声像档案 实物档案的管理办法.pdf

声像档案 实物档案的管理办法1.声像档案定义声像档案，是指反映本企业在职能活动中形成的，具有保存价值的，以音像、影像等方式记录信息，以感光、磁性和激光材料为载体形式，并辅以文字说明的历史记录，主要包括磁带（录音磁带、录像磁带、数字磁带等）、硬磁盘、胶片光盘、照片（普通照片及底片、数码照片）、光盘（CD、VCD、DVD）等。2.实物档案定义实物档案，是指除传统纸质档案、现代化新型载体档案之外，记载本单位各项重要活动的具有保存价值的实体形态档案及与之相关的文字说明材料。各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物，包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯，失效的印章，著名人物的题词、书画、外单位或个人的赠品等。这些实物具有形体直观、形式多样，保存价值高的特点。要使这些实物发挥更大的作用，就必须对其进行科学的整理。3.声像档案、实物档案的内容与范围（1）反映本企业各项工作的重要会议及企业主要领导重要讲话的声像档案。（2）反映各级领导及外国贵宾视察本企业工作的声像档案。（3）本企业领导参加重大公务活动、外事活动、深入现场调查研究的重要活动的声像档案。（4）记录本企业重大事件、重大案件的声像档案。（5）反映本企业重大工程项目原始地、开工典礼、施工质量、竣工及评优（国优、部优、鲁班奖等）的照片、音视频及相关文字材料。（6）本企业接受的国际、省际间的重要礼品、标志物品、纪念品、字画、实物等。（7）本企业在各项活动中被授予的奖杯、奖旗、奖牌、证书等实物。（8）本企业历史沿革中失效的印鉴及其它有保存价值的特殊载体档案。（9）其它有保存价值的声像材料和实物档案。4.声像档案、实物档案归档及保管要求（1）声像档案应先由承办部室进行整理并编写说明，详细记载时间、地点、人物、活动内容、背景、摄录人等六要素，用以揭示声像材料所反映的全部信息。于形成年度的次年上半年前向档案管理部门移交，归档上架或归入声像档案专柜。（2）各单位、各部室及个人应在获得实物档案一个月内，在本单位展出或向领导展示后，按“类别年度-保管期限-机构-件号”进行编号，整理登记，及时向档案室移交。（3）照片档案：一个会议或一个活动中，选择反映主要内容、不同拍摄角度的照片35 张；采取一底一片一说明的方式，将照片、底片、文字说明一并归档。（4）照片、底片、磁带和录像带要移交原版、原带，主要的历史照片缺少底片的要采取有效措施实施翻拍。（5）纸质照片按“类别 年度-保管期限-照片组号张号”进行编号，照片数量少的可以简化分类。数码照片应用“一次写光盘”刻录后归档，其中永久保存及重要的应扩印出纸质照片，并与全宗内其他纸质照片合并进行整理。磁性载体文件按“类别年度-保管期限-机构-件号”进行编号并及时整理归档。（6）声像档案、实物档案的收集、整理、归档、编页、移交工作应接受档案室的指导。（7）归档的声像档案、实物档案应分类清楚，档号规范，如有与文字材料档案相关的内容必须填写互见号，以便利用和查找。（8）磁带、磁盘、光盘档案应放入专门的防磁柜保管。（9）每年定期播放检查磁带、磁盘、光盘档案信息是否完整，并对受损档案及时做出补救措施。