人事行政部工作规划方案.pdf
人事行政部工作规划方案人事行政部工作规划方案一、一、人事管理人事管理1、人事档案 人事档案的整理：a 检查公司原有人事档案的缺漏b 将人事档案按以下顺序,并编排页码排放：员工考核表、奖惩表、职位调动表、薪金调整申请、薪金调整表、入职申请表、学历证明、个人证件、其他资料c 将已离职的员工资料调出，归入人才库 人事档案的增补及装订a 上述资料如有缺漏，应催促员工补上，例如学历证明、个人证明（户口簿、未婚证等）b 用纸文件夹按顺序装订,并用胶片标识员工的名字 人事档案的归类a 将公司员工先按部门划分,每个部门的档案放置一个区域b 将每个部门离的档案按职位高低排列，职位高的放置最前2、劳动合同 现有劳动合同整理a 区分合同的种类,将三间公司（泰尔、泰施、泰尔分公司）的人员分区放置b 每间公司的合同分两个区域放,一个是跟员工签订的，员工手上有一份，用作劳动年审等工商证照办理之用；第二是用作资质申报之用c 将所有合同整理好,资料输入电脑保存 签订新劳动合同a 员工过试用期后，根据其主管和人事行政部对之作考核后，向总经理申请其薪金和劳动年限,经三方确认后,与其签订劳动合同b 劳动合同一式两份，并制作合同申请表，签订后员工和人事行政部在该表上签名确认 老员工续签劳动合同a 老员工于合同期满前一个月，人事行政部应对其进行考核及评估，及对其进行谈话,了解其意愿b 人事行政部将考核结果和谈话内容记录在合同申请表中，并由该员工主管的意见,上报给总经理批示，总经理同意后进行续签3、社保医保 统计每月新增人数和购买金额a 根据每个月转正的员工人数，统计数量,制作花名册，集中一次于每月 25 日前到社保中心办理b 每年七月调整社保基数,故每年七月应调整购买金额 统计每月减少人数及劳动年审a 根据每个月离职的员工（或身故）人数,统计数量,制作花名册，集中一次于每月25 日前到社保中心办理b 每年 6 月办理劳动年审，准备好合同原件、复印件，填写表格并盖公章到社保中心办理4、人事制度 制度拟写及修订a 每半年将人事制度修订一次，根据当时公司内所存在的问题及漏洞,以纪律性为主拟写1b 拟写后的人事制度应上报总经理及企划总监审批，获批准后公布 人事制度下发a 将已修订好的人事制度，制作成一本小册子，末页为“确认回执”b 将每本人事制度下发给各员工，并要求其签订“确认回执”，承诺遵守每一条的员工守则，否则愿意接受公司的人事处罚5、证照年检 各类培训证件年审a 将公司内各员工的培训证件归类入档，并标识年审时间b 在年审时限前做好准备，并安排好相关人员到培训机构学习上课 营业执照、组织机构代码证、社保、残联年检a 在年审时限前做好准备,准备好相关资料材料，填写表格加盖公章b 将年审资料复印留低6、员工手册与第 4 点相同二、二、招聘管理招聘管理1、需求分析 每月根据各部门的用人要求进行统计，并要求部门主管提供该职位的详细职位要求 每月公司人事架构调整，统计职位人数空缺 根据市场现况做分析，统计特种人才紧缺程度，统计储备人次需求人数2、招聘组织 通过网站上的人才库，先由人事行政部对应某个职位进行刷选，将刷选后的结果转交给部门主管 如果主管审批后,或经面试后认为不合适的，则将该人才归入人才库，待以后其他岗位空缺再为考虑3、人员测评对面试人员进行性格、业务能力等各方面的评估.形式可以以面谈、笔试、机试、游戏互动等进行4、数据分析 招聘人数统计：统计各部门的招聘人数，分析其必要性、招聘效果 招聘途径统计：从各招聘途径的经费、效果、实效进行统计，分析最优方案 现有人员缺少统计5、离职管理 制定离职制度a 根据现有离职制度,进行修订b 正式员工离职必须提早一个月提出离职申请,人事行政马上调配其他人员接手，或新招聘人员接替该员工工作c 员工离职当天，人事行政部清点该员工物品，财务部核算该员工罚款或奖励等欠款 规范离职制度a 人事行政部应对提出离职的员工进行监督管理b 特别对新入职的同事，要进行监管，不能再出现新员工擅自离开，没有提出离职，没有交接好工作和公司物资三、三、员工关系员工关系21、员工沟通 制定部门内员工沟通机制a 人事行政部日常要对各部门员工进行观察，包括工作氛围，工作情绪、态度等b 人事行政部根据各部门主管的意见,组织培训或活动增强员工沟通c 此沟通机制应当列入人事制度中 制定部门间沟通机制a 定期举行部门主管会议，协调部门间的问题，提出各部门的意见b 可举行活动或者比赛增强沟通程度c 部门间的联系不应是口头商定，而应该严格走公司流程，填写工作联系单，或者发电子邮件以示确认,落实责任制，如果工作中出现差错则按流程记录处罚失职人员 召开骨干员工会议a 在每月初应举行骨干员工会议,将未来一个月的工作难点、重点任务分配好，以及总结之前的经验教训，给其他员工做榜样b 做好会议记录或文字公告，登记好2、满意度更新公司论坛，安排 35 人作为管理者通知员工可以在论坛中以不记名的形式发表意见，但要遵守论坛的言论制度部门主管应每星期或定期查看论坛贴，收集员工意见部门主管收集好意见之后，在自己解决能力范围内的，应及时整理及批复，作出相应处理措施；若非自身解决范围内，应将意见收集好，与企划总监或总经理商议解决3、企业文化 制定企业文化发展方向，每一季度或者每一个月制定一个宣传主题（例如环保、团结、外语学习、自我增值等等）确定方向后，应制定相应实施计划，例如义工活动、体育比赛、公司培训拓展等等 人事行政部应按具体实施的可行性、财政预算等必要条件制定计划,并提早准备作出公告 实施同时,应记录低活动过程细节，以作总结之用 通过活动举行、总结来宣扬企业文化四、四、行政管理行政管理1、公章管理 制定公章管理，列入员工手册 制作公章管理使用表，如果由于业务或个人证件办理需要用到公章的，应按流程申请 制定外借用章协议，分为暂时和长期,例如外借公章办理证件、年审等等，长期指工程负责人或项目经理外借公章到工地使用 人事行政部应定期对用章使用表、申请书进行检查2、行政制度拟写、修订及执行同员工手册3、证件管理 各类证件归档管理，除了锁在相应文件柜中外，电脑还应加以记录 在证件到期年审前应做好相应准备，避免过期年审 所有证照证件办理、审核、年审等都资料都要复印留低4、奖惩管理 透明化奖惩管理,由各员工进行监督 每次奖惩应填写奖惩申请，或者行政处罚单3 奖惩文件应公示一星期 修订奖惩制度,包括条件、金额等等5、部门内部 5S 及奖惩管理 个人办公区域管理:卫生管理、物品摆放管理等 制定办公环境卫生规范、办公物品摆放规范等,列入员工手册6、员工活动组织（公益活动）每季度组织义工活动 由公司义工轮流担任领队，由领队制定活动主题及方向,由领队秘书具体活动计划，并通知组织义工 总结每次义工活动,将义工活动的情况放进网站或者季刊7、文件收发员及信息系统管理员 在公司的信息系统管理员未到位之前，此项应由人事行政助理担任 公司内部文件、外来文件，应同一签发文件往来登记表，登记好接收人员，接受时间等等 人事行政定期对文件往来登记表进行检查监督8、员工及家属慰问 公司对伤亡员工、退休员工进行家属慰问 人事行政部应组织该员工的同部门同事、义工队前往慰问9、礼品管理 人事行政部应在各大节日来临之前,准备好礼品发放数量、发放对象数量，礼品类型等 制作好发放计划、礼品预算等，并填写申请 发放时需要求员工在礼品发放单上签名确认 公司礼品，例如目录、日历等等，统一由人事行政部管理，如销售人员或工程人员需申领的,需到人事行政部申请，按实际数量发放五、五、后勤管理后勤管理1、办公用品 人事行政助理应对所有办公用品（例如电脑、办公桌椅、文具、特殊纸张、工衣等）进行标识，并登记 如果同事需要申请办公用品（除电脑、价格高于 100 元的物品外），应先到人事行政助理填写申领申请，签名确认,方可发放 如果要申请电脑、价格高于100 元的物品，应提早向主管提出申请，由主管收集申请，转交人事行政部,经企划总监或总经理审批后方可发放或购买2、公司对外电话接听管理 公司对各员工在对外电话接听管理应加以规范，例如礼貌用语、通话时间等等，此项应列入员工手册中 前台对外电话接听应做好记录，人事行政部应定期做抽查3、公司通讯录管理 由前台负责执行 当有新同事入职、员工电话号码或电子邮件变动等情况更改，应及时更新公司通讯录 核对员工通讯资料，由人事行政部确认后，及时发放公司通讯录4、考勤管理 由前台负责登记 每天对门禁、考勤系统进行登记，定期通知工程人员进行维修维护4 每月统计人员迟到时间，对迟到超过规定时间的员工发出警告信 对新入职的员工制作新考勤卡,并设定权限5、传真管理 收发传真,转交给同事应填写好申请表 在电脑内应对传真做好记录6、名片管理 员工需要印名片时，应填写名片申请表，经主管同意后交由人事行政部审批 人事行政助理应定期对名片的样式进行设计及更新 由人事行政助理负责联络印刷商,印刷后员工应在名片发放表上签名确应7、邮件、快递管理 此项由前台负责 所有到付的邮件，员工应提早支付费用给前台，前台备用金不作非人事行政部物品到付费之用 由员工自行联络快递公司,其后需通知前台快递到公司收件时间 员工接收邮件需在前台进行登记8、公司电话管理 前台应确保总机背景音乐长期播放,定期进行检查 员工电话故障应及时向人事行政部保障，由人事行政部直接转发维修邮件或维修申请 人事行政部应对工程人员维修速度、效果进行监督9、前台及临时接待 对于一般客户，前台应安置其再大堂等候，如果客人太多应安排到会议室等候 如果对于特别招待，例如人数超过 3 人，性质重要等，该部门应提早一天通知前台,让前台做好准备 前台应用规范用语,人事行政部应定期对其进行接待礼仪、突发情况等培训10、饮用水管理 由前台负责 每月对饮用水机进行检查，有故障应及时申报 保障后若被通知需一段时间维修的，应及时通知公司各同事做好准备11、车辆管理 销售或项目人员需借用公司车辆外出，应填写好车辆申请表，由主管审批 过夜车辆应及时通知企划总监 人事行政部应每周安排通讯员对车辆进行检查,并做好登记 人事行政部负责联络汽车保险公司，对车辆进行维修及翻新六、六、成本费用管理成本费用管理1、日常物品购买、临时支付的其他杂项在行政备用金中支付2、前台负责管理备用金，并及时收集各部门的支付证明，转交人事行政部3、前台对各部门的报销费用进行核算,并做好记录，将记录交给财务4、所有支付证明交由人事行政部后，再转交给企划总监或总经理5、每各交接过程，需签名确认6、规范报销流程（此项列入员工手册）7、由人事行政部对整个过程进行监督管理5
