第13章-采购管理系统ppt课件(全).ppt

第第1313章章 采购管理采购管理n13.1 概述 n 采购业务类型和业务应用模式n 13.1.2 采购管理系统与其他系统之间的数据关系n13.2 采购管理的初始化设置 n13.3 普通采购业务n 13.3.1 采购请购n 13.3.2 采购订货n 13.3.3 采购到货n 13.3.4 采购入库n 13.3.5 采购发票n13.4 供应商管理n 供应商存货价格设置n 采购价格控制用友用友ERP-U8通过普通采购、直运采购、受托代销通过普通采购、直运采购、受托代销采购等采购流程对不同的采购业务进行有效的控制采购等采购流程对不同的采购业务进行有效的控制和管理，以便帮助企业降低采购成本，提升企业竞和管理，以便帮助企业降低采购成本，提升企业竞争力。争力。采购管理系统的主要功能包括：1.对供应商进行有效管理。2.严格管理采购价格。3.可以选择采购流程。4.及时进行采购结算。5.采购执行情况分析。13.113.1概述概述 采购业务类型和业务应用模式采购业务类型和业务应用模式1.采购业务类型2.企业在日常的采购活动中，由于采购方式的不同，以及采购物品所有权等问题，导致企业采购流程呈现多样化，从而产生了不同的采购业务类型及业务应用模式。结合企业的应用，采购管理系统分为三种业务类型：(1)普通采购业务(2)受托代销业务(3)直运业务 2.2.采购业务应用模式采购业务应用模式采购管理系统的业务模式又分为以下内容：(1)可选的采购流程(2)可选的采购流程(3)必有订单业务模式13.2 13.2 采购管理的初始化设置采购管理的初始化设置点击需要查询的供应商的供应商编码后，右方的存货供应商对照表中会自动出现该供应商所提供的商品信息。1.1.供应商存货对照表供应商存货对照表图13.1供应商存货对照表图13.2“增加存货对照”界面 2 2采购选项设置采购选项设置勾选此项表示必有订单，以订单为中心的采购业务是标准、规范的采购管理模式，建议勾选此项。用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和取最新价格时取该单据的价格，选择内容可以是订单、到货单和发票。若勾选此项则按照当前单据的供应商代入历史交易价。按照供应商取价能够更加精确地反映交易价，因为同一种存货，从不同供应商取得的进价可能有所差异。(1)业务及权限控制图13.3 采购系统选项设置业务及权限控制(3)(3)采购预警和报警采购预警和报警图13.5采购系统选项设置采购预警和报警 13.3 13.3 普通采购业务普通采购业务普通采购业务适用于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、采购入库、采购发票、采购成本核算、采购付款全过程的管理。普通采购业务流程如图13.6所示图13.6普通采购业务流程 请购是用来描述采购的需求即请求采购，它是采购业务处理的起点。请购可以是企业内部部门向采购部门提出采购申请，或是采购部门汇总企业内部采购需求提出采购申请。请购单是描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。请购一般适用于采购业务比较复杂，对采购业务管理有严格要求的单位。所以请购单是可选单据，根据业务需要选用。具体的请购业务的数据流程如图13.7所示。13.3.1 13.3.1 采购请购采购请购图13.7请购业务的数据流程请购业务案例请购业务案例例例13.113.1：2009/07/012009/07/01业务员王力向承德科技业务员王力向承德科技询问键盘的价格（询问键盘的价格（6565元元/只只,含税单价），觉含税单价），觉得价格合适，随后向公司上级主管提出请购得价格合适，随后向公司上级主管提出请购要求，请购数量为要求，请购数量为400400只。赵雪梅据此填制只。赵雪梅据此填制请购单，需求日期为请购单，需求日期为7 7月月3 3日。日。案例案例1 1：1.单击“采购管理”|“业务”|“请购”|“请购单”，打开“请购单”界面，如图13.8所示：2.在“请购单”界面中，单击“增加”，进入 请购单手工录入界面，如图13.9所示：3.按照需要输入表头栏目和表体栏目。4.单击“保存”按钮，保存请购单。5.单击“审核”，对已经保存的请购单进行审核确认，如图13.10所示，只有通过审核的请购单才能继续执行后续操作。图13.8 采购请购单界面勾选此项表示必有订单，以订单为中心的采购业务是标准、规范的采购管理模式，建议勾选此项。在这里可以设置需求日期、订货日期、和推荐的供应商。图13.9请购单手工录入界面 点击审核，对已有请购单进行审核。图13.10请购单审核13.3.2 13.3.2 采购订货采购订货采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议。采购订单描述的信息主要包括：采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单一般适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用。在用友ERP-U8中，整个采购业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。采购订单可以手工录入，也可以参照MPS/MRP计划、采购请购单、销售订单、采购合同生成，具体如图13.11所示。图13.11订货业务的数据来源例13.2：2009/07/01 上级主管同意向承德科技订购键盘400只，单价为65元，要求到货日期为2009/07/03。1.单击“采购管理”|“业务”|“订货”|“采购订单”，打开“采购订单”界 面，如图13.12所示：2.在“采购订单”界面中，单击“增加”，进入采购订单手工录入界面，如图13.13所示：3.在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购请购单”，系统会弹出过滤条件窗口。当然也可以手工输入采购订单。4.在过滤条件窗口中，输入请购单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.14：5.双击要选择的采购请购单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显 示“Y”（如图13.15所示）。6.单击“确定”按钮，系统将显示“采购订单”录入界面，“请购单”的资料已自动传递过来。8.单击“审核”，对已经保存的采购订单进行审核确认，如图13.16所示：7.所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存该张采购订单。图13.12采购订单界面单击“增加”按钮，进入采购订单录入界面在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购请购单”，系统会弹出过滤条件窗口。图13.13采购订单手工录入界面在过滤条件窗口中，输入请购单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面。图13.14请购单过滤条件窗口双击要选择的采购请购单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。单击“确定”按钮，系统将显示“采购订单”录入界面，“请购单”的资料已自动传递过来。图13.15请购单生单选单列表所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照请购单建立的采购订单。图13.16采购订单审核13.3.3 13.3.3 采购到货采购到货 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据，根据到货单可生成报检单报送给质量检验部门对货物进行检验。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。例13.3：2009/07/07 收到所订购的键盘400只。填制到货单。1.单击“采购管理”|“业务”|“到货”|“到货单”，打开“到货单”界面，如图13.17所示：2.在“到货单”界面中，单击“增加”，进入到货单手工录入界面，如图13.18所示：3.在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口，如图13.19所示。当然也可以手工输入到货单。4.在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.20所示：5.双击要选择的采购订单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。7.所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存该张采购到货单，如图13.21所示：6.单击“确定”按钮，系统将显示“采购到货单”录入界面，“采购订单”的资料已自动传递过来。图13.17 到货单界面 单击“增加”按钮，进入采购到货录入界面在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口。图13.18到货单手工录入界面在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面。图13.19到货单过滤条件图13.20采购订单生单选单列表 图13.21采购到货单保存 13.3.4 13.3.4 采购入库采购入库当采购管理模块与库存管理模块集成应用时，入库业务在库存管理模块中进行处理，而采购入库单是在库存管理系统中生成。当采购管理模块不与库存管理模块集成应用时，入库业务在采购管理模块进行处理，则采购入库单是在采购管理系统中生成。采购入库单的来源可参见图13.22。图13.22采购入库单的来源 n1选择“业务”页签，单击“供应链”|“库存管理”|“日常业务”|“入库”|“采购入库单”，打开“采购入库单”界面，如图13.23所示：n2.在“采购入库单”界面中，单击“生单”按钮，进入”选择采购订单或采购到货单“界面，如图13.24所示：n3.在图13.24的过滤条件窗口中，输入过滤条件，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示符合过滤条件的单据，单据类型可选择采购到货单或采购订单。例例13.413.4：2009/07/07 2009/07/07 将将400400只键盘验收入原材料仓只键盘验收入原材料仓库。填制采购入库单库。填制采购入库单。n4.双击要选择的采购到货单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”，如图13.25所示：n5.单击“确定”按钮，系统将显示“采购入库单”录入界面，“采购到货单”的资料已自动传递过来。将所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照采购订单建立的采购入库单，如图13.26所示：n6.最后点击”审核”按钮，完成对该张”采购入库单”的审核，如图13.27所示：在库存管理系统中，单击“日常业务”|“入库”|“采购入库单”。单击“生单”按钮，进入参照录入”采购入库单“界面图13.23 采购入库单界面选择采购到货单，参照采购到货单生成采购入库单图13.24选择采购订单或采购到货单界面在过滤条件窗口中，输入过滤条件，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示符合过滤条件的单据，双击要选择的采购到货单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。图13.25采购订单或者采购到货单选择页面图13.26 保存后的采购入库单图13.27采购入库单审核13.3.5 13.3.5 采购发票采购发票n采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。n采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票。按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。n在收到供货单位的发票后，存在两种处理方法：n如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理。n先将发票输入系统，便于实时统计在途货物。n1.单击“采购管理”|“业务”|“发票”|“专用发票”，打开“采购专用发票”界面，如图13.28所示：n2.在“采购专用发票”界面中，单击“增加”，进入采购专用发票手工录入界面，如图13.29所示：n3.在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口，如图13.30所示。当然也可以手工输入采购专用发票。例13.5：2009/07/07收到承德科技开具的键盘采购专用发票一张n4.在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.31所示：n5.双击要选择的采购订单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。n6.单击“确定”按钮，系统将显示“采购专用发票”录入界面，“采购订单”的资料已自动传递过来。n7.所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照采购订单建立的采购专用发票，如图13.32所示：图13.28采购专用发票界面点击”增加“，即可手工输入采购专用发票信息。图13.29采购专用发票手工录入界面图13.30采购专用发票过滤条件窗口图13.31采购专用发票生单选单列表图13.32采购专用发票保存13.4 13.4 供应商管理供应商管理供应商存货价格设置供应商存货价格设置采购价格控制采购价格控制n1.单击“采购管理”|“供应商管理”|“供应商存货价格表”|“专用发票”，进入“存货供应商价格设置列表”界面，如图13.33所示：例例13.613.6：2009/07/052009/07/05业务员王力想购买业务员王力想购买200200只鼠标，提出只鼠标，提出请购要求，经同意填制并审核请购单。根据以往的资料请购要求，经同意填制并审核请购单。根据以往的资料得知提供鼠标的供应商有两家，分别为丰华公司和承德得知提供鼠标的供应商有两家，分别为丰华公司和承德科技，他们的报价分别为科技，他们的报价分别为3030元元/只，只，3535元元/只。只。n2.在“存货供应商价格设置列表”中，单击“增加”，弹出“供应商存货价格设置”，根据录入“供应商编码”、“存货编码”、“数量下限”、“数量上限”、“无税单价”、“税率”等信息，如图13.34所示：n3.再增加其他供应商的存货价格设置，如图13.35所示：图13.33“存货供应商价格设置列表”界面图13.34供应商存货价格设置图13.35供应商存货价格列表采购价格控制采购价格控制n1.最高进价控制：实时控制采购最高进价，如高于最高进价，系统予以提示，需要输入审批密码才能通过。具体操作步骤如下：n(1)选择“设置”页签，单击“基本档案”|“存货”|“存货档案”，打开“存货档案”界面，如图13.36所示：n(2)双击需要控制价格的存货，弹出“修改存货档案”界面，单击“成本”选项卡，根据需要对“费用率”、“最高进价”、“最新成本”、“参考售价”进行设置，如图13.37所示：n(3)单击“保存”，退出了存货档案的修改。图13.36存货档案界面图13.37修改存货档案n2.单据自动取价：根据系统选项设置的单据取价方式，填写相关单据时，单价自动带出。n操作步骤：n(1)单击“采购管理”|“设置”|“采购选项”，打开“采购系统选项设置”界面，如图13.38所示：n(2)在“采购系统选项设置”中，选择“订单到货单发票单价录入方式”中的“手工录入”，如图13.39所示：n(3)单击“确定”退出了“采购系统选项设置”界面。图13.38“采购系统选项设置”界面图13.39 单据自动取价设置 3.3.订单金额审批权限订单金额审批权限n企业为了更严格地对采购进行管理，可以为采购订单审批人员赋予分级的审批权限，不同的权限级别对应不同的采购订单总金额，从而实现分级控制与管理。n例13.7：为了严格把控采购资金的运作，现在设立三级采购订单审批制度，采购员的审批金额为5000元，采购主管10000元，1万元以上要总经理签字生效。n操作步骤：n(1)金额级别设置n 选择”设置”页签，单击“基础档案”|“数据权限”|“金额权限分配”，弹出“金额权限设置”窗口，如图13.40所示：n 选择业务对象“科目级别”单选按钮，单击“级别”按钮，打开“金额级别设置”窗口，如图13.41所示：n 单击“增加”按钮，出现空白行。双击“科目编码”栏，在弹出的参照按钮上单击，弹出“科目参照”对话框，参照选择科目编码，系统自动显示相应的科目名称，如图13.42所示：n 在“金额级别设置”窗口手工输入级别一至六的金额，如图13.43所示。一个科目，只能选择设置一个级别，可以输入的级别只能是一至六级。图13.40“金额权限设置”窗口图13.41金额级别设置”窗口 图13.42金额级别科目设置图13.43金额级别设置n(2)设置采购选项n登陆到ERP-U8界面，单击“业务”|“供应链”|“采购管理”|“设置”|“采购选项”，打开“采购系统选项设置”界面。在“业务及权限控制”中的权限控制中，将“检查金额审核权限”打勾，启动采购订单金额审核控制。