的管理。办理是开端，是中心；管理是延续，是终结。Network Optimization Expert Team一、行政公文处理的基本内容 1.发文办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2.收文办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。分两种情况（一）行政公文的办理Network Optimization Expert Team一、行政公文处理的基本内容（二）行政公文的办理 包括外发公文管理和收来公文管理。从广义上说，它贯穿于从发文、收文开始的全过程；相对于行政公文的办理而言，行政公文的管理指的主要是对公文进行整理（立卷）、归档和翻印（复印）、存储或者销毁。Network Optimization Expert Team （三）行政公文处理是一系列相互关联、衔接有序的工作 行政公文不管是办理还是管理，程序性都很强，每一个环节都有一定的规范，一环紧扣一环。一、行政公文处理的基本内容Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本原则事实就是事实就是精简精简高效高效Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本要求及时及时准确准确安全安全Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本原则 行政公文处理的基本原则，是从宏观、整体的角度对公文处理提出的基本要求，从指导思想、立场态度等方面为公文处理指明方向。Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本原则一是要反映真实情况。二是要进行分析、判断和推理。三是要发现问题、提出问题、分析问题，有效地解决问题。1.实事求是的原则Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本原则 意识的精简 篇章结构的精简：篇幅简短、结构简化、语言精练 运转程序的精简2.精简的原则Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本原则 高效的“效”包含效率的“效”和效益的“效”，分别从速度和质量两个方面体现。高效的原则，就是要求行政公文在处理过程，不但速度快，而且质量高。2.高效的原则Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本要求 行政公文处理的基本要求，是在基本原则的指引下从具体操作方面提出的，是一种标准和尺度；与基本原则相对，基本要求是微观的、个体的。Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本要求1.及时的要求要有时间观念 达到最佳时效。Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本要求2.准确的要求 公文撰制，符合政策 公文批办，把握方向 公文审批，中肯明确 公文管理，分类合理Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求基本要求 凡是公文，只要不是通过新闻媒体发布，而是以“文件”的形式出现，一般都有阅读范围和时限，都是内外有别的。3.安全的要求Network Optimization Expert Team二、行政公文处理的基本原则与要求（三）搞好行政公文处理工作的主要措施 领导重视 专门管理 专人负责Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理 行政公文的发文办理指以本机关名义制发行政公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟草拟公文，是发文办理中十分重要的一环，既是公文发文办理的前提，又是保证公文质量、提高行政效率的关键。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟 （一）原则要求 一是要符合国家的法律、法规及其他有关规定 二是如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟 （二）对公文主旨与材料的要求对公文主旨，要做到主旨突出，观点明确对公文材料，要做到材料可靠，情况确实Network Optimization Expert Team 主旨，是指作者通过全部文章内容所表达的中心意思。公文中，法定作者的意图和目的，都是通过主旨得以传达和实现的。公文的主旨Network Optimization Expert Team1.主旨对公文的价值有决定性意义 衡量一篇公文的成败，主要是看它能否对事物或事件作出准确的判断、能够合理地处理事件、解决问题，能否以深刻的理性认识启发读者、教育读者。正确 深刻公文主旨的作用Network Optimization Expert Team2.主旨是公文的灵魂和统帅 决定材料的取舍 支配公文的谋篇布局制约公文的表达方式 影响文章的遣词造句公文主旨的作用Network Optimization Expert Team 在公文写作中，用来提炼主旨和表现主旨的事实和观念的都是材料。公文的材料Network Optimization Expert Team 材料是观点赖以产生的基础材料是表现观点的支柱材料的作用Network Optimization Expert Team 真实、可靠、丰富 要使用典型材料 要使用新颖的材料材料的选择与使用Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟 （三）对公文表达的要求 对表述的要求：直述不曲，表述准确 对章法的要求：条理清楚，结构严谨 对遣词的要求：字词规范，标点正确 对篇幅的要求：简短Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟 （四）对确定公文文种和紧急程度的要求 1.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。2.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急的程度。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、公文的一、公文的草拟草拟 （五）对公文一些表达形式的具体要求 1.对人名、地名、数据和引文的要求 2.对日期写法的要求 3.对使用序数的要求 4.对计量单位的要求 5.对使用非规范化简称和外文名称的要求 6.对数字写法的要求Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理二、公文的二、公文的会签会签 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理三、公文的三、公文的审核审核 什么时候审核送负责人签发前 由哪个部门审核办公厅（室）重点审核什么是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理四、公文的四、公文的签发签发 以本机关制发的上行文，应该由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关制发的下行文或平行文，可以由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、公文的五、公文的复核复核 （一）公文复核与公文审核的区别 公文的复核与审核是两个不同的程序。公文的审核工作在领导签发前，而公文的复核在领导签发后、正式印制前；公文的审核一般由办公厅（室）主任负责，而公文的复核工作由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、公文的五、公文的复核复核 （二）公文复核的重点内容 公文复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、公文的五、公文的复核复核 （三）公文复核注意事项 经复核，如果发现问题，确实需要对文稿进行实质性修改的，应向签发人提出请求，征得同意后方可进行；文稿经过修改后，必须按程序送交办公厅（室）主任复审，再呈送领导重新签发。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理六、发文办理的其他事项 公文的缮印、用印 公文的登记、分发Network Optimization Expert Team第三节 行政公文的收文办理 行政公文的收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理一、收文的收文的签收签收签收工作一般分两次进行 第一次是对来自邮局、机要通信（交通）人员、公文交换站或者各机关专送的公文进行签收，叫作外收发签收。外收发人员要在外方发文登记簿或者回执清单上签字。第二次在外收发人员和文书人员之间进行，叫作内收发签收。内收发人员（文书人员）要在外收发人员的收来公文签收登记簿上签字。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理二、收文的收文的登记登记 收文登记要与签收工作联系和衔接，所以在登记项目中要有“公文签收登记号”。此外，要登录的项目主要有：编号、收文日期、来文机关、公文标题、发文字号、密级、紧急程度、附件、份数、审核和拟办意见、传递信息、批办意见、承办（办理）结果等。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理三、收文的收文的审核审核 收文审核工作由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责。行政公文审核工作主要针对上行文，即下级机关上报需要办理的公文。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理四、收文的收文的拟办拟办 收文的拟办工作也由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责，这是文秘部门或者文秘人员参与决策、当好参谋和助手的重要途径。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理四、收文的收文的拟办拟办 （一）上行文的拟办 对于下级机关上报公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理四、收文的收文的拟办拟办 （二）下行文的拟办 对于应由本机关办理的上级机关下发或交办的公文，提出拟办意见，送负责人批示后办理。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理四、收文的收文的拟办拟办 （三）上下行文拟办的区别 下行文的拟办，与下级机关上报公文的拟办不同的是，这类公文提出拟办意见后一定要呈送负责人批示，再交给有关部门办理，而对于下级机关上报公文，拟办后可以先呈送负责人批示，也可以直接交给有关部门办理。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、收文的收文的批办批办 收文的批办，是指本机关或者机关下属部门领导人根据拟办以及领导批示，对收文处理提出最终处理意见的决策性工作。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、收文的收文的批办批办 （一）批办公文的原则 1.集中统一的原则 2.合理分工的原则Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理五、收文的收文的批办批办 (二）批办公文的约定 机关或者机关下属部门负责人批办公文时，对有具体的执行、请示或者商洽等事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体的执行、请示或者商洽等事项的，圈阅表示已阅知。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理六、收文的收文的承办承办 收文的承办，是指通过对公文的阅读并贯彻、执行或者对请示（请批）、征询事项等的回复，从而使公文内容所涉及的事务和问题得到处理和解决的工作。这是收文办理的中心环节，是公文实际效用真正产生的重要环节。对承办收文的主要要求一是及时，二是主动。Network Optimization Expert Team第二节 行政公文处理的发文办理七、收文的收文的催办催办 1.负责部门文秘部门或者文秘人员 2.催办对象承办公文的有关部门，请予批办的机关以及下属部门的领导 3.催办要点紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办 4.催办方式书面催办、口头催办、电讯催办Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理 相对于行政公文的办理而言，行政公文的管理指的主要是对公文进行整理（立卷）、归档和翻印（复印）、存储和销毁。本节将归档和管理对举而言，公文归档包括公文整理（立卷），公文管理主要指公文翻印（复印）、存储和销毁。Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理一、行政公文的归档 （一）归档的范围划定 划定归档范围的“三要素”反映本机关职能活动 办理完毕 具有查考利用价值。Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理一、行政公文的归档 （二）归档的原则要求 1.归档的原则联系的原则、完整的原则、保管的原则、利用的原则 2.归档的要求定期向档案部门移交、草拟稿要随正式制发的公文归档 Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理一、行政公文的归档 （三）具体问题的处理 1.对联合办理的公文的处理 2.对兼职签发的公文的处理Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理二、行政公文的管理 （一）公文管理的原则和制度 1.原则专门管理 2.制度保密制度、登记制度、整理（立卷）制度、阅文制度、公布翻印制度、催办制度、清退制度、销毁制度、归档制度、利用制度Network Optimization Expert Team第四节 行政公文的归档和管理二、行政公文的管理 （二）公文管理过程的具体要求 1.对翻印、复印的要求 2.对公开发布的要求 3.对撤消废止的要求 4.对销毁的要求 5.对人事变动时公文管理的要求Network Optimization Expert Team 谢谢！