人力资源管理外包的利弊分析与风险思考.pdf

人力资源管理外包的利弊分析与风险思考王濂：实战派人力资源管理专家！东北财经大学 人力资源管理专业课程:直线经理的人力资源管理薪酬管理与薪酬体系设计作为中国服务行业的一个新兴事物人力资源外包,在我国好像一夜之间遍布大江南北.其实人力资源管理外包是企业众多外包业务中的一项。欧美国家作为这项业务诞生和较早开展的地区，人力资源管理外包已经发展到一个相当成熟的阶段。而在亚太地区，人力资源管理外包作为企业管理中的一项新兴内容,正日益显示出高速的成长性和市场潜力.“外包(outsourcing）一词最初来源于传统的“信息技术资源外包”（ITOutsourcing).后来随着市场竞争越来越激烈，企业为了生存，不得不追求在最短的时间内以最低的成本获得最大的收益,于是应用服务外包便应运而生了.所谓“外包”，即企业在内部资源有限的情况下,将某项业务工作的部分或整体，委托给专门从事这种工作的服务商来完成,而自己则专注于其最具竞争优势的业务.在中国，有调查显示,目前的现状是约 75的本土公司还没有实施任何人力资源管理信息化解决方案，而人力资源外包管理这一概念还刚刚被引进不久,正处于起步阶段。但同时,相当多的跨国公司、中国本地公司以及有关社会机构已经对其显示出浓厚的兴趣和关注度，尤其是随着经济全球化日益深入，服务贸易市场进一步开放，人力资源管理外包服务的内容将会得到进一步拓展，市场也会日益成熟,前景也会越来越广阔。尽管如此，目前就我国企业来说，实施人力资源管理外包却是利弊并存，需要企业认真辨别后做出选择。一、人力资源管理外包的优势人力资源管理外包在短期内就受到了国内众多企业的青睐,是因为其具有多方面的优势。1 降低企业管理成本和风险。企业的一大部分成本是由人力资源管理活动引起的,人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间，而企业则要为此耗费大量的人力、物力和财力，特别是员工流失很严重的中小企业，企业不得不经常苦于新员工的招聘、培训等事务性的工作。而从专业咨询公司那里获取人力资源方面的信息和高质量的服务，远比企业自身拥有庞大繁杂的人事管理队伍更能节约成本。根据富士通综合研究所的测算,业务外包降低成本的效果,虽然在不同领域不尽相同，但平均可以降低成本1020%。此外，人力资源管理工作职能的外包，随之带来的是支持这些职能的技术和设备(如计算机设备和专门的软件)等开支的减少，人员的精简和办公场所成本的降低等一系列软硬件成本的削减。同时，外包还为企业提供了以较低的费用获取电子管理信息系统的途径。如果和其他公司合作，所取得的规模效益也会使成本降低。另外，企业对人力资源的市场了解远比不上专业咨询公司，而企业也正越来越多地面临着法规、政策、金融、技术、公司治理等风险。若无法提供优质的人力资源管理服务，后果不堪设想.通过将部分人力资源职能外包给那些专业的人力资源管理咨询公司，企业不但可以获取先进的人力资源管理程序和服务,而且还可以降低和转移风险。2 促进企业管理的专业化、规范化。作为人力资源管理外包的服务商，其优势在于其在人力资源管理方面既有专业知识和技术，又有丰富的操作经验。外包一方面能够提高企业人力资源管理的专业水平和能力。因为外包不仅可以使企业听到人力资源管理专家的意见，得到他们的指导，并能够运用外包服务机构的最新系统和技术，而且外包过程实际上也是对企业内部人事管理人员的培训过程，有利于其管理能力的提高。另一方面也能够促进企业管理的规范化，完善其人力资源管理制度。这一点对于管理资源相对不足的企业尤其具有现实意义。如由专业咨询公司帮助企业制定清晰的工作说明书和岗位规范,将员工考核记录及时归档，管理员工进出记录，建立人力资源管理信息系统等。现在，很多国内企业人力资源部门正处在由传统的人事管理向现代人力资源管理转变的过程中,更需要专业方面的意见和指导，外包正是获得这一指导的一个有效途径。3 增强企业的人才凝聚力。一方面，外包服务商可以通过多种不同渠道的沟通方式为企业及员工提供迅捷、即时的反馈与服务，如呼叫中心、凭借因特网而提供的员工自助服务等，从而有效地提高员工对企业人力资源基础服务的满意度。另一方面,人力资源管理外包可以使某些涉及个人利益的工作（如员工的福利制度）外包出去，能有效地遏制不良现象的发生，进而加强员工对企业人力资源管理部门工作的信任度和满意度。4 有助于培养企业的核心竞争力。企业的核心竞争优势应当基于其主营业务，尤其在激烈竞争的市场环境下，企业不可能对企业的各个方面给予同等关注，往往有所侧重，注重寻求自身在特定方面的竞争优势。随着电子商务时代的到来，人力资源已从一般的行政管理职能转变为战略性的经营规划职能.外包服务供应商能够帮助人力资源从业人员从日常行政管理职责中解脱出来，把精力集中在企业高层的战略规划职能上.实践中，许多企业正在寻求将人力资源等非主营业务职能付诸于外包管理,与专业的外包管理机构建立合作伙伴关系,通过外包管理机构为其提供全面的人力资源管理方案，确保突出经营重点和提高绩效。二、人力资源管理外包的风险尽管实施人力资源外包对企业有这样那样的好处，但由于影响其实施的因素是多方面的，故而存在着一定的风险，具体表现在：1 安全性风险.在外包中,安全性是一个大问题,商业机密问题、互联网和内部网运行的可靠性等问题都是必须考虑的。在现代竞争激烈的市场中,寻找一个忠诚可靠的合作伙伴是至关重要的。目前,我国人力资源外包市场不够成熟,相关的法律法规尚未完善，猎头及其他外包行业的运作无章可循，所以，安全性风险是显而易见的。在外包过程中，存在着信息不对称现象,很多时候企业难以准确掌握反映外包商的真正实力的信息，外包商可能会向企业提供不充分或不真实的信息，使企业难以做出科学的外包决策。另外，在长期的合作中，外包机构会或多或少地掌握了企业信息、机密，他们可能以此控制企业，使企业不能自由选择服务商，陷入被动.外包商也可能与其他客户分享企业的信息，泄露企业招聘计划、薪酬、福利制度等极具敏感性的资讯，使企业丧失对某些人力资源管理关键技能和优势资源的独占性。2 破坏企业文化的风险.文化沟通的风险是企业人力资源管理外包中最大的障碍.每个企业都有其独特的文化、价值观念，这些是由企业的历史及领导者尤其是初创者的风格等因素决定的。人力资源部门在企业文化建设方面起着重要作用。人力资源管理职能的外包,一方面，使得企业失去了许多向员工传播和强化企业文化的机会；另一方面，当外包商与企业的一些理念存在差异时，就会导致不同价值标准问题，特别在目前我国人力资源外包市场参差不齐的状况下，国内许多咨询公司或服务机构从业人员素质、专业化程度较低，难以对外包主体企业文化产生积极影响.而国外比较有名气的咨询公司则由于不同的国情、不同的文化往往产生水土不服的后果，而且外来文化观念与企业已有的文化还有可能产生冲突.3 管理失控的风险。作为一种对传统人力资源管理模式的深刻变革，人力资源管理外包意味着企业结构的重大调整、利益的重新配置，将引起失业等问题,难免会遭到来自员工尤其是人力资源部门等各方面的阻力,使得外包进程步履维艰,甚至导致人心涣散，员工工作积极性下降；将某些人力资源职能外包出去的企业可能失去对日常人力资源管理以及员工互动的控制.此外，外包商是一个外部独立运作的实体，双方是合作伙伴关系而不是隶属关系，因此,对对方的合作行为往往不易控制。同时，企业也不能忽视外包过程中的变革可能在公众中产生的反应，如果公众将企业的外包举措视为一种变相的裁员和缩减策略，就可能对其经营状况产生怀疑，这些都需要企业注意防范。三、实施人力资源管理外包的思考由上述分析可知，人力资源管理外包利弊共存、收益与风险同在，那么如何做到趋利弊害呢？关键的问题是企业要全面规划和分析企业的战略、资源及环境特点，谨慎选择外包的项目、方式以及外包商，使人力资源管理外包策略真正成为企业追求低成本、高效率的有效途径。企业人力资源管理的内容非常丰富，包括人力资源规划、职位分析、招聘、甄选、培训、绩效考核、薪酬福利、员工关系、企业文化等方面。但并不是所有的人力资源管理活动都适宜外包。若按照与核心竞争力之间的关系划分，人力资源管理可以划分为边缘管理与核心管理.边缘管理是指对一些与企业核心业务和管理关系不密切的业务的管理，如工资发放、福利管理、非核心员工的租赁、代理等一些常规性的管理工作，与企业战略的关系不甚密切，外包风险较小；核心管理则是指与企业长期发展关系重大的管理，如一些涉及企业核心职能与核心员工的管理工作，与企业核心管理关系密切,其外包可能对企业战略有比较大的负面影响，如有可能导致创新动力减弱，核心技术和管理外泄的风险等。实际上,外包行为本身是一把双刃剑：如果仅将非核心业务外包,可能依靠企业自身的能力，难以获取和整合更多的人力和管理资源；如果将核心业务外包出去，则将使企业陷入市场风险之中。关键是如何预期不同外包行为的利益与风险,做好风险防范，并有效地处理好两者之间的关系.通常,企业在做出外包选择时，首先必须明确几个问题：企业为什么要将人力资源管理外包出去?应该外包什么项目?实施外包能为企业解决什么问题？应该制定什么样的计划来保证外包目标的实现？如果企业对这些问题没有明确的答案，盲目实施外包将是得不偿失的。而一旦做出了实施外包的选择，企业就要做更细致的工作。首先，要制定完善的外包计划，并对计划和方案进行可行性分析。其次，要选择合适的外包服务供应商。企业在选择外包供应商的时候，不能仅仅考虑成本,更应对外包商的整体能力进行综合评估。例如:外包机构的文化是否与本企业的文化有冲突；外包商的声誉、实力、以前的业绩状况、目前的财务状况等能否支持这一业务；是否具有丰富的操作经验，是否会严格恪守国家法律的规定以及保密原则等。企业除事先对外包商以前的客户做深入的调查与核实外,还应该制定尽可能详细周密的外包协议，以此来规范和约束对方的行为。再次，建立企业内部的人力资源信息系统。在外包合作中，通过系统载体把与企业有关的知识、信息整理、记录下来，转化成企业自己的知识。这样就不会出现某个外包商一走就把整个企业的“知识带走，使企业的知识不会因外包商的变动而流失.最后，做好企业内部的沟通工作。每一项变革都需要执行层的具体参与。通过沟通获得企业执行层的全力支持，这是人力资源外包成功的基础。同时，还要与员工进行合理有效的沟通，将信息和新的策略传递到企业的各个层面,让员工清楚地认识到外包不仅是为公司利益着想，而且也是为员工的利益考虑的，让员工意识到实行外包是一种真正多赢的、有效的方式,进而推动外包工作的顺利进行.尽管当前人力资源外包在我国还处于起步阶段,但是随着中国改革开放的力度进一步加大，对外交流与合作日益增强，人力资源外包的重要性会得到越来越广泛的认同。较早地迈出人力资源外包这一步，将成为提升自身竞争优势的重要途径.