合同风险内部控制.pdf
一、合同管理，主要是合同风险管理与内部控制遵循事前（防范）、事中（控制）、事后（收尾)管理的原则.对合同审查进行分类，考虑合同的可行性，对合同法律风险进行预测和控制。合同的分类审查形式审查和实质审查、事先审查和事后审查、运作审查和法律审查。事先审查和事后审查、运作审查和法律审查。一）遵循事前（防范）.正在拟定各部门合同风险内部控制节点。1)、形式审查：标的审查、信息审查、资格审查、信誉和合同履行能力审查2）、实质审查。对全部条款进行审查是至关重要的。标题、商品、数量、质量及检测、价款和支付方式、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决、不可抗力、合同的修改、终止和期限、法律规定的其他有关条款、签名和签章 签名的授权,签章的真实性,签名与签章的关系,签章的修改.1 1 合同主体的资质审查合同主体的资质审查1）审查签订双方的营业执照、授权委托书、权属证明等资格证明文件；合同的订立者必须具有签署合同的主体资格或得到相应的授权。比如：著作权转让合同的转让方就必须拥有作品的著作权；公司的财务部门不能代表公司签署合同；股权转让合同必须得到公司股东会或董事会决议同意的证明等等。2）特殊类型的合同还需要审查政府部门的相关批文。比如：电信、烟草、医药需要国家许可经营的行业，就需要得到国家有关部门的批准后方有资格签署相关合同。合同主体的资格审查是决定合同是否有效的首要关键点，必须得到最大限度的重视.2 2 合同内容的合法性审查合同内容的合法性审查1）审查合同条款是否符合法律、行政法规的强制性规定；2）是否有导致合同不能成立、无效或被撤销的情形;3)合同条款是否符合公司规章制度的规定;4)合同订立的程序是否合法；是否履行了必要的通知、告知、协商程序;5）签约各方意思表示是否真实、有效、一致；6)格式条款是否有违反合同法第39 条、40 条的情形；7)需要进行批准、登记等手续的合同，是否已经就批准、登记问题作出了明确约定；8）附生效条件的合同,所附条件、期限是否适当、合法；3 3 特殊条款的审查特殊条款的审查：1)合同设定的担保方式是否切实、可靠;2)涉及的知识产权是否已经采取了相应的保密或限制措施；3）是否存在损害公司商业信誉、商业秘密及其他利益的情形；4）合同中的违约责任条款是否合法、具有可操作性;5）合同中的免责条款是否合法;6)争议解决方式是否合法；7）法律适用的选择是否符合国家的强制性规定；8)管辖法院的选择是否符合国家法律的规定；9)合同生效条款的约定是否合法及具有可执行性;4 4 合同的严密性和可行性审查合同的严密性和可行性审查1）合同条款是否包括同类合同的必备内容，是否充分考虑了履行过程中可能涉及的问题;比如：上市公司的章程等国家法律就给予强制性规定，审查这些合同条款时就必须加强注意。2）合同用语是否清楚、完整、准确无误，是否会产生歧义;3)相关附件完备：合同设有附件的，是否已经清楚、完整地列明了所有附件；4)其它需要审查的内容。5 5 为为完善并强化过程文件控制,进行合同审查质量评价进行合同审查质量评价:各层面的合同审查质量可以通过下列系统来进行评价：专家级的合同.已经堪称完美。合同的内在质量与表述质量均全面达到最高水准,内容及形式、法律问题及业务问题均考虑得滴水不漏。内在质量要求：既符合合同法的要求，也符合合同所涉事务的相关法律要求；法律规定当事人可以约定的内容已有明确约定;在主体资格、交易内容、权益保护方面均合法、严谨、明确、周全；当事人的合法要求已全部在合同中体现;条款能够满足当事人的真正需求;条款中设计了当事人没有想到的一些细节;对于可能发生的争议有前瞻性的预见并设置防止或补救措施。外在质量要求：整个合同体系清晰、功能模块完整、思路清晰、条款配合严谨，文字功底上语体标准、语法严谨、用词精确，无任何语言歧义现象存在。专业级的合同。合同质量达到优良比专家级略显粗糙。合同各方面的质量控制均已到位，内容及形式上虽可能有一定的小问题但不会产生实质性影响，法律方面考虑比商务级稍多。内在质量要求:基本符合合同法及其他相关法律的要求；法律规定当事人可以约定的基本上已有明确约定;在主体资格、交易内容、权益保护方面略显粗糙;当事人的合法已在条款中体现;合同目的明确，能够满足需求；条款实用，补充了大部分的细节;预埋了主要争议的防止或补救措施。外在质量要求：除忽略一些发生概率较低的问题外，其他水平与专家级相近;文字功底各方面比专家级别略显粗糙,无影响实质权利的语言歧义.商务级的合同。较为规范，其功能模块基本到位、重大问题均有明确约定、内容及形式均较为正式，条款质量能够保证合同当事人主要利益不受损失。内在质量要求:符合合同法及经营活动要求；重大条款已有明确约定；在主体资格、交易内容、权益保护等方面能够保护主要权益；能够满足正常经营需要和解决主要问题需要；最基本的法律问题有所约定;合同仅有少量实用性条款;发生可能性大的问题已经有了约定。外在质量要求：合同条款一般通过列举成文,主要条款齐备,但整体性等方面不太讲究；大多存在一定文字功底问题，甚至表述会产生一定的歧义.业务级的合同。一般只是具备最基本的条款,只能适应完全正常履行的需要，内容粗糙、产生争议的可能性大,争议产生时的举证也比较困难。内在质量要求：合同只有最基本的必备条款，其余均无约定，缺乏法律保护;客户实用性只能满足完全正常情况下的履行需要，无具体的针对性条款。外在质量要求：以最为简单的“列举式”成文；合同文字功底差、外在质量粗糙，且许多表述不规范。以上只是大致的质量等级分类。如果需要采用另一类的评价体系，需要经过以下程序：通过逻辑分析及实例分析，得出合同审查要点中的具体评价点;将评价点按重要程度排列，并一一得出各评价点的重要值；针对不同层面的合同设定不同的评价点，以便分清质量等级；根据不同质量等级,确定各级质量的评价点,及各点在整个体系中的权重;评价合同各点并得出评分,结合评分及权重得出具体合同的总分。二）事中(控制)：合同签订后的处理。合同的履行是一个连续的过程，合同的签订并不意味着整个合同的结束。在合同签订后我还需要对合同进行管理，对合同的履行进行监管。这主要包括：跟踪合同的履行、制定合同的管理和监管体系，及早期预警机制。保留好合同履行过程中的各种证据等等。三）事后（收尾）管理：根据合同履行中的情况，判断是否有潜在纠纷发生的可能，进而相应采取固定证据（包括必要的公证），将合同正本进行归档，分类制作合同台帐等。二、制定范本合同，制定完成后由部门负责人签字确认，原则性的东西不能改动.目前已就设计合同、各类劳动合同、采购合同、施工合同、招投标合同等修订了范本，其余的待逐步完善。三、用制度来把关。1)本着谁主管谁负责，由各部门负责人落实。A A 合同管理制度合同管理制度1 1 合同授权审批制度合同授权审批制度2 2 合同会审制度合同会审制度3 3 合同专用章管理制度合同专用章管理制度4 4 合同违约及纠纷处理制度合同违约及纠纷处理制度B B 合同管理流程合同管理流程1、合同签订流程图2、合同的解除与变更流程图2)建立责任追究制度。法律事务办理制度、工作责任追究制度.
