营运资料管理制度(1642).pdf

营运资料管理制度营运资料管理制度(1642)(1642)目的：目的：为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档与管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，拟制定本制度。一、一、需需归档的文件资料：归档的文件资料：1.政府下发的重要文件及有关部门来函；2.公司下发的重要文件；3.商户资料：（1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；（2）商户日常往来文件（包含传真、函件、申请表等）；（3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各类问题的解决方案等；4.部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；5.内部管理资料（各类报表）；6.其它重要资料。二、二、文文件的收、发管理件的收、发管理1.部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；（1）资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；（2）部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；（3）资料管理员需将对外发送的文件进行全面登记，复印备份后发送给有关单位或者部门并签收；2.需对外发送的文件资料：（1）工作联络单；传真；会议纪要；（2）部门回函。三、三、文文件的传阅、借阅管理件的传阅、借阅管理1.传阅程序、范围与借阅程序、范围：（1）文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；（2）部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；（3）部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；（4）文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；（5）文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；（6）部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2.建立文件网上公布制度，定期在公司内网上向部门员工公布部门性文件（1）周一网上公布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）公布人：有关人员（3）公布程序：所有公布文件须经部门经理审核签字后方可进行公布四、四、文文件的保管、储存件的保管、储存1.设立独立资料柜储存本部门重要资料；2.所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录并进行电子备份，以便日后文件的快速查找；3.商户资料按租户、业态或者楼层为单位对资料进行分类归档保管；4.租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、储存；跟进新租户的有关资料，并做好归档工作；5.资料储存时间：（1）_资料储存期为年；（2）合同等有关资料储存期为该租户撤租后年；（3）部门内部计划、报告等各项文件储存期为年；（4）专业书籍长期储存；6.保管方式：要求书面文档(原件或者复印件)五、文文件的保密件的保密1.机密文件是指：（1）租户与公司的合作条件；（2）涉及具体数据的有关资料；（3）对租户与公司有重要影响的文件等；2.3.4.根据文件的重要性设置不一致的文件保密时效；机密文件的调阅需经部门经理审批同意后方可调阅；资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；六、文文件的销毁件的销毁1.关于超过储存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员与部门经理共同签字认可后，方可进行销毁；2.销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或者作废纸处理。附录：附件【1 1】收文登记表附件【2 2】发文登记表附件【1 1】发文登记表发文登记表NO日期编号文件名称份数发至部门签收备注附件附件【2 2】收文登记表收文登记表日期日期编号编号文件名称文件名称份数份数发文部门发文部门签收人（发放人）签收人（发放人）发放单位发放单位收文人收文人收文日期收文日期备注（文件处理结果）备注（文件处理结果）NONO