医疗设备及其他设备采购流程1.pdf

-医疗设备及其他设备采购流程医疗设备及其他设备采购流程流程编号：流程编号：3 3管理状态管理状态流程生效流程生效第一次修订第一次修订第二次修订第二次修订批准人批准人批准部门批准部门日期日期流程归口牵头负责部门：设备物资处流程归口牵头负责部门：设备物资处流程修订内容流程修订内容:一、业务层面控制目标一、业务层面控制目标序号序号控制目标编号控制目标编号控制目标控制目标目标类别目标类别预算编制合理、预算范围准确、编制方法科学、1资产安全和使用有效目标分解到位及时按照有关要求编制年度预算上报有关部门审合理保证单位经济活动合法合规资产安全和使用有效科学、严肃.有效监控预算执行情况,及时分析和反馈预算执资产安全和使用有效行结果.预算调整依据充分、方案合理。预算调整经过医院领导的适当审批,调整后的预资产安全和使用有效合理保证单位经济活动合法合规批严格执行经批复的预算，预算执行偏差小，预算35算准确、合理、完整。确保归口明确合理的管理流程岗位职责有效防范舞弊和预防腐7败采购预算和计划编制合理，采购活动按照医院的8合理保证单位经济活动合法合规业务计划有序开展。采购依据充分、合理，相关审批程序规范、完善,9有效防范舞弊和预防腐败采购的货物或服务符合业务需要。-采购方式合理,授权审批规范，采购程序管理合10合理保证单位经济活动合法合规合理保证单位经济活动理、合规。确保采购合同严格履行11合法合规二、适用范围（部门、采购对象二、适用范围（部门、采购对象,及明确不涉及具体临床业务管理控制）及明确不涉及具体临床业务管理控制）适用于全院范围内使用的大型医疗设备、医疗专用设备、非医疗设备以及未达到固定资产标准（医疗设备100元以下、非医疗设备1500 元以下)的设备审批、采购工作.三、内控制度制度及编号三、内控制度制度及编号序号序号1制度名称制度名称医学装备（医疗器械）管理委员会工作职责2 567810固定资产管理办法医疗仪器设备全程管理制度常规与大型医用设备配置方案大型医用设备配置与使用管理办法大型医用设备使用评价分析制度医疗设备采购管理制度招标采购实施方案一般物资评价采购制度医疗专用设备的申购、计划和审批设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处设备物资处201。1。1214。1.2014。1.1014。1204.1。12014.。114。1.204.112014.1。1制度编号和文号制度编号和文号发文部门发文部门设备物资处发文日期发文日期014.1.四、流程关键风险控制岗位及不相容职责分工四、流程关键风险控制岗位及不相容职责分工(全过程全过程)岗位岗位科室负责人责任人责任人所属部门所属部门设备物资处岗位职责说明岗位职责说明制定设备年度预算,负责整个设备采购管理，审核并监督管理验收、入账、维保、资产处置、盘点流程。-业务部门负责人关键岗位关键岗位 2关键岗位 3关键岗位关键岗位 5所有临床科室资产管理员医疗设备管理员医疗设备管理员医疗设备管理员医疗设备档案管理员财务部门专业委员会主管分院长财务审核审核固定资产入账、记账.维保费用付款管理固定资产审核。资产采购审核负责设备申请审批，设备验收。资产明细账管理医疗设备出入库验收医疗设备出入库验收医疗设备出入库验收医疗设备档案管理.五、流程图说明五、流程图说明、总述、总述(1(1）流程关键节点）流程关键节点建立健全固定资产采购管理制度，包括预算编制、采购审批、采购执行、预算调整、验收、付款和考核等制度.合理设置采购管理决策机构、工作机构，执行机构，明确采购业务管理各机构的工作职责，确保预算编制、采购审批、采购执行等不相容岗位相互分离。预算编制、采购审批、采购执行的控制流程应当清晰严密，对预算编制方法、采购审批程序、采购执行规范等应有明确的规定。（2)2)存在的风险存在的风险风险编号R1R2风险描述预算管理制度不健全，造成管理效率低下。岗位职责分工不合理，不相容岗位未分离，造成管理效率低下。采购行为没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从而导3致医院遭受巨大损失。2 2、医疗设备及其他设备采购申请、审批及预算编制、医疗设备及其他设备采购申请、审批及预算编制-采购审批及预算制定流程业务部门A业务部门主任B设备物资处C院办公室D医学装备管理委员会E党政联席会F财务G年度总预算驳回填写申请开始固定资产采购审批采购申请审批汇总整理审批流程审议非固定资产电子审批单采购计划审议细化预算向上级单位申请项目院采购计划项目申请安排采购、验收结束向上级主管单位申请(1)(1)控制痕迹控制痕迹医疗设备申请、0 万元以上设备可行性论证书、医学装备管理委员会会议记录、年度设备预算、预算管理委员会会议记录(2(2）流程详述）流程详述临床使用部门根据医院财务部下发的预算通知，向设备部申报下一年度购置医疗仪器设备的计划,填写医疗设备申请（单价超过 150元人民币、使用期限超过一年的仪器设备）10 万元以上设备可行性论证书。临床使用部门应根据科室长期、中期发展规划，依据紧迫性、先进性、效益性原则，结合科室人财物及场地条件，对所提交设备进行说明。说明力求完整详实，数据清晰，便于考量。B1设备部汇总各临床申请，对科室申请设备做初步梳理，补充必要的科室设备配置、使用情况，为后期评估做准备。设备部在前期补充的基础上，向护理部、医务处、科研处等相关职能部门征询相关意见,循证意见体现设备用途的前瞻性、规格品牌的统一性、相关部门的共享性,为充分利用设备资源提出有益建议.财务部在各循证意见基础上，审核、补充、修正成本收益数据。C采购申请通过 OA 系统流转审批，由院办公室负责审批程序。1设备部在各循证意见基础上，召集医学装备管理委员会集中论证，讨论必要性与可行性.-F医学装备管理委员会的论证小结作为重大事件决策上报党政联席会讨论。G1财务处根据党政联席会意见，规划财政上报项目。财政项目批复后,财务处统筹设备自筹资金与项目,下达各科室与部门预算项目.(3(3）流程控制要求）流程控制要求各部门结合实际情况制定年度医疗设备申购预算，医疗设备预算申请表中应详细说明预申购设备的各种信息以及申购理由。认真制作 1万以上设备专题报告和可行性论证书(4)(4)存在的主要风险存在的主要风险风险编号R45风险描述未制定长期战略目标，使设备采购缺乏目的性，导致预算编制缺乏依据预算体系不健全,岗位职责分工不合理，可能造成资源浪费和管理效率低下。预算管理没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，6从而导致医院遭受巨大损失。预算目标不合理,预算项目部完整,预算标准不科学，预算编制程序不规范，预R7算分解和预算调整不合理，可能导致医院资金浪费或发展规划难以实现。（5 5）风险控制）风险控制对对应应风风险险风险描述风险描述编编号号目目标标编编号号未制定长期战略目标,使设备采购缺乏规划划，医院“十二五”措措职职施施务务编编号号做好医院发展做好医院发展规防用设备购申请、购申请、预医疗专设备采设备采型型类类控控制制关关键键不不控控相相制制关键控制措施关键控制措施具体控制措施具体控制措施容容动动度度迹迹活活对应制对应制控制痕控制痕制制控控-目的性，导致预算编制缺乏依据10 万以上设备需制作专题报告和可行性论证书发展规划。做好医疗设备计划论证工作。0 万以上设备需制作专题报告和可行性论证书使用部门必须填写医疗设备申请表，10 万以上需预算体系不健全，岗填写论证书后经过位职责分工不合理,可能造成资源浪费成年度预算，采购和管理效率低下。员根据年度预算进批行采购预算管理没有适当使用部门必须填写审批或审批越权,可医疗设备申请,能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从而导致医院遭受巨购计划大损失.预算目标不合理，预算项目部完整，预算使用部门提交的预标准不科学，预算编算申请，经设备部制程序不规范，预算分解和预算调整不合理，可能导致医院来完善预算.资金浪费或发展规划难以实现。批请表委员会审核管理委员会审核,核划和审预算申医学装备管理汇总后由医学装备审购、计术器械请/的申备手申预防型医疗专目预算,用设备医疗设xx 年项批请审核流程审核后才能形成采核划和审备申请医疗设备申经过相关审批部门审购、计医疗设请/申预防型用设备的申xx 年项目预算，医疗专核划和审制作年度预算相关审核后才能形审购、计预算请/的申备采购申用设备xx 年设预防型医疗专型的申购、计划和审批论证材论证材料料-、医疗设备及其他设备集中采购、医疗设备及其他设备集中采购医疗设备、其他设备（含软件）集中采购流程业务部门A设备物资处B院办公室C有资质的招标代理机构D申康、干保局、国家财政等E院财务F开始1.准备提出设备技术需求征求科室具体需求集中采购项目下发成立专家组设备技术需求汇总、整理上交编写招标文件意见征询委托代理招标审核修改招标文件确认招标文件确认招标文件招标文件公开招标中标通知书发中标通知书招标结果公示2.采购签订合同合同审批流程组织签订合同采购合同招标过程材料填写借款单借款单审核安排发货、安装组织设备验收医疗专用设备使用培训付款流程参与验收3.验收入账接受设备培训投入使用验收单接收付款材料付款凭证资产明细账记账付款给医院结束-（1 1）控制痕迹）控制痕迹招标文件、中标通知书、采购合同、借款单、验收单(2(2）流程详述）流程详述设备年度预算采购分为集中采购与自行采购。集中采购由上级主管部门（申康、干保局、国家财政）直接负责A1 业务部门提供技术需求作为参考意见1 设备物资处汇总技术需求并上交D1 有资质的招标代理机构编写招标文件E1 上级主管部门启动项目后，从相关专家库中抽取专家成立专家组专家组向各下属医院进行技术需求征询并编写技术参数形成技术参数后上级主管部门委托有集中采购资质的招标机构进行招标.B2 中标通知书与采购合同下发至医院。合同签订后设备物资处填写借款单交财务C2 采购合同按照院内合同流转流程进行审批,审批完毕后，与供应商签订合同，完成采购。E2 主管部门委托有集中采购资质的招标机构完成所有招标采购工作。F2 财务收到借款单后进行审批，进入付款程序.A3 业务部门参与验收、接受培训B2 设备物资处组织验收、培训，得到发票和验收单后入明细账E上级主管部门收到付款材料后付款给医院3 财务负责提交付款凭证复印件，申请采购资金下发。完成设备入账，抵消借款单.(3(3）流程控制要求）流程控制要求制定医用设备采购管理制度，合理设置采购业务管理机构和岗位，对申购、审批、采购、验收、付款等环节的岗位职责、采购方式、审批权限、工作流程进行明确规范。采购行为合法合规，采购与验收的管理流程及有关控制措施清晰，对供应-商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购货物及服务的验收等应当有明确规定.做好采购业务相关资料的收集、整理、归档、保管工作。（）存在的主要风险（）存在的主要风险风险编号R8风险描述由于设备质量问题引起的责任纠纷，未有书面条款来确定供应商的责任（5 5）风险控制）风险控制不不风风险险风险描述风险描述编编号号目标目标编号编号措施措施编号编号务务由于设备质量问题引起的责任纠合同相关条纷,未有书面条款来确定供应商的责任款明确责任起的纠纷的供应批商责任设备质量问题引审型在合同中需有相编关条款明确由于制/预防施施职职类型类型对应对应控制控制关键关键相相控制控制关键控制措关键控制措具体控制措施具体控制措施容容活动活动制度制度痕迹痕迹控制控制对应对应控制控制医用设备设备采购采购合同制度4 4、医疗设备和其他设备自行采购、医疗设备和其他设备自行采购-医疗设备及其他设备医院自行采购流程业务部门A设备物资处B开始院办公室C有资质的招标代理机构D财务E院纪委F提出需求市场调研制定技术参数技术参数1500元以下10万元以上委托公开招标10万元以下监督1.准备监督采购院内公开招标中标结果公示公开招标中标通知书发中标通知书中标结果公示2.采购拟定合同组织签订合同签订合同审批流程采购合同参与验收组织验收付款流程医疗专用设备组织培训记账3.验收入账接受培训投入使用发票、验收单固定资产明细账结束（1 1）控制痕迹）控制痕迹技术参数、中标通知书、采购合同、发票、验收单（2 2）流程详述）流程详述A1 业务部门提交技术需求B1 设备物资处进行市场调研,制定技术参数1 院纪委对市场调研行为（实地考察、产品推介会、论证会)实施现场监督。B2 设备自行采购分为 10 万以上与 10 万以下以及非固定资产（非医用设备 100 元以下医用设备 100元以下）,按照不同的采购流程操作。10 万以下设备遵循自行采购，由采购员各方询价,经业务部门确认后，进行院内-招标谈判，院内招标由设备物资处组织,邀请院内、外专家评标，审计、纪委全程监督,结果经公示后拟定采购合同.50 元以下的非固定资产采取商务谈判采购或选取与医院已有同类供销关系的供应商实行采购C采购合同按照院内合同流转流程进行审批，审批完毕后，与供应商签订合同，完成采购.D210 万以上设备遵行自行采购,委托有招标资质的招标机构进行委托招标采购.与招标机构签订委托招标合同后，由招标机构进行招标采购（对于 1万以上的设备采购需要经医院党政领导班子的审核),制定采购合同F2 纪委对所有采购过程进行现场监督A业务部门参与验收、接受培训3 设备物资处执行验收、组织培训,填写验收单由业务部门、供应商、设备处责任工程师三方签字,接受发票并入明细账E3 财务执行付款流程并记账（）流程控制要求（）流程控制要求制定医用设备采购管理制度,合理设置采购业务管理机构和岗位，对申购、审批、采购、验收、付款等环节的岗位职责、采购方式、审批权限、工作流程进行明确规范。采购行为合法合规,采购与验收的管理流程及有关控制措施清晰,对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购货物及服务的验收等应当有明确规定。做好采购业务相关资料的收集、整理、归档、保管工作。(4(4）存在的主要风险）存在的主要风险风险编号风险描述采购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确，可能导致采购的货R物或服务不符合业务需要，造成资产损失、资源浪费或舞弊现象发生10合同文件未经充分审核即进行采购,导致采购不当，造成资金使用风险（5)5)风险控制风险控制风风风险描述风险描述对应对应关键关键关键控制措关键控制措具体控制措施具体控制措施不不控控对应对应控控-险险编编号号控制控制目标目标控制控制措施措施施施相相容容职职务务制制活活动动类类型型采购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确,可能导致采购的货物或服务不符合业务需要,造成资产损失、资源浪费或舞弊现象发生。或公开招标采购确定合格的供型应商,减少资金风险设备采购进行询价比价设备采购应进行询价比价或预公开招标采购，防设制度制度制制痕痕迹迹编号编号编号编号医用设备采购备采购制度合同设采购合同须经合同文件未经充分审核即采购合同审进行采购，导致采购不当，造成资金使用风险进行采购批流程批，通过后才能过相关部门审编预制/防审型批医用设备采购备采购制度合同-