合同管理办法(模板).pdf
*公司合同管理办法（试行)（修订)第一章 总则第一条第一条 为维护公司(以下简称“公司”）权益，明确管理职责,提高管理效能，防范法律风险,根据 中华人民共和国合同法及相关法律、法规，结合公司实际，制订本办法。第二条第二条 本办法所称合同是指公司与其他自然人、法人或其他组织签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议；合同管理,是指对合同订立、履行及变更、解除、终止等全过程的管理。第三条第三条 本办法适用于公司各部门以公司名义对外签订的各类合同。第四条第四条 公司对外订立合同,应遵循以下原则：（一）订立合同，应当遵守法律、法规和上级有关规定;（二）签订合同,应当确有必要；（三）平等友好、公平协商、诚实信用原则；（四）谁主办、谁负责的原则；（五）保守公司秘密的原则。第二章 部门合同管理职责第五条第五条 公司投资管理部为合同法律事务的归口管理部门，负责审核合同条款、文本的合法性、规范性。主要职责为:（一）指导各经办部门合同管理工作，推行使用合同规范或示范文本；（二）负责合同签订前的可行性论证、起草、谈判、修改、评审会签及签订工作；（三）参与重大或法律关系复杂的合同谈判、招标、起草和签约；（四）建立合同管理台帐(附表 1)，负责对合同统一编号、登记、分类；（五）负责合同执行过程中履约情况的跟踪，及时反馈履行情况，协调相关部门适当履行；（六）协调合同纠纷处理工作；（七）发布合同管理情况通报;（八）合同的后评价管理。第六条第六条 公司综合管理部为合同档案的归口管理部门，负责合同用印、合同保管及合同档案的建立。主要职责为:（一）建立健全合同管理制度，对合同的履行情况进行监督检查；（二）负责对合同原件、合同会签单（附表2)、合同会签附件等资料的集中存档管理;（三）管理合同专用章。第七条第七条 公司财务部主要负责合同的收付款和履约、担保、处置管理。第八条第八条 公司各职能部门为合同经办部门，主要职责是:（一）负责合同事项的前期调研、谈判工作，并配合法律顾问对合同对方主体资格、履约能力、资信等方面进行调查,主要包括：1.审查对方主体资格。审查对方出示的营业执照副本是否是原件、是否已经过年检贴花、合同上对方的名称与营业执照上核定的名称是否相符；2.审查对方代理人资格。审查对方代理人是否有代理权、代理范围的限度、代理期限的终止时间；3.对自然人个人的资格审查，主要是对自然人的自然状况作以了解,确定其是否具有相应的民事行为能力；如果该自然人所签合同是依法不能独立订立的合同,应及时取得该自然人的法定代理人的追认;4.对于特殊行业的当事人,从事一些重要的生产资料或特殊商品的生产和经营，需获取法律或行政法规要求取得的生产许可证、经营许可证或相应的资质；5.评估对方履约能力。包括评估对方支付能力和生产能力两方面的内容；6.审查对方履约信用.审查对方是否是重合同、守信用公司,以往是否恪守信用，能否如期履行合同，以及有无劣绩等.（二）草拟(或审查对方草拟的)合同文本,并办理合同会签手续；（三）负责本部门经办合同依约全面、适当履行；（四）负责本部门经办合同履行过程中遇到问题的解决，以及合同的变更和解除；（五）完成其他部门经办合同涉及本部门的协助义务；（六）建立部门合同管理台帐；（七）报告合同管理情况；（八）领导分配的其他合同工作任务。第三章 合同审查与会签第九条第九条 所有草拟合同文本，都应当严格按照程序进行审查与会签，未履行会签手续的合同，不得用印。第十条第十条 拟订立合同，合同经办部门在与对方沟通一致的基础上，草拟（或审查对方草拟的）合同文本,合同文本一般包括以下内容：（一）当事人的名称(姓名）和住所;（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）当事人约定的其他事项.合同文本应当尽量使用统一文本或参照示范文本。第十一条第十一条 合同会签流程是：（一）经办人草拟（或审查对方草拟的)合同文本;（二）经办部门负责人初审;（三）法律顾问审查；（四）投资管理部法务岗复核（并确定会签部门）;（五）相关部门会签；（六）经办部门分管领导审定；（七）董事长（或总经理）签批.第十二条第十二条 经办部门负责人审查的重点是:（一）当事人有无履行合同的行为能力；（二）合同的必要性、可行性;（三）价款的合理性、公平性。第十三条第十三条 法律顾问审查的重点是：（一）对方有无签订、履行合同的权利及能力；（二）合同内容是否违反国家法律、法规的强制性规定;（三）当事人的意思表示是否真实一致，权利义务是否具体、明确；（四）是否存在对公司不利的条款内容;（五）合同基本条款是否齐备.第十四条第十四条 投资管理部法务岗审核的重点是：（一）合同流程手续是否按照规定办理;（二）合同形式是否齐备。第十五条第十五条 各会签部门审查的重点是：（一）从部门职责角度审查合同内容是否符合公司利益；（二）涉及本部门的内容条款是否清晰明确,有无异议.第十六条第十六条 分管领导审定的重点是：（一）合同是否确有必要；（二）合同是否切实可行。第十七条第十七条 在合同会签过程中，合同经办部门应当充分考虑在会签过程中形成的各项意见，尽量形成一致意见；无法达成一致的，会签部门应在会签单中注明意见内容,经办部门注明不予采纳理由，并将情况向分管领导进行汇报，由分管领导对有争议的条款进行确认.第十八条第十八条 流程结束后，由综合管理部对合同文本加盖印章,并在印章台帐上登记盖章部门、使用人、印章类型以及用印事由等.第十九条第十九条 合同会签程序一般不得超过三个工作日.第二十条第二十条 合同原件原则上不得借出，如需复印或借阅，须填写合同借阅申请。第二十一条第二十一条 合同复印须经合同管理部门负责人签字;借阅合同原件，须经总经理签字后，到合同管理部门借阅。第四章 合同履行与变更第二十二条第二十二条 合同成立后，合同经办部门为该合同履行的责任部门，负责该合同履行期间的全部工作。第二十三条第二十三条 合同经办部门负责人根据合同内容，协调相关部门共同行使合同权利、履行合同义务。第二十四条第二十四条 合同履行过程中，合同执行部门对合同执行情况进行监督和跟踪，建立“合同监控表”(附表 3）、“付款情况表（附表 4）等跟踪登记及回顾资料。对于发现的合同执行情况异常（如实际执行与合同或订单之间的差异),合同执行监督人员及时向部门负责人汇报，如部门负责人无法解决，应向上级分管领导汇报,必要时请公司法律顾问提出处理建议。发现合同条款不完善的，合同经办部门和经办人要及时对合同内容进行补充,并尽快形成书面补充条款；无法形成补充条款的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。第二十五条第二十五条 合同履行过程中，出现下列情形之一时,应当及时汇报以确定是否解除合同：（一）对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同；（二）合同中约定的解除条件出现；（三）对方违约或者提出中止、转让、解除合同的;（四）法律、法规规定的其他情形.第二十六条第二十六条 因客观情况发生重大变化,合同无法正常履行时,合同责任部门要及时与对方进行沟通，形成合同履行补充条款或变更、解除合同。变更、解除合同的，一律采取书面形式，并按照本办法规定进行审查与会签。第二十七条第二十七条 合同在履行过程中发生争议的，合同经办人与经办部门应当积极与对方协商解决,协商不成时，合同经办部门应及时向法律顾问咨询,由法律顾问协助对合同的纠纷进行处理，对于金额、性质重大的合同纠纷，法律顾问要参与纠纷处理过程并由相关授权人对处理方案进行审批。第二十八条第二十八条 对于对方的违约行为，合同经办部门应查明情况并收集证据，及时向对方提出索赔要求等适当的应对措施。第二十九条第二十九条 对于我方的违约行为，应提前做好应对方案。合同经办部门提出应对措施或方案后，应及时向投资管理部法务岗、分管领导及总经理汇报.第三十条第三十条 履行过程中若发生不可抗力或意外事件,合同经办部门应在合同约定的期限内向对方提交(或接受对方提交的）有关不可抗力的证明，并采取措施努力将双方的损失减到最少，同时收集相关证据,以备双方解决纠纷时使用。第三十一条第三十一条 对于金额、性质重大的合同纠纷,律师参与纠纷处理过程并由相关授权人对处理方案进行审批，确保最大可能的维护公司的合法利益.第五章 检查监督第三十二条第三十二条 各部门要建立部门合同管理台账,对本部门经办的合同，根据不同履行期限，制定合同履行自查计划，做好合同履行情况自查。第三十三条第三十三条 各部门每季度定期向投资管理部法务岗书面报告本部门合同履行情况,报告的重点是:（一）本部门签订合同情况；（二）正常履行的合同情况；（三）履行困难的合同情况；（四）合同履行风险分析。第三十四条第三十四条 投资管理部法务岗根据实际需要，对合同问题多发点、法律关系复杂、标的额较大的合同履行情况组织进行监督检查，并适时发布合同管理情况通报。第三十五条第三十五条 投资管理部法务岗每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估。评估的内容主要包括：（一）合同的签订是否符合程序；（二）合同审核的意见是否得到合理采纳,不采纳的主要原因及其产生的后果；（三）合同是否全面履行，重大合同未履行的主要原因分析和教训总结;（四）合同履行中是否存在不足，应当采取何种改进措施；（五）合同纠纷是否得到妥善处理；（六）合同是否适当归档；（七）合同管理中是否有成绩(或创新），是否存在违法违规行为；（八）合同管理内部控制的设计和执行是否有效；（九）是否存在提高合同管理效率和效果的建议等.第六章 奖励与处罚第三十六条第三十六条 对于在合同签订和履行过程中认真负责，使公司避免了损失的部门和个人,由公司总经理办公会根据具体情况，给予适当的奖励和表彰.第三十七条第三十七条 因合同签订和履行给公司造成损失的，经查证属实后，由公司总经理办公会研究确定对责任部门和相关责任人的处理意见。第三十八条第三十八条 相关责任人构成上当受骗、接受赂贿、弄虚作假、恶意串通、假公济私事实的，给予撤职、留用察看或开除等纪律处分；触犯刑法构成犯罪的，依法向有关部门举报或移送司法机关。第七章 附则第三十九条第三十九条 所签订合同文本的具体份数按实际情况确定,公司至少留存二份，原件全部由综合管理部存档。第四十条第四十条 合同经办部门在合同履行过程中,有义务全面收集、保存与合同有关的材料，并在合同权利义务终止后三个月内，将整理好的合同案卷移交合同管理部门，按照一个项目一个案卷的原则将合同归为不同案卷。第四十一条第四十一条 本办法自公司总经理办公会审定通过,自下发之日起施行。第四十二条第四十二条 本办法由公司综合管理部负责解释和修订，各下属公司应参照本办法制定符合本公司实际情况的相应制度。附件:1。合同管理台账2。合同会签单3。合同监控表4。合同付款情况表附件附件 1 1：合合 同同 管管 理理 台台 账账序号合同编号合 同 名 称合同金额合同期限签订日期执行部门完成日期附件附件 2:2:合同会签单合同会签单：经办部门：对方名称：主要约定事项：合同金额：经办人:会签时间：年月日法律顾问意见：签字：日期:经办部门意见：签字：日期:法务审核意见：签字：日期:财务审核意见：签字：日期:分管副总经理审批：签字：日期：总经理审批：签字：日期:备注：附件附件 3:3:合同监控表合同监控表合同合同基本情况名称对方主体合同标的受托负责人交付合同履行计划项验收项付款项时间：项目时间：项目：合同价款生效日期时间：项目：未按计划交付项履行项及原因合同实际履行情况未按计划付款项履行项及原因验收项未按计划履行项及原因附件附件 4 4：合合 同同 付付 款款 情情 况况 表表合同编号合同名称合同对方单位合同签定部门合同金额签定日期结算金额对方回票付款次数付款日期付款方式付款金额累计付款付款记录欠付金额应扣尾款合同期限
