【Selected】银行第二中心支行金融同业业务档案管理办法.doc.pdf

Important&Selected Documents银行第二中心支行金融同业业务档案管理办法银行第二中心支行金融同业业务档案管理办法1目的为加强中心支行金融同业业务档案管理工作，规范金融同业业务档案管理标准，保证金融同业业务档案的完整有效，根据银行金融同业业务档案管理办法等总行相关规章制度，特制订本管理办法。2适用范围本管理办法适用于银行第二中心支行金融同业业务。3.定义名词术语定义金融同业业务档案 中心支行在开展金融同业业务过程中形成的，具有留存价值的业务资料，是记录核反映银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。金融同业档案分为一级档案和二级档案。金融同业业务一级档案 一级档案指在金融同业业务过程中形成的，对我行资产提供担保作用的抵（质）押物权证、货币存单、有价证券等单证原件。金融同业业务二级档案 二级档案指在金融同业业务过程中产生的除一级档案外的业务档案及一级档案的复印件。4.职责分工部门/岗位 职责业务经办人员按照各类同业业务管理办法和操作规程，收集业务所需档案资料，按业务逐笔进行整理，对档案要素真实、合法、有效性进行认定。确保档案要素齐全，内容完整，数据真实。及时做好业务档案的交接归档工作。指导检查业务经办人员对业务档案的收集、整理和归档档案管理人员工作，负责建立和保管银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记薄（附件 1)、银行第二中心支行金融同业业务档案借阅登记薄（附件 2)，Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents保证各类金融同业业务档案归集的及时性和管理的规范性。负责归档后同业业务档案的管理和借阅，确保档案资料的完整、安全，防止档案的毁损、散失、泄密。对档案涉及的客户和业务信息做好保密工作。对交易合同、担保合同等重要档案的归档工作进行复核和确部门负责人认，确认档案的及时归档。金融市场部负责同业业务档案的保管及到期的销毁工作。运营部 参与同业业务一级档案的保管工作。5.基本管理政策5.1 中心支行金融同业业务档案主管行领导由金融同业条线主管行长担任、档案负责人由金融市场部总经理担任。金融同业业务档案管理人员，在各自责任范围内行使权力，承担管理不当引发的责任。5.2 金融同业业务档案同时采用纸质和电子两种方式保存。纸质档案要求业务逐笔装订成册，专夹保存；电子档案室纸质档案的扫描备份份件，要求金融同业业务档案专管人员统一保存，定期备份。5.3 金融同业业务档案应按业务品种和业务形成时间分类索引，便于查阅。5.4 金融同业业务档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，保证档案资料保存的安全。一旦发生丢失、毁损、违章使用等情况，应及时采取补救措施，并根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。5.5 金融同业业务档案的保管期限应不少于 15 年。档案保管期限从档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。6.管理操作程序描述阶段流程具体内容步骤 风险点描述6.1 档案的立卷与移交 6.1.1 档案的立卷Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents1、中心支行金融市场部业务经办人员负责根据各类金融同业业务管理办法的要求开展业务，并在业务开展过程中收集、整理业务档案资料。2、对于档案资料中的复印件材料，经办人员应要求复印件提供单位在复印件上加盖公章，并在核对复印件与原件一致性后在复印件上加盖“与原件核对无误”印章，对于多页的资料原件，经办人员应对复印件加盖骑缝印，保证资料的真实完整。3、对于档案资料中的交易性合同、担保性合同原件，原则上均应按照第二中心支行同业业务核保工作管理办法进行核保，做到双人实地核保，如实填写核保记录（附件 3)，并存档备查。4、业务经办人员应将非制式同业业务合同的总行及中心支行法审意见、同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表(附件 4)存档备查。5、对于由中心支行运营部门协助保管的同业业务一级档案，业务经办人员应在确定一级档案真实有效性后，由业务部门双人与运营部门经办人员共同办理档案的封包入库工作，并及时登记同业资料交接登记簿（附件 5)。6、业务经办人员制作档案封面（附件6)和业务档案目录（附件7)，将所有业务档案资料整理立卷。6.1.2 档案的移交1、业务经办人员在业务发生后 3 个工作日内，完成业务档案的立卷工作，填写第二中心支行同业档案交接登记表（附件 8)及银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记簿，完成档案的交接。如因特殊原因无法及时完成全部或部分档案移交工作的，应注明原因和档案最迟归档时间，原则上要求业务经办人员在两周内完成全部项目资料的收集工作。Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents2、业务经办人员应加强业务的后继管理跟踪，及时归档业务存续期间产生的档案资料，定期完成业务运行情况报告，并及时归业务经办人员未及时归档，造成档案材料缺失。控制措施：档案管理人员加强监督职能，督促业务人员按时立卷移交档案。档。原则上要求业务经办人员按季度回访交易对手、跟踪项目运营情况，风险描述：并于每季初 15 个工作日内收集项目运营报告；严格按照合同约定定期收息，并在收到利息 3 个工作日内归档收息凭证；严格按照合同约定收回本息，并在业务结清 3 个工作日内归档本息收回凭证。3、业务经办人员应将业务档案的电子文档一并归档。4、档案管理人员在收到档案材料后，应将同业业务档案按户按业务发生时间专夹保管。6.2 档案的查阅1、档案管理人员应严格执行档案查阅规定，防止金融同业业务档案的丢失和泄露。2、查阅同业业务档案必须填写银行第二中心支行金融同业业务档案借阅登记簿，经金融市场部主管领导批准后方可进行。3、查阅一级业务档案，应由同业业务人员和运营部经办人员共同完成一级档案的出库、查阅人员的现场查阅、和一级档案的重新封包入库工作。出入库应严格执行运营部门的业务操作程序，出入库均需登记同业资料交接登记簿。4、行内稽核、合规、风险管理类部门查阅业务档案时，也应按要求办法查Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents阅登记手续。5、外部公检法等有权部门查阅业务档案时，必须出具身份证件和查阅通知书后，方可办理查阅登记手续。6、查阅人可以抄录、照相或复印档案材料，但不得将档案拆装订或带出银行。查阅人查阅档案时原则上应在档案管理人员或金融市场部相关人员陪同下进行。风险描述：档案在查阅过程中丢失或缺失。控制措施：档案管理人员应严格执行档案查阅登记制度；在档案查阅时尽量陪同，在档案归还时应认真检查档案的完整性。6.3 档案的保管年限同业业务档案的保管年限应不少于 15 年。6.4 档案的销毁保管期限界满的同业业务档案，按下列程序销毁：1、由金融市场部编制同业业务档案销毁清册；2、中心支行行长在同业业务档案销毁清册上签署意见；3、中心支行销毁同业业务档案应经总行金融同业部批准；4、档案销毁时，应由中心支行金融市场部、合规部共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。5、保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的同业业务档案，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。7.合规依据7.1 相 关内部文件序号相关内部文件发文单位1银行金融同业业务档案管理办法8.附件银行Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents附件 1:银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记薄附件 2:银行第二中心支行金融同业业务档案借阅登记薄附件 3:银行第二中心支行核保记录表附件 4:同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表附件 5:同业资料交接登记簿附件 6:同业业务档案封面附件 7:同业业务档案目录附件 8:第二中心支行同业档案交接登记表附件 8.2曰期：年月日 第 1 页支行/部门 第二中心支行金融市场部承办人核保地点机构名称办公地址业务要素业务名称产品类型业务金额亿元业务期限年月日 年月日年收益率%融资主体核保内容如需加盖有权人印章有权人是否为法人：是否如非法人，是否提供授权书：是否核保人签字接待方签字Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents业务名称：第 2 页核保记录具体内容是否约见主管领导分行行长主管行长部门经理其他：是否与三人以上核实业务信息具体为、是否核实担保行授信批复 是否留存授信批复扫描件、复印件或照片是否全程跟踪担保用印流程是否留存用印审批表扫描件、复印件或照片核保文件是否与法审版本一致业务信息填写是否完整无误、无漏项是否双人亲见加盖印章是否核实基础资料原件是否留存基础资料复印件是否加盖公章是否年检提供日期是否相符 营业执照正本复印件营业执照副本复印件组织机构代码证正副本复印件税务登记证正副本复印件金融许可证复印件开户许可证复印件机构信用代码证复印件法人身份证复印件授权书（如有权人非法人）被授权人身份证复印件经办人身份证复印件核保人签字交接内容接收人签字年月日年月日同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表审核内容业务要素 增信银行业务名称Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents产品类型投资金额亿元投资期限年月日 年月日年收益率%融资主体总行法审意见中支法审意见落实情况用印合同版本与法审版本一致审核人签字档案号：部门名称：银行 GG 分行（支行）金融市场部业务类型（勾选）：同业存款银行理财投资信托产品投资存放同业产品名称：业务存续时间:年月曰至年月曰年月日档案归档时间：归档时总页数：立卷人签名：收卷人签名：档案封面编写规则1、档案号：10 位数字组成，即业务发生日期和业务顺序号例：20GG 年 6 月 30 日发生的第一笔同业业务编号为 20GG0630012、部门名称：银行 GG 分行（支行）金融市场部3、业务类型：在业务类型选项中以“V”勾选Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents4、产品名称：按下列形式填写 GG 银行同业存款业务GG 银行存放同业业务GG 银行 GGGG 理财产品投资GG 信托公司 GGGG 信托计划（受益权）投资日期：年月日业务要素业务名称产品类型业务金额亿元业务期限年月日一一年月日年收益率%融资主体是否原件归档时间备注项目交接内容份数合同类 交易性合同（资金信托合同、定向资管合同、受益权转让合同）是否（原件见）见）是否（原件担保性合同（承诺函、三方协议、远期回购协议）具体为：（）业务相关合同复印件审批类 总行审批单中支审批单业务请示是否（原件见）是否（原件见）是否（原件见）总行法审意见中支法审意见是否（原件见）是否（原件见）出账前法审确认表是否（原件见）Important&Selected DocumentsImportant&Selected Documents项目信息类 项目调查报告授信批复账务处理类 划款凭证信托划款凭证权益类 受益权转让证明抵质押物权证复印件基础资料类 直接交易对手担保方相关交易对手其他交出人签字接收人签字最迟归档时间Important&Selected Documents