中铁建工集团项目部办公室工作手册.pdf

中铁建工集团项目部办公室工作手册中铁建工集团办公室0中铁建工集团项目办公室手册广求知、真灼见、敢求是、好积累提高办文能力早筹划、多协调、严组织、力保障提高办会能力勤想事、会干事、能装事、善记事提高办事能力1中铁建工集团项目办公室手册前前言言1 1本手册针对办公室标准化建设制定，所指项目办公室特指 5000 万以上（含5000 万）的项目部（指挥部）办公室，5000 万以下的项目部参考执行。办公室主要由负责行政、党务、人事、后勤及相关职能的部门和人员组成。项目办公室定位为：服务项目生产经营，拓展内外交流渠道，优化项目工作环境，打造企业对外形象，提高项目运营效益和降低办公室运行成本，使办公室日常管理工作步入制度化、程序化和信息化的专业轨道。2.2.本手册编制强调规范性，注重贴合项目特点，突出灵活性和适应性，服务标准和模块设置以正常项目为依据。具体使用时应根据项目具体情况进行调整，依据必须、精干、高效的原则进行设置和日常管理。3 3本手册将项目办公室各项职能划分为“办文”、“办会”、“办事”三类：其中“办文”除了一般的对内对外的公文管理外，还包括印章和档案管理以及计划总结等专题资料的编写；“办事”包含了项目部的对外事务（如接待、公车管理等）、服务现场的内部事务（如人事、后勤、安保消防等）和项目部领导交办的其他一般性事务。4.4.本手册内容与国家法律法规和上级政策相抵触的，以2中铁建工集团项目办公室手册国家法律法规和上级政策为准，本手册的最终解释权在集团公司办公室。欢迎各项目办公室及时将使用本手册过程中的情况和完善本手册的建议收集整理，便于将项目管理办公室工作做的更好。目目录录一二三.3中铁建工集团项目办公室手册第二节第三节项目会议的常用表格.51二、项目部接待工作管理办法.4中铁建工集团项目办公室手册后记第一章、项目办公室人员职责及要求项目办公室作为项目管理的中枢机构，既是综合办事机构，起到内通外联的作用，又是项目的参谋部，具有办事、办会、办文、咨询、信息、服务等基本职能，应本着精干、高效、必须的原则合理配置项目办公室人员。办公室工作人员应具有较强的理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力，特别是具有项目管理经验的人员。办公室人员要善于厘清项目管理各个阶段的关键环节和突出问题，及时反馈项目部主要领导，及时传达、贯彻、落实上级领导的意图；负责协调并牵头考核各个部门的工作；做好对外协调和攻关工作，提供优质的服务保障，以确保项目办公室各项工作的顺利开展。5中铁建工集团项目办公室手册（一）项目办公室职责（一）项目办公室职责1负责了解国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和公司发展态势，落实项目部重点工作。2协调项目部与公司之间的工作联系。3负责对内、对外的接待、联络工作。4负责与项目相关的会议的筹备、组织工作，制定相应接待方案。5拟定会议的报告，起草项目行政工作计划、总结和大事记。6负责项目部人力资源管理工作。7负责项目部后勤保障管理工作。8负责办公用品和生活设备的申请、采购、发放、保管登记工作。9负责项目部印章、公务用车、文秘、档案的管理工作。10负责项目部文件资料管理工作。11负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。12 负责项目部部门总体工作计划安排、程序监督和考核工作，积极参与相关问题的调研工作，参与项目部管理方面的改革工作。13负责完成领导交办的各项工作任务。（二）项目办公室主任职责（二）项目办公室主任职责办公室主任职责1认真贯彻国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和了解公司发展态势，为领导决策提供参考。2全面负责办公室工作。3负责对内、对外的接待、联络工作。4负责项目部会议的筹备、组织工作。6中铁建工集团项目办公室手册5执行印章管理制度，做好印章管理工作。6负责项目部人力资源管理工作。7负责项目部后勤保障工作。8负责项目部公务用车管理、调度工作。9负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。10 组织拟订和实施项目部人才引进、开发和员工培训计划，做好员工培训记录。11 组织规范劳动合同和劳务用工管理工作，协调解决劳资纠纷。12负责完成领导交办的各项工作任务。（三）办公室职员职责（三）办公室职员职责1协助办公室主任开展工作。2负责对内、对外接待的迎宾工作。3负责会议的组织服务工作。4负责办公生活区、会议室、展厅、接待厅的卫生监督管理工作。5执行印章管理制度，做好印章管理工作。6协助办公室主任做好项目部后勤保障工作。7负责项目部资料管理、分发、复印等工作。8负责各部门总体计划安排和程序督促以及考核资料的整理工作。9.负责完成领导交办的各项工作任务。7中铁建工集团项目办公室手册三、办文三、办文（一）公文管理（一）公文管理1 1流程流程1.11.1 发文流程发文流程办公室人员审核部门负责人审核门人相关部门负责人协商拟发文部室拟稿8中铁建工集团项目办公室手册1 12 2 收文流程收文流程项目部领导和部门收到的主送项目部的公文办公室公文管理人员进行审核、填写收文登记，并填写批办单，提出拟办意见项目部领导和部门负责人开会带回的公文署名项目部的信件，传真到项目部的公文保管期限到期，公文管理人员整理、移交档案管理。办公室人员用印、登记、封发办公室人员编号、登记并复核拟稿人修改、校对、打印送 项 目 部 领导签发项目部职能部门阅办送项目部领导批示催办9中铁建工集团项目办公室手册2 2管理办法管理办法项目部公文管理办法第一章第一章总总则则第一条为使中铁建工集团各项目部（以下简称项目部）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特根据中铁建工集团有限公司公文处理办法制定本办法。第二条公文在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法经营和进行企业公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关10部门办理完毕，公文返回办公室公文管理人员整理、归档归档范围内的公文确定保管期限不具备归档价值的，经办公室主任批准后集中销毁移交上级公司档案部门中铁建工集团项目办公室手册规定，确保国家和企业秘密安全。第六条项目部公文工作的管理单位为各分、子公司，项目部作为集团公文流传体系的基层单位，接受上级公文处理工作的领导和检查。第七条项目部办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工作。第二章第二章公文种类及格式公文种类及格式第八条项目部公文格式一般分为四类（附件式样以行政公文格式为例）：一、文件式公文：样式见公文格式式样 1(平行文和下行文)、式样 2(上行文），一般用于处理重大事务；二、信函式公文:样式见公文格式式样 3（项目函）、式样 4(项目部门函），信函式公文用于处理日常事务的平行文或下行文；三、会议纪要:样式见公文格式式样 5，适用于记载、传达会议情况和议定事项；四、普通传真电报:样式见公文格式式样 6，适用于处理紧急公务；第九条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和受控标识等部分组成。一、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级由项目部根据有关规定和项目的实际自己确定，一旦确定密级，就必须按照相关规定执行。二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。三、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；四、发文字号应当包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。11中铁建工集团项目办公室手册五、上行文应当在首页发文字号的同一行右端注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。六、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。电报也应当有标题。七、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，都应当使用全称或者规范化简称、统称。九、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号，与主件一起发送。十、文件式公文、信函式公文及普通传真电报，都应当加盖印章，且印章应与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报的公文由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。十一、成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。十二、公文如有附注(需要说明的其他事项，如：上行文“请示”文种须注明的联系人姓名和联系电话)，应当加括号标注。十三、公文应当标注主题词；标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过 5 个词。第三章第三章行文规则行文规则第十条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提12中铁建工集团项目办公室手册意见供对方参考。第十一条除上级单位负责人直接交办的事项外不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十二条行文应当确有必要，注重效用。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能通盘解决的，就不零星行文；能不转发的就不转发；确需执行的，应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以“情况通报”（见公文格式式样 6）印发。第四章第四章发文办理发文办理第十三条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。第十四条 项目部公文的形式及适用内容划分如下：一、中铁建工集团 XXX 项目部文件（文件式公文）1.向集团公司、分子公司和其他上级机关行文；2.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文；3.下达和调整项目部工程进度规划、重要年度计划；4.重要的部门变动、人员调整、奖惩事项；二、中铁建工集团 XXX 项目部（信函式公文）1.与集团公司不相隶属的单位联系工作，商洽、答复问题；2.向下属工程单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划；3.答复下属工程单位的请示事项；4.向下属工程单位通报情况,批评错误,表彰奖励先进；三、中铁建工集团 XXX 项目部 XX 部（部门信函式公文）1.在职权范围内与项目下属单位的部门联系工作，询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况；2.在职权范围内与集团公司外部单位联系工作、询问和答复问题。13中铁建工集团项目办公室手册第十五条草拟公文应当做到：一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。二、情况确实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。五、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。七、应当使用国家法定计量单位。八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。九、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条公文拟出送办公室审核前，主办部门负责人应认真审核、修改、签字。审核的重点是：是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及集团公司现行制度，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致。第十七条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，14中铁建工集团项目办公室手册主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请项目部领导协调或裁定。第十八条公文送项目领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第十九条上行文由项目主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由单位主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。经签发后的文稿，他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。第二十条重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向项目领导反馈。第二十一条公文正式印制前，办公室工作人员在编文号登记的同时应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公文用印前，要全面检查公文印制质量。第二十二条校对由拟稿人负责，拟稿人外出时应委托代办人，认真校对，确认无误并签字后方可付印。第二十三条公司普通传真电报用于处理紧急公务。办理基本程序为：拟稿核稿签发编号、登记、用印传真发送存档,与发文办理程序基本相同。通过传真机发送时应取得收方人员的收到确认,做好传发记录,以备核查。当收方传真机处于自动接收状态时,必须通过其它话路取得收方确认,以免误事。第五章第五章收文办理收文办理第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、立卷、归档等程序。第二十五条收到上级或本系统以外单位的来文，办公室应当进行审核，审核的重点是：是否应由本单位办理。收到下级单位上报的需要办理的公文，审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行15中铁建工集团项目办公室手册文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。第二十六条经审核，对符合本办法规定和可受理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送项目领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定或不应由本单位办理的公文，经办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第二十七条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回办公室。需要传阅的公文，一般不得在部门、个人之间直接横传。第二十八条办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请项目领导协调或裁定。第二十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十条送项目领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室工作人员要负责催办。第六章第六章公文归档公文归档第三十一条公文办理完毕后，应当根据总公司档案管理办法、总公司文书档案管理规则，和集团公司、项目部办公室档案管理办法规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第七章公文管理16中铁建工集团项目办公室手册第三十三条公文由专职人员统一收发登记、审核、用印、归档。第三十四条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第三十五条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。第三十六条项目撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章附则第三十七条行政法规、规章和人事任免方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。第三十八条公文处理中涉及电子公文的形成、归档时，应执行电子公文的有关管理规定。第三十九条本办法由集团公司办公室（党委办公室）负责解释。3 3附件附件3.1 式样 13.2 式样 23.3 式样 33.4 式样 43.5 式样 53.6 式样 63.7 文件签发单3.8 发文登记表3.9 收文登记表3.10 公文批办单17中铁建工集团项目办公室手册3.1 式样 1000001机密5年特急中铁建工集团有限公司XXX 项目部文件中铁建工2011号关于的通知、18中铁建工集团项目办公室手册、:。附件：1.2.二一一年月日（附件只发主送单位）19中铁建工集团项目办公室手册主题词：抄送：、。中铁建工集团 XX 项目部办公室 2011 年月日印发3.2 式样 2000002机密3个月急件中铁建工集团有限公司XXX 项目部文件中铁建工2011号签发人：关于20中铁建工集团项目办公室手册的请示:（其他同式样 1）3.3 式样 3中铁建工集团有限公司XXX 项目部机密6 个月中铁建工 XXX 函2011号急件关于的批复:。二一一年月日21中铁建工集团项目办公室手册主题词：抄送：、。中铁建工集团 XX 项目部办公室 2011 年月日印发3.4 式样 4中铁建工集团有限公司XXX 项目部XX 部关于的通知:二一一年月日22中铁建工集团项目办公室手册主题词：抄送：、。中铁建工集团 XX 项目部办公室 2011 年月日印发3.5 式样 5中铁建工集团有限公司项目部会议纪要（3）中铁建工集团有限公司 XXX 项目部办公室二一一月日研究问题23中铁建工集团项目办公室手册出席：24中铁建工集团项目办公室手册主题词：分送：、。3.6 式样 6中铁建工集团有限公司普通传真电报25中铁建工集团项目办公室手册3.7 文件签发单 号签发:缓急限制级别会签:密级受控标识文件标题:附件:主题词:拟稿部门:拟稿人:电话:文件核稿主办单位:主送:办公室:26中铁建工集团项目办公室手册抄送:排版(打字):校对:份数:27中铁建工集团项目办公室手册3.8发文登记表发文登记表顺序号日期月日发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份印章数用印人批准归卷归入备注日期卷号28中铁建工集团项目办公室手册3.9收文登记表收文登记表收文号收文月日来文单位来文字号文件标题附件份密级缓急承办单位数签收人复文号归卷日期归入卷号备注29中铁建工集团项目办公室手册3.10 公文批办单文 件 标 题附件来 文 单 位来 文 时 间办公室意见：来 文 字 号来 文 件 数项目领导批示：部门阅办签字：归卷日期归入卷号30中铁建工集团项目办公室手册（二）印章管理（二）印章管理1 1流程流程经办人填写用印申请单部门领导审核签字主管领导不在项目部，经主管领导审批签字电话请示主管领导，同意后方可加盖印章，待审批人回项目部后，由经办人补办手续并送文书留存文书加盖印章2.2.管理办法管理办法印章管理涉及经济和法律关系，事关项目部和集团公司的整体利益，在合同、协议、对外公文、收款等文件中使用公章时,确保所有对外文件安全、有效、可控，审核者及经办人要严格依据公章管理程序使用公章。所有对外的文件,合同协议使用印章时，应该通过审批程序来进行,印章的管理人及权利人作为把关者,必须严格遵循签批程序。31中铁建工集团项目办公室手册项目部印章管理办法第一条 概述为统一规范项目部印章的管理和使用，根据中铁建工集团有限公司印章管理使用规定特制定本办法。第二条 印章的刻制与启用1.项目部印章由批准成立项目部的发文机关制发。目前各项目部发文机关为集团公司或各子公司。2.印章所刊名称，为项目部正式名称。3.新刻制印章由集团公司办公室（或各二级单位办公室）发文启用后方能使用。印章使用单位（部门）要明确印章保管人，并由保管人到办公室登记领取。负责刻制印章的办公室留好印模。第三条 印章的效力项目部印章代表中铁建工集团或各子公司对外承担项目所应承担的权利及义务。第四条 印章的使用与管理1.项目部公章必须交由专人负责管理，项目经理为公章使用管理第一责任人。公章管理人员更换时，必须办理书面交接手续，并及时上报集团公司或二级单位办公室备案。2.项目部印章由办公室管理。项目部各部室及各合作单位需用印章时，原则上一律到办公室用印，非特殊、紧急情况，不外出用印。需外出时，须由印章管理人员随同监印。3.项目各部室使用项目部印章时，须有部室主管领导审批同意，用印人与监印人同时签字后，方可使用。用印完毕后要及时做好用印登记，填写用印登记表。用印留存材料要定期整理，立卷归档。4.印章使用要坚持原则，严格手续。管理人员要认真负责管理好印章，严禁在空白纸张和表格上加盖公章，严格审32中铁建工集团项目办公室手册核用印内容，对不符合用印手续的印件，印章管理人员有权拒绝办理，并坚持请求审批。5.严禁个人私自携带公章，对于违反规定使用印章或者印章使用不当，造成不良后果的，追究保管人员及相关责任人行政责任；触犯刑律的，交由司法机关审处。6.印章如不慎丢失，要查明丢失原因和责任人，并及时上报集团公司办公室，经集团办公室声明作废后，按规定程序申请重新刻制新的印章。7.项目完工交验后，应将项目部的印章及用印审批单一并及时交回印章刻制部门（集团办公室或二级单位办公室），由刻制印章部门决定是否销毁或继续保管。项目部决不能自行销毁印章。3 3附件附件3.1 用印申请单3.2 印章使用登记表33中铁建工集团项目办公室手册3.1 用印申请单用用 印印 申申 请请 单单年月日申请部门申请人部门领导签字印章保管人用印原因用印对象用印种类用印数项目部领导签字34中铁建工集团项目办公室手册3.2 印章使用登记表印印 章章 使使 用用 登登 记记 表表序号用印对象印数印章类别用印部门用印时间申请人批准人经办人备注35中铁建工集团项目办公室手册（三）档案管理（三）档案管理1.1.流程流程2.2.管理办法管理办法项目部办公室文书档案管理办法第一条总则1.为建立和健全项目文书档案管理制度，确保档案的齐备和完整，更好地为经营发展、科学决策和管理工作服务，根据总公司档案管理办法、总公司文书档案管理规则，制定本办法。第二条职责1.办公室主任负责审批档案资料的借阅。2.办公室职员负责公司档案资料的管理。3.各部门资料管理员负责本部门档案资料的整理和存档管理工作。第三条工作程序1.档案资料的收集和整理（1）办公室行政秘书负责项目公文资料的收集，包括呈文资料、收文资料、发文资料、各种荣誉证书、上报资料、书籍、图片、视频等的收集。（2）各部门资料管理员负责本部门档案资料的收集整理。36分类存放整理归档打包储存部分销毁中铁建工集团项目办公室手册2.档案类目（1）档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（2）如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。（3）同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。（4）案卷索引表中的档案号的表示方式如下X1X2X3X4其中 X1 为全宗代号，X2 为小类号，X3 为案卷号，X4 为卷次号。（5）立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3.档案序列参考编制模式A.A.行政管理行政管理（A 为大类代码，下同）A1规章、制度、办法（含集团、分公司及项目部制定的管理性文件）A2目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析）A3呈文、收文、发文（按呈收发日期顺序编排）A4企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A5会议资料（会议通知、记录、主要领导发言、签到、编发纪要）A6各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）A7项目各种证照，项目部设立、变更资料A8印章使用A9固定资产37中铁建工集团项目办公室手册A10 低值易耗品A11 公务用车A12 食堂及卫生防疫A13 安保及消防A14 社会工作A15其他B.B.人事档案人事档案；B1组织机构及部门岗位设置B2员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）B3劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）B4薪酬福利、劳动保险B5员工培训、学习B6其他（含参考文献、法律法规）C C.其他其他（会计档案、科技档案等专业档案由项目对口部门管理）第四条档案资料的归档1.项目各部门须及时将办理完毕的文件材料搜集齐全，加以整理，送交办公室整理归卷，专业性文件材料（财务、工程方面的）交相关部门。2.办公室文员负责将各类资料、档案进行科学分类和立卷，按照“档案类目”条款，拟写案卷标题、卷内文件排列与编号，填写卷内目录、案卷封面和装订案卷。3.档案原则上采取文件柜封闭型管理。第五条档案资料的保管1.档案资料的保管期限各部门要指定专人，参照附件中的文书档案保管期限表中各类档案的保管期限，妥善保管好本部门的档案资料；2.档案保管人员要做好档案资料的防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温，定期检查档案保管状况，对破坏或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。38中铁建工集团项目办公室手册3.档案保管人员调动工作和辞职时，应在离职前办理好交接手续。4.项目部撤销时，应将本项目全部的档案资料认真整理，妥善保管，并向上级档案管理部门移交，并报集团办公室备案。第六条档案的借阅1.员工因业务需要调阅档案时，应填写档案调阅申请单，并经审批。2.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。3.调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。4.调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经分管领导同意。调阅设定密级的档案，必须呈请项目经理批准。第七条档案资料销毁1.办公室无查考价值档案资料的销毁，由办公室文员提出，办公室主任审核后报项目经理批准。2.各部门无查考价值档案资料的销毁，由资料保管员提出，报部门负责人批准后执行。3.档案资料的销毁由专人负责，一般为办公室行政秘书和各部门资料管理员。同时，要有专人进行监督，防止档案遗失和泄密。4.档案资料销毁时，原保管人要做好所销毁档案资料的登记、审批工作。第八条项目部会计档案、工程技术档案等属于专业档案，项目办公室应协助相关部门完成该类档案的管理和条目登记工作。3.3.附件附件3.1卷内目录3.2案卷索引表39中铁建工集团项目办公室手册3.3分类文件目录表3.4档案调阅申请单3.5文书档案保管期限表40中铁建工集团项目办公室手册3.1卷内目录卷卷 内内 目目 录录档号：档号：顺序文 号号责任者题 名日期页号备注卷内备考表单位名称：立卷时间：案卷目录号：案卷号：立卷人：监督人：本卷内的文件张数：本卷内需说明的情况：41中铁建工集团项目办公室手册3.2案卷索引表案卷索引表序案卷号号建档储存保存案卷题名日期位置期限42中铁建工集团项目办公室手册3.3分类文件目录表分类文件目录表顺归卷序案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人备注日期号43中铁建工集团项目办公室手册3.4档案调阅申请单档案调阅申请单编号：申请部门档案名称及代码调阅时间项目经理审批部门负责人调卷人/经办人是否设密及密级办公室审批用途归档记载管档人3.5文书档案保管期限表文书档案保管期限表顺号一一会议文件会议文件条 款 名 称保管期限永久长期短期永久长期长期长期短期（一）本单位党政工团召开的代表大会、工作会议的文件材料123通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报等会议发言、提案、贺信、贺电、重要的照片、录音（像）带一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结本单位行政领导、党支部会议文件材料，如经理办公会，党政联席会（二）议、党支部会议的决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件（三）本项目部各部门召开的专业会议（四）参加上级机关会议带回的文件材料12二二重要的、需要贯彻执行的一般的上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批复、请示、批复等文件材料复、请示、批复等文件材料（一）上级机关颁发的44中铁建工集团项目办公室手册顺号1234条 款 名 称直属上级机关颁发的、属本项目部业务的、非直属上级机关颁发的针对本项目部业务并要执行的重要的文件材料直属上级机关颁发的属本项目部主管业务并要执行的一般文件材料代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿其他需要执行的文件材料保管期限永久长期长期短期长期短期长期长期长期永久长期短期短期永久长期短期短期永久长期长期（二）本单位制发的12项目部印发的文件，一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的事务性有参考价值的（三）本项目部的请示与上级机关的批复、下属分部的请示与项目部的批复三计划、规划文件（一）上级机关编制下达的项目计划、年度计划、控制数字（二）本项目部编制的年度及季度计划四四总结、报告、调查研究等文件材料总结、报告、调查研究等文件材料（一）本项目部的123年度以上工作总结，调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料主要职能活动年度以上的总结、专题总结，各种普查工作、质量体系认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告、质量手册一般性的报告、调研材料、程序文件、质量记录（二）下级分部报送的工作总结、一般性的报告和调研材料五五统计报表统计报表（一）本项目部编制和汇总的123年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料半年以下的本单位季度以下的（二）下级分部报送的六六（一）组织机构、人员编制文件材料组织机构、人员编制文件材料本单位组织机构成立、撤消、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料（二）下属分部报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料七七（一）本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料45中铁建工集团项目办公室手册顺号（二）员工（干部、工人）名册（三）组织关系介绍性存根（四）重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料123省、部级及以上的地、市级及以下的本项目部管理、批准的条 款 名 称保管期限永久短期永久长期短期永久长期永久长期短期永久长期短期长期长期永久永久（五）对有关人员的处分材料12八八影响大、问题严重的一般的各种事故形成的文件材料各种事故形成的文件材料（一）有重大经济损失和政治影响的重大、大事故（二）重大事故、恶性事故（三）大事故九九项目部与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书、鉴订的合同、项目部与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书、鉴订的合同、协定、协议书等文件材料协定、协议书等文件材料（一）有历史意义和长远利用价值的（二）重要的（三）一般的十十十一十一本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题词、题字、讲话等重要的文字和声像材料词、题字、讲话等重要的文字和声像材料46中铁建工集团项目办公室手册（四）总结、报告、调研报告等（四）总结、报告、调研报告等1 1计划编制及总结计划编制及总结项目办公室应根据项目工程的进展，制定项目办公室每一阶段工作计划，特别是开工初期、关键期和收尾期以及年度和季度计划安排，协助工程管理部门制定项目的进度计划，努力实现工作计划和控制的标准化。项目办公室作为一个信息流转和经验数据存档的中心，存在着大量的项目管理的信息，应及时对项目管理中产生的知识和经验进行总结，做好主要职能的总结、专题总结。要对现存的办公室工作的制度、模板和管理方法进行更新和改进，适应项目的发展。2.2.调研报告、党政专题材料调研报告、党政专题材料办公室应协助项目党组织做好党务、宣传、企业文化建设等方面的工作。做好各类调研工作的总结、报告，形成典型、系统的文件材料，独立或与相关部门配合进行各类专题材料的撰写。3 3大事记编辑制度大事记编辑制度第一条为进一步做好项目管理方面大事、要事的记载工作，特制定本制度。第二条“大事记”记载内容：凡是对今后有考证价值的重要工作，工程里程碑进度，突发的一些重大事件，均在记载范围之列：1.项目部重要会议、重要活动以及参加国家、地方或行业的重要会议。2.本工程的里程碑进度。3.项目部印发的重要决定、规章制度等。4.项目部主要领导调动、任免、奖惩等情况。47中铁建工集团项目办公室手册5.项目部机构的重大变化。6项目部取得的重大成绩和科技成果。7上级单位及有关单位领导来项目部检查指导工作及其它重要活动。8项目部发生的重大事故、灾情及处理情况。9需要记载的有价值的其它大事、要事。第三条编写要求1.应按时间顺序记载，并标明序号。2.一般应一事一记。对大事、要事的时间、地点、人物、因果等力求记清楚，必要的数据也要记录。3.“大事记”记载要完整、真实、准确、及时，文字要简洁，做到大事、要事不漏记。第四条工作要求：1.项目部各部门要设专人记载“大事记”，每月进行整理打印，并报送项目办公室。2.办公室负责项目部“大事记”的记载整理工作。3.年度“大事记”经过整理后，送上级单位归档。第三章会议管理第一节第一节项目部主要会议类型项目部主要会议类型一、项目部党政联席会议项目部党政联席会议主要讨论研究决定项目部重大事项决策、干部及管理人员任免调配、重要工作安排、大额度资金使用48中铁建工集团项目办公室手册等。具体研究：施工生产计划、项目施工方案的制定和调整;项目相关预算的制定和调整，决算的审定；项目部(指挥部、经理部)机构调整、管理干部的使用、任免、调离、一般人员的招聘与使用；劳务队伍的选择、使用、年审、考核、评价；劳务分包工程的数量、单价、总价的确定；劳务队伍的验工计价和末次清算；机械设备、大宗材料、周转料、重要仪器和办公生活用品等的供应商的选择，采购、租赁及大宗废旧物资的处理方案；项目规章制度、改革措施的制定、修改和废除；项目作出的奖惩事项，评先和评优；工资奖金等涉及员工切身利益的政策制定和调整；党风廉政建设中的重大问题，重大案件涉及党纪政纪的处理；项目出现的责任事故、突发事件的处理；项目领导班子的自身建设、领导班子成员的工作分工；项目参加公司党代会、职代会代表候选人的推荐；工程款、材料款、机具租赁费等对外费用的结算和支付；内部有关资金的调配和划拨；项目办公费、招待费、电话费及购买礼品、纪念品等制度的制定。二、项目部党支部（总支）会议项目党支部委员会一般在项目开工前、重要节点完成前和急、难、险、重任务出现前，以及安全、质量、文明施工等出现重大问题后即时召开。会议主要研究：讨论制定项目施工进度、安全、质量、文明施工、成本管理、民工队伍管理等办法措施；讨论研究研究项目党建标准化、项目文化标准化以及党风廉政建设等方面的问题；研究培养、发展新党员问题，讨论研究、协调工会、共青团组织方面的问题；讨论研究关心员工的思想政治教49中铁建工集团项目办公室手册育和业余文化生活等方面的问题。具体内容参见中铁建工集团项目党建标准化工作手册。三、阶段性工作会议项目经理主持召开，全体管理人员参加，讨论项目部重大事项