秘书的含义和职业特征.pdf

第一章 绪 论 本章学习要求 秘书职业与秘书工作古已有之距今已有四千多年的历史。但作为研究秘书工作规律的秘书学却还是一门很年轻的学科。本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。理论问题不是本书研究的主要目的因此不作深层的挖掘。要求通过学习了解本学科的形成和发展的历程。第一节 秘书的含义和职业特征 学习目标了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责了解并掌握秘书的职业特征。案例导入 小姜大学毕业以后应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力经过一段时间的努力被公司罗经理看中调到经理办公室当秘书。到经理办公室后姜秘书更是干得有声有色。近些天姜秘书很兴奋因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了她要精心准备一番一定要在副总经理面前好好表现一把不光让罗经理脸上有光说不定借这次机会得到副总赏识以后还有可能调到总公司工作。所以在李副总经理视察期间姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况从现状到未来发展趋势从具体工作到宏观评价侃侃而谈娓娓道来无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况也能灵机一动迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务她也毫不犹豫地满口应承下来。视察结束后姜秘书还给李副总经理留了名片并向李副总表示今后不管要办什么事无论公私都可以直接找自己。送走李副总经理后姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现并没有表扬只冷冷地说了一句“辛苦了。”过了几天姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。秘书的职责是辅佐自己的上司做好服务工作而绝不是主角。姜秘书由于忽视自己 秘书理论与实务 工作和职权的界限积极主动“过头”出现“越位”现象。表现在一是汇报工作越位二是表态越位。在工作中秘书因表现欲过强而造成工作越位必然会干预到上司的职权范围这是上司绝对不能容忍的。根据孟庆荣主编秘书工作案例及分析的案例修改清华大学出版社 2007 年 6 月版 一、秘书的含义 一秘书是一种职务或职业 1 在我腹械拿懿刂椤！督椤髹么贰暗眉弛盼闹袷橼米沃晕芯形秘书。”后引申为撰制、掌管文书的官员。如在东汉时设秘书监、秘书令等从事该工作。2 在西方“秘书”一词源于拉丁文其意是“可靠的职员”。后泛指政府、社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。3 辞海对秘书一词的定义为“职务名称之一。协助领导综合情况研究政策密切各方面工作的联系办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。”4 现代汉语词典修订本对“秘书”的定义是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”5 国际职业秘书组织对秘书的定义是“具有熟练的办公室工作能力不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。”6 苏联有关教材对“秘书”的释义是“秘书是一项普通的职业其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”上述定义对秘书的表述各不相同但都指出秘书是一种社会职务或职业是辅助领导管理为领导提供服务的工作人员对秘书的基本含义作出了明确的界定。二秘书是一种职务名称 1 英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长就称为秘书。如外交秘书、国防秘书等。他们拥有法定的专门职权属国家高级官员。2 各国外交使团的外交官员中设有一等秘书、二等秘书、三等秘书是介于参赞和随员之间的外交官受使馆首长之命可独立开展工作享有外交特权与豁免权。这种有着专门职务名称的人员具有管理决策的权力其职权已超出做辅助管理的领域因此它不属我们所要研究的“秘书”的范畴故本书不对其进行阐述。二、秘书的类别 一现代秘书的类别 1 按服务对象和经济来源分类 按服务对象和经济来源不同可分为公务秘书和私人秘书两大类。1 公务秘书指为各级党、政、军、群机关和事业单位的领导服务由组织和人事部门选调从国家或集体领取报酬在编制上属于该机关、单位的国家工作人员。2 私人秘书指为企业、外国商社、三资企业、私营企业主服务由他们聘请并支 付报酬不属国家编制的文员。2 按不同行业或所属部门分类 按不同行业或所属部门分类可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等。这其中还可进一步细分为若干小类如在经济部门可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书在文教部门又可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等部门的秘书。3 按业务范围的宽窄分类 按业务范围的宽窄分类可分为通用秘书和专业秘书两大类。1 通用秘书是指在我国党、政、军、群机关中担任秘书工作的秘书。这是我国当前秘书群体的主要部分。2 专业秘书是指在各行各业中担任秘书工作的秘书如企业秘书、科技秘书、教学秘书等。4 按辅助的对象不同分类 按辅助的对象不同分类可分为集体秘书和个人秘书两大类。1集体秘书是指辅助领导班子群体的秘书。我国党、政、军、群机关和企事业单位一般都实行集体秘书制。2 个人秘书是指辅佐领导者个人的秘书。我国高、中层机关、团体的主要领导人和大型国有企事业单位的主要领导人都配备有专职个人秘书。5 按秘书自身的特长分类 按秘书自身的特点分类可分为参谋智囊型秘书、事务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。6 按秘书的精力投入情况分类 按秘书的精力投入情况分类可分为专职秘书和兼职秘书两大类。7 按工作性质和工作内容分类 按工作性质和工作内容分类可划分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。这种分类是目前比较普遍和通用的分类方法。二现代秘书的职责 1 文字秘书 文字秘书是指以文字工作为主的秘书。主要负责撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等职责。2 机要秘书 机要秘书是指专管机密文件和负责机密性事务的秘书主要在高、中层领导机关和机 秘书理论与实务 密性较强的机关、单位。其主要职责是收发和管理机密文电及其他机密材料负责领导干部办公事务的保密工作做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。3 行政秘书 行政秘书是指协助领导者处理各种行政事务的秘书。这是秘书群体中的主要类别他们不但有辅助领导者处理各种公务的职责同时还担负一定的文字工作。4 通信秘书 通信秘书是指负责整个机关和领导的通信工作的秘书。其职责是管理通信事务以及各种通信设备。5 生活秘书 生活秘书是指负责领导层或领导者个人日常生活事务的秘书。其职责是负责安排领导者的起居、作息、医疗保健在生活方面给领导层或领导者个人提供各种服务和帮助。6 事务秘书 事务秘书是指从事机关程序性日常工作为主的秘书如负责文书、协调、督察、信访、会务、印鉴、接待、值班等事务性工作的秘书。7 法律秘书 法律秘书是指辅助法律事务工作者开展工作提供法律咨询和法律服务的秘书。其职责是负责接待或陪同律师访问当事人记录整理当事人口述起草、打印法律文件安排法律事务的处理程序保管法律文件或证明材料执行律师交办的其他事务等。8 信访秘书 信访秘书是指接待和处理人民群众有关来信来访事宜的秘书。其职责是通过办信、接访沟通领导机关与人民群众的联系倾听人民群众的呼声保障人民群众合法权益加速政策、政令的贯彻落实。9 科技秘书 科技秘书是指在科研、学术机构中从事辅助工作的秘书也包括为高层党、政、军、群机关的领导者、专家、学者配备的专职科技秘书。其职责是协助领导者、专家、学者实施对科技工作的领导协助进行科学研究、科技协作、科技交流等活动处理与科技工作有关的行政事务和经济事务搜集、整理科研信息等。10 外事秘书 外事秘书是指从事对外事务工作的秘书。外事秘书多在专门的外事机构和某些高层领导机关设置在外事活动较多的机关、单位也可配备专职或兼职的外事秘书。其职责是负责外宾接待、洽谈、签约等一系列的服务性工作。此外在有的机关、单位根据各自工作的需要还设有新闻秘书、医学秘书、外文翻译秘书、教学秘书等。三、秘书的职业特征 一辅助性管理 从管理系统看领导处于主导地位属于管理的中心秘书则是处在为领导中枢和领导者的工作创造各种便利条件以保证领导中枢和领导者顺利地进行工作的地位。因此秘书具有辅助性管理的特征。1 参与管理的辅助性 秘书能参加领导班子的各种会议并参与研究有关问题可以提出解决问题的意见和建议但只有发言权没有表决权更没有决定权。2 辅助管理的全过程性 秘书对任何一项事务的管理都是全过程地参与。即从管理开始的前期获取信息并对所获取的信息进行综合分析从中发现问题再根据需要和可能提出解决问题的方案把方案提供给领导决策然后对决策方案的实施进行协调监控直到最终目标的实现。整个管理的全过程工作秘书都参与是从开始到结束的全过程地辅助管理。3 处理事务的被动性 秘书处理任何问题只能按领导的意图和指示精神办理不能超越自己的职权范围不能背离领导的意图和指示精神自作主张。4工作结果的幕后性 秘书只能隐匿在领导的身后出主意想办法献计献策而不能走上前台与领导“抢镜头”他只能当“配角”而不能当“主角”。二综合性服务 秘书是领导的左右手秘书部门是机关、单位的综合性服务部门其工作涉及机关、单位工作的方方面面具有工作内容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性从而决定了秘书在进行工作时有着鲜明的综合性的特点。1 工作内容的多样性 秘书和秘书部门的工作涉及机关和单位的所有方面许多无法交到职能部门承办的工作都由秘书部门去办理。秘书部门实际上成了“不管部”。2 综合服务的全面性 秘书辅助领导者的工作其工作内容极其广泛领导工作涉及哪里秘书工作就要延伸到哪里在宽范畴工作面上为斓颊咛峁轿坏姆窆鳌?3 工作服务的前导性 秘书和秘书部门联系上下左右沟通协调出谋献策等这些事务都是在工作开展的前头就要先做同时任何单位、任何人来机关、单位办事不论其内容如何都是先找秘书和秘书部门由秘书和秘书部门负责接待然后按对方提出的要求和问题的性质或由秘书和秘书部门亲自处理或由秘书和秘书部门转交有关职能部门负责处理这也是在工作开展的前头就先行处理。因此秘书工作具有前导性。秘书理论与实务 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 学习目标了解和掌握秘书工作的主要内容了解并领会秘书工作的主要特点与秘书工作的作用。案例导入 微软的总裁比尔盖茨曾说过“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人做软件、搞开发都是能手但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生除了自己分内的事对其他任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久比尔盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。一天伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料比尔盖茨看后都连连摇头“难道就没有比她们更合适的人选了”比尔盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递到比尔盖茨面前“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作只是她年纪太大又有家庭拖累恐怕?”比尔盖茨一目十行看完了这份应聘资料表示“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌烦就行。”这样 42 岁的露宝上任了。事实证明比尔盖茨的选择是正确的。她进入公司后像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到考虑着自己应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工对工作也有一份很深的感情。很自然她成了微软的后勤总管负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等工作远远超出了一位总裁秘书的职能。这也使比尔盖茨和其他员工对露宝产生了很强的依赖心理。当微软决定迁往西雅图露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业而不能走时比尔盖茨对她依依不舍。他和公司高层联名写了一封推荐信信中对露宝的工作能力给予很高的评价临别时比尔盖茨握住露宝的手动情地说“微软留着空位子随时欢迎你。你快点过来吧”三年后 1980 年冬季的一个寒夜在比尔盖茨西雅图的办公室一个熟悉的声音响起“嗨我回来了”正是露宝她先是一个人从亚帕克基来到西雅图后又说服丈夫举家迁来。秘书工作的内容极其宽泛除了辅助管理这种比较高层次的工作外还有为上司提供服务这种琐碎的事务性工作。微软公司在创办初期所网罗的是“做软件、搞开发都是能手”而这些人往往对工作和生活的琐碎杂务事一窍不通因此必然是“内务一团糟”。而露宝以其成熟女性特有的缜密与周到在“娃娃公司”承担起处理事务性工作的责任与义务。当然成了总裁和其他员工的依赖。因此微软的成功离不开露宝是必然的。根据孙荣等编秘书工作案例的案例修改复旦大学出版社 2005 年 2 月版 一、秘书工作的内容 秘书工作是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的由秘书完成的一系列综合性、辅助性工作的统称。具体而言秘书工作主要包括文字工作、文书工作、调研工作、信息工作、协调工作、督察工作、信访工作、会务工作、接待工作、保密工作、事务管理工作以及领导交办的其他工作等。二、秘书工作的特点 一机要性 秘书工作的机要性就是指工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分参与各种重大问题的研究了解机关、单位内外许多重要的情况其中不少在未公布之前都属于机密因此具有机密性秘书工作是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动所以在秘书工作中有相当的内容属领导、上司的工作范围因为工作需要秘书必须了解和掌握这些工作内容甚至在必要的时候代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动因此构成了秘书工作的重要性。二被动性 秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要而进行的。当然秘书和秘书部门也有自己的需要独立履行的工作职责但这种独立履行的工作职责也是不能背离领导中枢和领导者的工作而按自己的意愿来安排的。秘书工作一般都是领导交待干什么他就必须干什么自己分内的规范性工作只能安排在领导交待的任务少时插缝自行调剂。因此秘书工作总是处于被动的地位。三事务性 秘书工作的事务性主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的这种服务往往体现在对各种事务性工作的处理上。秘书工作的内容非常具体如收发文件、起草公文、打印校对、加盖印章、组织会议、安排洽谈、接听电话、送往迎来、派车买票、安排食宿等都要一件一件地去办一点也疏忽不得。而办事又总是与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。所以秘书的工作很辛苦必须勤勤恳恳任劳任怨要具有“老黄牛”精神。三、秘书工作的作用 秘书工作服从并服务于领导工作因此从某种意义上来讲也是领导工作的组成部分同时它也是机关、单位能正常、有效运转的基本保障。其作用具体表现在以下几方面。一枢纽作用 1 从纵向来看它要做好上情下达、下情上传的工作及时将领导的意图、指示、决定传达下去让各职能部门、下属单位和广大干部群众了解和掌握认真领会和贯彻落 秘书理论与实务 实化为自觉的行动同时又要将下面的情况全面、准确、实事求是地反馈上来尤其要重视反映广大群众的意见、要求、愿望乃至疾苦才能使领导的工作具有广泛的群众基础从而制定出切实可行、行之有效的决策。2 从横向来看秘书部门要充分发挥密切各方面关系的纽带和桥梁作用切实做好各职能部门的协调、平衡工作成为减少摩擦、使“机器”正常运转的“润滑剂”有效防止和解决各职能部门之间互不买账、推诿扯皮等问题从而使它们形成为一种亲密融洽、团结协作的关系在工作上相互支持密切配合同心同德并肩前进。3 秘书工作的枢纽作用能否得到充分的发挥关键是看秘书和秘书部门对上下、左右、内外等方面的关系协调得如何。秘书和秘书部门要协调好各方面的关系一定要坚持协调原则把握协调时机注意协调方法讲究协调艺术以取得尽可能圆满的协调效果。二参谋、助手作用 1 在决策前期收集加工信息资料给领导提供各方面的信息作为领导决策的依据在决策中协助领导对已掌握的信息进行分析、研究、判断并提出几套方案供上司参考选择在决策后则要对决策方案的落实、实施、监控和反馈保证决策方案全面贯彻落实。秘书工作的参谋作用贯穿于领导中枢和领导者的指挥、管理、协调、监控等各个方面贯穿于领导活动的整个过程中。2 协助领导处理大量繁杂的常规性事务工作。如安排好机关的全年工作和阶段性工作为一定时期的中心工作或重要会议、重要活动出主意、当参谋在撰文、核文、筛选文件时提供一些参考性意见。3 承担其他职能部门无法办理而领导者个人又承担不了的各种日常事务性工作。如接打电话、收发文电、印制公文、管理印章、接待来访、安排会议、督促查办等。三耳目作用 1 是指充当上司的“眼睛”和“耳朵”。由于秘书处于机关的枢纽位置上听到、看到、收集到的各种情况较之其他职能部门乃至比上司的范围要广、数量要多秘书将了解到的情况和获取的各种信息经过去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作由感性认识上升到理性认识然后提供给领导为领导决策提供依据。2 决策确定之后在贯彻、落实决策的过程中再收集贯彻落实的反馈信息将之及时向领导汇报进一步调整完善决策以有效实现目标。四协调作用 1 现代社会事务的复杂性导致工作的复杂化。要提高工作效率就必须协调处理各方面的关系使上下左右形成一个有机体心往一处想劲往一处使朝着决策目标形成合力这样才能提高工作效率。2 秘书处于综合办事机构之中承担调整和改善上下级组织之间、各职能部门之间、领导与领导之间、领导与干群之间、同事与同事之间以及本单位与兄弟单位之间、单位与员工家属之间的关系发挥协调作用这是其他职能部门所无法替代的效用。五形象作用 1 把好文字、用印、保密等工作关口减少工作失误提高工作效率树立机关单位的形象。2 展现良好的礼仪风貌和工作态度提高机关、单位的整体素质形象。第三节 秘书学的含义、研究对象和研究方法 学习目标了解并领会秘书学的基本定义及秘书学的研究对象掌握当代秘书学的研究方法。案例导入 某经济管理职业技术学院文秘专业有“三朵金花”刘枚、李彤和张帆。三个人身高都是一米六七体重 54 公斤长得也都是面容姣好青春可人学习成绩也不相上下。当得知著名的大型企业中信集团要来衅敢幻秘书的消息之后三个人私下都暗暗努力做了充分的准备想尽办法要把这唯一的名额争到手。面试分三轮自我介绍专业测试面试。前两轮下来三个人的分数居然相等可又远超过后面的几个人。最后一关大家都感觉非常紧张。主考官出了两个问题你的竞争优势和劣势各是什么你对自己的职业生涯有什么样的计划当时三个人的回答也不相上下。按常理这唯一的职位应该是从这三个人中选一个。可奇怪的是最后被选中的却是排在她们之后的第四名张睿。是因为张睿有后门还是她有什么特长 可她们都知道张睿没有什么背景她家境贫寒上学的学费都是靠自己勤工俭学赚来的。后来班主任请教招聘主考官后才得知张睿成功的秘密在面试的现场主考官故意在面试教室的门旁边放了一把倒下的扫帚.