工程公司档案管理规定1.pdf

工程公司工程公司档案管理规定1 1 目的目的加强档案管理和收集管理工作，确保档案的机密性、完整性和准确性，有效保护和充分利用档案为城市建设和企业经营发展服务。2 2 范围范围适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。3 3 定义定义3.1 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由行政部集中统一管理；档案(已交档案室的除外)的日常使用保管分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。3.2 归档文书包括：1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。3)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。4)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5)国际国内同行业交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。6)公司各部门的发文。7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。10)本公司关于员工劳动、工资、福利方面的文件材料。11)本公司的科技档案。4 4 权责权责4.1 公司行政部设立专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技档案，其任务是：1)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；2)积极开展档案的提供利用工作；3)进行档案鉴定；4)进行档案统计；5)保管部分科技档案；6)认真学习中华人民共和国档案法有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。4.2 各部门协助行政部作好档案管理工作。5 5 内容内容5.15.1 档案管理工作流程档案管理工作流程见图 1。5.25.2 档案管理工作说明档案管理工作说明见表 1。5.35.3 归档要求归档要求5.3.1 归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。5.3.2 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。5.3.3 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.45.4 档案保存期限档案保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。2)10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。3)5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。4)1年保存：结案后无长期保存必要者。5)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。6 6 相关资料相关资料6.16.1 相关文件相关文件6.1.1中华人民共和国档案法6.1.2南京市档案管理办法6.26.2 附件附件6.2.1 卷内文件目录6.2.2 卷末备考表图图 1 1 档案管理工作流程档案管理工作流程流程名称单位节点12345审批审批档案利用保管维护分类整理档案鉴定档案收集开始档案管理流程总经理A任务概要行政经理B档案管理各职能部门D行政部C6789结束档案销毁档案更新档案利用任务名称 节点程序程序任务程序、重点及标准时限相关资料各单位结合实际情况，制定归档文件的范围。对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档，做出相应的规定，能反映本企业生产经营管理活动职能，具有查考利用价值的文件材料等属于归档范围C2C3B3A3在归档中应该收集齐全文件的订稿、正本和有关材料，保证档案的完整性在档案文件的收集过程中，对资料进行去粗取精等工作，确定资料的利用价值收集的档案文件经过鉴定，呈送行政经理审核和总经理审批重点重点档案收集和鉴定标准标准收集及时、齐全、完整程序程序档案档案保管保管维护维护C4C5公司经营管理手册档案档案收集收集鉴定鉴定1 个工作日经过审批后，行政人员对收集之档案文件进行整理2 个工作日整理的基本任务是把零散的、需要修改的档案进行分类、组织和编目，使其组成一个体系，固定下来，以便档案的使用，其过程如下:区分全宗：按照全宗整理档案，能完整反映企业或个人活动的全部内容和过程，便于档案的保管和利用1.公司经营管理手册2.卷内文件目录3.卷末备考表分类：档案分类就是根据立档单位内的档案来源、时间、内容或形式的异同，按照一定体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案，使其构成有机的整体，以反映立档单位的历史面貌立卷：立卷是整理和保存文件的一种方法，即将处理完毕的文件进行系统整理，组合为一个案卷编目：编目包括编制卷内文件目录、卷末备考表、案卷封面的编目和案卷目录的编制整理后的档案文件开始保管，档案保管指根据档案的成分和状况，采取存放和安全保护措施，维护档案的完整与安全，延长档案的寿命重点重点档案保管和维护标准标准保管合理、正确程序程序对资料进行保管维护后，行政人员根据档案的内容和成分，记录、报道编制档案文件的检索工具，其他部门运用各种检索工具查找档案C6D6C7C8B8A8检索工具制作后，定期对档案文件进行资料的更新活动，删除没有利用价值和已被损坏的档案文件，将其进行报废处理经过鉴定，那些无继续保存价值的档案应在一定时间内销毁进行鉴定，提出销毁意见，经行政经理审核总经理审批，确定销毁的档案编制档案销毁清册销毁档案一般缓期执行并注意保密，销毁时必须有2 人以上在旁监看，档案销毁后，行政人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式和日期重点重点档案存档和销毁标准标准存档准确、及时(续表)档案档案存档存档销毁销毁2 个工作日1 个工作日1.公司经营管理手册