(中职）办公软件应用项目6课件.pptx

(中职）办公软件应用项目6课件项目六商务信函的制作活动一 信封的制作了解Word 2016中文信封的功能。掌握Word 2016中文信封的制作方法。学习目标学习目标活动一 信封的制作活动背景是北京一家传媒公司的，北京一家传媒公司准备召开一个商务洽谈会，该洽谈会需要邀请老客户参加，领导交待文员晓珏收集一下老客户的信息，并制作邀请函的信封。制作邀请函的信封，除了要收集客户的基本信息（客户的姓名、地址、单位名称、邮编等）外，还要设计好信封的格式，因为信封的格式能从一个侧面体现公司的文化。Word 2016有制作信封的功能，让我们来看看晓珏是如何制作信封的吧。活动分析活动分析活动一 信封的制作一、创建空白文档活动一 信封的制作信封样张如图6-1所示。图6-1 信封样张二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作（一）信封的创建（1）单击“邮件”选项卡下的“创建”命令组中的“中文信封”按钮 ，弹出”信封制作向导“对话框，如图6-2所示。（2）单击“下一步”按钮，这是制作信封的第一步选择信封样式（图6-3），选择默认样式，单击“下一步”按钮。二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作图6-2“信封制作向导”对话框图6-3 “选择信封样式”界面二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作（3）进入“选择生成信封的方式和数量”界面（图6-4），这是制作信封的第二步，选择默认值，单击“下一步”按钮。（4）进入“输入收信人信息“界面（图6-5），这是制作信封的第三步，在相应的文本框中输入收信人的信息，单击“下一步”按钮。（5）进入“输入寄信人信息”界面（图6-6），这是制作信封的第四步，在相应的文本框中输入寄信人的信息，单击“下一步”按钮。（6）进入“信封制作完成”界面（图6-7），这是制作信封的第五步。二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作图6-4 “选择生成信封的方式和数量”界面图6-5 “输入收信人信息”界面二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作图6-6 “输入寄信人信息”界面图6-7 “信封制作完成”界面二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作如果对系统自动生成的信封格式不太满意，如对字体或字号不太满意，则可以利用Word 2016的字符格式功能进行修改，修改的方法是：首先选中需要修改的字符，然后单击“开始”选项卡下的“字体”命令组中的相应按钮，就可以实现对字符的再编辑。（二）信封的编辑二、信封的创建与编辑活动一 信封的制作小技巧：如果需要制作英文格式的信封，则可以单击“邮件”选项卡下的“创建”命令组中的“信封”按钮 ，在弹出的“信封和标签”对话框（图6-8）中进行设置。图6-8 “信封和标签”对话框活动一 信封的制作通过本次活动学习了中文信封和英文信封的制作方法。熟练掌握信封的制作方法，可以快速生成信封，既可以提高工作效率，又可以提高工作质量。使用Word 2016的相应功能制作如图6-9所示的信封。活动小结活动实践活动一 信封的制作图6-9 信封活动二 商务信函的制作了解商务信函的使用意义。掌握商务信函的制作方法。学习目标学习目标活动二 商务信函的制作活动背景天津某公司准备召开联谊大会，诚邀一些公司领导参加，公关部的领导让公关部的职员李敏准备邀请函。李敏想设计一款新颖、独特的邀请函，以表达公司对兄弟企业的邀请诚意。活动二 商务信函的制作Word 2016的文档编辑功能非常强大，不仅可以对文本、图片、形状等元素进行处理，还可以对批量数据进行统一编辑。李敏就将利用Word 2016的强大功能制作出风格独特的邀请函。活动分析活动分析活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源什么是商务信函？想一想想一想活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源商务信函是指企业和企业之间在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一，是传递信息以实现有效商务沟通，达到预期商务活动目的的重要媒介工具。商务信函的主要作用是在商务活动中建立经贸关系，传递商务信息，联系商务事宜，沟通和洽商产销。因此，制作商务信函是实际工作中必须要掌握的技术。活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源邀请函样张如图6-10所示。图6-10 邀请函样张活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源创建邀请函的步骤有哪些？想一想想一想活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源（一）创建邀请函创建邀请函的步骤如下：（1）启动Word 2016，创建一个空白文档。（2）单击“插入”选项卡下的“文本”命令组中的“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中选择第3行第2个格式，如图6-11所示。（3）在出现的“请在此放置您的文字”处输入“邀请函”三个字，效果如图6-12所示。图6-11 选择第3行第2个格式图6-12 输入“邀请函”后的效果活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源（4）选中艺术字边框，单击“绘图工具”下的“格式”选项卡下的“艺术字样式”命令组中的“文本填充”按钮，在打开的下拉列表中选择“红色”（图6-13），则“邀请函”三个艺术字的颜色变为红色。（5）调整“邀请函”艺术字的位置，使其在当前行居中。图6-13 选择“红色”活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源（6）单击“插入”选项卡下的“插图”命令组中的“图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中选择企业的logo图片，单击“插入”按钮，将其插入文档中。（7）单击“插入”选项卡下的“插图”命令组中的“形状”按钮，从下拉列表中选择“星与旗帜”组中的“双波形”图形 ，拖动鼠标在文档中画出波形。（8）选中波形图，利用图形周围的控点调整波形图的大小。活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源图6-14 选择“线性对角-左上到右下”（9）选中波形图，单击“绘图工具”下的“格式”选项卡下的“形状样式”命令组中的“形状填充”按钮，先在下拉列表中选择标准色“紫色”，再选择“渐变”命令，在其下一级菜单中选择一种“变体”，即“线性对角-左上到右下”，如图6-14所示。活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源（10）单击“格式”选项卡下的“形状样式”命令组中的“形状轮廓”按钮，在打开的下拉列表中选择波形图的外边框颜色紫色（图6-15），至此，邀请函的正文背景就制作完成了。（11）在波形图中按照图6-10输入相应的文字。（12）保存该文档到指定的位置，如D盘的根文件夹中，文件名为“邀请函”。图6-15 选择波形图外边框颜色活动二 商务信函的制作一、创建邀请函和数据源（二）创建数据源数据源其实就是一个Excel文件，里面包含制作邀请函所需的信息，如图6-17所示。图6-17 制作邀请函的数据源活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并（一）开始邮件合并（1）单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”命令组中的“开始邮件合并”按钮 ，弹出下拉菜单，如图6-18所示。（2）选择“信函”命令。（3）单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”命令组中的“选择收件人”按钮 ，弹出下拉菜单，如图6-19所示。活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并图6-18 “开始邮件合并”下拉菜单图6-19 “选择收件人”下拉菜单活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并（4）选择“使用现有列表”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图6-20所示。（5）查找指定的数据源素材“合作企业”文件，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框（图6-21），单击“确定”按钮。图6-20 “选取数据源”对话框图6-21 “选择表格”对话框活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并（二）插入合并域（1）选中文字“公司”前面的“”字符，单击“邮件”选项卡下的“编写和插入域”命令组中的“插入合并域”按钮 ，在弹出的下拉列表选择“单位名称”（图6-22），“”字符变为“单位名称”。（2）依次选中“公司”后面的“”和“*”字符，设置插入合并域分别为“姓名”和“职务”，系统会在相应的位置上显示“姓名”和“职务”字样。（3）单击“邮件”选项卡下的“完成”命令组中的“完成并合并”按钮 ，在打开的下拉菜单中选择“编辑单个文档”命令，弹出“合并到新文档”对话框（图6-23），单击“确定”按钮，全部邀请函就制作完成了。活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并图6-22 选择“单位名称”图6-23 “合并到新文档”对话框活动二 商务信函的制作二、创建邮件合并可以使用系统提供的“邮件合并向导”完成商务信函的制作。单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”命令组中的“开始邮件合并”按钮 ，在打开的下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”命令，在打开的“邮件合并”面板中完成邮件合并的操作。小技巧：活动二 商务信函的制作通过本次活动，不仅学习了设计邀请函的方法，还了解了邮件合并的使用意义，掌握了邮件合并的操作方法，提高了实际工作的效率。使用Word 2016练习制作年会邀请函。活动小结活动实践谢谢聆听