邮件沟通技巧(精品).ppt

浅谈浅谈“邮件沟通邮件沟通”技巧技巧目录n沟通要素n邮件概要n邮件技巧沟通要素一：有效沟通的沟通要素一：有效沟通的5 W 1 Hn1 1、WhyWhy（目的）目的）n我为什么要交流？我为什么要交流？n我讲话的动机是什么？我讲话的动机是什么？n我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？解释？刺激？启发？n2 2、Who Who（对方是谁？）（对方是谁？）n谁是受众？谁是受众？n他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？n他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息反应可能如何？n他们对我的信息主题已经了解多少？他们对我的信息主题已经了解多少？n3 3、When and WhereWhen and Wheren在何时何地交流信息在何时何地交流信息n4 4、WhatWhat（主题）（主题）n我到底要谈什么？我到底要谈什么？n他们了解什么？他们了解什么？n哪些信息必须省略或必须采用哪些信息必须省略或必须采用n5 5、HowHow（怎样表达，语气和风格）（怎样表达，语气和风格）n我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？书面报告？书面报告？n如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词汇？用哪种词汇？沟通要素一：有效沟通的沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H沟通要素二：有效交流的六各沟通要素二：有效交流的六各Cn1 1、清楚（、清楚（clearlyclearly）n2 2、简明扼要简明扼要 （chieflychiefly）n3 3、有礼貌（有礼貌（courtlycourtly）n4 4、有建设性（有建设性（constructlyconstructly）n5 5、正确（正确（correctlycorrectly）n6 6、完整（完整（completelycompletely）沟通要素三：人际沟通的二要素沟通要素三：人际沟通的二要素n1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对、以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人。事对人。n只要对方稍有改进即予赞赏只要对方稍有改进即予赞赏n2、以委婉的方式指出他人的错误。、以委婉的方式指出他人的错误。n先说自己错在哪里，然后再批评别人。先说自己错在哪里，然后再批评别人。n说话前一定要顾及他人的面子。说话前一定要顾及他人的面子。目录n沟通要素n邮件概述n邮件技巧1、什么情况用什么情况用邮件邮件n哪些事情需要发送电子邮件哪些事情需要发送电子邮件 n1、正式工作报告；n2、难以简单用口头表达说明清楚的事项；n3、知识推荐和信息传递；n4、没有见面交流条件的其他交流内容；n电子邮件的优点:n我们可以重复的阅读重复的阅读这些文字，n往来的信件可以成为沟通的证据沟通的证据。n电子邮件的缺点:n对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。n重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者一个电话配合一封email。2、收信人，抄送，暗抄n释义n“to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人；n“cc”即抄送（carboncopy）：需要了解信息相关人等；n“bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。n使用对象与选择n1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；n2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；n3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。3、回复、转发与邮递设置nreply（回复）和reply toall（回复全部）：reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all会把回信寄给from,to和cc的所有人。nforward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人，但要考虑原发信人是否愿意你转发；n回执设置的两种情况：n1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，尤其群发邮件时；n2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件，有回执的邮件对收件来说一般都要回复的。n禁止拷贝的设置：n不希望对方转发的邮件，需要保密的邮件采用禁止拷贝的方式发送。4、标题（主题）n邮件的标题是邮件的主旨大意，需要简明扼要、信息完整；n特点：n邮件标题应让人一望即知，以便对方快速了解。n邮件的标题会用于检索归类的依据：n标示邮件的重要性（工具-邮递选项中设置）看看每个邮件的题目猜猜-邮件内容5、正文n语言得体n写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注：n内容清晰n1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名。n2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。n保持冷静n发信之前闭上眼睛想想n卫新总：n以下内容是上次我们开会讨论到的一些内容，现经了解反馈给您。其具体运作方式方法与我们有一定差异。以下内容是通过两名竞争对手相关人员获取到的，具体不清楚之处，可联系我或刘经理详细沟通。nHW人员一：n定点挖掘：n1、根据部门人力缺口计算需要多少个招聘专员。干部部n2、干部部会根据历年招聘人员的来源地会锁定一些定点企业，了解这些企业的薪酬，福利，进行对比。n3、部门输出的招聘专员是脱产的，他们本季度的绩效有干部部考核，一般要求是部门的骨干员工，PL以上n4、干部部会对招聘专员进行统一培训，一般是集中办公n5、每个产品线会有一个HR接口，帮助业务部门策划招聘方案n6、招聘专员主要负责滚动资源，搜集资源n7、接口HR负责招聘的组织nT招：n1.对竞争对手的优势项目定点挖掘 一个月左右完成 针对对口部门 业务部门牵头 干部部组织 ，业务部门申请立项，成员由部长以上级别参与，主要是15级工资以上人员，比如春雷 夏雨等行动。业务部门提交计划，申请费用，干部部主要职责:资格面试 招聘地图输出 信息汇?n2 长期特招 由业务部门部长负责，指定业务部门部长负责组织，特招成功由干部部 通过绿色通道进行审批 引进 特招人员仅仅部长负责跟踪，其他hr不参与，确保信息的安全性。西安三名产品特招人员有 魏华 聂燕 付饶 zte 郭永琪 陈国强 杨国道 原西安所所长 邓泰华 何群 n薪酬n13 5500-6500n14 7000-9500 1-3n15 9500-11000 3-8 签字费 3-6n16 11000-13000 8-16 签字费 6-10 n17 13000-18000 16-30 签字费 10-15n18 由所长自行面谈后定薪酬 报Chr 审核 n干部部 招聘方向主要工作n搜集信息 绘人才地图 建立招聘渠道 指导业务部门招聘 建立同行人才库 高校关系维护 锁定高校优秀人员nHW人员二n特招&定向招聘：n1.团队构成：基本控制在8-15人左右，干部部两人（部长负责策划，牵头，信息汇总，另一人负责事）其余人员均由业务部门提供。（沟通能力强，较灵活，技术面较广）n2.参与方式：脱产参与面试 同时承担任务考核。n2.1 有编制同行招聘：根据部门预算核算出任务。招聘任务平均分配给参与业务部门，锁定相关同行，不进行特定指定 以实际同行人员引进为任务完结。根据业务分布，进行跨地域集群面试。n2.1 特招：以同行优势项目或优势人员为目标，持续跟进，获取人员的同时获取竞争对手项目信息。不进行大面积骚扰，逐一进行，主要由干部部操作进行。n3.信息获取：n3.1 干部部 提供初步信息n3.2 参与项目组根据初步信息，在面谈过程中，逐步挖掘信息，主要来6、找人帮忙四大忌n1 1、一忌摆不正自己的位置、一忌摆不正自己的位置n没摆正位置（或者完全没位置意识）的求助，几乎很难得到积极的回应。n2 2、二忌不知道要人家做什么、二忌不知道要人家做什么n你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。n3 3、三忌给人家的指示不够清晰、三忌给人家的指示不够清晰n你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够尽量快速的达到你的期望。n4 4、四忌事后没有反馈、四忌事后没有反馈n你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重，也是对双方关系的一种温馨的正面回应。n只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告诉你。”很多时候就够了。举例n为了录制“新年问候串烧音频”，需要向四十多人提出了声音收集邀请，这是个挺麻烦人家的事情，邮件需要力求清晰、友好，如何写？n现代女子如何在网络上吸引眼球，找自己钟情的哪一位？举例发信人是谁？发信人是谁？02强化班的park、凯林（强化班群体博客管理员）和润宇（强化班班歌主创）为什么要发信给我？为什么要发信给我？2008年新年即将来临，强化班群体博客”梦与追求”决定从97-05各级中选出一部分ITP的伙伴，采集您的语音祝福，合成处理后发布在网站上，作为新年的一个惊喜，给校内外素未谋面的朋友一个相约电波的机会。而您，已经被我们选中参与声音的采集。我需要做什么？我需要做什么？1.决定您是否接受我们的邀请，同意把您的声音记录到2008年强化班迎新音频中。2.请您尽快回复本邮件请您尽快回复本邮件，告知我们您是否愿意参与本次活动。3.如果您打算参加此活动，请在请在12月月24日日23：00之前之前，把音频文件发给我们，把音频文件发给我们。我要参加！怎么录音？我要参加！怎么录音？因为ITPer身处各地，我们无法无法安排集中录音，只好麻烦您自己录音。1、录音设备、录音设备找一个能插到电脑上的麦克风麦克风，大多数比较新的笔记本电脑上，都内置麦克风。如果有能录音的mp3，或者录音笔也可以。总之，任何能够把声音记录为数字信号，并保存成mp3或wav文件的设备都可以。2、录音场所、录音场所选一个安静的场所安静的场所进行录音。您的录音设备不必很专业，但录音的场地还是要尽量安静，以免录进一些杂音。在深夜时录音或选择隔音好的房间，都是不错的办法。3、录音软件、录音软件啥都行啦，只要能生成质量不低于22Khz,16bit（FM调频广播音质）的mp3或wav文件的即可。Windows自带的录音机也凑合了！4、录音长度、录音长度录音长度限定为15-20秒秒，因为有20多位伙伴的声音将出现在这个音频中，所以请大家不要超时。5、建议录音内容、建议录音内容自我介绍（姓名/id，年级，现所在城市，从事的工作）对强化班的新年寄语 对在校（校外）DDMM（GGJJ）的新年祝福 其他的个性/创意内容 遇到问题怎么办？遇到问题怎么办？录音技术问题，请联系胡凯林胡凯林（02强化班）或者王润宇王润宇（02强化班）ohukailin# orouny_wong# 其他问题，请联系park（02强化班）opark#举例（续）目录n沟通要素n邮件概要n邮件技巧思想思想章节章节段段落落句句子子图图 文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构金字塔结构图示 思维顺序从最思维顺序从最底部的层次开始，底部的层次开始，句子句子句子句子间按某种逻辑间按某种逻辑顺序组织成顺序组织成段落段落段落段落，将段落组织成将段落组织成章节章节章节章节，将章节组织成将章节组织成文章文章文章文章，金字塔最顶部是全金字塔最顶部是全文的文的思想思想思想思想。总结：总结：每篇文章的结构每篇文章的结构都必定只支持一个思想，都必定只支持一个思想，在其之下的思想越往下在其之下的思想越往下越详细，并且都对希望越详细，并且都对希望表达的主题思想起着解表达的主题思想起着解释和支持的作用。释和支持的作用。谢谢