公司前台文员岗位职责及工作流程1.pdf
公公 司司 前前 台台 文文 员员 岗岗 位位 职职 责责 及及 工工 作作流流 程程1 1、遵守公司各项、遵守公司各项规章制度，做好执规章制度，做好执行部典范工作，不得行部典范工作，不得出现出现 违规等违规等 情况；情况；热热爱本职工作工作积极性爱本职工作工作积极性、主主动动性性强强,有有高度高度 责责任任感感 2 2、因因前前台台为为公公司司形象形象 窗窗口口及及第第一一联联络络窗窗口口,不不得得出出现现空空岗岗情况情况，如如有有特特殊殊事事情情需需要要处处理理长长时时间间离开离开，需要需要 安排有其他人员代值，安排有其他人员代值，一般代一般代 值不超过值不超过 3030 分钟。分钟。2 2、客客户户接接待待及及信信息息管管理理公司来访客户的日常接待流程：客户上门公司来访客户的日常接待流程：客户上门-引导接待入座引导接待入座(询问来源）倒水询问来源）倒水安排相关人员安排相关人员 接接待待 客客流流详详情情登登记记 市场部的客户意向登记流程市场部的客户意向登记流程:客户意向来访客户意向来访（每日（每日 1 10 0：0 00 0 前、前、1616：3030 分分后后）录录入入市市场场部部意向客户登记表签字确认该客户录入完毕意向客户登记表签字确认该客户录入完毕客户回访流程：当班前台文员回访前一天上门客户录入客户档案如客户回访流程：当班前台文员回访前一天上门客户录入客户档案如有有异异常常来来源源客客户户转转存存交至交至行行政政部部主主管管回回访访审审核核。3 3、来来访访客客人人接接待待及及流流程程：客人、贵宾来访客人、贵宾来访:贵宾上门贵宾上门 热情询问是否预约热情询问是否预约引导至预约人或预约部门引导至预约人或预约部门倒水倒水/切切、沏沏 茶茶 推推销销人人员员来来访访 1 1：推：推 销销人人员员上上门门热热情情询询问问是是否否有有预预约约引引导导至至预预约约人人或或预预约约部部门门倒倒水水、沏茶沏茶推推销销人人员员来来访访 1 1：推：推销销人人员员上上门门热情询问是否有预约热情询问是否有预约留下产品资料及名留下产品资料及名片片 转交至材料部转交至材料部4 4、电电话话接接听听及及留留言言处处理理（)听听到到铃铃响响，至至少少在在第第三三声声内内接接听听；接接听听电电话话时时使使用用普普通通话话,接接听听电电话话后后先先问问候候，并并自自报报公公司司名名.标标准准语语如如下下:您您好好，这这里里是是 XXXX 公司公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求判断对方的需求1 1）咨询）咨询 业务：留业务：留 下对下对 方的方的 电话电话 号号码，由码，由 专专业业人员进行人员进行 回复回复,技技术术或或市市场场人人员员。2 2)推推销销产产品品：与：与公公司司关关联联的的业业务务则则转转接接相相关关部部门门相相关关人人员员，无关联业务，则直，无关联业务，则直接礼貌回拒接礼貌回拒,告告知知对对方方我我们们没没有有这这方方面面的的需需求求，请请 联联 系系 其其 他他 公司吧。公司吧。3 3）找人）找人:问问清对清对 方方的身的身 份份、名、名字字、是、是否否和和相相关关部部门门和和相相关关人人员有员有 预预约约，再，再转转接接至至相相关关人人员员或或部部门门；如如为为不不明明电电话话则则快快速速结结束束电电话话。4 4）留留 言言：记记下下留留言言人人的的名名字字及及电电话话及及要要交交代代事事宜宜到到具具体体人人或或部部门门，如，如有有重重要要事事情情第第一一时时间间电电话话通通知知到到相相关关人人员员5)5)其其 他他:不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。5 5、新新 员员 工工 入入 职职 引引 导导、7 7 天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办1 1）熟熟悉悉员员工工手手册册内内容容，对对新新入入职职员员工工进进行行入入职职培培训训,引引导导其其熟熟悉悉员员工工手手册册内内容容，并并遵遵守守公司公司 规规章章制制度度，及及时时纠正纠正 新新员员工工违违规规行行为为，并，并 在在新新员员工工入入职职第第六六天天时时提提醒醒到到部部门负门负 责责人人处处，对对新新员员工工是是否否继继续续聘聘用用做做出出建建议议。2 2）对对正正式式入入职职员员工工必必须须完完善善其其个个人人资资料料及及信信息息，并并录录入入公公司司员员工工档档案案信信息息表表,注注明明入入职职时时间间 及及 职职 位位 等等 情情 况况3)3)离离职职人人员员在在前前台台处处领领取取离离职职申申请请表表，离，离 职职必必须须按按照照公公司司规规定定的的期期限限提提出出申申请请，否否则则不不予予办办理理任任何何手手续续。6 6、考考勤勤监监督督、统统计、计、外外出出签签到到监监督督：1 1)新新 员员 工工 入入 职职 前前 7 7 天进行手签到，天进行手签到，对其签到的真实有效性进行监督并进行对其签到的真实有效性进行监督并进行检查检查,如如 有有 作作 弊弊 行行 为为 当当时时提提出出，并并劝劝其其自自动动离离职职；满满 7 7 天天磨磨合合期期如如批批准准入入职职，为为其其录录制制指指纹纹，进进行行指指纹纹打打卡卡2 2)每天登记员工迟到、早退、不正常离开时间，切记不要徇私舞弊，公平公众对待每天登记员工迟到、早退、不正常离开时间，切记不要徇私舞弊，公平公众对待每一个同事，站在公司管理来工作。每一个同事，站在公司管理来工作。3 3）每月每月 5 5 日日前前将将所所有有在在职职员员工工上上月月 1 1 日至日至 30/3130/31 日日考考勤勤进行进行 统统计计成成规规定定表表格格上上交交至至行行政政部部,保保证证统统计计的的真真实实性性、准准确确性性。4 4）规规 范范 员员 工工 外外 出出 签签 到到,外勤与填写地点、外勤与填写地点、时间一致，时间一致，对对员员 工工外外出出 进进行行 抽抽查查，及及 时时 发发 现现 虚虚 填填 信信 息息,并并进进行行劝劝导导，屡屡犯犯者者进进行行相相应应的的处处罚罚。7 7、卫卫生生值值日日执执行行、检检查查1 1）总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地）总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜面、书柜 卫生卫生,保保持持办办公公室室内内物物件件摆摆放放整齐整齐 有有序序无无尘尘。2 2)前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮亮,由前台自行负责该区域。由前台自行负责该区域。3 3)公公共共区区域域及及其其他他区区域域进进行行排排班班值值日日,每每天天排排班班 1 1 人进行卫生人进行卫生 值日值日，保保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天每天下午下班时由各部门将当天所产所产生生生生活活垃垃圾圾全全部部清清理理出出办办公公室室.当当天天值值日日完完毕毕后后由由前前台台进进行行检检查查，有权对卫生值日不到位进行处罚，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新执行卫生，并责令其重新执行卫生，直到干净为止直到干净为止.由前由前台口头执行台口头执行;如当天卫生值日人未提前如当天卫生值日人未提前5 5 分钟完成清洁给予分钟完成清洁给予 5050 元元/次罚款次罚款,未未进进 行行 卫卫 生生 之之 日日 给给 予予 100100 元元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金得爱心基金.如前台未在第一时间对如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处以上情况进行妥善处理，理，由前台承由前台承担以上责任。担以上责任。8 8、会会议议考考勤勤执执行行及会及会 议议记记录录整整理理1 1）每周五）每周五 16:3016:30 会议、每月最后一个周五的月度工作会议（必须参加）会议、每月最后一个周五的月度工作会议（必须参加）,由前台由前台提前提前 1010 分钟进行通知各部门进行准分钟进行通知各部门进行准备备，对未，对未 到到会会人人员员、迟、迟 到到、缺、缺 席席者者进进行行考考勤勤记记录录，并并执执行行相相关关的的会会议议制制度度。2 2）对）对会会议议进进行行记记录录,尤尤其其是是会会议议的的决决议议决策决策 重重点点内内容容要要清清晰晰明了明了，会会议议后后整整理理成成文文档档，由由会会议议主主持持人人签签字字确确认认并并交交由由综综合合部部存存档档.9 9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试、招聘后台更新、简历筛选、通知面试每天招聘后台进每天招聘后台进行刷新，根据招行刷新，根据招 聘需求增加职位招聘聘需求增加职位招聘；对投递的简历；对投递的简历进行初进行初 步筛步筛 选选,严严格格按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的人员在每日上午午人员在每日上午午9:9:3 30 01 11 1：3 30 0之间到公司面试，并对通之间到公司面试，并对通知知人人员员以以电电话（话（或或短短信信)方式告方式告 知对方面试时间及地址，知对方面试时间及地址，注意时间段的合理安注意时间段的合理安排排.面试人员到达后面试人员到达后让其填写面试登记表让其填写面试登记表(检查是否完整填写）然后送至检查是否完整填写）然后送至面试主持人员。面试主持人员。10 10、花花 草草 管管 理理前台文员负责花前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理，月底清点数量，月底清点数量并造表报行政部并造表报行政部经理处。经理处。1 11 1、名名片片、工工牌牌制作、制作、通通讯讯录录更更新新1 1）各各部部门门名名片片由由前前台台文文员员负负责责统统一一联系指定印务商家制联系指定印务商家制作作,并在三并在三 个个工工作作日内制作完成交给名片使用人（满日内制作完成交给名片使用人（满7 7 日日磨磨合合期期，对，对有有名名片片制制作作需需求求人人员员进进行行统统计计，并并由由相相关关部部门门负负责责人人签签字字确认确认)。2 2）对通过）对通过 7 7 天天磨磨合合期期人人员员进进行行统统计计，在，在 三日内制三日内制 作完成公司统一的工牌作完成公司统一的工牌交交付其付其 使用使用。3 3）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在新员工转正后以在新员工转正后以后后及及时时为为其其开开通通公公司司集集团团小小号号。每每周周更更新新一一次次，更更新新后后首首先先发发放放到到综综合合部部，董董事事长长、其其他他部部门门依依次次发发放放到到。1212、门禁系统、水、门禁系统、水电照明电照明1 1）每天早晨前每天早晨前 台提前台提前 1515 分分钟钟到到达达公公司司，下，下午午下下班班时时检查好门窗是否关闭检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的各种各种损失或事故责任损失或事故责任.2 2)每天下每天下 班班离离开开时时检检查查所所有有电电脑脑、显显示示器器 打打印印机机、投影投影 仪仪、饮饮水水机机、空空调调电电源源是是否否关关闭闭，如如有有未未关关闭闭情情况况要要警警告到告到 电电脑脑使使用用人人，禁止再一次发，禁止再一次发生类似情况生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。检查完毕正常关闭机房总电源。1313、物物资资管管理理、报报刊刊收收取取1 1）公公司司邮邮件件、包包裹收裹收 发发：因因工工作作需需要要所寄所寄 出出的的邮邮件件由由前前台台文员文员 联联系系相相关关快快递递公公司司，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。2)2)A4A4 纸的纸的保管保管，领领用人用人 到到前前台台处处签签字字领领用，用，注注明明领领取取张张数数、用途用途 等等,严严格格控控制制纸纸张张的的使使用用，严严禁禁打打印印私私人人文文件件或与或与 工工作作无无关关文文件件，避免避免 造造成成比比必要浪费必要浪费.3 3)公公司司所所订订报报刊刊由由前台前台 每每天天在在指指定定投投放放处收处收 取取到到总总经经理理办办公公室室，如如遇遇休休息息提提前前安安排排其其他他人员进行收取人员进行收取.14 14、办办公公设设备备初初级级维维护护：打打印印机机、复复印印机机及及时时加加粉粉，要要有有备备用用墨墨盒盒与与硒硒鼓鼓,对对于于需需要要工工程程维维修修设设 备及时联系维修，确保办公设备能正常运转。备及时联系维修，确保办公设备能正常运转。15 15、其其他他未未尽尽事事宜宜进进行行补补充充以以上上工工作作内内容容与与绩绩效效工工资资挂挂钩钩进进行行分分级级考考核核。,考考核核分分为为A A、B B、C C、D D 四四 级级，考考核核首首先先由由当当职职者者进进行行自自述述，部门负责人进行核准，总部门负责人进行核准，总经经 理理 进进 行行 复复 核核。以以最最终终累累积积级级别别居居首首者者为为最最终终评评定定级别。级别。A A 为为 优优 秀秀，B B 良，良，C C 为合格为合格,D D 为差，得为差，得A A 者领取者领取 100100岗岗 位位 工工 资资，得得 B B 者领取者领取 90%90%岗岗 位位 工工 资资，得得 C C 者领取者领取 80%80%岗位岗位工资，得工资，得 D D 者不领取岗位工资者不领取岗位工资.且连续三个月得且连续三个月得 A A 者可直接参与“优秀员工者可直接参与“优秀员工 评选，评选，一年中有六个月得一年中有六个月得 A A 者者可可得得全全额额年年终终奖奖连连续续三三个个月月得得 D D 者自动离职者自动离职.以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务：
