2020年 ISO9001 体系文件全套-WI-XZ010办公用品管理规定-行政部-安全管理作业指导书.pdf

XXXX 有限公司有限公司ISO9001 体系文件全套-WI-XZ010 办公用品管理规定-行政部-安全管理作业指导书（1.01.0 版）版）制订制订：审批审批：2020-1-1 发布 2020-1-1 实施第 2 页 共 5 页URK-WI 作业指导书主题：办公用品管理规定版本/修改状态编制人编号批准人URK-WI-XZ010B/1制/修订日期202X-02-08页数审核人031.1.目的目的为保证办公用品的有效使用和妥善保管。2.2.适用范围适用范围全公司人员。3.3.职责职责3.1.行政人事部负责对办公用品计划的审核、申报。3.2.仓库负责对办公用品的管理及发放。4.4.工作程序工作程序4.1.4.1.办公用品的分类办公用品的分类4.1.1.低值易耗品：笔、纸、电池、订书针、回型针、胶水等；4.1.2.办公设备：电脑、打印机、移动储存设备、扫描仪、传真机、复印机、电话机等；4.1.3.行政部负责对公司各部门的办公设备统一登记、建档、维护、管理。4.2.4.2.办公设备的管理要求办公设备的管理要求4.2.1.各部门负责人指定专人对办公设备进行管理、维护和保养；4.2.2.各部门办公设备使用人应对设备的使用严格按说明书的规定操作；4.2.3.对于在正常使用中出现的软硬件故障，应及时通知行政人事部，按办公设备处理办法第 3 页 共 5 页进行处理；4.2.4.若部门办公设备或负责人发生变动，应及时到行政人事部办理变更手续；由于个人原因所造成的办公设备损坏，根据办公设备的实际损坏情况按相关规定处理并给予必要的处罚。4.3.4.3.办公设备故障处理办法办公设备故障处理办法4.3.1.故障原因：4.3.1.1.保修期外，由于办公设备老化造成的故障和硬件的报废；4.3.1.2.在保修期外，由于使用人员在使用过程中不正确操作或误操作所导致的故障；4.3.1.3.在保修期内，由于办公设备厂家生产过程导致的部件系统不能正常使用；4.3.1.4.保修期内，由于使用人在使用过程中操作不当或误操作所导致的故障；维修程序：4.3.1.5.在保修期外，对维修情况如实记录并备案，对于新购的设备所需费用由公司承担；4.3.1.6.在保修期外，由于使用不当造成的，根据办公设备实际损坏原因，经调查后，由直接负责人承担 20%以上的维修费用，其余部分由办公设备所在的部门负责处理；4.3.1.7.保修期内的，由办公室委托相关部门联系生产厂家或代理商进行免费更换和维修；4.3.1.8.在保修期内，由于使用不当造成的，根据办公设备实际损坏原因，对于直接负责人处以 50100 元不等的罚款。对于新购的设备由所在的部门处理。4.4.4.4.办公用品采购工作细则办公用品采购工作细则4.4.1.办公设备一律由行政部统一指定商家购买；4.4.2.行政部应在进行市场调查了解后，确定性价比高、信誉好、质量可靠的几家商家作为公司办公设备的定点商家，定点商家资料应在财务室备案；4.4.3.在采购办公设备时应事先进行市场询价，在“保证质量、节约费用”的原则下写出书面报告，总经理审批后由财务部安排购买；4.4.4.采购人员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量、款式及其他特别要求，要作到货比三家，保证物美价廉；4.4.5.采购后要及时办理入库手续。4.5.4.5.办公设备、低值易耗品采购程序及管理办公设备、低值易耗品采购程序及管理4.5.1.办公用品的采购原则上定于每月一次，员工于每月 25 日之前上报下月办公用品申购计划，填写办公用品申购单经部门负责人核实后签准，交至财务部，由财务部汇总，统一报总经理批准，最后由财务部汇总并将采购计划交采购人员，安排采购工作。如因员工未按第 4 页 共 5 页时上交计划导致未采购所需办公用品，责任由员工自行承担，特殊情况需以书面形式向行政部提出申请采购，对于价值超过 500 元以上的办公用品采购，除填写 办公用品申购单 外，需打专题报告，报总经理批准，方可实施采购。4.5.2.办公用品的领用时间为每周五，由员工填写办公用品领用单，交由行政部审核，到仓库领取，其它时间一律不予发放。新进员工入职时向行政人事部领用办公用品；人员离职时，必须向行政人事部办理办公用品归还手续，未办理办公用品归还手续的，行政人事部不得为其办理离职手续。4.5.3.仓库管理员设立办公用品管理台帐，定期做好实物盘存；员工领用后负责保管和维护。仓库于每月 27 日之前上交办公用品库存表于财务部，以确定次月采购物品及数量。5.5.支持性文件支持性文件5.1.URK-WI-XZ012固定资产管理程序6.6.相关记录相关记录6.1.URK-QR-XZ029购置计划申请单6.2.URK-QR-XZ030设施台帐6.3.URK-QR-XZ031设施维护计划6.4.URK-QR-XZ032设施日常维护/保养记录6.5.URK-QR-XZ033设施维修单6.6.URK-QR-XZ034设施报废单第 5 页 共 5 页