公司物资采购财务管理制度.pdf
公司物资采购财务管理制度公司物资采购财务管理制度1 1 总则总则为了进一步规范物资采购行为,加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益,特制订本制度.本制度是对公司购买原材料、燃料、辅料、备品备件（含进口)、工具（含进口)、油化、包装、产配件、外购外协件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资及劳务协作过程中所发生的财务行为的基本规范。2 2 采购原则采购原则2。1 物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。2.2 除公司生产经营有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择两个以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。供货单位选择和采购价格的确定,应做到公开、公平、公正，不搞个人特权和人情交易.3 3 物资采购价格管理物资采购价格管理3.1 公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按 TS16949“采购控制程序文件执行.公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。3.2 公司成立专门的招标评审工作机构,由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下：3。2.1 采购部门（包括物资供应、工程部门、工具部门、设备制造部门）负责提供招标单位资料，拟定招标方案。3。2.2 技术、质量部门依据采购部门提供的招标单位资料，从技术、质量角度对招标单位的物资（产品)能否符合公司要求进行论证，并做出鉴定意见。3.2.3 财务部门着重进行价格论证，在满足技术、质量要求的前提下，选择最低价位的供应商.3。3 经相应部门论证后,招标金额在 100 万元以下的物资采购,由招标评审机构集体讨论确定中标单位,招标金额在 100 万元以上的，由招标评审机构提议共 3 页第1 页交总经理办公会议批准实施.3。4 各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的,应取消定点资格。3。5 为确保采购物资优质优价,公司对已经定点采购的单位,也必须每年进行审定,不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。3。6 对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理:3。6.1 同一型号规格一次采购金额在 1 万元以下或年累计采购金额在 10 万元以下的物资，由采购部门负责人批准后采购.3。6.2 同一型号规格年累计采购金额在 10-20 万元的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，确定采购价格。当意见不一致时,由分管财务副总经理最终决定。3。6。3 同一型号规格年累计采购金额在 20 万元以上的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价,并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后,报财务副总经理批准后采购。3。6.4 同一型号规格年累计采购金额超过 100 万元的物资,按上述程序审核后，由财务副总经理提交总经理办公会议决定，批准实施。3。7 公司委托子公司对外采购物资，采购价格按上述相应权限审核，经批准后采购。财务部门负责制定对内销售加价率.3.8 为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的,则应在一周内给予答复；其余的则应在三天内给予答复;财务部门应与各采购部门认真配合,确保及时采购。4 4 合同签订与内部审核合同签订与内部审核4.1 凡已进行招标采购的物资必须签订合同；非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满 20 万元以上的，也应签订合同.如事先不能确定的,应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。4.2 合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前,必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同.共 3 页第2 页4。3 合同正本其中一份应由财务部门保留。5 5 资金付款及报帐管理资金付款及报帐管理5.1 根据采购资金用款的特殊性,采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资发票报帐时,再进行审核。5.2 财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下:5.2.1 有无书面合同。5.2。2 合同是否有授权签订的批准手续.5.2.3 报帐发票的单位、物资名称，数量,单价等是否与合同规定相符。5.2.4 无合同的付款事项是否符合公司相应的规定。5。3 对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐.财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度,落实责任.5.4 财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料.5.5 审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长（总经理）负责。6 6 有关责任有关责任6.1 公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定,支持公司采购部门、价格监督部门履行职责.6.2 公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。6。3 凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员,根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。7 附则7.1 本制度适用于公司本部,全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定,经批准后实施。7.2 本制度由公司财务部门负责解释.共 3 页第3 页
