大学计算机第5章.pptx

第第5 5章章电子表格系统电子表格系统Excel 2010Excel 2010贝依林贝依林5.1Excel 2010概述5.2Excel 2010的基本操作5.3数据的输入5.4编辑工作表5.5格式化工作表5.6 数据清单5.7 数据图表5.8 版式设置与工作表打印5.9 Word 2010和Excel 2010的协同操作2第第5 5章章 电子表格系统电子表格系统Excel Excel 201020105.1.1 Excel的主要功能5.1.2 Excel 2010的新增功能5.1.3 Excel 2010的窗口组成5.1.4 工作簿、工作表和单元格35.1Excel 20105.1Excel 2010概述概述1.简单、方便的表格制作功能2.强大的图形、图表功能3.快捷的数据处理和数据分析功能4.列表功能45.1.1 Excel的主要功能的主要功能 1.在一个单元格中创建数据图表2.快速定位正确的数据点3.可对几乎所有数据进行高效建模和分析4.随时随地访问电子表格5.通过连接、共享和合作完成更多工作6.为数据演示添加更多高级细节7.利用交互性更强和更动态的数据透视图8.更轻松更快地完成工作9.利用更多功能构建更大、更复杂的电子表格10.通过 Excel Services 发布和共享55.1.2 Excel 20105.1.2 Excel 2010的新增功能的新增功能65.1.3 Excel 20105.1.3 Excel 2010的窗口组成的窗口组成标题栏显示正在编辑的工作表的文件名以及所使用的软件名。默认状态下，Excel 2010标题栏左侧显示“快速访问工具栏”名称。71.1.标题栏标题栏快速访问工具栏位于标题栏的左侧，它包含一组独立于当前显示的功能区上选项卡的命令按钮。默认的快速访问工具栏中包含“保存”、“撤消”和“恢复”等命令按钮。单击“快速访问工具栏”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中，可以自定义快速访问工具栏中的命令按钮。82.2.快速访问工具栏快速访问工具栏单击“文件”选项卡后，会显示一些基本命令，包括“新建”、“打开”、“保存”、“打印”、“选项”以及其他一些命令。93.3.文件选项卡文件选项卡Excel 2010的功能区由各种选项卡和包含在选项卡下的各种命令按钮组成，默认显示的选项卡有开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。利用它可以轻松地查找以前隐藏在复杂菜单和工具栏中的命令和功能。104.4.功能区功能区编辑栏位于功能区下方，工作表编辑区的上方，用于显示和编辑当前活动单元格的名称、数据或公式。编辑栏由名称框、工具按钮和编辑区组成。名称框用来显示当前单元格的地址和名称。编辑栏显示当前单元格的内容，也可以直接在编辑栏中对当前单元格进行输入和编辑操作。115.5.编辑栏编辑栏工作表编辑区是在Excel 2010操作界面中用于输入数据的区域，由单元格组成，用于输入和编辑不同的数据类型。工作表编辑区显示正在编辑的工作表。工作表标签位于编辑区的左下部，显示了当前工作簿中包含的工作表，初始为Sheet1、Sheet2和Sheet3，代表着工作表的名称。126.6.工作表编辑区工作表编辑区状态栏用于显示当前数据的编辑状态、选定数据统计、页面显示方式以及调整页面显示比例等，如图5-2所示。137.7.状态栏状态栏在垂直滚动条的上方是水平分割线，在水平滚动条的右侧是垂直分割线。用鼠标按住它们向下或向左拖动，就会把当前活动窗口一分为二，并且被拆分的窗口都各自有独立的滚动条，这在操作内容较多的工作表时非常方便。148.8.水平分割线和垂直分割线水平分割线和垂直分割线工作簿、工作表和单元格是Excel 2010中最基本的概念一个工作簿可由一个或多个工作表组成，每个工作表又由若干个单元格组成。155.1.4 5.1.4 工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格工作簿是Excel文件，是存储数据、公式以及各种信息的文件，是Excel存储数据的基本单位。只有工作簿才能以文件的形式存入磁盘，其扩展名是.xlsx。161.1.工作簿工作簿工作表是组成工作簿的基本单位，是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称电子表格。进入Excel 2010后，系统默认打开3张工作表，缺省名为：Sheet1、Sheet2和Sheet3每一个工作表由16384列和1048576行构成。172.2.工作表工作表单元格区域是指多个单元格的集合，它是由许多个单元格组合而成的一个范围。例如B2:C3表示的单元格区域，183.3.单元格区域单元格区域单元格是工作表中行和列的交叉部分，是工作表最基本的数据单元，也是Excel 2010处理数据的最小单位。单元格的名称（或称单元格地址）由列标和行号来标识，列标在前，行号在后。例如，第3行第2列单元格的名称是“B3”,在单元格地址的前面增加工作表名称，如Sheet1!A1、Sheet2!A2。每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符，但单元格中只能显示1024个字符，编辑栏中可显示全部。194.4.单元格单元格5.2.1 Excel 2010的启动与退出5.2.2 工作簿的操作5.2.3 工作表的操作205.2Excel 20105.2Excel 2010的基本操作的基本操作1.Excel 2010的启动2.Excel 2010的退出215.2.1 Excel 20105.2.1 Excel 2010的启动与退出的启动与退出启动Excel 2010的方法有如下几种。方法1：单击“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2010”。方法2：双击桌面上的Excel 2010快捷方式图标。方法3：双击一个Excel 2010工作簿文件。221.Excel 20101.Excel 2010的启动的启动关闭Excel，常用的有如下几种。方法1：单击标题栏中的关闭按钮。方法2：单击“文件”“退出”。方法3：双击标题栏最左端的控制菜单图标。方法4：单击标题栏最左端的控制菜单图标“关闭”。方法5：按Alt+F4键。232.Excel 20102.Excel 2010的退出的退出1.新建空白工作簿2.根据模板新建工作簿3.打开工作簿4.保存工作簿5.关闭工作簿6.隐藏工作簿245.2.2 5.2.2 工作簿的操作工作簿的操作在Excel 2010中新建空白工作簿有如下几种方法。方法1：在启动Excel 2010后，系统自动建立一个空白工作簿“工作簿1”。方法2：选择“文件”“新建”,在“可用模板”下，双击“空白工作簿”，建立新工作簿；或者单击右边“空白工作簿”“创建”，建立新空白工作簿。251.1.新建空白工作簿新建空白工作簿可以根据模板套用来快速创建具有固定格式和布局的文件，具体方法如下。选择“文件”“新建”，在“可用模板”下，单击“样本模板”或下方“O模板”中的某种模板，在出现的新窗口界面中双击需要的模板，如“样本模板”“销售报表”，262.2.根据模板新建工作簿根据模板新建工作簿打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法。方法1：使用“文件”选项卡“打开”命令。方法2：在“文件”选项卡单击“最近所用文件”（在默认状态下显示25个最近打开过的文件，用户可以通过“文件”“选项”“高级”“显示”中修改这个数目），打开相应的工作簿。方法3：在”计算机”中找到需要打开的工作簿，双击将其打开。方法4：在“开始”菜单中“Microsoft Excel 2010”选项的级联菜单中有需要打开的工作簿，只要单击它即可打开。273.3.打开工作簿打开工作簿（1）保存未命名的新工作簿（2）保存已有的工作簿（3）自动保存工作簿和设置工作簿的默认保存位置（4）加密保存工作簿284.4.保存工作簿保存工作簿单击快速访问工具栏上的“保存”按钮（或者单击“文件”“保存”或“另存为”），在“另存为”对话框中，确定“保存位置”和“文件名”，然后点击“保存”按钮。29（1 1）保存未命名的新工作簿）保存未命名的新工作簿单击快速访问工具栏上的“保存”按扭（或者单击“文件”“保存”）。30（2 2）保存已有的工作簿）保存已有的工作簿单击“文件”“选项”，在“Excel选项”对话框中，如图5-9所示，选择“保存”，在右侧输入自动恢复时间间隔（默认10分钟），在“默认文件位置”文本框中输入合适的目录路径，然后单击“确定”。31（3 3）自动保存工作簿和设置工作）自动保存工作簿和设置工作簿的默认保存位置簿的默认保存位置单击“文件”“信息”命令“保护工作簿”按钮“用密码进行加密”选项，然后弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”，会弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，单击“确定”按钮。设置完密码后，单击“保存”命令即可。32（4 4）加密保存工作簿）加密保存工作簿当工作簿操作完成需关闭时，可用以下方法。方法1：单击当前工作簿标题栏的“关闭”按钮。方法2：单击“文件”“关闭”。方法3：单击菜单栏最右端的“关闭”按钮。方法4：使用退出Excel 2010的方法关闭工作簿。335.5.关闭工作簿关闭工作簿在需要隐藏的工作簿中，单击“视图”选项卡“窗口”工具组中“隐藏”按钮，即可隐藏该工作簿。如果想显示已隐藏的工作簿，可单击“取消隐藏”，在“取消隐藏”对话框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”即可重新显示该工作簿。346.6.隐藏工作簿隐藏工作簿1.工作表的选定和切换2.插入新工作表3.删除工作表4.重命名工作表5.移动或复制工作表6.隐藏及显示工作表355.2.3 5.2.3 工作表的操作工作表的操作单击工作表标签即可选定需要操作的工作表。当需要从一个工作表切换到另一个工作表时，可单击相应工作表的标签。如果工作簿中包含很多张工作表，而所需工作表标签不可见时，可单击工作表标签左侧的左右滚动按钮，以便显示其他标签。361.1.工作表的选定和切换工作表的选定和切换方法1：使用功能区插入工作表：单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“插入”命令的下拉按钮“插入工作表”命令，则在当前工作表前插入新工作表。方法2：单击按钮插入工作表：在最后一个工作表右侧有“插入工作表按钮”，单击此按钮，则在最右侧插入新工作表。方法3：通过快捷菜单插入新工作表：右击当前工作表标签“插入”命令，弹出“插入”对话框，然后单击“工作表”图标“确定”按钮，则在当前工作表前插入新工作表。372.2.插入新工作表插入新工作表方法1：选定要删除的工作表，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“删除”命令的下拉按钮“删除工作表”命令。方法2：右击要删除的工作表标签“删除”。383.3.删除工作表删除工作表方法1：双击要重命名的工作表标签，工作表名称成反白显示，输入新的工作表名称。方法2：右击要重命名的工作表标签“重命名”，工作表名称成反白显示，输入新的工作表名称。方法3：选定要重命名的工作表，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“格式”命令“重命名工作表”，工作表名称成反白显示，输入新的工作表名称。394.4.重命名工作表重命名工作表方法1：通过拖动工作表标签移动或复制工作表方法2：通过对话框移动或复制工作表405.5.移动或复制工作表移动或复制工作表方法1：选定需要隐藏的工作表，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“格式”命令“隐藏和取消隐藏”“隐藏工作表”命令，即可隐藏该工作表。方法2：右击要隐藏的工作表标签“隐藏”，即可隐藏该工作表。416.6.隐藏及显示工作表隐藏及显示工作表5.3.1 不同数据类型数据的输入5.3.2 快速输入数据5.3.3 批注 425.35.3数据的输入数据的输入1.字符型数据的输入2.数值型数据的输入3.日期和时间数据的输入4.公式的输入5.单元格地址的引用6.函数的输入435.3.1 5.3.1 不同数据类型数据的输入不同数据类型数据的输入字符型数据包含汉字、字母、数字、空格及其他可见字符。在默认的“常规”格式下，将作为“文本”来处理。这类数据可在当前单元格中直接输入，Excel默认字符型数据在单元格中左对齐。441.1.字符型数据的输入字符型数据的输入在Excel 2010中，数值型数据由数字09、数学中的运算符：+、-、,（千分位号）、/、$、%、（、）、E、e、.（小数点）。在默认的“常规”格式下，将作为“数值”来处理。Excel默认数值型数据在单元格中右对齐。452.2.数值型数据的输入数值型数据的输入Excel 2010将日期和时间视为数字处理，在默认状态下，日期和时间数据在单元格中右对齐。一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2014/2/18、2014-2-18、18/Feb/2014或18-Feb-2014都表示2014年2月18日。463.3.日期和日期和时间时间数据的输入数据的输入Excel 2010的公式必须以“”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符等组成。Excel 2010的公式中使用的运算符包括：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。在单元格中输入公式：单击要输入公式的单元格，输入“”，再输入公式的内容（在一个公式中，可以包含运算符号、常量、函数、单元格地址等），按回车键或单击编辑栏中的“输入”按钮。474.4.公式的输入公式的输入+、-、*、/、%、(乘方)。例如，输入公式“=2+32”，结果为11。使用算术运算符可以完成基本的数学运算，其计算结果是数值。48（1 1）算术运算符）算术运算符=、=、=、(不等于)。用于比较两个值，其结果是一个逻辑值，只能是True或False。例如，输入公式“=210,大于 10,不大于10)将返回“大于 10”，如果A1小于等于10，则返回“不大于 10”。语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)64（4 4）条件函数）条件函数IFIF函数说明：COUNTIF 函数对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。例如，可以对以某一字母开头的所有单元格进行计数，也可以对大于或小于某一指定数字的所有单元格进行计数。语法：COUNTIF(range,criteria)COUNTIF 函数语法具有下列：Range：必需。要对其进行计数的一个或多个单元格，其中包括数字或名称、数组或包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。Criteria：必需。用于定义将对哪些单元格进行计数的数字、表达式、单元格引用或文本字符串。65（5 5）条件计算函数）条件计算函数COUNTIFCOUNTIF函数说明：计算数值在某个区域内的出现频率，然后返回一个垂直数组。例如，使用函数FREQUENCY可以在分数区域内计算测验分数的个数。由于函数FREQUENCY返回一个数组，所以它必须以数组公式的形式输入。语法：FREQUENCY(data_array,bins_array)FREQUENCY 函数语法具有下列：Data_array：必需。一个值数组或对一组数值的引用，要为它计算频率。如果 data_array 中不包含任何数值，函数FREQUENCY 将返回一个零数组。Bins_array：必需。一个区间数组或对区间的引用，该区间用于对data_array 中的数值进行分组。如果bins_array 中不包含任何数值，函数 FREQUENCY 返回的值与 data_array 中的元素个数相等。66（6 6）频率分布统计函数）频率分布统计函数FREQUENCYFREQUENCY函数说明：返回一个数字在数字列表中的排位。其大小与列表中的其他值相关。如果多个值具有相同的排位，则返回该组数值的最高排位。语法：RANK.EQ(number,ref,order)RANK.EQ 函数语法具有下列：Number：必需。需要找到排位的数字。Ref：必需。数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型值将被忽略。Order：可选。一数字，指明数字排位的方式。67（7 7）统计排位函数）统计排位函数RANK.EQRANK.EQ1.在多个单元格中同时输入相同内容2.使用填充柄填充685.3.2 5.3.2 快速输入数据快速输入数据选择要输入相同内容的多个单元格区域（选择不同区域时按ctrl键），然后输入内容，再按下Ctrl+Enter组合键，Excel自动将输入数据复制到选定区域的每个单元格中。691.1.在多个单元格中同时输入相同内在多个单元格中同时输入相同内容容（1）拖动鼠标左键实现自动填充（2）拖动鼠标右键实现自动填充（3）使用填充命令填充数据（4）创建自定义序列（5）公式及函数的填充702.2.使用填充柄填充使用填充柄填充将鼠标移到初值所在的单元格右下角填充柄上，当鼠标指针变成黑色“+”形状时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。71（1 1）拖动鼠标左键实现自动填充）拖动鼠标左键实现自动填充单击用来填充的原单元格，按住鼠标右键拖动填充柄，拖动经过若干单元格后松开鼠标右键，会弹出如图快捷菜单，该菜单中列出了多种填充方式。72（2 2）拖动鼠标右键实现自动填充）拖动鼠标右键实现自动填充通过“开始”选项卡“编辑”工具组的“填充”命令按钮，会出现下拉列表，在该列表中选择“向下”、“向右”、“向上”、“向左”命令，可将内容填充到不同位置的单元格，如果选择“系列”命令，则打开“序列”对话框。73（3 3）使用填充命令填充数据）使用填充命令填充数据方法1：利用现有数据创建自定义序列。方法2：利用输入序列方式创建自定义序列。74（4 4）创建自定义序列）创建自定义序列75（5 5）公式及函数的填充）公式及函数的填充批注是对一些复杂的公式或者某些特殊单元格中的数据添加的相应注释。1.插入批注2.查看批注3.编辑批注4.复制批注5.删除批注765.3.3 5.3.3 批注批注 选中要插入批注的单元格，单击“审阅”选项卡“批注”工具组中“新建批注”按钮，在出现的文本框中输入批注内容，然后单击工作表中的任何地方。输入了批注的单元格右上角显示一个小红三角，同时，不再显示批注内容。771.1.插入批注插入批注将鼠标指向含有批注的单元格，即可显示批注内容。查看工作簿中的所有批注：单击“审阅”选项卡，在“批注”工具组单击“下一条”按钮和“上一条”按钮即可查看所有批注。782.2.查看批注查看批注选中要编辑批注的单元格，单击“审阅”选项卡“批注”工具组“编辑批注”按钮。793.3.编辑批注编辑批注选中含有批注的单元格，单击“开始”选项卡“剪贴板”工具组的“复制”按钮 单击目标单元格该工具组中“粘贴”按钮的向下箭头“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，单击“批注”“确定”。804.4.复制批注复制批注选中要删除批注的单元格，单击“审阅”选项卡“批注”工具组“删除”按钮，即可删除批注。也可单击“开始”选项卡“编辑”工具组的擦除按钮 下拉列表中“清除批注”。815.5.删除批注删除批注5.4.1 选定单元格5.4.2 移动和复制单元格数据5.4.3 编辑行、列和单元格5.4.4 工作表的表格功能825.45.4编辑工作表编辑工作表1.选定一个单元格2.选定单元格区域3.选定行或列4.选定整个工作表835.4.1 5.4.1 选定单元格选定单元格将鼠标指向这个单元格并单击鼠标左键。841.1.选定一个单元格选定一个单元格选定一个单元格区域：单击区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标到要选区域右下角的单元格。选定不相邻的单元格区域：先选定第一个单元格或单元格区域，按住Ctrl键再选定其他单元格或单元格区域。较大的单元格区域：单击区域左上角的单元格，按住Shift键，再单击该区域右下角的最后一个单元格。852.2.选定单元格区域选定单元格区域选定一行或一列：单击行号或列标。选定相邻的行或列：选定一行或一列后，按住Shift键，再单击所要选择的相邻的行号或列标（也可以直接拖动行号或列标来选择）。选定不相邻的行或列：先选定其中的一行或一列，然后按住Ctrl键，再单击其他的行号或列标。863.3.选定行或列选定行或列单击工作表的行号或列标（左上角）交叉处的“全选”按钮或按Ctrl+A键。874.4.选定整个工作表选定整个工作表1.通过鼠标移动、复制2.通过命令移动、复制3.选择性粘贴885.4.2 5.4.2 移动和复制单元格数据移动和复制单元格数据（1）选定要移动数据的单元格或单元格区域，将鼠标置于选定单元格或单元格区域的边缘处，当鼠标指针变成 形状时，按住鼠标左键并拖动，即可移动单元格数据。（2）按住Ctrl键，鼠标指针变成 形状时，拖动鼠标进行移动，完成单元格数据的复制。（3）按住Shift+Ctrl组合键，再进行拖动操作，则将选中单元格内容插入到已有单元格中。（4）按住Alt键可将选中区域中的内容拖动到其他工作表中。891.1.通过鼠标移动、复制通过鼠标移动、复制选定要进行移动或复制的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“编辑”工具组“复制”或“剪切”按钮；单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”或“剪切”命令。然后选定要粘贴到的单元格或单元格区域左上角的单元格，单击“编辑”工具组中的“粘贴”按钮可完成复制或移动操作。902.2.通过命令移动、复制通过命令移动、复制913.3.选择性粘贴选择性粘贴1.插入操作2.删除和清除操作925.4.3 5.4.3 编辑行、列和单元格编辑行、列和单元格（1）插入行或列（2）插入单元格或单元格区域931.1.插入操作插入操作单击要插入行（或列）的任意单元格或单击行号（或列标），单击“开始”选项卡“单元格”工具组中“插入”下边小箭头“插入工作表行”（或“插入工作表列”）即可。若在工作表中插入若干行（或若干列），可先选定若干行或列，然后进行相同操作。94（1 1）插入行或列）插入行或列选中要插入单元格或单元格区域处，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中“插入”下边小箭头“插入单元格”，打开“插入”对话框，如图5-35所示。在对话框中根据需要选择其中的一项“确定”。95（2 2）插入单元格或单元格区域）插入单元格或单元格区域（1）删除行或列（2）删除单元格或单元格区域（3）清除行、列或单元格962.2.删除和清除操作删除和清除操作选中要删除的行或列或单元格，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中“删除”下边小箭头“删除工作表行”（或“删除工作表列”）即可。97（1 1）删除行或列）删除行或列选中要删除的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中“删除”下边小箭头“删除单元格”，打开“删除”对话框，如图5-36所示。在对话框中根据需要选择其中的一项“确定”。清除操作是指将选定单元格（行或列）中的内容、格式或批注等从工作表中删除，单元格（行或列）仍保留在工作表中。98（2 2）删除单元格或单元格区域）删除单元格或单元格区域选中要清除的行、列、单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“编辑”工具组中“清除”按钮，出现如图5-37所示下拉列表，然后选择相应命令即可。99（3 3）清除行、列或单元格）清除行、列或单元格在Excel中创建表格后，即可对该表格中的数据进行管理和分析，而不影响该表格外部的数据。例如，可以筛选表格列、排序、添加汇总行等。1005.4.4 5.4.4 工作表的表格功能工作表的表格功能5.5.1 设置数据的格式5.5.2 调整列宽和行高5.5.3 自动套用格式和条件格式1015.55.5格式化工作表格式化工作表1.应用对话框设置格式2.设置数据格式的其它方法3.关于“对齐”选项卡（参考图5-40）的几点注意1025.5.1 5.5.1 设置数据的格式设置数据的格式选定要进行格式化的行、列、单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中“格式”“设置单元格格式”（或右击“设置单元格格式”），出现“设置单元格格式”对话框。1031.1.应用对话框设置格式应用对话框设置格式（1）使用“开始”选项卡选定要进行格式化的行、列、单元格或单元格区域，然后依次单击“开始”选项卡下“字体”工具组、“对齐方式”工具组和“数字”工具组中的相应按钮即可。（2）使用“格式刷”用“开始”选项卡下“剪贴板”工具组中的“格式刷”按钮可以快速地复制单元格的格式信息1042.2.设置数据格式的其它方法设置数据格式的其它方法（1）方向（2）文本控制（3）单元格的合并居中和跨行居中1053.3.关于关于“对齐对齐”选项卡的几点注意选项卡的几点注意在“方向”选项组中可以通过鼠标的拖动或直接输入角度值，将选定的单元格内容完成从-900+900的旋转，这样可将表格内容由水平显示转换为各个角度的显示。106（1 1）方向）方向1）选中“自动换行”复选框后，被设置的单元格就具备了自动换行功能，当输入的内容超过单元格宽度时，会自动换行。在向单元格输入内容的过程中，也可以进行强制换行，当需要强制换行时，只需按Alt+Enter组合键，则输入的内容就会从下一行开始显示，而不管是否达到单元格的最大宽度。2）如果单元格中的内容超过单元格宽度，选中“缩小字体填充”复选框后，单元格中的内容会自动缩小字体并被单元格容纳。3）选中需要合并的单元格后，选中“合并单元格”复选框，可以实现单元格合并。107（2 2）文本控制）文本控制对于一个电子表格的表头文字，通常需要居中显示。一般可以采用两种方法：1）将这行的单元格选中后，单击“开始”选项卡“对齐方式”工具组中的“合并后居中”按钮，进行合并居中设置。2）将这行的单元格选中后，在“对齐”选项卡的“水平对齐”下拉列表中选择“跨行居中”。108（3 3）单元格的合并居中和跨行居）单元格的合并居中和跨行居中中1.调整列宽2.改变行高1095.5.2 5.5.2 调整列宽和行高调整列宽和行高调整列宽的方法主要有以下几种。方法1：拖动列标的右边框线设置所需的列宽。方法2：双击列标右边的边界，使列宽适合单元格中的内容。方法3：选定要调整列，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“格式”按钮“列宽”，在“列宽”对话框中输入列宽的值“确定”。1101.1.调整列宽调整列宽方法1：拖动行号的下边框线调整行高。方法2：双击行号下方的边界，使行高适合单元格中的内容。方法3：选定要调整行，单击“开始”选项卡“单元格”工具组中的“格式”按钮“行高”，在“行高”对话框中输入行高的值“确定”。1112.2.改变行高改变行高1.自动套用表格格式2.套用单元格格式3.条件格式1125.5.3 5.5.3 自动套用格式和条件格式自动套用格式和条件格式Excel提供了多种已经设置好的表格格式，设置的格式包括边框和底纹、文字格式、文字的对齐方式等。1131.1.自动套用表格格式自动套用表格格式可以为工作表的单元格套用格式，设置后的单元格格式包括文字格式、数字格式和底纹效果等。1142.2.套用单元格格式套用单元格格式条件格式根据条件更改单元格区域的外观。如果条件成立，则根据该条件设置单元格区域的格式；如果条件不成立，则不设置单元格区域的格式。（1）使用突出显示单元格规则（2）使用项目选取规则（3）使用数据条设置条件格式（4）清除管理规则1153.3.条件格式条件格式突出显示单元格规则是指将满足设置条件的单元格区域应用相应的格式，达到快速突出显示目标单元格的效果，具体操作方法如下。选择数据区域，在“开始”选项卡“样式”工具组中的“条件格式”按钮“突出显示单元格规则”命令，在下一级菜单中单击需要的条件命令，如“大于”；弹出“大于”对话框，在文本框中输入大于的值，在“设置为”右侧的下拉列表中选择突出显示的格式，单击“确定”按钮，所有满足条件的单元格均设置为指定的颜色116（1 1）使用突出显示单元格规则）使用突出显示单元格规则用户可以使用项目选取规则在工作表中设置最大或最小值的个数，然后用条件格式的方式显示出来。具体操作方法如下。选择数据区域，在“开始”选项卡“样式”工具组中的“条件格式”按钮“项目选取规则”命令，在下一级菜单中单击需要的条件命令，然后在弹出对话框中进行条件和格式设置。117（2 2）使用项目选取规则）使用项目选取规则使用数据条可以查看某个单元格相对于其他单元格的值。数据条的长度代表单元格的值，数据条越长，表示值越高；数据条越短，表示值越低。对于分析大量数据中的较高值与较低值时，数据条尤其适用。具体操作方法如下。选择数据区域，在“开始”选项卡“样式”工具组中的“条件格式”按钮“数据条”命令，在下一级菜单中选择数据条样式。118（3 3）使用数据条设置条件格式）使用数据条设置条件格式如果不需要用条件格式显示数据值，用户可以清除格式，具体操作方法如下。选择数据区域，在“开始”选项卡“样式”工具组中的“条件格式”按钮“清除规则”命令“清除所选单元格规则”。119（4 4）清除管理规则）清除管理规则5.6.1 数据清单5.6.2 数据的排序5.6.3 数据的筛选5.6.4 分类汇总5.6.5 数据透视表和数据透视图1205.6 5.6 数据清单数据清单1.数据清单的概念2.数据清单与数据库的关系3.数据清单的规则4.创建数据清单5.数据清单的编辑1215.6.1 5.6.1 数据清单数据清单数据清单类似于数据库的二维表，行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，是相应列的名称，下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据1221.1.数据清单的概念数据清单的概念数据库是按照一定的层次关系组织在一起的数据集合，数据清单是通过定义行、列结构将数据组织起来形成的一个二维表。一个工作表中数据清单就是一个数据库。1232.2.数据清单与数据库的关系数据清单与数据库的关系（1）一个数据清单占用一个工作表。（2）数据清单是连续的数据区域，不能出现空行和空列。（3）每一列为相同类型的数据。（4）要将关键数据置于数据清单的顶部或底部，避免数据被隐藏。（5）要全部显示行和列，避免有行或列的隐藏。（6）数据清单要独立，即工作表中的数据清单与其它数据之间至少要空一列或空一行。（7）不要在单元格中输入空格。1243.3.数据清单的规则数据清单的规则创建一个数据清单就是要建立一个数据库，首先要定义字段个数和字段名，即数据库结构，然后再创建数据库工作表。1254.4.创建数据清单创建数据清单数据清单建立后，可继续对其进行编辑，包括对数据库结构的编辑（增加或删除字段）和数据库记录的编辑（修改、增加与删除等操作）。1265.5.数据清单的编辑数据清单的编辑1.按一个关键字段排序2.按多个关键字段排序3.按自定义序列排序4.按行排序1275.6.2 5.6.2 数据的排序数据的排序按一个关键字段是最简单的排序，是指按工作表中一列单元格中的数据进行排序。具体方法有下列几种。方法1：通过排序按钮排序方法2：通过对话框排序1281.1.按一个关键字段排序按一个关键字段排序在Excel中，可以将数据表格按多个关键字段进行排序。即先按一个关键字段（即主要关键字）进行排序，然后将此关键字相同的记录再按第二个关键字（次要关键字）进行排序，依次类推。1292.2.按多个关键字段排序按多个关键字段排序在实际应用中，有时需要按特定的顺序排序，特别是在对一些汉字信息排列时，可能会有这样的要求。如，对职称列，用户需要按照“教师-副教授-讲师”的顺序排列，这时就要用自定义排序功能了。1303.3.按自定义序列排序按自定义序列排序有时，需要根据行的内容进行排序，从而使列的次序改变，而行的顺序不变。1314.4.按行排序按行排序1.自动筛选2.高级筛选1325.6.3 5.6.3 数据的筛选数据的筛选自动筛选是一种快速的筛选方法，可以通过它快速地访问大量的数据，并从中选出满足条件的记录显示出来。（1）筛选方法（2）自动筛选的清除1331.1.自动筛选自动筛选单击数据清单中的任意单元格，单击“开始”选项卡“编辑”工具组中的“排序和筛选”按钮“筛选”命令（或者单击“数据”选项卡“排序和筛选”工具组中的“筛选”按钮），此时，数据清单中的每个字段名（列标题）右侧出现一个下拉按钮（筛选控制按钮），表格进入筛选状态134（1 1）筛选方法）筛选方法执行完自动筛选后，不满足条件的记录将被隐藏，若希望将所有记录重新显示出来，可通过对筛选列的清除来实现。如要清除对“数学”列的筛选，可单击“数学”名后的筛选按钮，在打开的下拉列表中选择“从数字中清除筛选”命令。135（2 2）自动筛选的清除）自动筛选的清除具体操作步骤如下：（1）首先在工作表的空白区域设置条件区域（2）单击数据表中的任一单元格，单击“数据”选项卡“排序和筛选”工具组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框，选择“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮。则筛选后的结果显示在数据表中。1362.2.高级筛选高级筛选1.建立分类汇总2.显示分类汇总3.删除分类汇总1375.6.4 5.6.4 分类汇总分类汇总在“学生成绩表”的数据清单中，按“班级”分类汇总“总分”的平均数。操作步骤如下：（1）以“班级”为主要关键字对数据表进行排序，升序或降序均可。（2）单击“数据”选项卡“分级显示”工具组中的“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框1381.1.建立分类汇总建立分类汇总在对数据进行分类汇总后，在工作表的左侧有3个显示不同级别分类的按钮“”，单击这些按钮可显示或隐藏某一级别的明晰数据，通过左侧的“+”、“-”号也可以实现这一功能。1392.2.显示分类汇总显示分类汇总如果想取消分类汇总的显示结果，恢复数据清单的初始状态，则要删除分类汇总。操作方法如下。单击已分类汇总的数据清单中的任意单元格，单击“数据”选项卡“分级显示”工具组中的“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框，在对话框中单击“全部删除”按钮。1403.3.删除分类汇总删除分类汇总1.数据透视表的有关概念2.数据透视表的创建3.数据透视表数据的更新4.数据透视表中字段的添加或删除5.数据透视表中分类汇总方式的修改6.数据透视图的创建1415.6.5 5.6.5 数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图数据透视表一般由7部分组成：页字段、页字段项、数组字段、数据项、行字段、列字段、数据区域。1421.1.数据透视表的有关概念数据透视表的有关概念选中数据区任一单元格，单击“插入”选项卡“表格”工具组“数据透视表”按钮“数据透视表”命令，打开“数据透视表”对话框1432.2.数据透视表的创建数据透视表的创建其操作方法为：选中数据区的任一单元格，单击“数据透视表工具”的“选项”选项卡“数据”工具组“刷新”命令按钮，完成对数据透视表的更新。1443.3.数据透视表数据的更新数据透视表数据的更新若要添加字段，则将相应字段按钮拖动到相应的行、列标签或数值区域内；若要删除某一字段，则将相应字段按钮从行、列标签或数值区域内拖出即可。1454.4.数据透视表中字段的添加或删除数据透视表中字段的添加或删除在“数值”区域内单击汇总项，在打开的下拉列表中选择“值字段设置”命令，打开对话框，在“计算类型”下拉列表中选择所需汇总方式，单击“数字格式”按钮，可打开“设置单元格格式”对话框，从中可以对数值的格式进行设置。1465.5.数据透视表中分类汇总方式的修数据透视表中分类汇总方式的修改改数据透视图则通过图表的方式显示和分析数据。创建数据透视图的操作步骤与创建数据透视表类似，选中数据区任一单元格，单击“插入”选项卡“表格”工具组“数据透视表”按钮“数据透视图”命令1476.6.数据透视图的创建数据透视图的创建5.7.1 图表简介5.7.2 创建图表5.7.3 编辑与格式化图表1485.7 5.7 数据图表数据图表图表是依据选定的工作表单元格区域内的数据，按照一定的数据系列而生成的，是工作表数据的图形表示方法。1495.7.1 5.7.1 图表简介图表简介1.通过“图表”工具组创建2.通过“插入图表”对话框1505.7.2 5.7.2 创建图表创建图表（1）选择需要创建图表的数据区域（2）单击“插入”选项卡“图表”工具组中的任一种图表类型按钮，如“柱形图”按钮，在下拉列表中选择任一种柱形图，如“三维簇状柱形图”。则完成图表创建。1511.1.通过通过“图表图表”工