时间管理讲义.pptx

时间管理*公司公司讲师：讲师：*时间：时间：3 3小时小时日期：日期：2013-07-192013-07-19n开场前三分钟测试時間管理1 确定目标 2 决不拖拉 3 列表管理4 合理分配时间5 清理办公桌6 時間大盜7认真管理、回复电子邮件 8 授权與溝通 9 巧妙安排、灵活召开会议 什么时间管理10分钟n案例21、確定目標n目标设定原则 n目标设定的步骤 n立定标竿 一般人不愿意訂目標：1恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感？2無此意愿：為何要設定目標，日子過得下去就行了。3誤將行動當成就(我常常忙得沒有時間與同學、同事聚會，同學都會說貴人事忙等，好像很有成就感，其實，比如你想當老板，你所忙的工作對你當老板重要嗎？)每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才有成就，所以一定要設定成就目標。目標設定的原則1）目标要具体，例如我想做经理、得 到硕士学位等；2）目标必须是可衡量的；3）目标是可能实现的；4）目标是切合实际的；5）一定要设定时间表 目標設定的步驟（1）1）先拟出您期望达到的目标；(公司愿景）2）列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目 标想买房子，列出买房子对您有那些好处；3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱 不够、能力不够等，一一列举；4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即 能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；6）订定行动：一定要有一个行动计画；7）订定达成目标的期限。（訂下期限你才會有切實去做，明天還有明天的事這個幫事大家應該都聽過）目標設定的步驟（2）1）写下目标：用想的方法还是不够的，一定要写 下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意 识；2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划；4）对计划设定优先等级和先后顺序；將事情依緊急、不緊急、重要、不重要分為四大類，一般人每天習慣應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看起來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如：進修等，若你不優先去做，則你人生遠大的目標將不易達成。設定優先順序可分為五類：A=必須做的事情，B=應該做的事情，C=量力而為的事情，D=可以委托別人去做的事情，E=應該刪除的事情。5）排定时程表；6）确实做、马上做。立定标竿 1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须2）认同每个人一定要有目标这个想法；3）完成耶鲁大学七步骤；4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布 因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希 望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成 功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持 ，终于达成目标。目標設定n一个人需要在三方面设定目标：（1）个人和家庭：这是您生活的诱因；（2）职业生涯和财务目标：这是您的方 法；（3）个人发展和专业发展：这是您的成 果。目标设定演练n请每位为自己设定三项工作目标（时间五分钟）齐眉棍游戏n时间45分钟克服拖延的习惯(1)要有良好的组织；要有良好的组织；(2)由重要的事情开始著手工作；由重要的事情开始著手工作；(3)建立一个报酬时间表；建立一个报酬时间表；(4)培养紧急的意识；培养紧急的意识；(5)以快节奏工作；以快节奏工作；(6)一旦开始，不要停止；一旦开始，不要停止；(7)订出一段特定的时间工作；订出一段特定的时间工作；(8)从最糟的事情开始；从最糟的事情开始；(9)详细的计划；详细的计划；(10)不可找藉口；不可找藉口；(11)设定截止期限。设定截止期限。例表管理n准備一个笔记本来做规划本，其中包括日、周和月的日程安排表，可以用它来记录时间的安排 n把自己明确的价值观，树立起的目标，已经设计的行动方案抄下来，粘贴在随处可见的地方。用彩色的纸或者墨水来吸引你的注意力。尽量在规划本里、日历和镜子上、办公桌、电脑屏幕上体现出来。n保证你列出每天的目标和日历，能反映出长期、中期、短期目标。例表管理n把能够同时做的事情结合在一起，比如看电视的时候也可以熨衣服或者刷碗。把活动按顺序排列可以节省时间，可以把不同的任务和各种精力水平相搭配。n时间浪费最小化。力争削减这样的活动，看电视的垃圾节目，煲电话粥，过度频繁的客人来访，参加无意义的会议，接受没有实权的授权，毫无目的的行动，追求不切实际的目标等等。但是也要给一些意外的打扰留出一定的时间。例表管理n学会说“不”，帮助别人也要有限度。n等待的时候把需要做的事情列出来。n每天抽出几段短暂的时间来休息，作为私人享受的安静时段。在这些时段里，练习深层次的放松方法。这样能够帮助你弄清什么对你才是最重要的，而不是为了迎合别人的要求而匆忙行事。n做非常重要的事情需要你全神贯注。把经常分散你注意力的事情列出来，并计划如何消除。例表管理n我们也需要借助外在环境的支持来完成自己的时间安排，比如你的事情需要集中精力，一定要保证有一个安静的房间或者角落来阅读、写作或者思考。n因为自己在管理时间方面的进步而奖励自己。其实，高效时间管理所带来的积极推动力是对你努力的最大回报。通过规划和区分重要的活动，你可以自由地度过生活的每一天。例表管理n在一天要结束时，回顾自己的时间管理表，把自己按照计划完成的事情划去，并给自己抚慰。把自己做了却没有事先计划的事情添上，根据高、中、低三个层次的重要程度来把这个事情定位，分析它属于哪一个重要程度。没有完成的重要事情推延到第二天。准备一天目标的最佳时间在前一天晚上或者在清早起床后不久，无论哪一个时间，你可以从最重要的事情开始计划。n案例110分钟分钟合理分配时间n當你注意今天的每一件工作時，就必須決定該花多少時間在這上面，我們把這稱為“分配時間”。一大早，開會約要60分鐘，接下來與主管討論要30分鐘，也許你還得要花30分鐘會見客戶。按八點上班現在已經是10點了。午餐前，也許要和其他部門接觸，說不定還要外出辦理，這就是“時間分配”。它的秘決是要確定你眼前的工作，到底要用多少時間，那也吸有“經驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會很快的發現不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會溜到你的工作表上，這可替你減掉不少的麻煩。清理你的辦公桌l為何要整理桌子？縮短找東西的時間容易分心無法看出事情的優先順序l方法：只做分類（四類）工作：待丟棄待處理待歸檔待送出（後三類放在三層文件架上）时时 间间 大大 盗盗n打扰（电话或没有预约客人）打扰（电话或没有预约客人）：一般人在一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间间 n重要性次序无所调整重要性次序无所调整：编排优先次序，定编排优先次序，定下限期下限期n没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划：建立目标建立目标、每天每天作时间计划作时间计划时间大盗n叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝：学习说学习说“不不”n个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力：请别人帮忙请别人帮忙n缺乏自律缺乏自律：克服人性弱点，走出时间陷阱克服人性弱点，走出时间陷阱n会会 议议：不重要的会尽量不要召开，开不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；才不会浪费时间；时间大盗n资料不完整或有所延误：规定员工养成开资料不完整或有所延误：规定员工养成开会必须准备，发言必须简短，内容必须充会必须准备，发言必须简短，内容必须充实实n分不清责任和权力：能交由下级或助理处分不清责任和权力：能交由下级或助理处理的文件、事情，可直接交给他们去处理，理的文件、事情，可直接交给他们去处理，必须自己处理的或口授给下级的，经记录必须自己处理的或口授给下级的，经记录整理后，再签安发出，这样就可以节省许整理后，再签安发出，这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。拖泥带水。認真管理、回復電子郵件n将电子邮件分类编号，依内、外部、部门等来设定数据夹。n将邮件分为紧急且重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要也不紧急、可删除等五种来分配时间管理、回复你的电子邮件。授权與溝通(1)工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上；2)在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；3)在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通；4)每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确；5)不良授权是浪费时间的主要因素；6)您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽?7)要使自己成为解决方法导向的人；8)要将可能交办出去的工作授权出来；9)要教导您的部属，如何做您所交办的工作；10)要向外界争取资源协助您。巧妙安排、灵活召开会议n每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间少者1小时，多者2-3小时甚至更多，这些会议有些是“计划”公司政事，有些是“检讨”业务成效，有些是“协调工作关系”其目的都是冠勉堂皇，但根据管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的会议者患有“会而不议、议而不行、行而不果”的毛病，大家在会中信口开河，口沫横飞，听者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主席宣布散会，于是大家做鸟兽散，这是一般企业开会的通病，也是造成浪费时间的原因之一。巧妙安排、灵活召开会议n不参加没有准备的会议，规定员工养成开会必须准备的学惯，会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间，一方面使会流于形式。除此之外经营者应该视会议的性质，尽量减少参加会议，有些会议未必要参加，只要在会议后批阅一下会议记录即可了解会盘大要。