（中职）数据库应用基础（Access 2010）02电子课件.pptx

YCF正版可修改PPT（中职）数据库应用基础（Access 2010）02ppt电子课件模块2创建数据库及表u2.1 数据库的创建u2.2 创建数据表u2.3 创建数据表间关系u2.4 管理数据库模块2 创建数据库及表在Access中，数据库是存储数据库应用系统中各对象的容器，可以通过一个数据库文件来管理所有的数据库资源。Access 2010数据库是所有表、查询、窗体、报表、宏和模块等对象的集合。其中，表是数据库的基础和关键，它存储了数据库中的全部数据内容，而其他对象只是用于对数据库进行维护和管理的工具。本模块将介绍如何创建数据库及表。2.1 数据库的创建在于利用模板建立数据库是通过系统内置的模板进行创建，简化了创建过程，而直接建立空数据库后可以逐项定义每个数据库中的元素，这种方法较为灵活。方法2：直接建立一个空数据库后添加其他数据库对象方法1：利用模板建立数据库在Access 2010中建立数据库的途径有两种：区区区区别别别别2.1.1 2.1.1 创建空数据库创建空数据库2.1 数据库的创建【例2-1】创建一个空数据库，以“学生管理数据库”为文件名保存。（1）启动Access 2010，选择“文件”选项卡中的“新建”命令，在可用模板中选择“空数据库”模板，如图2-1所示。用户先建立数据库再添加表、查询、窗体等相关组件，通过这种方式可以创建更加符合用户需求的数据库。图2-1 选择“空数据库”模板2.1.1 2.1.1 创建空数据库创建空数据库2.1 数据库的创建（2）在图2-1右侧预览窗格中单击文件夹图标按钮，指定数据库的保存位置。在弹出的“文件新建数据库”对话框的“文件名”文本框中输入指定的文件名“学生管理数据库”，如图2-2所示，单击“确定”按钮。图2-2 输入文件名2.1.1 2.1.1 创建空数据库创建空数据库2.1 数据库的创建（3）返回“开始”选项卡后，单击“创建”按钮，此刻，系统将建立一个空数据库，并已在该数据库中创建了一张空白数据表，如图2-3所示。图2-3 创建好的一张空白数据表技巧：创建一个空数据库的过程比较简单，而且用户能够根据需求创建个性化数据库，相较而言主动性更强。2.1.2 2.1.2 利用模板建立数据库利用模板建立数据库2.1 数据库的创建 Access 2010为用户提供了大量的模板，通过这种方式可以创建一个包含特定功能的数据库，用户也可以在创建后根据实际需求对其进行修改。【例2-2】利用“样本模板”创建一个教职员数据库，以“教职员数据库”为文件名保存。（1）启动Access 2010，选择“文件”选项卡的“新建”命令，在可用模板中选择“样本模板”，如图2-4所示。图2-4 选择“样本模板”创建数据库2.1 数据库的创建（2）在样本模板中选择“教职员”选项，如图2-5所示，指定该数据库的保存位置，输入文件名“教职员数据库”，单击“创建”按钮。此时Access将会把模板应用到此数据库中。图2-5 利用模板创建数据库2.1.2 2.1.2 利用模板建立数据库利用模板建立数据库2.2 创建数据表表是数据库中的基本结构，也是后期建立查询、窗体、报表等其他组件的基础，因此在整个数据库的建立过程中处在举足轻重的地位。表包括结构和数据两部分。如果用人体来作比喻，结构就相当于人的骨骼，而数据相当于人的血和肉，两者缺一不可。2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2 创建数据表表设计器是一种可视化的设计工具，通过设计视图的方式提供人机交互界面，引导用户创建表的结构，然后通过数据表视图完成数据记录的输入。【例2-3】使用表设计器创建“学生基本信息表”数据表。（1）启动Access 2010，打开“学生管理数据库”。在“创建”选项卡的“表格”组中单击“表设计”按钮，如图2-6所示。图2-6 单击“表设计”按钮2.2 创建数据表（2）根据表2-1所示的信息在打开的表设计器窗口中输入相应内容。表2-1“学生基本信息表”数据表结构2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2 创建数据表（3）在“字段名称”列输入“学号”，在“数据类型”列单击选择“文本”类型并设置其字段大小为2，如图2-7所示。接下来使用相同的方法输入其他字段。图2-7 字段名称的输入和数据类型的选择2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2 创建数据表（4）在这里特别要注意查阅向导类型字段的输入方法和其他字段不同，首先设置字段名称为“性别”，然后在“数据类型”列单击选择“查阅向导”类型，弹出“查阅向导”对话框。在该对话框中选中“自行键入所需的值”单选按钮，如图2-8所示，单击“下一步”按钮。图2-8 确定查阅字段获取其数值的方式2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2 创建数据表（5）在查阅列中输入“男”“女”，如图2-9所示，单击“下一步”按钮。图2-9 输入“性别”字段的值2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2 创建数据表图2-10 指定查阅字段的标签（6）设置标签为“性别”，如图2-10所示，并单击“完成”按钮。（7）打开表，输入如图2-11所示的数据。图2-11学生基本信息表2.2.1 2.2.1 2.2.1 2.2.1 使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表使用表设计器建立表2.2.2 2.2.2 2.2.2 2.2.2 使用字段模板创建表使用字段模板创建表使用字段模板创建表使用字段模板创建表2.2 创建数据表 Access 2010提供了一种高效创建表的方法使用字段模板进行表的创建。下面通过一个实例来看如何使用字段模板创建表。【例2-4】使用字段模板创建“科目代码表”。图2-12 利用字段模板设置字段属性（1）在“创建”选项卡的“表格”组中单击“表”按钮创建一张新表。打开“表格工具”的“字段”选项卡，在“添加和删除”组中单击“文本”按钮，在“属性”组中的“字段大小”文本框中输入“20”，建立一个新的字段列，如图2-12所示。2.2 创建数据表（2）右击该字段列，选择“重命名字段”命令，输入字段名“科目名称”，如图2-13所示，按回车键。图2-13 修改字段名称（3）右击“ID”列，在弹出的快捷菜单中选择“重命名字段”命令，输入字段名“科目编号”，按回车键。切换到“表格工具”的“字段”选项卡，在“添加和删除”组中单击“文本”按钮，在“属性”组中的“字段大小”文本框中输入“2”。（4）根据表2-2设置“科目代码表”中的其他字段。表2-2“科目代码表”数据表结构2.2.2 2.2.2 2.2.2 2.2.2 使用字段模板创建表使用字段模板创建表使用字段模板创建表使用字段模板创建表2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表2.2 创建数据表 如果数据表中的字段比较少，且属性设置相对简单，可以通过直接添加字段名和数据的方式进行数据表的创建。图2-14 科目代码表【例2-5】通过直接输入数据的方式创建“科目代码表”。（1）在“创建”选项卡的“表格”组中单击“表”按钮，按照如图2-14所示内容输入数据。（2）单击“单击以添加”列右侧的 按钮，打开相应下拉菜单，如图2-15所示，选择“文本”类型。图2-15 选择字段类型2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表2.2 创建数据表（3）此时，“字段1”为反显状态，输入字段名称“科目编号”，如图2-16所示。图2-16 输入字段名称2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表直接输入数据创建表2.2 创建数据表（4）使用同样的方法输入其他字段名称“科目名称”“学年”和“学期”，如图2-17所示。图2-17 输入其他字段名称（5）直接在单元格中输入“科目代码表”中的相关记录即可。技巧：在数据表建立后我们发现和例题给定的数据表相比多了一个“ID”列，该列是系统默认列。如 果 不 需 要 此 列 可 以 直 接 在“ID”列上右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除字段”命令。2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法2.2 创建数据表通过将智能标记附加在表和查询中可以直接执行某些操作而不用打开其他程序，从而提高工作效率。【例2-6】创建“联络信息表”并为“家长姓名”字段设置智能标记。（1）根据表2-3设置“联络信息表”中的字段，并设置“学号”字段为主键。表2-3“联络信息表”数据表结构2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法2.2 创建数据表（2）单击“家长姓名”字段，在下方的字段属性中单击“智能标记”右边的生成器按钮，在弹出的对话框中选择“人名”选项，表示可以执行发送邮件、安排会议、打开联系人和添加到联系人4种操作，如图2-18所示，单击“确定”按钮。图2-18 设置智能标记2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法2.2 创建数据表（3）打开表，输入如图2-19所示的记录，观察到“家长姓名”字段右下角出现该字段的智能标记。图2-19 智能标记符号2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法字段智能标记的设置方法2.2 创建数据表（4）将鼠标指针移动到智能标记提示符的位置时会出现操作提示按钮 ，单击该提示按钮即可选择所需操作，如图2-20所示。图2-20 智能标记操作2.3 创建数据表间关系在数据库设计过程中，为了尽可能地消除数据冗余，会建立多张相关主题的表用于存储数据，各表间通过公共字段建立表间关系。例如，我们对“学生管理系统”中的各个表建立如图2-21所示的关系。在这个关系中，“联络信息表”与“基本信息表”之间通过“学号”字段建立关系，“基本信息表”与“学生操行表”之间通过“学号”字段建立关系，“基本信息表”与“学生成绩表”之间通过“学号”字段建立关系。图2-21“学生管理系统”关系图 2.3.1关联关系概述2.3 创建数据表间关系 2.3.2认识表与表之间的关系两个表间的关系可以通过一个与之相关联的字段建立起来，在这两个表中，能够定义字段取值范围的表称为“父表”，该表中的关联字段称为“主键”；而与之相对应的引用父表的关联字段的表称为“子表”，其字段称为“外键”。根据两个表间的记录匹配类型，我们可以将表间的关系分为三种情况：一对一、一对多和多对多。2.3 创建数据表间关系 2.3.2认识表与表之间的关系（1）一对一关系。父表中的一条记录与子表中的唯一一条记录对应，且子表中的一条记录也与父表中的唯一一条记录对应，则称父表与子表间的关系是一对一关系。（2）一对多关系。父表中的一条记录与子表中的多条记录对应，且子表中的一条记录仅与父表中的唯一一条记录对应，则称父表与子表间的关系是一对多关系。（3）多对多关系。父表中的一条记录与子表中的多条记录对应，且子表中的一条记录也与父表中的多条记录对应，则称父表与子表间的关系是多对多关系。2.3 创建数据表间关系 2.3.3认识表与表之间的关系【例2-7】建立“学生基本信息表”和“联络信息表”一对一关系。（1）关闭所有打开的表。（2）在“数据库工具”选项卡的“关系”组中单击“关系”按钮，进入“关系”编辑窗口并弹出“显示表”对话框，如图2-22所示。图2-22“显示表”对话框2.3 创建数据表间关系 2.3.3认识表与表之间的关系（3）按住Shift键选择“学生基本信息表”和“联络信息表”，并单击“添加”按钮，如图2-23所示，将这两个表添加到“关系”窗口中，然后单击“关闭”按钮。图2-23 添加表到“关系”窗口2.3 创建数据表间关系 2.3.3认识表与表之间的关系（4）按住鼠标左键在“学生基本信息表”中拖动“学号”字段到“联络信息表”的“学号”字段上，弹出如图2-24所示的“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性”和“级联更新相关字段”复选框。图2-24“编辑关系”对话框2.3 创建数据表间关系 2.3.3认识表与表之间的关系（5）单击“创建”按钮，完成两个表之间的关系创建，如图2-25所示。图2-25 建立两个表间关系2.3 创建数据表间关系 2.3.3认识表与表之间的关系（6）关闭“关系”窗口，在弹出的对话框中单击“是”按钮保存关系，这样就完成了“学生基本信息表”和“联络信息表”一对一关系的创建。打开“学生基本信息表”的数据表视图，如图2-26所示，可以看到表最前面自动添加了一个没有标题的列，单击该列前面的加号标记，可以看到该学生下面的家长信息，如果在该界面进行数据的修改，那么相关联的表也会进行对应的修改。图2-26 建立关系后的效果2.4.1 2.4.1 2.4.1 2.4.1 压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤2.4 管理数据库【例2-8】对“学生管理数据库”进行压缩和修复。（1）打开“学生管理数据库”。（2）选择“文件”选项卡中的“信息”命令，如图2-27所示，然后单击“压缩和修复数据库”按钮即可。压缩和修复的目的是可以重新整理数据库所占有的磁盘空间，恢复因为用户操作失误造成的信息丢失。下面通过一个例子来学习如何进行数据库的压缩和修复。图2-27 压缩和修复数据库2.4.1 2.4.1 2.4.1 2.4.1 压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤压缩和修复的方法及步骤2.4 管理数据库技巧：Access 2010关闭时自动压缩和修复数据库的方法：选择“文件”选项卡中的“选项”命令，弹出“Access选项”对话框，在“当前数据库”选项卡中选中“关闭时压缩”复选框，如图2-28所示。图2-28“Access选项”对话框2.4.2 2.4.2 2.4.2 2.4.2 备份的方法及步骤备份的方法及步骤备份的方法及步骤备份的方法及步骤2.4 管理数据库【例2-9】在Access 2010中备份“学生管理数据库”。（1）启动Access 2010，打开“学生管理数据库”。（2）选择“文件”选项卡中的“保存并发布”命令，依次选择“数据库另存为”“备份数据库”命令即可,如图2-29所示。图2-29 备份数据库2.4.3 2.4.3 2.4.3 2.4.3 转换的方法及步骤转换的方法及步骤转换的方法及步骤转换的方法及步骤2.4 管理数据库 Access 2010能打开Access 2007及以前版本的数据库文件，但以前版本的数据库软件不能打开高版本的数据库文件，为了便于数据库共享，我们需要通过数据库转换实现高低版本数据库的共享。【例2-10】将Access 2010版本的“学生管理数据库”文件转换为Access 2003版本。（1）启动Access 2010，打开“学生管理数据库”文件。（2）选择“文件”选项卡中的“保存并发布”命令，依次选择“数据库另存为”“Access 20022003数据库”命令，然后单击“另存为”按钮,如图2-30所示。图2-30 数据库转换2.4.3 2.4.3 2.4.3 2.4.3 转换的方法及步骤转换的方法及步骤转换的方法及步骤转换的方法及步骤2.4 管理数据库（3）弹出“另存为”对话框，如图2-31所示，指定保存位置和文件名，单击“保存”按钮即可。图2-31 指定保存位置和文件名技巧：在进行数据库格式转换时，如果将转换后的数据库保存到同一个文件夹下，则应输入不同的文件名，便于日后区分。习题一、填空题1、在Access 2010中创建数据表的方法有 和 。2、在Access 2010中建立数据库的途径有两种：和 。3、是数据库中的基本结构，也是后期建立查询、窗体、报表等其他组件的基础，因此在整个数据库的建立过程中处在 的地位。4、在数据表建立后通常我们将能够唯一识别一条记录的字段作为该表的 ，其目的是为今后建立表间的关系和联合查询作铺垫。5、如果数据表中的字段比较少，且属性设置相对简单，可以通过 方式进行数据表的创建。习题 二、操作题1、创建一个“公司管理信息系统”数据库，并根据要求建立“员工信息表”的表结构（见表2-4）。设置“性别”字段查阅向导的值为“男”“女”，并为“员工姓名”字段设置智能标记。表2-4“员工信息表”数据表结构习题 2、在“员工信息表”中输入记录，见表2-5。表2-5员工信息表习题 3.通过直接输入数据创建表的方法创建“员工工资表”（信息见表2-6）并与“员工信息表”建立一对一的关系。表2-6员工工资表4.对“公司管理信息系统”进行压缩。5.将Access 2010版本的“公司管理信息系统”文件转换为Access 2003版本，保存名称为“公司管理信息系统2003版”。Thanks