公文写作ppt课件.ppt

1综合部综合部 20092009年年8 8月月公文写作 培训培训2CONTENTS 目录第一篇：公文概述第二篇：常用公文第三篇：OA 发文3 一、含义：所谓公文，它是公务文书的简称。是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。二、特点：1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。第一节：公文的含义和特点4第二节：公文的作用1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。5第三节：公文的分类1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。6第三节：公文语言一、公文语言的基本要求公文语言应符合公文语体的要求，戒修饰，重实际，求明晰，讲程序。具体来说要达到：1、准确、鲜明、生动 2、庄重、严谨、简明通顺 3、平实得体、通俗易懂例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望总务处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”二、公文常用语介绍1、开端语。“据、根据、依据、依照、遵照、按照、由于、关于、对于、为、为了、鉴于、查、兹、兹将、兹定于、兹因”等。2、期请语。“请、恳请、敬请、拟请、务请、特请、提请、报请、希望、希盼、切盼”等。3、称谓语。“我、你、本、贵”等。74、引叙语。“收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉”等等。5、经办语。“经、业经、兹经、已经、一经、经过、前经”等等。6、敦嘱语。“请遵照执行、遵照办理、照此办理、如实呈报、如实上报、按时完成、如期完成、责令、责成”等等。7、表态语。“同意、不同意、可行、不可行、很好、照办、应、应该、批准、拟同意、照此办理、遵照执行、酌情处理”等等。8、协商语。“当否、妥否、可否、能否、是否可行、是否妥当、如无不妥、如无不当、如有不当”等。第三节：公文语言89、告晓语。“转告、知照、函告、发布、下达、颁布、颁发、印发”等。10、批转语。“审批、阅批、阅示、批转”等。11、过渡语。“因此、为此、对此”等。12、结语。“为要、为盼、为荷、是荷、特此通知、特此通告”等。13、时限语。“即、即刻、立即、当即、迅速、从速”等。14、综合语。“为此、据此、综上所述、有鉴于此、总之”等。15、模糊语。“最近、近来、少数、绝大多数、在适当的时候、原则上、普遍、几乎、进一步”等。第三节：公文语言9第四节：公文格式公文的构成：文头、内文、文尾三大部分组成。一、文头。又称版头。位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。文头必备项目有：1、发文机关。即公文的作者。应用全称或规范化简称。用大号字套红，后加“文件”2字。俗称“红头文件”。2、发文字号。又称发文号、文号，是发文机关的发文流水号。便于统计发文的数量和公文的检索、引用。它由发文机关的代字、发文年份和发文序号组成。例如：“阿移200908号”即代表阿拉善移动的2009年第8号文件。文号中的年份用全称，用“”括起。位置应标在文件版头发文经过的下面，居中排列。10文头的必要项目即视情况可有可无的项目：1、秘密等级和保密期限。应顶格标在公文版心右上角第一行。秘密等级为绝密、机密、秘密三级。例：“绝密6年”。2、紧急程度。指公文在处理时限上的要求。分“特急”、“急件”。电报有“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。与秘密等级标法相同，同时标注，放在密级下面。3、份数号。指同一文稿印制若干份时每一份公文的顺序编号，简称“份号”。用阿拉伯数字，不少于两位数。如“01”。份号应标注在公文版心左上角的第一行，顶格。4、签发人。标在发文字号的右侧。11 二、内文1、标题。一般由“发文机关关于事由文种”构成。除书名号外不能有标点符号。如：阿拉善移动通信分公司关于召开2009年工作会议的通知。2、主送机关。指公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。必须标在标题之下，顶格，用冒号启下。请示、报告只能一个主送机关。上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。如“各部门”、“各旗分公司、营业部、营销中心”。3、正文。一般包括提出问题、分析问题、解决问题3部分。公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。12正文的层次标识法：第一层用一、二、三、四第二层用（一）、（二）、（三）第三层用、第四层用（）、（）、（）、附件、附件。附属于正文的文件或材料。标注在正文之后。标法如：附件：、署印。、署印。即加盖发文机关的印章。应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。、成文时间。、成文时间。指公文开始生效的时间。要用方块汉字写明全称。13三、文尾。1.附注。指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。如：“此件发至旗县级”、“此件可见oaFTP”。2.主题词。是采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。标注方法：根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的次，再标出公文使用种类的词。应置于文尾抄送机关之上。一般27个。3.抄送机关。有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。4.发文机关和日期。引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行。14发文格式15CONTENTS 目录第一篇：公文概述第二篇：常用公文第三篇：OA 发文161、报告的定义：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。报告2、报告的种类：按性质的不同划分为：综合报告、专题报告；按行文的直接目的不同：呈报性报告、呈转性报告。17报告3、报告的写法：由标题、正文、落款构成（1）标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关发文机关、事由事由和和文种文种构成；另一种是由构成；另一种是由事由事由和和文种文种构成构成。如：阿拉善分公司阿拉善分公司关于安全保密工作自查情况安全保密工作自查情况 的报告报告 关于2009年市场经营情况年市场经营情况 的报告报告（2）正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将现将情况报告如下情况报告如下”一语转入下文。一语转入下文。主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。18在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，说明建议的意义。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。报告19 结语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另结语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。起一行空两格的位置。工作报告和情况报告的结束语常用工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告特此报告”；建议报告常用建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用答复报告多用“专此报告专此报告”；递送报告则用；递送报告则用“请审阅请审阅”“请收阅请收阅”等。等。（3）落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。报告20撰写报告的注意事项：一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧；二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐；三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。报告21 1、定义：是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。2、分类：根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：（1）政策性请示这类请示，一般是因政策问题而制发。如：阿拉善分公司关于成立联合办公室的请示（2）核准重大问题的请示这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：阿拉善分公司关于为额右旗分公司增设副经理的请示（3）事务性请示这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、新建改建办公设施等、日常管理方面。例：关于新增营业员的请示请示22 3、请示的特点：（1 1）针对性。）针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。（2 2）呈批性。）呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。（3 3）单一性。）单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式 （4 4）时效性。）时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。请示23 4、请示的结构：请示由首部、正文和尾部三部分组成。5、格式与写法：（1）首部：主要包括标题和主送机关两个项目内容。标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如*组关于*的请示；另一种是由事和文种构成，如关于*的请示 主送机关。请示只能有一个主送单位，不能多头请示。（2）正文：其结构一般由开头、主体、结语构成。开头。主要交代请示的理由。主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。（3）尾部：其主要结构为落款与成文时间两部分。请示24 请示与报告的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。第四，请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。请示25练习：一、辨析：1.城区营销中心关于采购客户服务车的请示报告2.综合部关于采购办公电脑与租赁车辆的请示 二、实操：右旗分公司的投影仪已损坏，且修不好了，打算重新购买一台。请示26 1、定义：通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。2、分类：根据适用范围的不同，可以分为六大类：(1)发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。(2)批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。(3)转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。(4)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。(5)任免性通知：用于任免和聘用干部。(6)事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或人员。通知273、通知的写法：（1）标题：标题一般由发文机关名称、事由和文种三部标题：标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”如：阿拉善分公司 关于 召开2009年工作会议的 通知 通知28（2）正文：主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内）正文：主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。容组成。拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。结尾：一般写明“特此通知”。通知29（3）落款：即在正文之后的右下）落款：即在正文之后的右下角写明制发通知机关的名称。角写明制发通知机关的名称。如果在标题中已经写明制发通如果在标题中已经写明制发通知机关名称，可省去。知机关名称，可省去。（4）日期：即在落款的下面写明）日期：即在落款的下面写明制发此通知的年月日。制发此通知的年月日。通知30通知31 、通报的概说、通报的概说通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。通报32二、通报的特点 1告知性：通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。2教育性：让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。3政策性:对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否，影响颇大。因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。通报33三、通报的分类：按内容性质把通报分为三类：表彰性通报、批评性通报和情况通报。1表彰性通报 表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。2批评性通报 批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象等的通报。这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。3情况通报。情况通报，就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。通报34 四、通报的结构:1 1标题标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如阿拉善分公司关于第一季度客户服务情况的通报、关于车辆运行情况的通报等。2 2正文正文 （1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：A.主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；B.分析意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；C.决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。（2）情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。通报35通报范文36【概念解说】决定，是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。决定37【格式内容】1、标题 关于的决定 2、正文 （1）决定的原因和目的。如：目前，（事实依据）。根据，（理论依据），为了（目的主旨），现决定（意图主旨）。具体如下：（2）决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。（3）希望与要求。3、注明制发机关、日期，加盖公章。决定38【分类】根据具体用途和内容的不同，决定一般有以下两类：1、知照性的决定。如表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定、发布法规性事项或对某一具体事项做出安排的决定等。如阿拉善分公司关于表彰2009年先进工作者的决定。2、指挥性决定。常见的有规定性决定、规范性决定、指导性决定、指示性决定、具有有关法令性质的决定、处理重大问题的决定和安排重要行动的决定等。【写作要求】内容严肃，事实准确，行文周密。决定39批复 1 1、批复的概念、批复的概念批复是用于答复下级机关请示事项的公文，它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。2 2、批复的特点、批复的特点（1）行文具有被动性批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。（2）内容具有针对性批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。（3）效用的权威性批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。(4)态度的明确性批复的内容要具体明确,不能有模棱两可的语言,使得请示单位不知道如何处理.40批复 3、批复的写法 批复一般由标题 主送机关 正文 落款构成。（1）标题 标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关、事由和文种构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去；还有一种完全式的标题是 发文机关+表态词+请示事项+文种，这种较为简明、全面和常用。(2)主送机关 主送机关一般只有一个,是报送请示的下级机关.其位置同一般行政公文,写于标题之下,正文之前,左起顶格.批复不能越级行文,当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需要向更上一级机关转报请示时,更上一级机关所作批复的主机关不应是原请示机关,而是转报机关.如果批复的内容同时涉及其它的机关和单位,则要采用抄送的形式送达.41批复（3）正文正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和文号可省略。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。批复要求（其实可以单独算做结尾），是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求；不同意，亦可提供其他解决办法。(4)落款这部分写在批复正文右下方,署成文日期并加盖公章,成文日期用汉字,标全年 月 日,“零”写为“”。42批复 批复批复人文学院党委：二00九年月日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事项我们已经收到。经校党委七名常委在月日的常委会上反复讨论决定，并举手表决，最终一致通过。现将决定告之你们，我们原则上同意你们上报的两名同志为你院党委委员。此决定。中共大学委员会二00九年月日评析：1、标题不规范。“关于主要内容+批复”；2、表述不严密；3、该文啰唆，表述不严密。关于增补人文学院党委委员的批复人文学院党委：你院关于增补，两同志为党委委员的请示悉。经校党委常委会研究，同意增补，两同志为人文学院党委委员。此复。中共大学委员会 二00九年月日43函一、概念：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。二、函的特点二、函的特点 1 1、沟通性。、沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。2 2、灵活性。、灵活性。一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。3 3、单一性、单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。44函三、函的分类 （一）按性质：1、公函用于机关单位正式的公务活动往来；2、便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的：发函：主动提出了公事事项所发出的函。复函：是为回复对方所发出的函。（三）从内容和用途上：商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。45函 四、函的结构、内容及写法 函由首部、正文和尾部三部分组成。（一）首部。（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。（二）正文。由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。46 2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。3、结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4、结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（三）尾部。（三）尾部。一般包括署名和成文时间两项内容。函47函48总结【解释解释】总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训，获得规律性的认识，以便指导今后实践的一种事务文书。【结构与写法结构与写法】总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。（一）标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如阿拉善分公司2009年度工作总结，有的只写工作总结等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如增强体质，全面贯彻执行教育方针开展多种形式的体育活动，有的为单行标题，如推动人才交流，培植人才资源等。49总结（二）正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。1、前言。即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。2、主体。这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。3、结尾。正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。（三）尾部。50会议纪要【概念解说】会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。会议纪要与会议记录的区别：会议纪要与会议记录的区别：1、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务事务文书。会议纪要只记要点，是行政行政公文。2、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。51会议纪要【会议纪要的特点】1内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。2表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。3称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。52会议纪要【会议纪要的格式】会议纪要由分标题、正文、落款三部分。1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。3、落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。53会议纪要54CONTENTS 目录第一篇：公文概述第二篇：常用公文第三篇：OA 发文55OA公文56OA公文57OA公文由分管领导签发58谢谢聆听敬请指正